Разработка электронного документооборота для спортивного клуба - Программирование, компьютеры и кибернетика курсовая работа

Главная

Программирование, компьютеры и кибернетика
Разработка электронного документооборота для спортивного клуба

Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Разработка электронного документооборота для спортивного клуба
1.2 Анализ существующих информационных систем данного класса «1C : До кументооборот»
Разработка российской софтверной фирмы «1С» для автоматизации документооборота и управления взаимодействием сотрудников. Типовая конфигурация «1С: Документооборот 8» на новой платформе «1С: Предприятие 8.2» является преемником программного продукта «1С: Архив 3». «1С: Документооборот 8» обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота, в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Не имеет отраслевой специфики.
Разработка компании DocsVision. СЭД DocsVision решает такие задачи управления документами и процессами, как автоматизация документооборота и архива документов, автоматизация управленческих процессов, поддержка современных методик управления в концепции информационного менеджмента (управление качеством, процессное управление, управление знаниями), синхронизация бизнес-процессов и документооборота в ваших филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах. DocsVision основан на платформе Microsoft.NET на стороне сервера и предоставляет полнофункциональный Windows пользовательский интерфейс, базирующийся на COM компонентах на стороне клиента. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP. Все клиентские компоненты системы автоматически загружаются в Internet Explorer. Система аутентификации пользователей интегрирована с Microsoft Active Directory. Хранилище системы базируется на Microsoft SQL Server 2005/2008.
Разработка компании «ЛАНИТ». LanDocs - программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM). Основные функции LanDocs - работа с электронными документами, автоматизированный контроль исполнения поручений, интеграция с внешними Windows-приложениями, интеграция с электронной почтой, работа через Интернет, территориально-распределенный документооборот, обеспечение информационной безопасности. LanDocs представляет собой пакет прикладных программ-компонент: «LanDocs: Делопроизводство», «LanDocs: Сервер документов», «LanDocs: Сканирование документов», «LanDocs: Пакетное сканирование документов», «LanDocs: Почтовая подсистема», «LanDocs: Интернет доступ», «LanDocs: Подсистема безопасности», «LanDocs: Маршрутизация (WorkFlow)», «LanDocs: XML-подсистема обмена», «LanDocs: Сервер контента», «LanDocs: Администратор», «LanDocs: Дизайнер форм», «LanDocs: Планировщик», «LanDocs: OLE-SDK». Система LanDocs существует в варианте ПО экономического класса - «LanDocs: SMB».
Разработка компании «Аплана», входящей в ГК «АйТи». Создана в 1996 году для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. СЭД, построенная на основе «БОСС-Референта», состоит из нескольких уровней. Первый - «железо» и платформа (операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо». Второй - технологическая платформа IBM Lotus, являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой и включающая серверный компонент Domino и клиентский Notes. Третий - система «БОСС-Референт», представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из модулей «баз данных» формата nsf. Четвертый - клиентские места пользователей, которые могут работать с помощью как клиента Lotus Notes, так и Web-браузера. «БОСС-Референт» имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы, представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino. К функциональным модулям относятся «Канцелярия», «Принятие решений», «Поручения». Общесистемные словари и справочники - это модули «Справочник организации», «Внешние адресаты», «Словари». Общесистемные сервисы - модули «Коммутатор», «Кабинет», «Поиск», «Регистратор». К архивным модулям относятся модули «Настройки Принятия решений», «Протокол», «Транспорт», «Шаблоны», «Электронные образы».
Разработка компании «Электронные Офисные Системы». Первая версия выпущена в 1996 году. СЭД «ДЕЛО» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система представляет собой законченный тиражируемый «коробочный» продукт», обладает практически неограниченной масштабируемостью. В ней могут одновременно работать от единиц до сотен тысяч пользователей. В СЭД «ДЕЛО» реализованы, в частности, обеспечение защищенного электронного документооборота с использованием ЭЦП и специальных криптографических средств, возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование». Система обеспечивает полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. Имеется Web-доступ ко всем данным и функциям (опция «ДЕЛО-Web») и возможность ведения финансового электронного документооборота - интеграционное решение «ДЕЛО-1С». Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.
