Роль номенклатуры дел в организации документационного процесса - Менеджмент и трудовые отношения курсовая работа

Главная

Менеджмент и трудовые отношения
Роль номенклатуры дел в организации документационного процесса

Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждение с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования, ее цели и функции, принципы формирования и внутренняя структура. Порядок разработки и заполнения.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.


Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием первых библиотек и архивов, в частности, древнеегипетских и ассирийских.
Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.
Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.
Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена
П. Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя 1 .
Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х - начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х - библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» дает определение классификации (classification) как: «Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе».
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Специальным классификационным справочником, устанавливающим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел, определяемая в ГОСТ Р 51141-98 как - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Другими словами, номенклатура дел - это классификатор позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам), для оперативного их поиска и использования.
Актуальность темы дипломной работы обуславливается важностью обеспечения для любой организации, учреждения, предприятия упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценнейшей ретроспективной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов.
Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.
Целью данной дипломной работы является изучение номенклатуры дел как классификационного справочника, играющего особую роль в организации всего документационного процесса.
Для ее реализации поставлены следующие задачи:
- ознакомиться с понятием и назначением номенклатуры дел;
- правила заполнения номенклатуры дел,
- порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел;
- рассмотреть номенклатуру, как основу формирования дел.
Для решения поставленных задач были изучены нормативные документы по ДОУ и специальная литература.
В учебных пособиях по делопроизводству Кузнецовой Т.В. 1 , Быковой Т.А., Вяловой Л.М., Санкиной Л.В. 2 , Галахова В.В. 3 авторы рассматриваю вопросы регламентирующие делопроизводство, правила документирования, организации документооборота и хранения документов. Была использована статья Б.В. Альбрехта посвященная роли номенклатуры дел в организации работы с документами.
1 . По нятие и назначение номенклатуры дел
Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждение с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования.
Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или БД.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов . В дальнейшем наличие этого поля (показателя) в автоматизированных системах работы с документами (СЭД) позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре дел, учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения 1 .
Это позволяет, при истечении срока хранения документов, после рассмотрения Экспертной комиссией соответствующего годового раздела описей и акта на выделение документов к уничтожению и подписания их руководством организации параллельно с выделением к уничтожению бумажных документов произвести уничтожение и резервных копий электронных документов на внешнем носителе (обычно DVD±R диске).
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - в бумажных (ручных) системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа.
Номенклатура дел используется и как вспомогательный справочник:
- при изучении структуры учреждения;
- вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно;
- основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
В делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет ряд функций:
- используется как схема систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный год. Заголовки дел из номенклатуры переносят на обложки дел;
- по окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;
- используется при построении информационно - поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства.
Наиболее значимой функцией номенклатуры дел - она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, чтобы определить, где искать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы.
Номенклатура дел является важнейшим организационным документом и определяет не только организацию хранения документов в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве.
Итак, номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел
Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. Разработка номенклатуры дел предусматривает:
- изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;
- изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях - его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т.п.;
- предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);
- предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;
- уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;
- составление и оформление проекта номенклатуры дел;
- согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;
- утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.
При составлении номенклатуры дел прежде всего необходимо определить состав документов.
При определении круга для включения в номенклатуру дел можно использовать перечень типовых документов с указанием сроков хранения 1 .
Первая из них - «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).
Документы в Перечне расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:
- содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т.п.) и специфика ее документирования;
- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
- сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;
- сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.
При составлении номенклатуры дел организации необходимо изучение состава, содержания и числа документов, образующихся в процессе реализации учреждением или организацией своих задач. Изучаются уставы и положения об организации и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации.
При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, - в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.
В соответствии с Перечнем документов со сроками хранения производится предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный - при наличии на то соответствующих оснований.
Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.
Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.
После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:
- уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;
- уточнение заголовков дел, их индексов;
- включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования);» уточнение сроков хранения дел.
Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения.
2.2 Основные требования к составлению номенклатуры дел
Составление и оформление номенклатуры дел - одна из функций службы документационного обеспечения управления организации или предприятия.
Хранение документов относятся к той части делопроизводства, которая в наибольшей степени регламентирована законодательными и нормативными актами. Кроме того, при составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в ряде нормативно-методических документов межотраслевого действия.
Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составление и систематизации заголовков дел и т.д. В документе содержатся также требования к оформлению номенклатуры дел.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, ведомственные перечни и перечни документов, надлежащих на государственное хранение является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел.
Правила делопроизводства в федеральных органов исполнительной власти и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти определили, что номенклатура дел является основой формирования документального фонда федеральных органов и закрепили основные требования к составлению номенклатуры дел и работе с ней в органах исполнительной власти.
При разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Порядок разработки, составления и оформления номенклатуры дел, структурные подразделения, которые участвуют в ее составлении, сроки разработки и введения в действии определяются в инструкции по делопроизводству. Кроме того, инструкция закрепляет порядок расположения разделов в свободной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательность их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о числе и крайних датах дел (томов, частей дела), внесение отметок
