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Aufgaben der Sekretärin: Checkliste, Gehalt, Abgrenzung zur Assistentin ( Foto: Shutterstock-Pressmaster )



Aufgaben der Sekretärin: Checkliste, Gehalt, Abgrenzung zur Assistentin

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von
Thomas Sonntag


am
29. März 2021



Karriere


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Eine Sekretärin ist in jedem Unternehmen unverzichtbar. Doch es geht nicht darum, nur Termine zu vereinbaren oder Kaffee für den Chef zu kochen! Vielmehr ist es die Sekretärin, die Aushängeschild, Kommunikations- und Koordinierungszentrale zugleich ist.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Terminabsprachen, Informationen herausgeben, Aufgaben koordinieren und effektive Geschäftstreffen vorbereiten: Diese und weitere Aufgaben der Sekretärin machen sie zu einem unverzichtbaren Teammitglied.
Anrufer und Besucher des Unternehmens sprechen meist zuerst mit der Sekretärin, daher ist sie ein wichtiges Aushängeschild und muss fachlich sowie optisch entsprechend auftreten. Sie ist Organisations- und Koordinationstalent in einem, dabei Ansprechpartner für den Chef, die Mitarbeiter, andere Abteilungen und natürlich für Externe.
Ein bloßes Vereinbaren von Terminen und das Bereitstellen von Tee oder Kaffee zur Morgenkonferenz sind schon lange nicht mehr die einzigen Aufgaben der Sekretärin in einem Unternehmen. (Foto: Shutterstock-Kinga)
Ein bloßes Vereinbaren von Terminen und das Bereitstellen von Tee oder Kaffee zur Morgenkonferenz sind schon lange nicht mehr die einzigen Aufgaben der Sekretärin in einem Unternehmen.
Sie ist vielmehr Multitalent und gute Seele der Firma, muss dabei vielfältige Kompetenzen aufweisen sowie unter anderem diese Tätigkeiten übernehmen:
Die Sekretärin hat unter anderem die Aufgabe, Briefe und Schreiben entgegenzunehmen, diese in das Postbuch einzutragen und entsprechend zur Vorlage an den Chef vorzubereiten. Eventuell müssen in dem Zusammenhang Unterlagen herausgesucht und bereitgelegt werden. Nach Diktat oder Stichpunkten werden Schreiben an Kunden, Geschäftspartner und Behörden geschrieben und zur Unterschrift vorgelegt.
Die Post muss termingerecht herausgeschickt werden. Wichtige Schreiben werden an die zuständigen Mitarbeiter verteilt, auch interne Schreiben muss die Sekretärin verfassen. Heute beschränkt sich die Bürokorrespondenz fast ausschließlich auf den E-Mail-Verkehr, physische Briefe sind selten geworden.
Wer im Unternehmen anruft, landet bei der Sekretärin. Diese nimmt die Wünsche des Anrufers auf und leitet sie entsprechend weiter. Sie führt Rückrufe durch und beantwortet Nachfragen. Anrufer werden mit den entsprechenden Mitarbeitern oder mit dem Chef verbunden.
Besprechungen mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern oder Besuchern werden vorbereitet und begleitet. Der Raum muss hergerichtet werden, es sind Speisen und Getränke zu organisieren. Eventuell muss eine Bewirtung der Gäste erfolgen. Zu den Vorbereitungen gehört auch, für besondere Gäste praktische Essensboxen für unterwegs zu befüllen. Hinein kommen leckere Snacks, die für die Rückfahrt nach der Besprechung und dabei für kleine Pausen gedacht sind.
Besprechungen mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern oder Besuchern werden vorbereitet und begleitet. (Foto: Shutterstock-Franz Pfluegl)
Dokumente müssen zugeordnet und abgeheftet werden, Termine sind zu vereinbaren und einzuhalten. Die gesamte Ablage muss einem System folgen, das auch für andere Mitarbeiter und nicht nur für die Sekretärin nachvollziehbar sein soll.
