Secrétaire et un secret d'affaire

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Secrétaire et un secret d'affaire

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- L'article 226-13 du code pénal prévoit que l'on est soumis au secret professionnel par état ou par profession, par fonction ou mission temporaire, soit quatre possibilités.
- Pour chacune des situations, un texte législatif ou réglementaire (décret ou arrêté) doit mentionner la soumission à l'obligation de secret professionnel .
- Si aucun texte législatif ou réglementaire ne précise l'obligation de secret, alors le professionnel ne peut être considéré comme étant soumis au secret, quand bien même il affirme l'être. Le secret professionnel ne s'auto-attribue pas.
Reprenons les quatre possibilités afin de cerner qui, principalement dans le travail social et médico-social, est soumis au secret professionnel.
Appartiennent à cette catégorie les ministres du culte : éveques, prêtres, pasteurs, rabins, imams. Une circulaire de 2004 précise les contours des obligations en la matière. 
Où que les professionnels listés ci-dessous exercent leur métier, ils sont soumis au secret :
- Les assistants de service social et les étudiants des écoles se préparant à l'exercice de cette profession ( Article L411-3 du code de l'action sociale et des familles )
- Les infirmiers et les étudiants des écoles se préparant à l'exercice de cette profession (Articles L4314-3 et R4312-4 du code de la santé publique). Les "puéricultrices", en réalité Infirmières Puéricultrices Diplômée d'Etat , entrent dans cette catégorie.
- Les sages-femmes et les étudiants des écoles se préparant à l'exercice de cette profession (Article R.4127-303 du code de la santé publique)
- Les médecins et les étudiants des écoles se préparant à l'exercice de cette profession (Article R.4127-4 du code de la santé publique)
_ Les pharmaciens sont eux-aussi soumis au secret professionnel (Article R4235-5 du code de la santé publique).
Remarque importante : A ce stade, les éducateurs spécialisés, les psychologues, les éducateurs de jeune enfant, les conseillers en économie sociale et familiale ne sont pas soumis au secret par profession. Ils peuvent cependant y être soumis s'ils exercent dans le cadre d'une mission ou fonction dont les membres sont soumis au secret. C'est ce que nous allons maintenant aborder.
Les professionnels, quel que soit leur métier ( éducateurs spécialisés, les psychologues, les éducateurs de jeune enfant, les conseillers en économie sociale et familiale, secrétaire, agent administratif, agent d'accueil, etc. ) , qui exercent dans le cadre des missions ou fonctions suivantes sont "astreints au secret professionnel par mission" :
- Mission Protection Maternelle et Infantile ( PMI) : Article L2112-9 du code de la santé publique
- Mission Revenu de Solidarité Active ( RSA) : Article L262-44 du code de l'action sociale et des familles 
- Les professionnels des Services Pénitentiaires de Probation : Article D.581 du code de procédure pénale 
- Les personnels des Centre d'Hébergement et de Réinsertion Sociale (CHRS) : Article L345-1 du code de l'action sociale et des familles
_ Les personnes intervenant dans l'instruction, l'évaluation et l'orientation d'une demande SIAO : Article L345-2-10du code de l'action sociale et des familles ( NOUVEAU sur le site )
-Les membres de la commission de coordination des actions de prévention des expulsions ( article 7-2 de la loi n° 90-449 du 31 mai 1990 visant à la mise en oeuvre du droit au logement modifié par la loi n°2014-366 du 24 mars 2014 - art. 28 et décret n° 2015-1384 du 30 octobre 2015 relatif à la commission de coordination des actions de prévention des expulsions locatives)
-Les membres de la commission de médiation DALO et les personnes chargées de l’instruction de sa saisine ( article L441-2-3 du Code de la construction et de l’habitation )
- Les personnels participant à un service de soin (Hôpital, centre d'addictologie, etc.) : Article L1110-4 du code de la santé publique
- Les professionnels concourant aux enquêtes et instructions judiciaires : Article 11 du code de procédure pénale
- Les professionnels du Service National d'Accueil Téléphonique pour l'Enfance en Danger (SNATED) : Article 226-9 du code de l'action sociale et des familles
Voir à ce sujet la discussion de ce texte par Christophe DAADOUCH : PJJ et secret professionnel : certitudes et incertitudes
- Les médiateurs et délégués du Procureur (Article R15-33-34 du code de procédure pénale ).
- Les membres des CCAS et CIAS intervenant dans l'instruction, l'attribution et la révision des admissions à l'aide sociale, ainsi que toute personne dont ces établissements utilisent le concours (Article L133-5 du code de l'action sociale et des familles ).
- Les personnels de l'assurance maladie ( L161-29 du code de la sécurité sociale ) et plus largement ceux des organismes de sécurité sociale (voir les deux avis du Conseil d'Etat du 6 février 1951 et du 11 mars 1965 , ainsi que la circulaire CNAV n° 2013-32 du 2 mai 2013 ) .