в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о числе и категориях дел, сформированных в делопроизводстве.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в организации не было изменений структуры, реорганизации, в ходе которой перераспределялись функции и направления деятельности между структурными подразделениями, если не появились в практике работы новые документы и формы, то ежегодно номенклатура дел только уточняется, оформляется заново и после утверждения руководителем организации вводится в действие. В случаях коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел должна быть разработана заново. Для федеральных органов исполнительной власти установлено, что один раз в пять лет номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в которой сдаются документы на постоянное хранение.
В целом такой порядок должен действовать и в других организациях, сдающих документы в государственные архивы на постоянное хранение.
Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:
- номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
- формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;
- дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Таким образом, в номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает от других организаций и лиц или создает в процессе своей деятельности в течение года. В номенклатуру включаются не только управленческие документы, но и все регистрационные формы - картотеки, журналы (книги) учета. При ведения дела в электронном виде это указывается при составлении номенклатуры в графе «Примечания».
В номенклатуру должны быть внесены также документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращение ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Кроме того, номенклатура может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера.
Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т.д.).
В организациях могут составлять номенклатуру дел структурных подразделений и организации в целом или сводную номенклатуру дел. Служба делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений составляет номенклатуру дел организации (сводную номенклатуру). Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив и экспертная комиссия организации.
При разработке номенклатуры дел необходимо определить внутреннюю структуру этого документа, наличие разделов и последовательность расположения.
Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. Организации, в которых разработана организационная структура, обычно закрепляют ее в штатном расписании, где содержатся наименования всех структурных подразделений и их код. При разработке номенклатуры дел количество и наименование ее разделов должно соответствовать наименованию подразделений и их последовательности, установленной в штатном расписании. Код подразделения, присвоенный ему в штатном расписании, указывается перед наименованием каждого раздела и является частью индекса каждого дела. Первый раздел номенклатуры - название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т.д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.
В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность, Документационное обеспечение и т.п.
В конце года номенклатура закрывается, т.е. заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой «ЭПК».
Таким образом, номенклатура дел становится учетным документам и содержит данные о фактическом количестве дел, заведенных в истекшем году.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи, должны сообщаться архивному учреждению. В номенклатуре дел организации об этом проставляется отметка, которая включает указание должности лица, передавшего сведения, его личную подпись, расшифровку подписи и дату.
Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве организации или учреждения, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел в виде выписок (соответствующих разделов номенклатуры) направляется в структурные подразделения, которые на их основе заводят и формируют дела. Рабочий экземпляр номенклатуры может вестись в службе делопроизводства в электронном виде. В частности, такой порядок установлен для федеральных органов исполнительной власти. В организациях, не передающих свои документы в государственный архив, номенклатура дел оставляется в трех экземплярах.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе ее деятельности.
Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации), примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого ее структурного подразделения. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупной организации номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений или вопросов деятельности.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы архивов организаций указывают, что «Типовая номенклатура дел» устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Конкретная номенклатура дел конкретной организации - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
При оформлении примерной номенклатуры дел нужно помнить, что ее форма должна соответствовать формам конкретных номенклатур организаций, на которые она распространяется.
Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Гриф утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется на титульном листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов, титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита «подпись составителя».
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.
Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии и др. - это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.
2.4 Пр авила заполнения номенклатуры дел
номенклатура дело систематизированный перечень
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных непредусмотренных заранее дел в случае их появления.
Заполнение каждой графы номенклатуры дел производится с учетом требований, закрепленных в нормативно-методических документах.
Каждому делу, заголовок которого включен в номенклатуру дел, присваивают свой индекс. Индексы имеют большое значение для практического использования номенклатуры.
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения (кода) структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03 - 02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02). При обозначении индексов дел используются арабские цифры.
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например: заголовок дела «Приказы по основной деятельности», имеющий в разделе «Канцелярия» индекс 01-04, в разделе «Финансовый отдел» должен иметь индекс 02-04, в разделе «Планово-экономический отдел» - 03-04 и т.д.
Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. В графу в которую включаются заголовки дел (томов).
Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Она основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. Стабильность расположения заголовков обеспечивает быстрый поиск дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, входящих в состав дел, и их взаимосвязью.
Вначале располагают заголовки дел, включающих организационные документы, которые относятся к деятельности организации в целом (например, устав, штатное расписание и т.д.) или структурного подразделения, если составляется его номенклатура (например, положение и должностные инструкции работников); затем заголовки дел с организацио
Роль номенклатуры дел в организации документационного процесса курсовая работа. Менеджмент и трудовые отношения.
Сочинение Месть И Великодушие Дубровский
Реферат: One Flew Over The Cooko
Учебное пособие: Финансовое право
Курсовая работа по теме Экскурсионный менеджмент
Доклад по теме Мой XX век
Биологическая Очистка Сточных Вод Курсовая Работа
Контрольная работа: Функциональные устройства телекоммуникаций
Реферат: Направление ревизионной проверки
Контрольная Работа На Тему Принятие Христианства. Виды Наказаний По Соборному Уложению
Курсовая работа по теме Разработка базы данных для оценки неполной оплаты отгруженной продукции
Дневник Практики Медсестры На Посту
Курсовая работа по теме Характеристика деятельности ФГУ Администрация морского порта Калининград
Курсовая работа по теме UNIX System V
Доклад по теме Хайдеггер Мартин
Функции Государства Курсовая Работа По Теории Государства И Права
Доклад по теме Dire Straits
Практическое задание по теме Расчет бутылкомоечной машины
Реферат: Характер российско-турецких отношений
Курсовая работа по теме Система образів у романі Тауфіка аль-Хакіма 'Повернення духу'
Курсовая работа по теме Математические методы изучения процессов управления
Государственное и муниципальное управление на примере оптимизации системы образования - Государство и право курсовая работа
Материальная и духовная культура Устюженского края в 1920-1930 годах - Культура и искусство реферат
Дослідження динамічних характеристик біполярних транзисторів - Коммуникации, связь, цифровые приборы и радиоэлектроника лабораторная работа