Diese Aufgabe der Sekretärin ist besonders wichtig: Wer im Unternehmen anruft und eine Frage hat, möchte diese auch beantwortet bekommen. Das heißt, dass die Sekretärin über die wichtigsten Abläufe genau Bescheid wissen muss. Sie muss aber auch wissen, wo die Grenzen der Informationsvergabe liegen und über welche Dinge, Abläufe und Vorgänge sie nicht sprechen darf. Gleichzeitig ist das Sekretariat die wichtigste Anlaufstelle für Mitarbeiter, die nach Informationen zu Terminen, Vorgänge oder Verantwortlichen für Projekte suchen.
Will der Chef verreisen, ist eine wichtige Aufgabe zu erledigen: Es müssen Hotel und Fahrt gebucht bzw. organisiert werden. Er wird dem Plan folgen, den die Sekretärin vorlegt und sich darauf verlassen, dass er den richtigen Flieger nimmt, pünktlich vor Ort ist und Tickets für geplante Veranstaltungen vor Ort bekommt. Nach der Dienstreise muss die Abrechnung vorgenommen werden, durch die die Sekretärin dafür Rechnung trägt, dass der Chef seine Auslagen erstattet bekommt.
Nicht nur das Führen der schriftlichen Korrespondenz gehört zu den Aufgaben der Sekretärin, auch das Schreiben von Protokollen bei Sitzungen und Versammlungen sowie das Vorbereiten und Erstellen von Reports und Präsentationen fällt in ihren Aufgabenbereich.
Die Sekretärin arbeitet der Lohnbuchhaltung sowie der Personalverwaltung und anderen Bereichen des Unternehmens zu.
Eine gute Sekretärin ist ein wahres Allroundgenie, Multitalent und wichtigster Teil des Teams. (Foto: Shutterstock- Stokkete_)
Eine gute Sekretärin ist ein wahres Allroundgenie, Multitalent und wichtigster Teil des Teams. Dabei lassen sich Sekretärinnen von gestern und heute bezüglich der Anforderungen, die an sie gestellt werden, nicht mehr vergleichen.
Die Aufgaben der Sekretärin sind viel komplexer geworden und es zählen nicht mehr nur die fachlichen Kompetenzen, sondern auch die sozialen Fähigkeiten, Umsicht und Zuverlässigkeit.
Die folgenden Eigenschaften sollte die gute Seele des Unternehmens mitbringen:
Der PC ist das wichtigste Arbeitsgerät und alle gängigen Office-Programme sowie branchenspezifische Anwendungen müssen sicher beherrscht werden. Internetkenntnisse gelten ebenfalls als Voraussetzung für alle Arbeiten im Sekretariat. Datenbanken müssen erstellt und gepflegt werden, es geht um die Erstellung von Präsentationen und teilweise sogar um die Pflege von Internetseiten.
Wichtig ist, dass die Sekretärin zumindest Englisch sicher beherrscht, denn ohne diese Weltsprache wird der Businessalltag schwer. Nicht jedes Unternehmen ist zwar international tätig, doch im Büro muss immer mit Anrufen ausländischer Kunden oder Anfragender gerechnet werden. Das Beherrschen einer zweiten Fremdsprache gilt heutzutage schon als Voraussetzung für die Einstellung der Sekretärin. Teilweise wird sogar Französische, Spanisch, Chinesisch oder Russisch als sichere Fremdsprache erwartet.
Wichtig ist, dass die Sekretärin zumindest Englisch sicher beherrscht, denn ohne diese Weltsprache wird der Businessalltag schwer. (Foto: Shutterstock-Rawpixel.com _)
Viele Aufgaben der Sekretärin müssen selbstständig erledigt werden. Wer seinem Chef den Rücken stärken will, sollte nicht wegen jeder Kleinigkeit nachfragen müssen! Eine gewisse Entscheidungsfreude ist daher die Grundvoraussetzung für diesen Job.
