Швабра 2.0
Юлия ДараганЕсть такой непроговариваемый миф, поддерживаемый картинками в интернете, будто тайм-менеджмент – это планирование, а планирование – это жесткое расписание, когда день под завязку забит красивыми разноцветными записями в Outlook или Google Calendar. В жизни такие расписания работают крайне редко, а если планировать не только работу, но и другие стороны жизни, то не работают с гарантией. Зато отлично подливают масла в позицию «тайм-менеджент – это для мужчин, работающих в офисе с девяти до пяти, а для меня они не работает».
На деле мало кто из гуру тайм-менеджмента будет всерьез советовать составлять поминутные планы и жестко их придерживаться в ситуациях высокой непредсказуемости. Аксиома тайм-менеджмента – планировать не больше 60% доступного времени.
Для меня план на день – не догма. Его необязательно выполнять досконально. Это скорее меню, из которого я могу выбрать себе наполнение дня – в зависимости от настроения, самочувствия и обстоятельств.
Оговорюсь. Планирование на период дольше дня я сейчас не практикую подробнее целей на неделю/квартал/год (3 результата по Agile Results Мейера). О том, в чем опыта нет, говорить не хочу, так что дальше говорю про план на день.
Работающая альтернатива жесткому расписанию в планировании - метод швабры. Так его называет А. Г. Горбачев в книге «Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2». Метод отсылает к легенде о диалоге Чарльза Шваба и Айви Ли (Шваб+Ли = «Швабра»). Цитирую:
Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:
– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня.
Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать.
"Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите", – с этими словами Ли удалился.
Через две недели Ли получает чек на сумму 25 000 долларов. На чеке внизу мелкой строчкой было написано: "это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет!"
(Для дотошных вот тот же анекдот в немного другом изложении: https://ain.ua/2016/06/27/metod-ajvi-li-kak-dostignut-pika-produktivnosti)
Классическая Швабра предполагает в конце дня выписывать 6 самых важных задач с вечера и с утра работать в порядке приоритета, но мне ближе интерпретация именно Горбачева: «После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению».
Для меня эти слова пересеклись с ключевым словом agile в системе Дж. Д. Мейера Agile Results (книга Getting Results the Agile Way на русский не переводилась, но в сети можно найти немало пересказов и обзоров системы). Agile-планирование – это планирование без наследования задач. Задачи не переносятся из плана в план автоматически. Каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год формируются три ключевых результата – исходя из текущего положения дел, а не накопившихся «хвостов». Новый день – новый лист. Если экстраполировать этот принцип на планирование дня, то метод Швабры приобретает восхитительную гибкость.
Так родилась Швабра 2.0
Швабра 2.0 удобна тем, что планирует не время, а последовательность дел, причем при каждом обращении к плану порядок действий можно безболезненно поменять.
Важные моменты:
· Планируется не время действий, а их последовательность.
· Принцип «важное сначала» позволяет повысить шансы, что самое важное так или иначе сделано будет.
· Порядок и приоритет действий определяется не раз и навсегда, а при каждом обращении к Швабре (вот она, гибкость).
Процедура: выбрать из списка дел самое приоритетное, сделать его. За это время список может пополниться, а приоритеты – поменяться. Повторить процедуру с обновленным списком.
Пошагово:
· Просмотреть список задач для текущего временного «окошка» (это может быть целый день день или, например, отрезок с утра до обеда или с обеда до поездки в банк в 16:00 или «пока дети в школе»).
· Выбрать самую приоритетную.
· Сделать ее (или поделать: задачи в дневной план лучше разбивать на блоки не больше 30 минут).
· Если задача не закончена, оставить ее в списке (или переписать в новой формулировке). Если закончена, вычеркнуть.
· Если с предыдущего просмотра пришли новые задачи, записать их в список.
· Выбрать новую самую приоритетную задачу*.
* Важно: это может быть совсем не та задача, которая шла вторым номером в первоначальной последовательности. Могли прийти более приоритетные задачи, а приоритет задач первоначального списка мог поменяться. Мойка посуды может вполне подождать, если принято решение заказать на ужин пиццу, а внезапная необходимость отмывать ребенка от белой краски, купленной для ремонта, бьет по приоритету задачу «снять показания водяного счетчика».
