Sekretärin geht zur Arbeit
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Kunden Deines Arbeitgebers melden sich bei Dir im Sekretariat, wenn Sie einen Termin mit einer Führungskraft oder der Geschäftsführung haben möchten. Du bist dann dafür zuständig, Termine so zu vergeben, dass sie in den Plan des Betreffenden passen.
Gehen Geschäftsführung oder Mitarbeiter auf Reise, beispielsweise zu einem Kunden oder zu einem Event, planst Du diese für sie. Dafür organisierst Du den Transport, die Übernachtung in einem Hotel und gegebenenfalls Treffen mit Geschäftspartnern.
Material wie Papier, Stifte und Ordner müssen für das gesamte Unternehmen stets zur Verfügung stehen. Daher gehört es auch zu den Aufgaben einer Sekretärin, rechtzeitig Bürobedarf nachzubestellen.
Damit Unternehmen einen Überblick über ihre Kosten haben, kümmerst Du Dich gegebenenfalls um die Buchführung. Du sorgst so dafür, dass Einnahmen, Ausgaben und alle weiteren steuerlichen Positionen sauber dokumentiert werden.
Zu den Aufgaben einer Sekretärin zählen auch Übersetzungen. Denn: Nicht immer erhalten Mitarbeiter oder Geschäftsführung Korrespondenzen in deutscher Sprache. Du bist dann verantwortlich, diese zu übersetzen. Auf diese Weise sparst Du ihnen viel Zeit.
Die Protokollführung gehört zu den wesentlichen Sekretärin-Aufgaben. Viele Treffen mit Geschäftspartner müssen schriftlich dokumentiert werden, so dass diese auch später noch nachvollzogen werden können. Du bist daher verantwortlich, Gespräch und Treffen zu protokollieren und aufzubereiten.
Jeden Tag erhält Dein Arbeitgeber dutzende Mails und Anrufe. Du kümmerst Dich um diese und erledigst somit die Korrespondenzen in Vertretung der Geschäftsleitung.
Ob Weihnachtsfeier, Geburtstag oder Incentive – es gehört zu Deinen Sekretärin-Aufgaben, wichtige Feiern und Events für Deinen Arbeitgeber zu organisieren. Dafür buchst Du zum Beispiel Locations, Catering oder bestimmte Programme oder Besuche.
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Krankenhaus Salem der Evang. Stadtmission Heidelberg gGmbH
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Kliniken des Landkreises Lörrach GmbH Kreiskrankenhaus Lörrach
Du organisierst und verwaltest den Unternehmensbetrieb über einen Computer. Dafür solltest Du entsprechende Kenntnisse in MS Office, Internet sowie Datenbanksystemen mitbringen.
Mails, Anrufe, Gespräche und Termine – Du musst in Deinem Alltag zahlreiche Aufgaben parallel meistern. Du solltest daher ein ausgeprägtes Organisationstalent mitbringen.
Bei vielen Arbeitgebern bist Du der erste Ansprechpartner, auf den Kunden treffen. Du solltest daher kommunikativ kompetent auftreten, um so direkt einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
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Eine Sekretärin ist für allgemeine Büro- und Routinearbeiten in einem Unternehmen oder einer Behörde verantwortlich. Dazu zählen zum Beispiel der Telefonverkehr, die Terminplanung und die Vorbereitung von Geschäftsreisen. Darüber hinaus erfüllt sie repräsentative Pflichten. Als erste Ansprechpartnerin trägt sie grundlegend zur Außenwirkung ihres Arbeitgebers bei. Damit fungiert eine Sekretärin als Schnittstelle und Filter zwischen Geschäftsführung, Personal und Kunden.
Sekretärin und Sekretär sind keine geschützten Berufsbezeichnungen. Jeder, der im Büro arbeitet und dort sekretariatsähnliche Arbeiten ausübt, kann sich so nennen.
Als Sekretärin oder Sekretär unterstützt Du die Unternehmensführung oder die Abteilung eines Geschäftsbereichs, indem Du organisatorische und repräsentative Aufgaben wahrnimmst. Dazu bearbeitest Du E-Mails, telefonierst, machst Termine für Mitarbeiter und Führungskräfte, verfasst Protokolle, bereitest Konferenzen vor und planst Geschäftsreisen. Dafür stehst Du in regelmäßigem Kontakt mit Deinen Vorgesetzten.
Darüber hinaus bist Du der Ansprechpartner für Mitarbeiter. Sie kommen mit Anfragen und Problemen auf Dich zu, bei deren Lösung Du behilflich bist. Insgesamt liegen Deine Aufgaben als Sekretärin damit im Bereich der Verwaltung und Kommunikation.