Разработка компании Cognitive Technologies. Стандартная конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота, управления договорной деятельностью и содержит 5 регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и 10 шаблонов журналов, справок и отчетов. В базовой версии системы «ЕВФРАТ-Документооборот» реализована интеграция с рядом популярных программных продуктов и приложений: электронной почтой и Microsoft Exchange Server, интеллектуальной службой каталогов Microsoft Active Directory, проводником Microsoft Windows, пакетами офисных приложений Microsoft Office и OpenOffice, системами массового ввода документов Cognitive Forms и Cognitive Passport, системой «1С: Предприятие» версий 7.7 и 8.0. В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используются встроенный модуль просмотра и печати, технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), встроенный генератор отчетов, технология морфологического анализа текста, механизм работы с иерархическими словарями и справочниками, встроенные средства взаимодействия удаленных серверов, встроенный «Монитор безопасности», а также подсистемы «Работа с шаблонами», «Автоматическая обработка документов и событий», «Автоимпорт документов» и «Понимания документов».
Разработка компании «Гарант Интернэшнл». «Эффект-Офис» - свод идей и концепций, ориентированных на решение задач, возникающих при работе с электронными документами. Основная идея продуктов «Эффект-Офис» - максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами. Программным воплощением «Эффект-Офис» являются продукты двух классов. Effect Office предназначен для малых и средних предприятий, с количеством пользователей до 200. Ядром продукта является СУБД собственной разработки. Effect Office Enterprise предназначен для средних и крупных предприятий, с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется MS SQL.
СК осуществляет свою деятельность согласно календарному плану работы, составленному директором СК в соответствии с целями и задачами СК на год, и согласованному с Советом СК.
Деятельность спортивного комплекса регулируется действующим законодательством, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти, осуществляющим функции в сфере физической культуры и спорта, Уставом Университета, Положением об СК, приказами ректора Университета и иными локальными актами Университета.
СК представляет ежегодные отчеты о своей деятельности администрации АлтГУ, докладывает на собрании трудового коллектива, освещает свою деятельность в печати.
Объем информации, который используется в процессе функционирования СК, постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется. Персоналу организации, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы СК, ухудшая ее. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом приводит к ряду проблем:
o накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
o документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
o тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
o создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
o на подготовку и согласование документов тратится много времени.
В связи с вышеизложенным очевидно, что назрела необходимость модернизации системы ведения документооборота СК «Университет», посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы документооборота. Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все вышеперечисленные проблемы, а также:
o обеспечит слаженную работу всех подразделений;
o упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
o повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
o повысит оперативность доступа к информации;
o позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
2.2 Концептуальная модель данных в BPWin
На основании информации, полученной в результате анализа предметной области можно построить модель процессов документооборота, протекающих в данной предметной области.
Контекстная диаграмма отражает интерфейс системы с внешним миром, а именно, информационные потоки между системой и внешними сущностями, с которыми она должна быть связана. Она идентифицирует эти внешние сущности, а также, единственный процесс, отражающий главную цель или природу системы насколько это возможно.
Документооборот в СК «Университет» осуществляется с помощью правил и ограничений, согласно которым выполняется работа. Например, Устав университета, Законодательство РФ, нормативно-правовые акты. Также работа выполняется за счет механизмов и ресурсов, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процессе работы (например, оборудование, людские ресурсы). На вход документооборота поступают различная корреспонденция. На выходе получаем данные или объекты, появившиеся в результате выполнения работы.
Рассмотрим логическую модель управления документооборотом более подробно. Выделяют входящий, исходящий и внутренний документопоток.
· Входящий документопоток складывается из:
Ш документов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации управленческой деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
Ш документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров об оплате за обучение (счет-фактура, платежные поручения и др.).
