Работай как машина: тайм-менеджмент от Илона Маска

Как тратить больше времени на развитие своего бизнеса, но делать это не в ущерб семье, хобби и отдыху?

Анупам Раджей (Anupam Rajey), маркетолог и генеральный директор Acelerar Tech, научился выжимать дополнительное время из своего рабочего графика. А помогли ему в этом видео выступления Илона Маска.

Илон Маск, генеральный директор Tesla Motors, SpaceX, выработал собственную систему таймменеджмента, которая помогает добиваться успеха в бизнесе. Анупам изучил её и выделил восемь ключевых советов, а мы перевели и предлагаем вам использовать их для повышения продуктивности.

Илон Маск на фабрике Tesla в городе Фримонт, Калифорния

1. Объединяйте дела

Объединяйте задачи, если это не повлияет на качество выполнения.

Например, я тренируюсь в зале каждое утро около получаса. После возвращаюсь домой и делаю свежевыжатый сок, а затем читаю новости в интернете и разбираю электронную почту. Всё это занимает 2 часа (а могло бы и больше, если бы зал находился далеко).

Попробуем сжать это время до минимума:

Слушаем аудио-новости на телефоне во время тренировки.
Готовим и пьем сок, одновременно отвечая на почту.

Так мы спасём примерно час времени. Попробуйте сделать то же самое со своим графиком:

Выберите типичный день и запишите все свои дела до мельчайших подробностей: умылся, выпил кофе, поиграл с котом, поехал на работу и так далее. Сложно, но через это нужно пройти, чтобы действовать дальше.
Теперь у вас есть 90% ежедневных действий и начинается творческий процесс: попробуйте найти связь между 2-3 из них, попробуйте объединить их также, как я объяснял выше.
Сделайте несколько комбинаций и выполняйте их каждый день, если работает плохо ― корректируйте.

Например, добавлять товары или обрабатывать заказы в Эквид-магазине можно в дороге, во время обеда или в любое другое время. Это просто с мобильным приложением Эквида.

2. Оптимизируйте электронную почту

Как-то Илон Маск сказал, что главный его талант ― отправка электронных писем. Шутки шутками, а с почтой он действительно работает отменно. Илон считает, что главное — делать сообщения краткими и сортировать.

Ярлыки и папки для сортировки сообщений знакомы многим, а вот объём сообщения ― деликатная тема. Про это хорошо сказал Гай Кавасаки из Apple Inc, по его словам оптимальное количество информации и текста ― это ответы на пять вопросов:

Кто вы?
Чего вы хотите?
Почему вы говорите об этом мне?
Почему я должен сделать то, о чём вы просите?
Что дальше?

Меньше пяти предложений, и письмо будет звучать сухо и грубо. Больше пяти ― и оно слишком длинное.

И ещё один совет: чтобы экономить время при отправке, добавьте все адреса электронной почты в один аккаунт. Так вы сможете выбирать ящик, с которого отправится письмо, без переключения аккаунтов.

Как настроить сбор писем из других аккаунтов на один адрес:

3. Составьте строгое расписание

Обычная неделя для Илона Маска выглядит так:

Понедельник: он в SpaceX в Лос-Анджелесе.
Вторник и среда: в Tesla в Пало-Альто, Калифорния.
Четверг и половина пятницы: обратно в SpaceX.
Оставшаяся половина пятницы: в Tesla Design Studio, которая находится рядом с SpaceX.
Выходные: с семьей.

Если вам нужна стабильная эффективность, практикуйте подобный график. Например:

Каждое утро 2 часа на проверку заказов и общение с покупателями.
Вторник и четверг ― работа с почтой, упаковка и отправка товара.
Понедельник, среда, первая половина пятницы ― производство.
Вторая половина пятницы ― финансовые вопросы.

Для составления расписания можно использовать Google Календарь.

4. Собирайте обратную связь

Илон говорит:

Прислушивайтесь к обратной связи и думайте о том, что вы сделали, как сделали и, главное, что нужно, чтобы делать это ещё лучше

Я инвестировал примерно в 30 компаний. Неудачу терпели те, где директора уверены, что их продукт лучше всех. Хотя на самом деле это обычная когнитивная предвзятость ― думать, что деятельность, в которую мы вложили всё, самая-самая.