Es gibt keine einheitliche Sekretärin-Ausbildung in Deutschland. Dir stehen daher mehrere Wege offen, eine qualifizierte Ausbildung zur Sekretärin zu erlangen:
In der Regel machst Du eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich, um Sekretärin oder Sekretär zu werden. Du kannst dazu zum Beispiel eine Ausbildung als Kauffrau für Bürokommunikation , als Kauffrau für Marketingkommunikation oder als Industriekauffrau absolvieren. Auch eine Ausbildung als Fremdsprachensekretärin ist für den Beruf geeignet.
Um eine Ausbildung im Hinblick des Sekretärinnen-Berufes beginnen zu können, musst Du keinen bestimmten Schulabschluss mitbringen. Bei der Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement werden überwiegend Bewerber mit einem Realschulabschluss zugelassen. Bei den Ausbildungen als Kauffrau für Marketingkommunikation und als Industriekauffrau hast Du mit einem Realabschluss ebenfalls gute Chancen auf die Zulassung, besser stehen diese jedoch mit einem Fachabitur und einem Abitur.
Die Ausbildungen, die Dich für den Beruf qualifizieren, laufen alle nach dem dualen Prinzip ab. Das heißt: Einen Teil Deiner Ausbildung leistest Du in der Berufsschule ab. Hier eignest Du Dir die theoretischen Inhalte des Berufs an, indem Du zum Beispiel Kurse zu den Themen Buchhaltung, Assistenz und Sekretariat sowie Verwaltung und Recht belegst. Den anderen Teil Deiner Ausbildung leistest Du in einem Ausbildungsbetrieb ab. Hier lernst Du die Aufgaben einer Sekretärin in der Praxis kennen.
Unabhängig vom gewählten Bildungsweg dauert die Sekretärinnen-Ausbildung 3 Jahre. In einigen Ausbildungen ist es möglich, die Dauer durch gute Noten zu verkürzen.
Du musst nicht unbedingt eine relevante Ausbildung zur Sekretärin absolviert haben, um in dem Beruf arbeiten zu können. Die Branche weist viele Quereinsteiger auf, so dass Du Dich auch mit einer Ausbildung oder Berufserfahrung in einem anderen Bereich dafür qualifizieren kannst. Oftmals entdecken Berufstätige in einem anderen Job, dass sie außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten aufweisen und wechseln dann in den Sekretärinnen-Beruf.
Nach Deiner Sekretärin-Ausbildung kannst Du Dich weiter für den Job qualifizieren, indem Du Fortbildungen absolvierst. Fortbildungen sind bei Arbeitgebern besonders gern gesehen, da sie Dich konkret auf Deine Sekretärin-Aufgaben vorbereiten. Du kannst dabei zum Beispiel eine Weiterbildung im Bereich Büromanagement machen. Dann können unter anderem Fächer wie Sekretariatskunde, Textformulierung, Protokollführung, EDV und Briefgestaltung auf Deinem Stundenplan stehen.
Die Fortbildungen sind je nach gewähltem Thema und Anbieter unterschiedlich lang. In der Regel schließt Du diese mit einer Prüfung ab und erhältst dann ein Zertifikat. Besonders angesehen ist dabei das Zertifikat der Industrie- und Handelskammer. Es ist deutschlandweit anerkannt.
Eine Sekretärin wird überall dort gebraucht, wo allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten geleistet werden müssen. Daher kannst Du mit einer Ausbildung zur Sekretärin unter anderem bei diesen Arbeitgebern tätig werden:
In Deinem Arbeitsalltag warten unter anderem diese Sekretärin-Aufgaben auf Dich:
Einen Großteil Deiner Zeit verbringst Du am Computer und am Telefon. Hier organisierst Du alle Aufgaben rund um die Verwaltung und Kommunikation Deines Arbeitgebers. Ab und zu nimmst Du an wichtigen Gesprächen und Meetings teil, um Dich dabei um die Protokollführung zu kümmern. Gelegentlich übernimmst Du auch Botengänge, um zum Beispiel Büromaterial zu beschaffen.
Je nachdem, für welche Ausbildung zur Sekretärin Du Dich entschieden hast, variiert Dein Gehalt während der Ausbildungszeit. Grundsätzlich erhältst Du im ersten Lehrjahr einen Lohn zwischen 500 Euro und 930 Euro. Im zweiten Lehrjahr landen dann 600 Euro bis 980 Euro auf Deinem Konto. Im letzten Lehrjahr warten auf Dich 700 Euro bis 1.060 Euro auf Dich.
Hast Du Deine Sekretärinnen-Ausbildung erfolgreich abgeschlossen, hängt Dein Einkommen von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen unter anderem die Branche, Deine Ausbildung, eventuelle Fortbildungen, Deine Berufserfahrung und die Größe und der Standort Deines Arbeitgebers. Durchschnittlich liegt das Einstiegsgehalt bei 2.490 Euro brutto im Monat. Nach ca. 3 bis 6 Jahren im Beruf kommst Du auf ca. 2.800 Euro. Bist Du 9 Jahre und länger dabei, sind 3.200 Euro brutto im Monat realistisch.
