«ST Супервайзер»: мониторинг и пробеги

Предлагаем вашему вниманию конспект выступления руководителя центра дистанционного обучения «Системных Технологий» Марины Ивановой на вебинаре «ST Cупервайзер: мониторинг и пробеги». Видеозапись вебинара доступна на YouTube: https://www.youtube.com/embed/pb1tJzu3A14

Коллеги, добрый день!

Сегодня мы с вами поговорим о мониторинге рабочего дня агента.

Я сейчас нахожусь в  «ST Супервайзер». Это веб-приложение, оно доступно по ссылке на любом устройстве (ноутбуке, смартфоне, планшете, десктопном компьютере) после авторизации.

Чтобы посмотреть, как работали подчиненные, открываем раздел мониторинга.

Сводка по маршрутам

Здесь вы видите сотрудников, которые вам доступны, и можете выбирать интересующие вас рабочие дни в ленте или календаре. Если у дня есть пометка в виде такого синего значка, значит, кто-то из ваших сотрудников в этот день работал.

 Чтобы не гадать, кто же работал, а кто нет, можно зайти в меню «Сводка по маршрутам». Здесь отображаются все подчиненные и данные по их работе:

·       кто начал рабочий день;

·       кто не начал;

·       сколько было запланировано регулярных и дополнительных визитов;

·       сколько визитов совершено.

Просмотр поездок на карте

После этого можно сосредоточиться на конкретных рабочих днях. Чтобы выбрать и отрисовать поездку сотрудника, нажимаем изображение «глаза» возле его фамилии. И поездка отображается на карте. Если вас интересуют несколько поездок, можно сделать множественный выбор и они все отрисуются на карте.

Давайте сконцентрируемся на этой поездке. Первое, что тут видно – общая информация о рабочем дне:

1. сколько он длился
2. когда сотрудник начал работу
3. когда окончил
4. какое расстояние преодолел
5. сколько точек посетил, сколько – не посетил
6. количество плановых и внеплановых визитов.

Чтобы увидеть более подробную информацию, можем скрыть активности, нажать строку с фамилией сотрудника и откроется история поездки – еще мы называем ее лентой.

История поездки

В ленте отображается хронология работы агента от начала до окончания рабочего дня. Если выбрать таймкод здесь, курсор агента на карте спозиционируется в том месте, где агент в это время фактически находился.

Давайте проанализируем поездку

Мы видим, что 19 апреля агент начал рабочий день, потом начал первый визит, оформил в нем несколько документов, потом отправился в путь, преодолел 320 метров за 15 минут, закончил первый визит и поехал дальше.

Каждый визит мы может открыть и посмотреть. Тут мы видим информацию о торговой точке и подробности визита. Во вкладке «Активности» можно посмотреть активности и по этой точке за день, за последнюю неделю или месяц. То же касается документов. Мы можем провалиться в любой документ, увидеть его табличную часть, реквизиты, фотографии, которые оформлял агент и подробно их посмотреть. Если компания использует бизнес-процесс «Аудит фотографий», то можно прямо здесь принять / отклонить фотографию, указать причину отклонения и выполнить ряд других действий.

Отклонения и нарушения

В ленте используется цветовая индикация. Зеленый индикатор означает плановые визиты, оранжевый – внеплановые, а красный индикатор – отклонения и нарушения. Что мы считаем отклонениями и нарушениями? Например, слишком долгое перемещение между точками. Или отличие координат, на которых агент начал визит, от эталонных координат торговой точки в системе.

Мы не берем на себя смелость решать, какие значения являются допустимыми. Это настраиваемые параметры, компания может менять их под себя. В нашем примере допустимое время перемещения между ТТ – 30 минут, а допустимое отклонение координат – 300 метров. Если агент перемещался дольше или начал визит дальше, то система отметит нарушение.

Бывает, что агент действительно был в точке, но ее координаты неверно занесены в систему. В таком случае можно сделать фотоподтверждение визита – сфотографировать вывеску или фасад. Фото появится в «ST Супервайзер», и руководитель сможет решить, корректно отработал подчиненный или нет. Если агент фотоподтверждения не сделал, будет дополнительное нарушение вида «Не подтверждено. Недостоверные координаты».

