Руководство по управлению командой для удаленного руководителя

Matthew Barby, 2020

Удаленная работа становится все более распространенной. Многие с удовольствием пользуются свободой, которую дает работа из дома. В то же время немало работающих “на удаленке” начинают остро ощущать, с одной стороны, свою изолированность, а с другой – необходимость быть на связи практически круглосуточно и без выходных. Мэтью Барби, представитель компании HubSpot в Лондоне, имеет опыт управления командами, разбросанными по разным континентам и часовым поясам. В своей статье он делится правилами, которые выработал за несколько лет. Советы автора будут полезны руководителям и сотрудникам, постоянно взаимодействующим с удаленными членами команды.

Основные идеи

Существуют разные форматы удаленной работы.
Всеобщая “неделя удаленной работы” поможет компании выработать наиболее оптимальные процедуры.
Установите правила, чтобы создать стабильную продуктивную среду.
Помогайте удаленным сотрудникам сохранять нормальный режим и здоровые рабочие привычки.
Личное общение на ежегодных встречах позволяет поддерживать командный дух.

Краткое содержание

Существуют разные форматы удаленной работы.

Некоторые компании стали полностью виртуальными, и все их сотрудники трудятся дистанционно. Другие компании, такие как HubSpot, выбрали для себя смешанную модель, при которой офисные и удаленные сотрудники работают сообща. Наличие хотя бы одного физического офиса может быть существенным преимуществом при адаптации новых удаленных работников: у них есть возможность обучаться в офисе и лично познакомиться с некоторыми из своих коллег.

Однако в такой ситуации есть и свои минусы. Удаленным сотрудникам может казаться, что при появлении в компании новых карьерных перспектив их не посвящают в курс дела. А офисные работники могут считать, что их коллеги, работающие удаленно, пользуются большей свободой в течение рабочего дня. Это может вызывать недовольство.

Всеобщая “неделя удаленной работы” поможет компании выработать наиболее оптимальные процедуры.

Смешанным командам, в состав которых входят офисные и удаленные сотрудники, рекомендуется провести экспериментальную “неделю удаленной работы” для улучшения взаимопонимания и выработки наиболее оптимальных процедур. В течение целой недели все офисные сотрудники работают дома или в помещении для коворкинга. Группа договаривается об определенных часах в течение дня, когда работают все. В зависимости от количества часовых поясов, разделяющих участников группы, этот диапазон может охватывать от трех до пяти часов.

В конце дня каждый член команды оценивает, как прошел его рабочий день. Такой эксперимент позволит руководителям и офисным работникам поставить себя на место коллег, работающих удаленно, и понять, с какими проблемами тем приходится сталкиваться.

Установите правила, чтобы создать стабильную продуктивную среду.

Руководителям групп, которые работают удаленно, необходимо создать правила для регулирования повседневных рабочих процессов. Эти правила помогут сотрудникам приобрести полезные рабочие навыки и сделают рабочую среду более предсказуемой. Решите с подчиненными, какие часы (по крайней мере два часа в день) будут обязательными: в течение этого промежутка времени все члены группы работают и доступны для встреч.

Составьте график регулярных совещаний, в том числе еженедельных общих собраний и индивидуальных встреч с непосредственными подчиненными. Строго придерживайтесь этого графика. Такие совещания позволят вам решить многие вопросы, прежде чем они превратятся в серьезные проблемы.

Договоритесь с членами команды о среднем времени ответа в зависимости от канала связи – например, это может быть 4 часа для сообщения в мессенджере и 24 часа для электронной почты. Члены команды должны информировать друг друга относительно своих отпусков и отгулов или изменения географического положения: для этого они предоставляют коллегам доступ к своему календарю или отмечают свой статус в приложениях для общей работы. Когда вы работаете с удаленной командой, организационной информации много не бывает: сотрудники хотят хорошо представлять, каково общее положение дел и чего им ожидать.

Помогайте удаленным сотрудникам сохранять нормальный режим и здоровые рабочие привычки.

У членов удаленных команд часто складывается впечатление, что их начальники (в особенности те, кто координирует действия в разных часовых поясах) работают круглосуточно и без выходных. Сотрудники могут решить, что руководство ждет от них того же самого и что их гибкий график на самом деле означает непрерывную загрузку. Предоставив подчиненным доступ к своему календарю, в котором будет отмечено время для личных обязательств и досуга, вы дадите им более реалистическое представление о собственной доступности и правилах работы.

“Чтобы личное время стало в моей команде нормой, я добавляю в свой календарь все домашние дела. Пусть люди видят, что я действительно не работаю в то время, которое выделил для себя”.

Кроме того, используйте опцию для назначения времени автоматической отправки электронных писем в рабочие часы получателей, чтобы сотрудники не чувствовали себя обязанными отвечать на письма в свое свободное время.

Личное общение на ежегодных встречах позволяет поддерживать командный дух.

Настоящая связь между людьми возникает только при личном общении. Вот почему организация общих офлайн-встреч команды раз в год или раз в два года оправдывает затраты тех компаний, которые могут себе это позволить. Такие встречи дают возможность команде провести более продолжительные сессии, посвященные стратегии.

“У некоторых членов вашей команды могут быть причины, чтобы не присутствовать на выездном мероприятии. Старайтесь учесть все пожелания, когда планируете такие встречи”.

Организуя в дополнение к этим стратегическим сессиям мероприятия по тимбилдингу, вы будете способствовать укреплению личных взаимоотношений. Еще одна возможность стимулировать личное общение между удаленными сотрудниками – видеочаты. Регулярно назначайте такие видеочаты в паре случайно выбранных членов команды, а в праздник, к примеру, устройте общую видеовстречу сотрудников с распаковыванием полученных подарков.

Об авторе

Мэтью Барби – специалист по оптимизации сайтов и цифровому маркетингу, директор по приобретениям в компании HubSpot и соучредитель Traffic Think Tank.

Источник