Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа
Главная
Бухгалтерский учет и аудит
Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.
посмотреть текст работы
скачать работу можно здесь
полная информация о работе
весь список подобных работ
Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
делопроизводство автоматизация электронный документооборот
Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации24.
Актуальность темы. Тема курсовой работы актуальна, в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами - в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки 4.
На сегодняшний день автоматизация делопроизводства также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого2.
Объектом исследования являются автоматизированные системы делопроизводства.
Предмет исследования:технологические процессы делопроизводства: регистрация, контроль, согласование, совместная подготовка, подписание, поиск документов и справочная работа.
Цельюнастоящей работы является изучение основныхпроцессов автоматизации делопроизводства.
На основании поставленной цели выделим задачи исследования:
1. Рассмотреть основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве.
2. Раскрыть основные цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ.
3. Рассмотреть основные системы автоматизации и электронного документооборота
4. Рассмотреть основные автоматизированные процессы: регистрация контроль, согласование и др.
Методы исследования. В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования.
Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме.
Теоретические методы включают: сравнение, обобщение,систематизацию, анализ.
Но прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Поэтому необходимо остановиться на определении ключевых понятий2,24.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Документирование- создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Организация работы с документами- обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 2.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
• входящие документы, поступившие из внешних организаций;
• исходящиедокументы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;
• внутренниедокументы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы.
Входящие документы подвергаются следующим операциям:
• рассмотрению руководством и выдаче резолюции;
• ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;
• контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;
• составлению делопроизводственных отчетов для руководства;
• снятию исполненных документов с контроля.
Основные процедуры обработки исходящих документов:
• разработка проекта документа в структурном подразделении;
• согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
• утверждение документа руководством;
• экспедиционная обработка документа.
При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции:
• подготовка проекта внутреннего документа;
• обеспечение согласования документа;
Цели автоматизации ДОУвсех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:
а) повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;
б) объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;
в) обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
г) снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, какследствие, получение экономического эффекта;
д) заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации,которые условно можно систематизировать по следующим областям:
1) Подготовка и оформление документов.
Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.
2) Организация документооборота и исполнения документов.Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.
3) Организация контроля исполнения документов.
Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.
4) Организация хранения документов, поисковая система по документам.Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материаловпо тематическому или иному признаку.
Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУприменительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:
• всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;
• головной офис организации целиком;
• ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);
• структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);
• специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)22.
Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации22.
Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.
Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:
Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно-контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.
Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".
В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации23.
Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга26.
Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:
• разработка оригинальной системы автоматизации;
• инсталляция типовой системы автоматизации;
• настройка инструментальных средств автоматизации.
Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.
Инсталляция типовой системы автоматизации работы с документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации делопроизводства - разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.
Настройка инструментальных средств автоматизации работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны - такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)8.
В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов)26.
Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.
Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.
Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы13.
Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.
Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи и шифрования, интеграция с антивирусными пакетами.
Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средства разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами26.
Еще один вопрос, который должен учитываться при подготовке технического задания, - это разграничение прав и учет доступа к документам. Стандартно многие программы поддерживают так называемое протоколирование, то есть учет всех действий каждого пользователя, сотрудника, работающего с программой. Чаще всего запрашивается: список сотрудников, работавших с данным документом (кто и когда просматривал и/или редактировал данный документ), а также список документов, которые открывал (редактировал, просматривал) тот или иной сотрудник.
Отдельная работа - это определение порядка доступа к документам организации. Мало в какой организации все документы доступны каждому сотруднику. В общем случае все имеющиеся документы доступны только руководству организации. Помимо этого на документы в зависимости от их категории, создавшего их подразделения накладываются ограничения. Для каждого документа уполномоченные на то лица могут вручную изменить права доступа. Уровень доступа может различаться:
• сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать (если это проект документа);
• сотрудник видит документ в режиме «только чтение» (входящие документы, документы, завершенные делопроизводством, документы других исполнителей);
• сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен (доступен только по разрешению руководства);
• сотрудник не видит ни карточки, ни документа; в режиме поиска документ не отображается в результатах поиска, при вводе регистрационного номера документа отображается сообщение об отсутствии документа либо об отсутствии прав доступа к данному документу (в зависимости от настроек программы).
Естественно, что режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством - он доступен только для просмотра. Обычно документ хранится в виде графического образа (многостраничный *tiff) и в виде текста документа в текстовом файле (*txt, MSWord, *xml) для целей полнотекстового поиска. Но сегодня для хранения документов все чаще используется формат *pdf14.