«Что идёт не так?» ― надо постоянно думать об этом, подвергать сомнению свои решения, как если бы это была чужая компания, чужая работа. Без этого можно легко и незаметно потерпеть неудачу.

Тяжело посмотреть на себя объективно? Всё выглядит слишком хорошо? Найдите человека, которому доверяете и расспросите его.

Пример: В 1987 году Пол О’Нил стал генеральным директором Alcoa (Aluminium Company of America) и всего за один год превратил убыточную компанию в гигантское предприятие и увеличил годовой доход в 5 раз.

О’Нил использовал обратную связь. Он пообщался рабочими и управляющими и выяснил причину, по которой компания работает плохо ― высокая частота несчастных случаев на производстве. Пострадавшим приходилось заниматься лечением, а не работой, это и губило производительность.

Пол решил сделать Alcoa самым безопасным местом с нулевым процентом происшествий. В первый год он сосредоточил все свои усилия на укреплении мер безопасности и выстраивании политики Alcoa. Каждому рабочему дали персональный номер, чтобы звонить при несчастном случае. На удивление вместо этого сотрудники звонили и давали практические советы по улучшению операций.

В книге «Сила привычки» упоминается, что Пол сидел в своем кабинете и составлял список шагов для повышения безопасности, а потом анализировал каждый из них и вносил все возможные улучшения. Благодаря этому он добился огромных результатов за год, а не за десятилетие.

Организовывайте обратную связь, так вы ускорите свой путь к успеху.

5. Упрощайте и планируйте

Илон выступает за рациональное мышление. Чтобы понять, как что-то работает, надо разобрать это до основания. Пример: большинство людей думает, что создание успешного бизнеса ― это сложно. Но что если не делать из этого недостижимую цель, а просто попытаться упростить.

Задайте правильные вопросы:

Что такое бизнес?
Что называется «успешным» бизнесом?
Как бизнес становится успешным?

И дайте на них четкие ответы:

Бизнес ― это продажа товара или услуги за определенную плату.
Успешный бизнес ― востребованное дело, которое приносит прибыль.
Бизнес может стать успешным, если сделать первое, второе, третье…

Распишите эти шаги, разбейте большие задачи на маленькие. Так вместо недостижимой мечты вы обретаете план действий. Этот метод поможет побороть неуверенность, которая убивает время и эффективность.

6. Начинайте работать раньше

Лайфхаков в этом пункте нет, если начинать рабочий день раньше и не халтурить ― успеете больше.

Илон говорит, что ложится примерно в час ночи, а встаёт уже в 7 утра. Да, всего около 6 часов сна. Некоторым это подходит, но если вам нужно больше ― прежде всего слушайте организм. Но это не отменяет того, что вставать лучше рано. Как это делать:

Никакого кофеина на ночь.
Не переставляйте будильник утром, никаких «ещё 10 минут». Уберите его подальше, чтобы нельзя было выключить просто так.
Пишите план грядущего дня вечером.

Это так просто и так сложно одновременно, но ради эффективности стоит сделать эти три пункта привычкой.

7. Автоматизируйте и делегируйте

У Илона целая команда высококлассных сотрудников. Приходя в SpaceX, он ожидает, что они будут готовы к любому текущему вопросу о делах. Это значит, что ему не придётся тратить время на поиск ответов, которые способны найти подчинённые, экономя его время.

Автоматизация рутинной работы позволит отдать выигранное время для чего-тобольшего. Разберем на примере интернет-магазина.

Еженедельное обновление каталога товаров, разработка лендингов под распродажи и новинки, отслеживание складских остатков, заполнение описания и другие операции легко может выполнять наёмный сотрудник (даже удалённый) или аутсорсинговая компания.

Главное ― не экономить и выбирать профессионалов, доверять тому, что они делают. Проверять, исправлять и расплачиваться за ошибки ― не то, чем стоит занять освободившееся время.

8. Ищите критику

Илон советует настойчиво выпрашивать критику со стороны семьи и друзей. Родные часто видят недостатки, но молчат, чтобы не расстраивать близкого человека. Это ничто иное, как потеря обратной связи и отличных идей для улучшения бизнеса.

***

Попробуйте применить эти принципы и увидите, что у вас больше времени, чем вы думали. Не бойтесь рушить старые привычки, проанализируйте свою работу и найдите то, что можно улучшить.

У вас есть свои рецепты, как экономить время и успевать больше? Поделитесь ими в комментариях.