Реферат На Тему Субъекты Делопроизводства
Реферат На Тему Субъекты Делопроизводства
Файлы
Обратная связь
Для правообладателей
Реферат - Делопроизводство
Файлы
Академическая и специальная литература
Документоведение и делопроизводство
Делопроизводство / документационное обеспечение управления
Сегодня информационная система организации — столь же равноправная
и необходим ая часть производственной инфра структуры, как и технологическое
оборудование, м атериальные, трудовые и финансовые ресурсы. Проблема работы
с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электрон
ном виде, стала актуальной для многих организаций независимо от направления
их деятельности и формы собственности.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей
организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы
и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв ляются
их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом
определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и
оформлять управленческие документы. организация работы с документами
является координирующим центром конкретного структурного подразделения,
что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего
подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию
телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного
выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам
Документированная информация составляет основу управления, его
эффективность в значительной степени базируется на производстве и
потреблении информации. В современном обществе инф ормация стала
полноценным ресурсом производст ва, важным элем ентом социальной и
политической жизни общества. Качество информации определяет качество
управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.
Цель реферата - систематизация знаний о современном документировании
1. Рассказать историю развития делопроизводства;
2. Описать современное делопроизводство;
3. Описать работу с конфиденциальными документами;
4. Объяснить как проводится подготовка документации по трудовым
отношениям, финансам, снабжению и сбыту.
Объект исследования - документационное управление деятельности.
Предметы исследования – современное делопроизводство.
1. История развития. Современное делопроизводство
1.1. История развития системы государственного делопроизводства в
Термин «делопроизводство» первоначально появляется в устной речи
(предположительно в XVII в.) и относится к про цессу решения (производства)
дела — «дело производить» (ре шать вопрос). При решении любого вопроса
появлялись документы, которые закрепляли достигнутую договоренность,
принятое решение. Уже в XVI в. слово «дело» употребляется в значении
«собрание документов, относящихся к каком у -либо делу, вопросу». Впер вые это
зафиксировано в документах в 1584 г.
В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство.
Приказами в то время именовались орга ны государственной власти. Документы
имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, бо лее прогрессивное по
сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения,
ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях
были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, по явилась
журнальная форма регистрации документов. В нача ле XIX в. коллегии были
заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась
единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки
служебных документов, началось внедрение механизации конторско го труда.
В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к
централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый
порядок документирования, внедрены стандартные требования к форм е и
структуре документов, установлен типовой состав их информационных эле -
ментов. Была предпринята попытка внедрения Единой госу дарственной системы
делопроизводства (ЕГСД). Чтобы иметь возможность применять средства
вычислительной техники, в ряде отраслей были освоены унифицированные
системы документации, пригодные и для традиционных методов обработ ки
1.2. Современное делопроизводство: цели, задачи, основные принципы
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами.
ДелопроизводствоF охватывает весь ком п лекс работFпо созданию иFоформлению
документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету
документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и
использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящееFвремяFтермин «делопроизводство» чаще звучит
какF«документационноеF обеспечение управления» (ДОУ).
ДокументационноеF обеспечениеFуправления выполняетF
специальнаяFслужба, действующая F на правах сам остоят ельного структурного
подразделения. Это FможетFбыть: управление делами, общий Fотдел, канцелярия
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик
и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному
обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально
выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Делопроизводство в организации – важнейшая обслуживающая функция
управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество
принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационнойFформы делопроизводства зависит от решения
руководства и самой службы. Регламентация выбранной формы работы с
документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В современныхFусловиях, к ог даF работа сFуправленче ск ой доку ментациейF во
многих учрежденияхFо сновывается на к омпьютерных техно логиях, функции
служ бы делопроизво дств а не ограничиваю тся т ольк о организацией
доку мент ооборота учреждения, уче т о м док умент ов и к онтролем за их
исполнением. Слу жба делопроизво дства принимает непо средственное участие в
по становк е зада ч при разработк е авт о матизиров анных информационных систем
для работы с доку ментами, в обе спе чении режима до ст упа к информации и
защите информ ации, в совершенствов ании рабо ты с доку ментами.
FFFFFFТаким образом, служба делопроизводства решает три Fосновных комплекса
1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящиеFпередFслуж бойFделопроизвод ства, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут
быть решены с пом ощь ю выполнения следующих ф ункций: разработка и
проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение
изготовления документов, копирования и тиражирования; контроль F качества
подготовки и оформления документов, соблюдение установленной
процедуры согласования и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются
установление единого порядка прохождения документов (документооборота
экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, обеспечение их хранение и использование;
организация работы с обращениями граждан.