Работа с нарушениями

На любое отклонение супервайзер может реагировать. Например, создать на основании нарушения задачу или дополнительный визит в точку. Это очень удобно: система автоматически добавляет в задачу торговую точку и проштрафившегося сотрудника. Супервайзеру останется дописать, что он хочет от агента: чтобы он исправил нарушение или чтобы объяснил его. Сохраняем задачу, и она улетает агенту на мобильное устройство. Агент на это реагирует, выполняет задачу, а подтверждение возвращается супервайзеру.

Так же строится работа с фото. Если в любом месте системы появилась фотография – фотоподтверждение, элемент фотоотчета и т.д. – супервайзер может создать на основании фото задачу. У нее тоже будет контекст (откуда она появилась), и она автоматически свяжется с точкой, в которой было сделано фото.

Управление отклонениями

Информации в ленте много, поездок тоже очень много, и времени на анализ каждой поездки может не быть. Поэтому компании часто используют подход «Управление отклонениями». При нем супервайзер меньше смотрит на информацию, которую считает нормальной и допустимой и концентрируется на нарушениях. Для этого в ленте есть фильтрация. Можно убрать отображение любых событий, кроме отклонений. Или сделать упор на документах, выполнении задач, заполнении опросов и так далее.

Плановый  и фактический маршрут

Давайте переключимся на меню «План /Факт». Здесь мы видим сравнение планового и фактического маршрута. Для удобства можно открыть окно на весь экран или поиграть с настройками масштаба, чтобы комфортно помещалось 15-20 точек.  

Слева мы видит плановый маршрут. Непосещенные точки отмечаются вот таким вот флажком. Если точка из фактического маршрута помечена оранжевым флажком, значит, в плановом маршруте ее не было, но агент ее посетил. Когда мы выделяем точку на карте, она подсвечивается в обеих частях этого экрана. Мы видим, где она была в плановом, и где она была в фактическом маршрутах. Это помогает супервайзеру видеть сдвиги в маршруте и искать их причину.

На карте плановые маршруты обозначены серым, а фактические — темно-красным. И можно их сравнить. Например, здесь мы видим, что первый массив точек агент посетил, второй — не посетил, и что одна из точек планового маршрута сильно удалена от остальных. Можем с помощью инструмента «Линейка» сравнить расстояние... Видим, что расстояние больше 100 км. Понятно, почему агент в этот день до нее не доехал. Конечно, это повод для супервайзера скорректировать маршрут.

Вообще корректировка территорий и маршрутов это отдельная большая тема, мы ее рассмотрим на нашей следующей встрече.

Вернёмся к ленте и посмотрим эту же поездку на карте. Работа с картой интуитивно понятна, можно использовать стандартные кнопки, можно пользоваться мышью, приближать, отдалять и т.д. Индикация здесь тоже понятная: зеленые — это плановые, оранжевые — внеплановые, флажки с крестами — это непосещенные точки планового маршрута.

Есть еще один значок, на нем хочу остановиться подробнее. Это посещение в отдалении от точки. Например, мы видим, что по факту агент совершил визит вот здесь. А координаты у этой точки присвоены вот здесь. Есть два варианта, почему так может быть:

1. агент недобросовестно поступил и посетил точку не там, где она находится;
2. в системе указаны некорректные координаты точки.

Я вижу в чате вопросы по исправлению координат, давайте я на них отвечу сейчас.

Корректировка координат ТТ

Здесь есть карточка, в которой отображается вся информация о торговой точке, хранящаяся в системе: тип ТТ, каналы сбыта, все классификаторы и т.д. В том числе есть данные об адресе и координатах ТТ. И прямо здесь супервайзер может скорректировать адрес на основании классификатора адресов и указать координаты на карте. Оговорюсь, что эта деятельность не должна противоречить тому процессу распознавания и геокодирования, который применяется в компании. Но в целом, у супервайзера есть техническая возможность легко скорректировать координаты точки.

Фильтрация и условные обозначения

Вернемся к поездкам. В ленте и на карте можно отфильтровать интересующие события. Мы можем включать / отключать отображение плановых визитов, или, например, показывать только визиты, во время которых были оформлены документы.

Если запутались, забыли, какие флажки за что отвечают — вот тут можно посмотреть список условных обозначений.

На этом блок мониторинга мы завершаем и переходим к пробегам.

Работа с пробегами в «ST Супервайзер»

В нашем понимании пробег — это расстояние, которое проехал агент за свой рабочий день. На базе этой информации некоторые компании компенсируют затраты на топливо.