- Certains professionnels intervenant dans le système de santé (donc aussi des personnels sociaux des unités de soins par exemple) et des professionnels du social ou médico-social qui travaillent dans certains établissements ou services relevant de l' article L312-1 du CASF ; voir les précisions sur l' Article L110-4 du code de la santé publique et Loi Santé : les apports des décrets n° 2016-994 et 2016-996 du 20 juillet 2016
- Les personnes qui accompagnent la personne âgée en perte d’autonomie dans le cadre de la méthode MAIA ( art.113.3 du CASF ).
- Les membres de l’équipe pluridisciplinaire de la MDPH et les membres de la CDAPH ( article L241.10 CASF. )
- Les fonctionnaires ( article L121-6 du code général de la fonction publique depuis le 1er mars 2022). A noter : entrent dans cette catégorie les titulaires, stagiaires, contractuels et vacataires de la fonction publique.
- que lorsqu'un professionnel prétend être soumis au secret professionnel, un texte législatif où réglementaire le mentionnant doit pouvoir être produit;
- que l' on peut exercer une profession non-soumise au secret professionnel mais être employé dans le cadre d'une mission légale ou d'une fonction qui astreint les personnes au secret : par exemple, un éducateur spécialisé (non-soumis au secret professionnel par profession), va le devenir s'il exerce dans le cadre de la mission d'Aide Sociale à l'Enfance. Même chose pour le psychologue, l'éducateur de jeunes enfants ou la conseillère en économie sociale et familiale...
Enfin, il n'existe pas de hiérarchie entre les modes d'astreinte au secret : que ce soit par profession ou par mission ou fonction, on est soumis au secret professionnel en référence à l'article 226-13 du code pénal , et passible des mêmes sanctions en cas de violation de secret professionnel. 
Qui est soumis au secret professionnel ? - Savoir si vous ou vos interlocuteurs y-êtes tenus.
Secretpro.fr est destiné aux professionnels du travail social et médico-social, ainsi qu'aux publics de ces services. Il propose des fiches pratiques et fiables sur le secret professionnel et le partage d'informations, au plus proche des contextes d'exercices. Pour en savoir plus, voir la page à propos et les conditions d'utilisation du site

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Vous êtes ici : Accueil > Fiches métiers > Les métiers de l'Assistanat > Fiche Métier : Secrétaire / Assistant(e)
La Secrétaire est aussi appelée chargée d’accueil, assistante, assistante de direction. Le métier de secrétaire a su se rendre indispensable malgré l’avènement de l’informatique qui a fait craindre un moment la disparition de la profession. De la TPE à la multinationale, du secteur immobilier à celui de l’agroalimentaire, de la mairie à l’université, en passant par les médias, la première personne qui accueille un visiteur, l’oriente et répond à ses questions se trouve être l’assistant(e) où secrétaire. On compte près d’un million de professionnels qui occupent ce métier. Une secrétaire peut être polyvalente et spécialisée telle qu’une secrétaire comptable, une secrétaire médicale ou une secrétaire juridique. Elle peut également travailler en binôme avec un manager : on parle alors d’assistante de direction. La secrétaire travaille dans tous les types d’entreprises : privées, publiques ou même associatives.
Les fondamentaux du métier d'assistant(e)
Depuis quelques années, la professionnelle multi-casquette qu’est la secrétaire a gagné en responsabilités et est devenue une vraie collaboratrice pour son supérieur hiérarchique.
Le premier reflet d’une entreprise, c’est la secrétaire ! Elle y joue un rôle clé. Elle est son visage lorsqu’elle accueille des visiteurs, sa voix lorsqu’elle répond au téléphone, et bien souvent sa plume puisque c’est elle qui rédige les courriers et les mails. Elle représente également l’entreprise auprès des partenaires externes tels que les clients et les fournisseurs.
Dans le cadre de l’assistanat de la direction, la secrétaire est tenue de décharger son employeur de toutes les tâches administratives, considérées comme des tâches secondaires, pour le faire gagner en temps et en efficacité. Elle organise et gère toutes les actions liées au travail de ce dernier.
De façon générale, la secrétaire a dans son giron la gestion des tâches administratives telles que l’accueil des visiteurs, le standard, le courrier, la saisie de documents sur ordinateur, qui seront soigneusement triés et rangés. Il en est de même pour l’agenda et l’organisation des réunions et/ou des déplacements.
La chargée d’accueil a même un rôle lié à l’opérationnel, car ses notes confidentielles et les informations qu’elle regroupe sont susceptibles d’aider aux prises de décision de la direction. D’autre part, elle est le trait d’union aussi bien entre son supérieur et toutes les instances représentatives du personnel qu’entre l’entreprise et les interlocuteurs externes.
Les secrétaires ont vu leurs missions et leurs compétences s’élargir progressivement. Dans les petites entreprises, elles doivent souvent répondre à toutes les demandes, celles des clients comme des autres salariés, et organiser les commandes de fournitures. Plus l’entreprise est importante, plus les missions des secrétaires se spécialisent. Ainsi, par exemple, l’assistante de direction décharge son employeur des aspects administratifs et organise ses rendez-vous. La secrétaire comptable participe à l’élaboration des fiches de paie tandis que la secrétaire commerciale prospecte et soutient la force de vente. Quelle soit seule dans une petite structure, rattachée à un service ou une direction dans une plus grande structure, la secrétaire n’aura pas tout à fait les mêmes missions ni les mêmes exigences. Mais d’une manière générale, il y a des missions traditionnelles qui incombent systématiquement à toute assistante secrétaire.