Nach Deiner Sekretärin-Ausbildung wartet der Berufseinstieg auf Dich – und damit die Frage, welche Arbeitgeber für Dich infrage kommen. Um eine für Dich passende Stelle zu finden, schau am besten in unsere Jobsuche. Sie zeigt Dir mit wenigen Klicks, welche Stellen derzeit offen sind. Fange am besten so früh wie möglich mit der Suche an – idealerweise jetzt sofort. Das kostet kaum Zeit. Aber Du bekommst sehr viel bessere und sehr viel mehr Jobangebote wenn Du Dich viel bewirbst.
Im Zuge der Digitalisierung werden die Aufgaben einer Sekretärin immer komplexer. Unternehmen benötigen daher gut ausgebildete Fachkräfte, die über technische Fähigkeiten verfügen und den Überblick behalten. Du hast somit aktuell gute Aussichten, nach Deiner Ausbildung zur Sekretärin eine Stelle zu finden. Darüber hinaus wartet auf Dich mit steigender Berufserfahrung auch ein höheres Gehalt. Steigst Du durchschnittlich mit einem Bruttogehalt von 2.490 Euro im Monat in den Beruf ein, warten auf Dich nach 3 bis 6 Jahren bereits 2.800 Euro.
Erweist Du Dich als besonders kompetent, kannst Du vor allem in großen Unternehmen zur Assistentin der Geschäftsführung aufsteigen. Dann wartet auf Dich nicht nur mehr Verantwortung, sondern auch ein höheres Gehalt. In der Regel liegt das dann bei 3.200 Euro brutto monatlich und mehr.
Für das Sekretärin-Berufsbild finden sich zahlreiche Spezialisierungen, die Du Dir über Weiterbildungen aneignen kannst. Dazu zählen unter anderem:
Damit Du die Aufgaben einer Sekretärin erfolgreich meistern kannst, solltest Du unter anderem diese Fähigkeiten mitbringen:
Du musst nicht direkt beim Berufseinstieg ein Profi auf diesen Gebieten sein. Die ersten Berufsjahre geben Dir ausreichend Zeit, Dir die entsprechenden Fähigkeiten anzueignen.
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Dutt, Brille, hochgeschlossene Bluse, Stiftrock und ein bisschen naiv. So sieht landläufig das Klischee von der Sekretärin aus. Doch das wird dem Beruf nicht gerecht. Wobei man allerdings vorwegschicken muss, dass es das Jobprofil so eigentlich gar nicht gibt. Denn eine Ausbildung zur Sekretärin existiert nicht. Wer als solche arbeitet, hat meist eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich absolviert.
Hierfür eignen sich etwa folgende Berufsbilder und Ausbildungen:
Auch, wenn der Weg in den Beruf sehr unterschiedlich ist, so umfasst die Tätigkeit der Sekretärin Aufgaben, die praktisch überall gleich sind. Zu den wesentlichen Tätigkeiten im beruflichen Alltag gehören:
Das ist eine ganze Bandbreite an Aufgaben, für die Sekretärinnen einige Grundfertigkeiten mitbringen sollten. Dazu gehören zum Beispiel vertiefte EDV-Kenntnisse in punkto Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationstools.
Da sich immer mehr Firmen inzwischen auf globalem Parkett bewegen, sind in aller Regel auch Fremdsprachenkenntnisse eine Grundvoraussetzung, um in dem Beruf Fuß zu fassen. Das heißt: Mindestens Englisch fließend in Wort und Schrift, besser noch eine zweite Fremdsprache wie Französisch oder Spanisch. Gute Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent runden das Voraussetzungsprofil einer Sekretärin ab.
Die Voraussetzungen, um eine Stelle als Sekretärin zu finden, sind gut. Viele Büros brauchen fachkundige Office-Managerinnen. Die Work Life Balance ist meist ausgewogen.
Wie bereits gesagt, gibt es keine einheitliche Ausbildung als Sekretärin. Sekretärinnen sind daher in der Regel Quereinsteigerinnen . Was aber nicht heißt, dass für den Beruf keine fundierten Kenntnisse nötig wären. Nur, dass man sich diese innerhalb einer anderen Ausbildung aneignen muss.
Neben dem bereits beschriebenen Weg über eine Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation oder als Fachangestellte für Marketingkommunikation gibt es auch die Möglichkeit, eine Weiterbildung im Bereich Büromanagement zu machen und über diese in den Beruf einzusteigen.