Zu den zahlreichen Aufgaben der Sekretärin gehört das Erstellen von Präsentationen. Auch Auswertungen und Reporte müssen aufbereitet werden, was häufig eine gewisse betriebswirtschaftliche Kenntnis voraussetzt. Die Sekretärin sollte wissen, was sich hinter den Zahlen verbirgt!
Vielen Chefs ist es wichtig, dass Sekretärinnen einen guten Draht zu ihnen haben und dass sie ein gewisses Verständnis für sie aufbringen. Dazu gehört auch, den Frust wegen eines misslungenen Projekts nicht persönlich zu nehmen und zu wissen, wie der Chef tickt.
Von Sekretärinnen wird erwartet, dass sie sich im Alltag als sehr belastbar zeigen und dass sie auch Überstunden ohne zu klagen meistern. Außerdem sollen die guten Seelen aktiv mitarbeiten, mitdenken und eigene Lösungen sowie Ideen für bestimmte Probleme finden.
Von den Sekretärinnen abzugrenzen ist die Assistentin, deren Aufgaben noch weit über die der Sekretärinnen hinausgehen. (Foto: Shutterstock-fizkes)
Von den Sekretärinnen abzugrenzen ist die Assistentin, deren Aufgaben noch weit über die der Sekretärinnen hinausgehen.
Von einer Assistentin werden daher ähnliche Eigenschaften erwartet, doch als echte Office Managerin muss sie auch die folgenden Eigenschaften mitbringen:
Auch unter Druck muss die Assistentin freundlich und zuvorkommend bleiben, sie soll eine ruhige Persönlichkeit haben und mit anderen Menschen gut zusammenarbeiten können.
Die Assistentin wird die Korrespondenz nicht nur nach Diktat oder Vorgaben schreiben, sondern verfasst diese oft eigenständig. Sie muss daher sehr gute sprachliche Fähigkeiten vorweisen können. Die verbale und non-verbale Kommunikation muss hervorragend sein. Auch die geforderten Fremdsprachenkenntnisse müssen weit über die Grundkenntnisse hinaus gehen!
Es geht nicht nur darum, Word und Excel zu beherrschen, sondern branchentypische bzw. unternehmensinterne Softwares sicher einsetzen zu können. Ein solides IT-Wissen ist in der Regel Voraussetzung.
Wie das BlackBerry des Chefs funktioniert, was getan werden kann, wenn der Drucker streikt und wie der Kopierer zu neuen Höchstleistungen beflügelt wird: All das gehört zum Wissen der guten Assistentin, die die vorhandene Bürotechnologie beherrschen und wissen sollte, was noch optimiert werden kann.
Die Assistentin weiß alles, spricht aber über nichts. So einfach lässt sich die Anforderung an Vertraulichkeit und Verschwiegenheit zusammenfassen!
Die Assistentin ist stärker in die Verhandlungen mit Kunden und Geschäftspartnern involviert. Eine Aufgabe ist es zum Beispiel auch, den Chef bei Dienstreisen zu begleiten. (Foto: Shutterstock-_ El Nariz )
Die Aufgaben der Sekretärin sind umfangreich, doch eine Assistentin vermag diese noch zu toppen.
Die folgenden Unterschiede sind zwischen den beiden Berufen offensichtlich:
Braucht der Chef eine Beraterin, wird er sich an die Assistentin wenden. Sie ergänzt die Kompetenzen des Chefs und ist Ideenfinderin und Problemlöserin in einer Person.
Auch wenn Sekretärinnen eigenständig arbeiten, so sind sie meist weisungsgebunden. Eine Assistentin hingegen arbeitet an vielen Projekten eigenverantwortlich und selbstständig.
Die Assistentin bekommt meist mehr Kompetenzen zugestanden und kann beispielsweise eine Bankvollmacht für das Geschäftskonto bis zu einer gewissen Höhe bekommen. Sie ist auch Mitarbeitern gegenüber weisungsbefugt.
