Роботизация рутинных операций или RPA

Что это: ну вы уже поняли… роботы 😊

Отрасли, где применяется: транспорт и логистика, горнодобывающая промышленность, металлургия, энергетика, деревообработка

Изначальная проблематика:

• Высокие трудозатраты персонала на повторяющиеся операции в разных системах, такие как:
• Создание системных документов (например, заявок, заказов, договоров) на основе полученных или сводных данных
• Перенос данных из одной системы в другую при отсутствии прямой интеграции (например, списка утвержденных поставщиков)
• Сверка данных в разных системах
• Формирование сводных данных, в том числе из разных систем (например, для целей формирования отчетности и аналитики)
• Мониторинг статуса документов с отправкой уведомлений (например, заказов поставщикам)

Функции:

• Взаимодействие с приложениями (ERP, SRM, почтовый клиент, браузер): открытие/закрытие, навигация по интерфейсу, ввод данных с клавиатуры
• Работа с папками и файлами: создание, копирование, перемещение, переименование, удаление и проч.
• Чтение и обработка данных, в том числе простые вычисления и логические проверки (если сумма больше 100 000, отправь на согласование)
• Работа с почтой: фильтрация и чтение входящих писем, скачивание вложений, отправка ответов или уведомлений
• Заполнение веб-форм, навигация по сайтам и парсинг данных
• Логирование своих действий и фиксация ошибок
• Запуск по расписанию или по событию (например, при получении письма)
• Режим автономной (без участия пользователя) и управляемой работы

Нюансы внедрения:

• Видимая простота процессов в исполнении человека зачастую оборачивается целым ворохом нюансов, которые необходимо учесть при роботизации
• Важность предварительного анализа процессов и их оптимизация (чтобы не автоматизировать неэффективные процессы)
• Высокая зависимость от чистоты данных и качества НСИ (представьте, как робот «радостно» закидывает в ERP непонятно что из свода в Excel!)
• Хрупкость роботизированных процессов, ведь RPA зависит от стабильности интерфейса программы (предположим, что вы изменили наименование поля или расположение кнопки в вашей SRM, с которой работает робот)
• Более низкая скорость работы, чем у человека (нивелируется за счет параллельного размещения нескольких роботов, а также возможности их непрерывной работы – роботам не нужно на обед или на выходные)
• Риски простоя в рабочих процессах в связи со сложностью обработки исключений из правил

Полученные эффекты:

• Существенное снижение трудозатрат - несмотря на скорость работы и прочие нюансы, робот все же может работать 24/7
• Сокращение backlog’а задач за счет их планомерного и систематического выполнения
• Возможности быстрого масштабирования (можно быстро запустить дополнительные экземпляры ботов и тем самым победить возможные всплески в объемах работ)
• Комплексное сокращение рабочих циклов (например, цикла поставки) за счет своевременной обработки данных и автоматических уведомлений
• Снижение количества человеческих ошибок и всех связанных с ними неприятных последствий
• Улучшение пользовательского опыта у сотрудников и возможность переключить их на выполнение более интересных и стратегических задач

Следите за нами в телеграм Norbit SRM Закупки. Рассказываем об инструментах и сервисах для автоматизации закупок.