А вот что считать рабочим днем — у разных компаний мнение на этот счет может отличаться. Например, агент отмечает, что начал работу, ездит по точкам, отрабатывает в последней, отмечает, что закончил работу, а потом проезжает еще 50 километров и только после этого отмечает, что закончил рабочий день.

Считает ли компания этот отрезок рабочим днем? Хочет ли она этот отрезок видеть отдельно от основного пробега? Может ли она отсечь этот отрезок и не учитывать в своей аналитике

Чтобы разобраться в этом и других нюансах расчета и отображения пробега, давайте посмотрим на примерах, где эта информация хранится и как ей можно пользоваться.

Управление пробегами

Хочу сразу сделать акцент на том, что с существующими на сегодняшний день аппаратно-техническими средствами невозможно точно посчитать пробег, есть определенная погрешность. Процент этой погрешности можно обговаривать с ЦО компании, например договориться о погрешности до 20% от пробега в отчёте и спидометре авто.

Я по-прежнему нахожусь в Супервайзере в том же блоке «Мониторинг«, который мы только что рассматривали. Только откроем другую поездку для примера.

Вот поездка, общая информация о ней, лента, и она же на карте

 Для обеспечения обеспечения записи поездок необходимы:

1. устройство, которое может принимать данные от спутников с координатами,
2. приложение «ST Мобильная Торговля» (МТ), которое работает с этими данными
3. и настроенные права, которые позволяют вести GPS-лог.

Давайте коротко проговорим эти права, потому что они влияют на то, как у агента пишется GPS-лог, на то, как пишутся треки и какими мы в итоге видим их в «ST Супервайзере».

Особенности записи GPS-логов

Права настраивают для ролей, ролей может быть сколько угодно, хоть для каждого сотрудника своя роль.

Я открыла роль «Агент», она может быть добавлено всем агентам, которые работают с МТ. Здесь есть право «Включение GPS-лога» в «ST Мобильная торговля». У него может быть одно из трех возможных значений:

1. «Не вести» — если вообще не будем фиксировать перемещения агента, то есть и трека у нас тоже случае не будет.
2. «Вести лог» при включенном «ST Мобильная торговля» — если писать лог, когда приложение включено, и не писать, когда устройство в спящем режиме. В этом случае в оригинальном треке может не хватать ряда участков, когда агент перемещался, но устройство было в спящем режиме. Эти участки дорисует OSRM-сервис, но достоверность в этом случае будет пониже.
3. «Вести лог» при включенном «ST Мобильная торговля и в спящем режиме» — самое оптимальное с точки зрения достоверности трека, но самое затратное с точки зрения расхода батареи.

Второе важное право здесь — это «Вести GPS-лог только во время работы с торговой точкой». Если это право включено, то мы пишем координаты, когда агент начал /закончил работать с точкой. Перемещения между точками не фиксируются. С точки зрения расхода батареи — это очень щадящий режим. С точки зрения достоверности перемещений — не самый оптимальный.

Кроме этого, в офисной части есть несколько констант, которые влияют на запись GPS-лога. Я хочу обратить внимание на константу «Допустимая точность определения координат». Мы рекомендуем клиентам указывать в ней 20 метров.

И на константу «Допустимая скорость в точке». Здесь можно указать значение, при превышении которого показания будут считаться недостоверными и отбрасываться.

В итоге МТ фиксирует координаты и перемещения агентов в соответствии с тем, как настроены эти права в роли агента и константы. Сама она не считает пробеги, просто передает данные в офисную часть. Расчет происходит уже там на основании собранных данных.

Оригинальный и исправленный трек

В нашем примере трек велся все время, включая спящий режим. Первая возможность посмотреть пробег агента — открыть общую информацию о поездке.

Мы видим здесь общий пробег агента за день на текущий момент. Фактический пробег составил 1,45 км. Число, выделенное красным цветом — это пробег по исправленному треку.

Давайте посмотрим на саму поездку и разберемся, что такое фактический или оригинальный трек, а что такое исправленный. Для этого откроем настройки карты.

Здесь есть переключатель «Вид треков». По умолчанию отображаются исправленные треки, в которых автоматически скорректированы проблемные участки. Трек в нашем примере тоже исправлен.

Давайте посмотрим, как выглядит оригинальный трек. В целом, проблемных участков почти нет, но есть выбросы в этом отрезке. Сравним еще раз с исправленным: выбросы не информативны и усложняют восприятие поездки.