При выборе программы важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редкость ситуации, когда, купив неплохую и недорогую программу, организации сталкивались с тем, что фирма, разработавшая программу, не в состоянии обеспечить необходимый уровень технической поддержки. Кроме того, далеко не все разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может выпустить программу автоматизации делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Поэтому при выборе программы следует учитывать также и распространенность программы, сложившуюся репутацию компании-разработчика, широкий круг пользователей, время существования на рынке.
Любая более или менее сложная корпоративная система требует постоянной поддержки, сервисного обслуживания. При составлении требований к системе и принятии решения о закупке этот вопрос обязательно надо учитывать. При закупке любой программы как минимум необходимо предусмотреть обучение системного администратора. Кроме того, обязательно надо предусмотреть обучение для пользователей программы.
Следует обратить внимание и на возможность и стоимость обновления программы в дальнейшем. Чаще всего обновление бесплатно в течение года с момента покупки программы. Некоторые производители позволяют даже спустя несколько лет перейти на новую, улучшенную версию со значительной скидкой. В некоторых компаниях, если вы решите модернизировать имеющееся ПО, вам придется покупать программу заново за полную стоимость13.
В настоящий момент потребителей программных продуктов трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач.
Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество26.
Рассмотрим известные автоматизированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и основные их функции в таблице 1.
Таблица 1. Примеры систем автоматизации делопроизводства
Наименование системы иорганизации-разработчика
Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов
Сканирование и распознавание бумажных документов
Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа
Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов
Обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции
Рассылка электронных документов и поручений по ним по сети
Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов
Отправка по электронной почте электронных исходящих документов
Архивное хранение электронных документов организации
Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов
Автоматизация сканирования, распознавания,регистрации входящих документов
Передача визированных документовна ознакомление и исполнение
Создание и хранение шаблонов стандартныхдокументов
Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении
Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении
«Делопроизводство» Компания «ИнтерТраст»
Регистрация и поиск входящих, исходящихи внутренних документов
Контроль исполнения документов и поручений
Ведение архива официальных документов
Ведение различных библиотек рабочих документов
Формирование повестки дня заседаний, подготовкадокументов к заседаниям
Выдача поручений по протоколам и контрольих исполнения
Подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование
Временная выдача электронных копий ОРД по заявкам
«Документооборот» -- программный модуль корпоративной системы «Флагман»
Разработка экранных форм ввода реквизитов документов
Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов
Автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам
Разработка макетов печати документов
Определение этапов обработки и операций по документам
Ведение истории исполнения документов
Создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах
Автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа
Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов
Регистрация корреспонденции в регистрационно-контрольной карточке
Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию
Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов
Контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров
Организация доступа к электронным копиям документов
Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»
Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям
Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте
Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения
Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку
Формирование истории движения документов
Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей поновому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации. Проиллюстрируем это на примере комплексной системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО». В одном из рекламных проспектов этого основного продукта специализированной компании «Электронные офисные системы», являющейся одним из признанных лидеров в области разработки и внедрения автоматизированных информационных технологий, отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе «ДЕЛО», представлено в таблице 2 1.
Таблица 2. Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии.
Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)
Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров
Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям
Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети
Ручная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу
Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений
Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
Ручной поиск документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений
Автоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей
Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения
Автоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты
В моей работе рассматриваются автоматизированные процессы делопроизводства на примере системы ESCOM.BPM.
Система ESCOM.BPM - это автоматизированная универсальная программная платформа, соответствующая мировым стандартам управления (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) и предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов, локального и корпоративного электронного документооборота, а так же контроля исполнения документов и поручений в компаниях любого масштаба27.
Первая операция, которая выполняется всеми программами, - это учет и регистрация документов организации. Она является центральной, так как преследует сразу несколько целей: подтверждение факта создания документа путем учета и создание базы данных для дальнейшей информационно-справочной работы и контроля за исполнением. Поэтому именно автоматизация регистрации документов необходима в первую очередь любой делопроизводственной службе.
Стандартно программа должна обеспечивать регистрацию всех документов: входящих, исходящих и всех видов внутренних документов, поступающих по любым каналам - обычной почтой, по факсу, электронной почтой12.
Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (Рис 1.), сохраняемую в базе данных9.
Рисунок 1.Форма регистрационной карточки для входящих документов
Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:
1) дата получения (регистрации) документа;
10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);
12) дата исполнения (когда документ фактическибыл исполнен);
13) № дела (в которое подшит исполненный документ).
Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
14) название структурного подразделения;
17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);
Совокупность сведений и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные сведения или же менять внешний вид регистрационной карточки9.