Hier gibt es verschiedene private Anbieter, die einen solchen Lehrgang anbieten. Dazu gehören:
Die Weiterbildungen dauern je nach Anbieter unterschiedlich lange. Auf dem Stundenplan stehen in dieser Zeit zum Beispiel die folgenden Inhalte:
Die Weiterbildungen schließen meist mit einer Prüfung ab, wobei nicht jedes Zertifikat nach erfolgreich bestandenen Test ein IHK-Zertifikat ist. Daher gilt: Augen auf bei der Wahl der Anbieter. Die IHK-Qualifizierung ist deutschlandweit anerkannt.
Sekretärinnen arbeiten in den folgenden Bereichen:
Die Höhe des Einkommens hängt von den folgenden Faktoren ab:
Wie viel eine Sekretärin verdient, lässt sich also pauschal nicht sagen. Im Durchschnitt liegt das Einstiegsgehalt bei 2.250 Euro brutto im Monat .
Nach etwa drei bis sechs Jahren im Beruf sind 2.500 Euro brutto im Monat realistisch. 2.800 Euro brutto im Monat fließen derweil nach neun Jahren in der Praxis aufs Konto. Sekretärinnen können mit einschlägigen Fortbildungen ihr Einkommen aber weiter aufpeppen.
Wer in seinem Job gut ist, hat als Sekretärin beste Aussichten , eine Stelle zu finden. Die Aufgaben in den Büros werden im Zuge der Digitalisierung immer komplexer. Hier bedarf es gut ausgebildeter Fachkräfte, die den Überblick wahren und die organisatorischen Fäden zusammenziehen.
Sekretärinnen sollten in ihren Bewerbungsunterlagen mit den folgenden Fähigkeiten punkten:
Sekretärinnen können ihre Karriere durch gezielte Weiterbildungen ankurbeln und sukzessive mehr Verantwortung übernehmen. Es gib für dieses Berufsbild eine Vielzahl an Weiterbildungsmöglichkeiten, zum Beispiel für spezielle Softwareanwendungen. Eine besondere Form der Weiterbildung ist die der Fremdsprachensekretärin .
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Aufgaben der Sekretärin: Checkliste, Gehalt, Abgrenzung zur Assistentin ( Foto: Shutterstock-Pressmaster )
Aufgaben der Sekretärin: Checkliste, Gehalt, Abgrenzung zur Assistentin
0
von
Thomas Sonntag
am
29. März 2021
Karriere
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Eine Sekretärin ist in jedem Unternehmen unverzichtbar. Doch es geht nicht darum, nur Termine zu vereinbaren oder Kaffee für den Chef zu kochen! Vielmehr ist es die Sekretärin, die Aushängeschild, Kommunikations- und Koordinierungszentrale zugleich ist.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Terminabsprachen, Informationen herausgeben, Aufgaben koordinieren und effektive Geschäftstreffen vorbereiten: Diese und weitere Aufgaben der Sekretärin machen sie zu einem unverzichtbaren Teammitglied.
Anrufer und Besucher des Unternehmens sprechen meist zuerst mit der Sekretärin, daher ist sie ein wichtiges Aushängeschild und muss fachlich sowie optisch entsprechend auftreten. Sie ist Organisations- und Koordinationstalent in einem, dabei Ansprechpartner für den Chef, die Mitarbeiter, andere Abteilungen und natürlich für Externe.
Ein bloßes Vereinbaren von Terminen und das Bereitstellen von Tee oder Kaffee zur Morgenkonferenz sind schon lange nicht mehr die einzigen Aufgaben der Sekretärin in einem Unternehmen. (Foto: Shutterstock-Kinga)
Ein bloßes Vereinbaren von Terminen und das Bereitstellen von Tee oder Kaffee zur Morgenkonferenz sind schon lange nicht mehr die einzigen Aufgaben der Sekretärin in einem Unternehmen.
Sie ist vielmehr Multitalent und gute Seele der Firma, muss dabei vielfältige Kompetenzen aufweisen sowie unter anderem diese Tätigkeiten übernehmen:
Die Sekretärin hat unter anderem die Aufgabe, Briefe und Schreiben entgegenzunehmen, diese in das Postbuch einzutragen und entsprechend zur Vorlage an den Chef vorzubereiten. Eventuell müssen in dem Zusammenhang Unterlagen herausgesucht und bereitgelegt werden. Nach Diktat oder Stichpunkten werden Schreiben an Kunden, Geschäftspartner und Behörden geschrieben und zur Unterschrift vorgelegt.
Die Post muss termingerecht herausgeschickt werden. Wichtige Schreiben werden an die zuständigen Mitarbeiter verteilt, auch interne Schreiben muss die Sekretärin verfassen. Heute beschränkt sich die Bürokorrespondenz fast ausschließlich auf den E-Mail-Verkehr, physi
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