Механизм исправления треков направлен на то, чтобы устранить все подобное, но при этом не потерять достоверность.

Еще в треке может встречаться не только сплошная линия, но и пунктирная. Посмотрим на примере оригинального трека другой похожей поездки. Сплошной линией обозначен фактический трек агента. Если где-то встречается пунктирная линия — значит, координат на этом участке не было и трек дополнен сторонним сервисом.

Переключение между оригинальным и исправленным треком на расчет пробега никак не влияет, только на отображение самого трека.

История поездки

Вернемся к первой поездке. Итак, пробег у нас 1 км и 450 метров. Теперь давайте посмотрим подробную историю поездки.

Здесь вся хронология поездки, в том числе и расстояния. Вот агент нажимает «Начать работу» и система начинает считать пробег (до начала работы мы пробег не фиксируем, даже если МТ запущена и агент ездит по городу).

1. Агент начинает работу, начинает визит, заканчивает его и отправляется в следующую точку. Мы видим событие «В пути» и расстояние, которое преодолел агент — 344 метра. Рядом накапливается общий пробег на маршруте.
2. Потом агент перемещается в другую точку, преодолевает 247 метров и общий накопленный пробег уже становится 591 метров.  Агент заканчивает визит и снова отправляется в путь.
3. Преодолевает расстояние в 841 метр и заканчивает свой рабочий день

Здесь расчет пробега ведется по исправленному треку, общий накопленный пробег — 1,432 км.

Расчет пробега в ST Smart BI

Еще один вариант узнать пробег — это построить в веб-отчетности отчет «Работа агента на маршруте». Я показываю пример специально сохраненного представления этого отчета. Оно показывает только перемещения агента в процессе поездки.

Если торговая точка указана так (как первая строка), то это перемещение от начала рабочего дня до первого визита. В нашем примере агент начал визит сразу после начала рабочего дня, поэтому здесь 0.

Дальше мы видим перемещения между визитами и отдельной строкой — перемещение между окончанием последнего визита и окончанием рабочего дня. В отчет можно вывести общий итог, и мы увидим, что здесь такая же цифра, как в общей информации о поездке.

Использование и настройка отчётов

Эти данные можно использовать для аналитики в зависимости от потребности (так же позволяет руководству контролировать недобросовестных агентов).

Например, если нужно анализировать данные о пробегах, но не нужно учитывать пробег от окончания последнего визита до конца рабочего дня, можно отфильтровать такие строки. Или можно отфильтровать перемещения от начала рабочего дня до первого визита. Или вообще оставить только перемещения агентов между точками, убирая и перемещения в самом начале рабочего дня перед первым визитом, и перемещения между окончанием последнего визита и окончанием рабочего дня.

Начало рабочего дня

Как я говорила, мы учитываем только рабочие перемещения агента. Поэтому, чтобы начать считать его пробег, мы должны понимать, что он начал свой рабочий день. Есть несколько признаков, по которым система это понимает.

1. Самый очевидный признак: агент нажимает в МТ кнопку «Начать работу». При этом создается документ «Рабочий день агента», а время нажатия на записывается кнопку как время начала рабочего дня. Однако, не во всех компаниях нажатие кнопки «Начать работу». Но не у всех нажатие кнопки Начать работу — обязательное действие. Агент может доехать до первой точки в маршруте и нажать «Начать работу» только здесь. В этом случае система считает началом рабочего дня это событие и пробег считает с него.
2.  Встречается еще вариант, когда агент создает какой-то документ, например, «Заказ», вне визита. Если есть такое право, и агент именно с этого начинает свой день, то система считает началом рабочего дня событие создания документа и пробег начинать считать с него

Завершение рабочего дня

С окончанием рабочего дня похожая картина. Если агент нажал кнопку «Закончить работу», система запишет время этого события в документ «Рабочий день агента», и на этом подсчет пробега будет закончен, даже если агент продолжает перемещаться.

Если агент кнопку не нажимал, система автоматически завершит рабочий день в 23:59, но пробег будет считать по последнему действию. Например, по времени окончания последнего визита.

Если агент и визит не стал завершать, то система возьмет время создания последнего документа за день. А если в этом визите не создавались документы, то система возьмет время начала последнего посещения.

То есть если компания, например, компенсирует затраты на топливо до окончания рабочего дня, то агентам нужно закрывать свой рабочий день в момент его фактического окончания, иначе пробег посчитается только по его последнее рабочее действие.