Ш документы от сотрудников и учащихся АлтГУ (жалобы, заявления, справки и т.д.).
· Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в учреждении и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. К исходящим документам можно отнести: конкурсные заявки, письма, положения о соревнованиях, отчеты, графики мероприятий
· Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в организации, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах предприятия. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, графики мероприятий, выписки из приказов, представления (на получение спортивной стипендии), календарный план и др.
Основные принципы организации документооборота:
o прохождение документов должно быть оперативным;
o каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
o порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.
Бизнес-процессы документооборота СК можно разделить на три категории:
o Прием и учет входящей документации.
o Формирование исходящей информации.
В процессе обработки входящих документов образуется ряд внутренних, а также исходящих документов, которые подвергаются дальнейшей обработке в следующих блоках.
o проводит идентификацию личности, представившей документы;
o проверяет правильность и полноту заполнения прилагаемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ;
o проверяет наличие всех необходимых документов для данного вида распоряжения или запроса;
o назначается срок исполнения документа.
При поступлении документы регистрируются и поступают на рассмотрение одному из руководителей организации или непосредственно адресату. Руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа, исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело.
Корреспондент отправляет адресату необходимую документацию. Далее сотрудник спортивного комплекса принимает документ и смотрит, существует ли такой корреспондент в справочнике, если нет, то заводит новую запись. Рассмотрение входящего документа получателем происходит следующим способом: формируется резолюция, документ отправляется в работу. Исполнителям, указанным в резолюциях доставляются уведомления и поручения. Документ может быть поставлен на контроль. После этого сотрудник анализирует полученный документ и регистрирует его. Этапы регистрация: создаётся карточка, формируется номер, записывается дата регистрации, указывается дело и другие атрибуты. Карточка сохраняется в базе данных. Документ отправляется в системе на рассмотрение.
Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т.п.).
Этап подготовки и оформления внутреннего документа осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:
o проверка правильности оформления;
o подписание документа руководителем;
На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:
o подшивка исполненного документа в дело.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.
Процесс формирования исходящей документации.
Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:
o разработку проекта документа в структурном подразделении;
o согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
o утверждение документа руководством;
Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.
Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.
Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.
Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.
Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.
Маршрут документа - это последовательность стадий обработки документа, которая настраивается для типов документов администратором системы. Маршрут может включать следующие стадии обработки документов:
Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: На начальной стадии документ подготавливается и анализируется, после чего согласуется с руководством. Если нет замечаний по документу, то его приводят к исполнению и отправляют к нужному корреспонденту, если есть недочеты, то документ возвращается на стадию анализа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания.
Стадия «согласование» может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап создается с помощью одного из следующих блоков согласования:
Таблица 1 - «Документы» (Documents).
Таблица «Корреспонденты» (Correspondents) предназначена для хранения данных о корреспондентах. Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, хранятся в БД. В случае регистрации документа, поступившего / отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Таблица 2 - «Корреспонденты» (Correspondents).
Таблица 3 - «Пользователи» (Users).
Таблица 4 - Направление документа» (DocDirections).
Таблица 5 - «Статус документа» (DocStates).
Таблица 6 - «Тип документа» (DocTypes).
Помимо таблиц в базе данных находятся хранимые процедуры:
1. Добавление пользователя (add_user) - процедура предназначена для записи в базу данных нового сотрудника.
Таблица 7 - Описание входных параметров процедуры add_user
Роль пользователя (1 - администратор, 2 - пользователь)
2. Редактирование данных пользователя (edit_user) - процедура предназначена для обновления в базе данных информации о конкретном пользователе.
Таблица 8 - Описание входных параметров процедуры edit_ user
Роль пользователя (1 - администратор, 2 - менеджер)
3. Удаление сотрудника (del_user) - процедура предназначена для удаления из базы данных конкретного пользователя.
Таблица 9 - Описание входных параметров процедуры del_ user
Вызов процедуры происходит в методе buttonDel_Click главной формы (UserListForm): usersTableAdapter.del_user (user_id); Процедура ничего не возвращает.