ЗадачиFсовершенствованияFформ иFм етодовF работ ы сFдокументамиFвключают
вF себя выполнение следующихFфункций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических
документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных
правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалиф икаци и работников организации и их консультирование
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации
документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами,
совершенствование документооборота организации, повышение
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных
информационных систем и баз данных для работы с документами.
2. Работа с конфиденциальными документами
2.1. Организация работы с документами
По степени ограничения доступа различают документы открытые
(несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с
ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно
секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования и
конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).
Перечень сведений конфиденциального характера
1. Сведения о ф актах, событиях и обстоятельствах частной жизни
гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные
данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в
средствах массовой информации в установленных федеральными законами
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также
сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты,
осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004г.
№ 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных
участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными
правовыми актами Российской Федерации.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной
власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и
федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым
ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и
федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна
переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым
ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Фед ерации и
федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного
образца до официальной публикации информации о них.
К служебным документам конфиденциального характера относятся
документы, содержащие информацию закрытог о типа, в частности коммерческую
Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ
следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-
техническую и иную используем у ю в организации информацию, обладающую
реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в
её получении, но не имеющих законных оснований для свободног о ознакомления
С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный закон «О коммерческой
тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением
информации к коммерческой тайне, указывает меры обеспечения её защиты от
Гриф доступа к документации, содержащей коммерческую тайну, ставится
на всех экземплярах документов, а также их черновиках т копиях.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как
правило, на малых предприятиях организуется секретарём-референтом, на
средних и крупных – руководителем канцелярии.
Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в
структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные
документы, должны нести руководители структурных подразделений.
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами,
содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:
работа с конфиденциальными документами должна производиться в
отдельном, специально для этого оборудованном помещении;
выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок
свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
передача докум ентов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию
(а внутри организации из подразделения в подразделение) производится
только с разрешения соответствующего руководителя.
Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно
от других документов – в особых помещениях в запираем ых и опечатанных
несгораемых шкафах или сейф ах (в отдельных случаях – под охраной и с
2.2. Технология обработки документов
Правовой базой охраны внутренних секретов организации является
Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. Закон
направлен на решение следующих вопросов:
отнесение информации к коммерческой тайне;
регулирование передачи такой информации;
предупреждение недобросовестной конкуренции;
определение сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.
Информация составляет служебную или коммерческую
(предпринимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или
потенциальную коммерческую ценность для организации в силу неизвестности её
третьим лицам, к ней нет свободного доступа и обладатель предпринял для её
защиты меры, предусмотренные Законом.
К коммерческой тайне можно отнести научно-техническую, конструкторско-
технологическую, производственную, финансово-экономическую и некоторую
другую информацию. Перечень сведений, которые не м ог ут считаться
коммерческой тайной, установлен Законом.
Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне» режим коммерческой
тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений:
сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и
документах, дающих право на осуществление предпринимательской
данных о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной
безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке,
безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах;
сведений о составе имущества государственного и муниципального
унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании
ими средств соответствующих бюджетов;
данных о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях
труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного
травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных
рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций;
сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по
данных о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах
привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени
юридического лица без доверенности;
данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов
государственной или муниципальной собственности.
Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне также не могут быть
отнесены бухгалтерская и налоговая отчётность, сведения, необходимые для
проверки правильности исчисления и уплаты налогов, документы об уплате
налогов и документы, подтверждающие платёжеспособность организации.
В целях введения в организации режима коммерческой тайны – защиты
конфиденциальности соответствующей информации – необходимо:
1. Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.
2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные
меры по охране конфиденциальной информации.
При введении режима коммерческой тайны следует определиться:
какие сведения, документы нуждаются в защите;
для каких конкурентов они могут представлять интерес;
какие элементы информации являются наиболее уязвимыми;
как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут
во что обойдётся защита конфиденциальной информации с
финансовой и организационной точки зрения.
Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений
предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности,
профессиональное обучение персонала требованиям работы с
конфиденциальными документами, материальное стим улирование руководством
организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом
«Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и
документооборота на предприятии. Ст рогое привлечение к ответственности
сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному
делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к
конфиденциальной докум ентации можно достичь путём увеличения различных
административных, технологических и других барьеров. Это делается для того,
чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений
предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные
‹
1
2
3
4
›
Файлы
Обратная связь
Для правообладателей
Реферат - Делопроизводство
Реферат : Понятие делопроизводства - BestReferat.ru
Понятие делопроизводства , его элементы | Субъекты делопроизводства .
Реферат "Современное делопроизводство в РФ"
Понятие делопроизводства , его элементы
Эссе На Тему Кто Сформировал Современную Карту
Теория Поведения Потребителя Реферат
Остроухов Золотая Осень Сочинение Для 2
Защита Авторских Прав В Интернете Курсовая
Взаимовыручка Сочинение Аргументы Из Жизни