Toute personne exerçant le métier de secrétaire se retrouve à être le premier interlocuteur des collaborateurs. Elle l’est aussi pour leurs partenaires extérieurs tels que les clients et les fournisseurs. Et pour les organismes sociaux auprès desquels elle doit déposer des déclarations et des cotisations.
Dans l’entreprise, c’est la chargée d’accueil qui met les documents en forme, s’occupe de la frappe du courrier, de l’organisation des réunions ou de la tenue de l’agenda de son supérieur. Elle peut aussi s’occuper de la gestion des fournitures de bureau de la boîte, des contrats matériels et de la tenue de la base de données clients.
La secrétaire doit savoir où trouver l’information. Ensuite, elle doit se charger de la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement. Sa mission consiste donc à rechercher, diffuser et archiver les informations et les documents nécessaires à la bonne marche de l’entreprise. Elle doit ainsi mettre en forme les documents et classer les dossiers.
La secrétaire doit gérer les relations aussi bien internes qu’externes de la boîte. Elle organise et gère les rendez-vous, les réunions et les déplacements. Elle facilite la réalisation des missions et des activités d’un responsable et/ ou d’une ou plusieurs équipes. Et il est à rappeler qu’elle est le premier interlocuteur des collaborateurs ainsi que des partenaires extérieurs.
Il revient à la chargée d’accueil de planifier toutes les activités de l’entreprise à tous les niveaux. Ainsi, au niveau des recrutements, par exemple, elle est en charge d’élaborer l’offre d’emploi, de recueillir les dossiers de candidature et organiser les entretiens. À un niveau plus haut, elle se charge de la tenue de l’agenda de son supérieur.
L’une des missions de la secrétaire est de gérer les réunions. Il s’agit de définir l’ordre du jour, de fixer la date, l’heure et la place avant de diffuser l’information à qui de droit. Le jour de la réunion, elle doit prendre des notes qu’elle va reformuler correctement dans le but de rédiger le compte-rendu. Elle enverra ensuite les procès-verbaux aux entités concernées.
La maîtrise parfaite de toutes les ficelles du métier relatives à la communication est indispensable : le téléphone, internet ainsi que tous les outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, etc.). La secrétaire doit savoir rédiger tant sur papier que sur ordinateur. Une fois recrutée par une entreprise, la secrétaire assistante se doit de bien connaître tout ce qui touche son lieu de travail : les différentes activités, les différentes structures, la convention collective et le règlement intérieur ainsi que les différents interlocuteurs avec qui elle devra se mettre en contact. Au vu des missions qu’elle est amenée à accomplir, l’assistante secrétaire doit posséder, parmi les savoir-faire techniques, le sens des chiffres et du calcul. Elle doit également démontrer des qualités rédactionnelles irréprochables et savoir utiliser les techniques de communication orale et écrite. Elle est tenue de maîtriser parfaitement la langue française et la langue anglaise. D'autres langues étrangères sont également appréciées.
Compte-tenu de la variété de ses missions, la secrétaire doit faire preuve de rigueur et d’organisation. Elle doit également avoir le sens du client et du service pour être capable d’écouter et reformuler les demandes, comprendre ses interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes. De par sa position, la secrétaire assistante doit avoir l’esprit logique afin de pouvoir alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques susceptibles de survenir dans l’entreprise. Elle doit également savoir gérer l’administratif, mais aussi maîtriser le secteur commercial afin de comprendre et d’anticiper les demandes de sa hiérarchie. La discrétion est une des principales qualités requises. En effet, l’assistante secrétaire est au courant de tout ce qui se dit et de tout ce qui se passe auprès de son supérieur. Elle est tenue par le secret professionnel et ne doit pas divulguer ce qu’elle apprend ou ce qu’on lui confie. Elle doit faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité d’observation et d’adaptation, mais aussi d’esprit d’initiative et de synthèse. En tant que premier reflet de l’entreprise, la secrétaire assistante doit soigner son aspect extérieur. Elle doit avoir une bonne présentation et de l’amabilité. Elle doit aussi avoir une élocution parfaite et un sens développé des contacts.
Les formations les plus recherchées par les recruteurs sont celles de niveau Bac+2 ainsi que certains diplômes de bac :
Gestion du temps : 4 talents pour une super-assistante
Une méthode exclusive pour faire la différence
Accompagner la culture du digital au sein de votre équipe
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Le secret professionnel de l’avocat est un droit opposable et un devoir pour l’avocat envers son client. Il fait donc, partie intégrante de sa profession.
Le secret doit être ensuite, différencié de la confidentialité qui s’applique dans les relations entre confrères avocats, et non avec le client.
Il existe un lien de confiance entre l’avocat et son client, nécessaire à l’élaboration d’une défense efficace.
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