4. Астахова Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. - М.: 2010. №2. С. 3-9.
5. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л.П. Афанасьева. // Секретарское дело. 2008. №1. С. 26-34.
6. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. Пособие для вузов М.: Эксмо, 2008. 624 с.
7. Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2010. 272 с.
8. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному М.: Термика, 2007.
9. Быкова Т.А. Делопроизводство: учеб. Для вузов М.: МЦФЭР, 2009. - 558 с.
10. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2011. 272 с.
11. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения. // Секретарское дело. 2011. №10. С. 17-22.
12. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2006. 220 с.
Назначение системы электронного документооборота. Построение функциональной модели поставки товаров в супермаркет. Основные свойства системы электронного документооборота ООО "Ксенокс". Особенности проектирования системы обеспечения продукцией в BPwin. курсовая работа [1,4 M], добавлен 15.01.2010
Описание высшего учебного заведения как отрасли производства. Основные задачи кафедры, организация документооборота. Анализ существующих средств электронного документооборота. Обоснование необходимости разработки, целей, назначения и структуры модели. курсовая работа [345,4 K], добавлен 06.05.2011
Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов. дипломная работа [1,7 M], добавлен 17.03.2013
Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015
Решения по разработке системы электронного документооборота, государственные инициативы и стандарты в данной области, существующие проблемы и направления их разрешения. Модель данных общей и пользовательской части, принципы разработки интерфейса. дипломная работа [1,9 M], добавлен 20.12.2013
Аппаратное, сетевое, программное обеспечение предприятия. Разработка системы электронного документооборота. Последовательность создания и технология построения информационной системы. Выбор системы управления базами данных, среды разработки приложения. дипломная работа [1,5 M], добавлен 15.10.2013
Создание системы электронного документооборота для компании ООО "ФТН Монитор". Общая информация об автоматизируемом объекте. Исследование состава информации. Обзор существующих программных продуктов. Описание программного продукта и его установка. дипломная работа [1,9 M], добавлен 27.05.2015
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .

© 2000 — 2021



Разработка электронного документооборота для спортивного клуба курсовая работа. Программирование, компьютеры и кибернетика.
Скачать Реферат Торрент
Курсовая работа по теме Оборудование для герметизации устья скважины
Дипломная работа: Приёмник радиолокационной станции диапазона 800 МГц
Дипломная работа по теме Финансовый исследование предприятия на примере турфирмы
Реферат: Методические рекомендации по подготовке к зачетам, экзаменам и написанию курсовых работ для студентов 1 курса заочной формы обучения (направление 031600 «Реклама и связи с общественностью», на базе среднего общего образования)
Реферат по теме Народно-освободительная борьба в период присоединения Казахстана к России
Курсовая работа по теме Исследование толерантности и ксенофобии в социокультурной ситуации современного российского мегаполи...
Реферат: Вышеград. Скачать бесплатно и без регистрации
Курсовая работа: Общественные отношения в сфере деятельности органов государственной безопасности на современном этапе
Реферат: Основные понятия рецидивной преступности
Как Вы Понимаете Слово Обломовщина Сочинение
Курсовая работа по теме Самоорганизация и саморегулирование кризисных явлений
Структура Медицинских Отходов В Многопрофильных Лпу Реферат
Курсовая работа: Оценка качества кредитного портфеля
Реферат: Статистика на транспорте. Скачать бесплатно и без регистрации
Курсовая Работа На Тему Сущность И Природа Современных Денег
Дипломная работа: Социальная работа с молодежью в службах занятости
Реферат по теме Российский народ и формирование общества в России
Отчеты По Практике По Экономическому Анализу
Курсовая работа: Організація позакласної роботи в загальноосвітній школі
Обучение иностранному диалогу - Иностранные языки и языкознание дипломная работа
Сталинградские мемориалы - История и исторические личности реферат
Характеристика оборотных активов организации - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа