Реферат Контроль Исполнения Документов В Сэд
Реферат Контроль Исполнения Документов В Сэд
Файлы
Обратная связь
Для правообладателей
Реферат - Системы электронного документооборота
Файлы
Академическая и специальная литература
Документоведение и делопроизводство
Делопроизводство / документационное обеспечение управления
Документооборот
Электронный документооборот
Введение……………………………………………………………………………….3
1.Системы электронного документооборота………………………………………..4
1.1 Документооборот в мире безбумажных технологий……………………….......4
1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием…………5
1.3 Системы управления электронным документооборотом………………….......8
1.4 Корпоративный электронный архив…………………………………………....12
2.Информационно – поисковые технологии для электронного
делопроизводства…………………………………………………………………....14
Заключение………………………………………………………………………...…17
Список литературы…………………………………………………………………..18
Основной цель ю данной контрольной работы является раскрытие понятия
«системы электронного документооборота». Основой этой системы является
документ. Документ – определенным образом у порядоченная информация. В
свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно
взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная
для выполнения определенных функций и обладающая определенными
свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими
элементами в системе электронного документооборота и являются документы.
Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта,
водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента –
без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает
практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую
деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без
документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является
обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер
С развитием информационных технологий для документооборота
открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети
Интернет и ег о важным атриб утом - элект ронной почтой, проблема расстояния
перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ
приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,
появилась другая – защита информации, которую содержит электронный
документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому
настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.
1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Документооборот в мире безбумажных технологий
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве,
культуре требует адекватной реакции со стороны и нформационных технологий.
Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и
информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.
В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи.
1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации
в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:
соответствующей производительной вычислительной техники, высокой
пропускной способности коммуникационных линий, технологичности
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки
(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не
примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор,
заверенный электронной подписью и т.п.).
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики
требует интенсификации и четкой организ ации всего предприятия , вплоть до
каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности,
прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как
катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и
эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного
делопроизводства и документооборота.
1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием
Для эффективного менеджм ента в деятельност и любого предприятия
информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаем ый и
управляемые процесс. Т иповым информационным объектом, фиксирующим и
регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.
Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия
принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе
делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного
обмена – документопоток.Для любой организации можно выделить три основных
потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих
документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов,
учета, регистрации, контроля за исполнение м, формирования дел, организации
В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой
государственной системой документационного обеспечения управления
(ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня
хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы
работы с документами. В то ж е время сегодня желательна детальная
регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная
до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных
Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного
обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией
модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а
также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим
местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию
документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию
документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в
управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,
позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных
Электронный оф ис предполагает организацию работы групп пользователей
над совместным решением сложных распред еленных задач в электронных
компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня
существует большое число концепций построения электронного оф иса, в
частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию
“workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами,
необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно
пересылать документы из одного подразделения в друг ое без временных
задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль,
поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.
Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.
Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми
человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую
Внешний срез проблемы упирается в большое число документов,
предлагаемых в бумажном виде. Классическими прим ерами являются письма и
факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства
к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии
оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR).
Последние достижения в этой области послуж или толчком к активному
внедрению технологий электронного доку ментооборота, в том числе и у нас в
стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет
интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями
архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу
построения системы управления электронным документооборотом.
1 .3 Системы управления электронным документооборотом
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена
интеграции процессов документального обеспечения управления
предприятием в рамках единой информационной системы;
повышение информированности руководства и специалистов за счет
увеличения объемов информационного хранения, централизированной
обработки информации, уменьшения времени поиска документов и
соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения
уменьшения стоимости документационного обеспечения управления
предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к
электронному, сниж ения стоимости копирования и передачи бумажных
уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов
документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в
интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
создание качественно новой информационной базы для последующего
совершенствования процессов документационного обеспечения управления и
СУЭД должна соответствовать существующей информационно –
организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать
модификацию по мере совершенствования этой структуры.
СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного
обеспечения управления предприятием, включая:
1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно –
распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм
документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация
архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).
Объектом автоматизации являются процессы:
подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения
организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных,
плановых, информационно – справочных и других управленческих
работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Основные требования к системе состоят в следующем. Для
информационного обмена в системе должна испо льзоваться корпоративная
вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные
пользовательские системы. СУЭ Д должна взаимодействовать с электронной
почтовой системой и автоматизированными системами управления
предприятием. Система долж на допускать круглосуточный режим
функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния
системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и
расширять функциональные характеристики системы.
СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,параметров,
адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента
документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).
Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее
дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть
предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных
платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств
хранения информации на более производительные (емкие).
Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания
документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4,
а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание
должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и
Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:
оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных
документов путем сканирования (получение электронных графических
образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);
оперативного и потокового ввода электронных докум ентов из других
передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе
графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и
адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
поиска и извлечения документов из электронного архива;
вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в
электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы
Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:
проектирование представлений стандартных форм документов для их
потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть
подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR ) –
стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).
Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:
создание электронных документов средствами подсистемы;
ведение версий (редакций) документов и их авторства;
защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
электронное визирование документов (электронная подпись);
связывание документов в логические группы;
организацию потока работ с документами: задание м аршрута (регламентного
или ситуационного) движения докум ентов и условий осуществления работ с
допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с
установленными правами пользователей;
протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
управление маршрутами движения документов;
контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».
Возможный состав программных инструментальных и технологических
средств, ориентированных на управление докум ентами и докум ентооборотом, а
также средств реализации процедур работы с документами м ожет быть
средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
средства для создания электронных документов;
средства для организации и работы с электронным архивом;
технологические средства, ориентированные на управление
технологические средства, ориентированные на управление документами;
инструментальные средства разработки приложений, реализующих
специфические функции и технологии работы с документами.
Программные технологические пакеты, ориентированные на управление
документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с
приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе
Инструментальные средства для разработки приложений должны быть
такими, чтобы приложения, разработанные с их пом ощью, интегрировались в
программную среду управления документами и документооборотом.
‹
1
2
›
Файлы
Обратная связь
Для правообладателей
Реферат : Анализ организации контроля исполнения ...
Реферат - Системы электронного документооборота
Реферат : Системы электронного документооборота .
Система электронного документооборота . Курсовая работа...
Реферат по теме "Автоматизированные системы ..."
Системы электронного документооборота | РЕФЕРАТ
Электронный документооборот | реферат
Контроль исполнения документов
Автоматизированные функции контроля исполнения документов
Реферат на тему «Значение контроля использования документов »
Системы электронного документооборота - Управление...
Контроль исполнения документов
реферат - Организация контроля исполнения документов ...
Реферат На Тему Что Такое Технология
Проверка Курсовой На Плагиат Бесплатно
Сочинение Про Лес 9 Класс
Написать Сочинение Про Свой Регион
Дипломный Отдел Санкт Петербургского Порта Официальный Сайт