Um ein Projekt betreuen zu können, muss viel Verantwortung übernommen werden. Dafür muss die Assistentin aber auch den Kopf hinhalten, wenn etwas schiefläuft. Sie braucht jedoch keine kleinen Entscheidungen vom Chef absegnen zu lassen, sondern entscheidet in vielen Fällen allein. Gleichzeitig ist die Assistentin mehr Teil des Teams als eine Sekretärin.
Die Assistentin ist stärker in die Verhandlungen mit Kunden und Geschäftspartnern involviert. Eine Aufgabe ist es zum Beispiel auch, den Chef bei Dienstreisen zu begleiten. Die Assistentin muss daher besonders sicher auftreten, braucht perfekte Englischkenntnisse und korrekte Umfangsformen.
Die Assistentin kann teilweise den Chef vertreten und hat die Aufgabe, Bewerbungsgespräche zu führen, Besuchern die Firma zu zeigen oder sie nimmt Außentermine wahr. Außerdem kann sie eine Aufgabe delegieren und sie einem anderen Mitarbeiter zuweisen.
Die Gehälter der Sekretärinnen und Assistentinnen sind regional und bezogen auf einzelne Unternehmen sehr verschieden. Dabei ist es aber möglich, das Gehalt geschickt zu verhandeln , sodass das Einkommen wenigstens etwas höher ausfällt.
Auch wenn so manche Aufgabe länger dauert, wird die Arbeitszeit der Sekretärin doch meist mit 38 Stunden angegeben. Ohne Sonderzahlungen beträgt ihr Gehalt in einem Monat durchschnittlich 2.400 Euro brutto. Interessant ist dabei, dass Sekretärinnen in großen Unternehmen deutlich mehr verdienen, wobei der Scheitelpunkt hier bei 500 Beschäftigten liegt. Über dieser Grenze verdienen Sekretärinnen bis zu 2.800 Euro brutto. In Firmen, die weniger als 100 Beschäftigte verzeichnen, sind es nur wenig mehr als 2.200 Euro brutto im Monat.
Die durchschnittlichen Gehälter für Assistentinnen der Geschäftsführung bewegen sich in Deutschland zwischen 33.400 und 49.300 Euro. Im Schnitt wird das Gehalt mit 40.900 Euro jährlich angegeben. Damit liegt das Gehalt der Assistentin deutlich über dem der Sekretärin, wobei auch so manche Aufgabe mehr zum Arbeitspensum gehört.
Die Ausbildung zur Sekretärin kann über eine Umschulung oder Weiterbildung erfolgen, wenn bereits kaufmännische Kenntnisse vorhanden sind. Typischerweise erfolgt der Zugang zum Beruf aber über eine klassische Ausbildung zum Beispiel zur Kauffrau für Bürokommunikation, zur Kommunikationsassistentin oder zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation.
Nicht in jedem Beruf ist jede Aufgabe einer Sekretärin in Theorie und Praxis zu erlernen, viele Tätigkeiten werden individuell im jeweiligen Unternehmen abgestimmt. So kann es sein, dass die gute Seele des Büros eine Aufgabe zugeteilt bekommt, die in einem anderen Unternehmen in den Fachbereich der Assistenz der Geschäftsführung fallen würde.
Die typischen dualen Ausbildungen dauern meist 2,5 bis drei Jahre, die kaufmännische Weiterbildung kann auch berufsbegleitend absolviert werden.
Sekretärinnen sollten häufige Tipps für mehr Erfolg nutzen und vor allem in die eigene Weiterbildung investieren. Der Aufstieg zur Assistentin der Geschäftsführung ist zum Beispiel mit ausreichenden Fremdsprachenkenntnissen leicht möglich. Auch das Erledigen einer besonders wichtigen und für den Chef wertvollen Aufgabe kann dazu beitragen, dass Sekretärinnen im Team besser wahrgenommen und künftig mit verantwortungsvolleren Aufgaben betraut werden. Sie können auch zur Chefsekretärin oder Büroleiterin aufsteigen.


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