Теперь интересное: как приоритет определять.
Матрицу Эйзенхауэра не видел только ленивый:
A = ВАЖНОЕ+СРОЧНОЕ B = ВАЖНОЕ+НЕСРОЧНОЕ
C = НЕВАЖНОЕ+СРОЧНОЕ D = НЕВАЖНОЕ+НЕСРОЧНОЕ
Я честно скажу: вот что точно «для меня не работает», - так это вот эта матрица. Потому что важность от срочности отличить – особенно в запарке – очень сложно, да и важность – понятие относительное. Поэтому я эту матрицу слегка усложнила.
По горизонтали таблицы по-прежнему идет степень срочности. Вот такая:
· Дедлайн сегодня
· Делать каждый день
· Можно не сегодня
По вертикали – обязательность по Дж. Д. Мейеру (перевод мой, вольный):
· Базис (below the line – ниже ватерлинии): сделал – нормально, не сделал – плохо.
· Надстройка (above the line – выше ватерлинии): сделал – молодец, не сделал – ничего страшного.
001 = НЕОТЛОЖНЫЙ БАЗИС
002 = НЕОТЛОЖНАЯ НАДСТРОЙКА
003 = ЕЖЕДНЕВНЫЙ БАЗИС
004 = ЕЖЕДНЕВНАЯ НАДСТРОЙКА
005 = НЕСРОЧНАЯ НАДСТРОЙКА
006 = НЕСРОЧНЫЙ БАЗИС
Обратите внимание на финт в последнем столбце. Если остались силы на несрочное, то тратить их в первую очередь лучше на надстройку. Базис никуда не денется, так или иначе мы его сделаем, а вот надстройку можем упустить. Получается вот так:
МИНИМУМ:
1. Неотложный базис: сегодня дедлайн сдачи проекта.
2. Неотложная надстройка: в 20:00 часовой вебинар, на который давно хочу попасть.
3. Ежедневный базис: с утра приготовить завтрак и принять лекарства.
100%:
4. Ежедневная надстройка. Написать полторы тыcячи слов на NaNoWriMo.
МАКСИМУМ:
5. Несрочная надстройка. Вчера дали ссылку на интересную статью – прочитать.
6. Несрочный базис. Надо бы на этой неделе коммуналку заплатить.
Система приоритетов получается сложная: аж из 6 уровней, но при этом достаточно прозрачная, чтобы быстро присвоить приоритет любому делу.
Если что-то из списка не будет сделано (скорее всего так и будет) – это не просто не страшно, это норма. Первых трех пунктов достаточно, чтобы не страдать про «я ничего не успеваю», первых четырех – чтобы чувствовать себя молодцом. А все шесть – это на тот случай если у вас полно сил и времени.
Отсюда мораль: выписывая дела в ежедневный план, откусывайте заведомо больше, чем прожуете. Чтобы было из чего выбирать, если останется ресурс.
И еще одно. Планируйте воздух. На стадии заполнения списка дел - из расчета примерно 3:1. Четверть планируемого окошка (будь то 1 час, 8 или 16 часов) должен занимать запланированный отдых. Поесть, выпить стакан воды, посмотреть в окно (правило 20-20-20: каждые 20 минут нужно в течение 20 секунд смотреть на предмет в 20 метрах от себя – глаза спасибо скажут). Иначе работоспособность будет падать по экспоненте. Проще говоря, ловите моменты, когда самой приоритетной задачей становится отдых.
РЕЗЮМЕ:
- Список дел для конкретного временного «окна» (от дня до нескольких часов) формируется в порядке убывания приоритета, дополняется и калибруется по мере поступления новых задач.
- Приоритет задач определяется исходя из их срочности (неотложные, каждый день, несрочные) и обязательности (базис/надстройка).
- При каждом обращении список калибруется относительно текущей обстановки, и к исполнению берется максимально приоритетная задача на текущий момент (а не вторая в готовом списке).
- При составлении списка задач 25% времени отводится под отдых.
- Весь список категорически не обязателен к исполнению. Задачи выполняются по принципу «минимум – 100% - максимум» (метод м100М упоминается в работах Ицхака Пинтосевича, но, думаю, он существовал и раньше).