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом так же, как и заполнение регистрационной карточки на экране компьютера, имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.
Автоматизированная система регистрации позволяет ускорить сам процесс заполнения регистрационной карточки, так как содержит не только поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), но и поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков10.
Желательно, чтобы максимальное количество полей заполнялось в автоматическом режиме или путем выбора из списка. Это не только ускоряет процесс заполнения регистрационной карточки, но и существенно снижает вероятность ошибок, так как в случае опечатки при поиске по данному полю документ не будет найден. Списки значений готовятся при вводе программы в эксплуатацию. В дальнейшем одни остаются неизменными, например список видов документов, другие подлежат постоянной актуализации, например список сотрудников.
В виде раскрывающихся списков обычно выполняются поля:
• Вид документа- так как количество видов документов ограничено;
• Автор резолюции- список руководящих лиц организации;
• Структурное подразделение- список структурных подразделений;
• Исполнители-как правило, это поле состоит из двух частей: названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «Автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;
• № дела- связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы- в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
Поля «Дата получения (регистрации)» и «Регистрационный номер» чаще всего заполняются автоматически. В качестве даты программой проставляется текущая дата, в некоторых случаях могут фиксироваться как дата, так и точное время регистрации документа. Регистрационный номер может представлять собой валовый порядковый номер документа в базе данных, а может - сложный буквенно-цифровой индекс, отражающий как порядковый номер документа внутри данной категории, так и дополнительные сведения: код структурного подразделения, вид документа и (или) номер дела по номенклатуре дел организации. В этом случае номер генерируется системой после заполнения соответствующих полей регистрационной карточки. Использование сложного буквенно-цифрового индекса было характерно для бумажных систем регистрации документов и поддерживается в современных автоматизированных системах для обеспечения преемственности и плавного перехода к новым технологиям. На самом деле при полном переходе к использованию комплексной автоматизированной системы необходимость в сложном буквенно-цифровом индексе, несущем в себе дополнительную информацию о документе, отпадает, так как любой сотрудник организации всегда может, введя в компьютер номер, вызвать на экран карточку со всей необходимой информацией о документе. Кроме того, использование раздельной нумерации в бумажных системах определялось потребностью в статистическом учете: сколько входящих, исходящих документов, приказов и т.п. получено (создано) в организации с начала текущего года. Однако в автоматизированных системах любые необходимые сведения выводятся на экран с помощью двух-трех щелчков мышью и не требуют ведения специального учета. Таким образом, вы можете использовать валовую нумерацию для всех документов организации, присваивая каждому документу уникальный учетный номер.
При регистрации бумажных документов автоматически сгенерированная дата и регистрационный номер переносятся на документ. На входящих документах пока что во многих организациях ставится штамп, в который от руки вписывается дата и номер. Однако все чаще сегодня используется система надпечатки регистрационных данных, при которой полученный документ закладывается в принтер и, кроме собственно даты и регистрационного номера, на документе надпечатывается штрих-код, что позволяет в дальнейшем существенно ускорить поиск и обработку документов.
Если в организации используются типографски отпечатанные нумерованные бланки, в регистрационной ка
Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота курсовая работа. Бухгалтерский учет и аудит.
Доклад: Графическая оболочка X-Windows System
Аккредитив Как Форма Международных Расчетов Курсовая
Курсовая работа по теме Планирование трудовой карьеры на примере ООО 'Строник'
Дипломная Работа На Тему Учет, Анализ И Аудит Расчетов С Поставщиками И Подрядчиками В Муп "Водоканал" Г. Медногорска
Синдром Ретта Реферат
Курсовая работа: Исследование уровня зависимости авторитарности личности командира на эффективность управления подразделением
Реферат: Характеристика рослин глід колючий глуха кропива біла горіх волоський
Реферат: Social Darwinism And Social Welfare In The
Дипломная работа по теме Холодный склад в г. Вытегра
Эссе На Тему Германия
Правоспособность И Дееспособность Субъектов Права Курсовая Работа
Реферат по теме Природно-заповідний фонд України
Переводные Контрольные Работы 6 Класс 2022
Сочинение Про Дедушку Ветерана Великой Отечественной
Реферат На Тему Коньяки
История Медицины Древнего Китая Реферат
Практическая Работа Получение Оксида
Курсовая работа по теме Методы бюджетного планирования и прогнозирования
Реферат: Повышение производительности компьютерных систем
Реферат На Тему Эволюция Денег
Анализ финансовой отчетности предприятия - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа
Характеристика основных методов получения антибиотиков - Биология и естествознание контрольная работа
Балансоведение на предприятии - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа