Работа со справочниками

Работа со справочниками

Петр Кондауров t.me/pkondaurov

Прием в гугл-таблицах, позволяющий работать со справочниками настолько крут, насколько и прост в реализации. Функция "проверка данных" -> "выбрать значения из диапазона" позволяет вводить одни и те же значения, выбирая их из списка

Фрагмент CRM системы для ИТ компании


Зачем это нужно?

У айтишников есть три формы нормализации и нужно это, чтобы избежать ошибок при введении и управлении данными. Если мы будем, к примеру, вводить руками имя нашего сотрудника, при указании каждой продажи, то рискуем где-то написать это имя неверно и для системы это будет уже совсем другой сотрудник и при подсчете суммы всех продаж по этому сотруднику эта сумма уже не попадет. Да и просто напросто это удобно - вводить значения из списка, введя первые буквы, а не набирать слово каждый раз.


Как понять, что данные нужно отнести к справочникам?

Все просто - если одно и то же значение встречается в нескольких таблицах, значит его нужно делать справочником. Примеры:

  1. Имена сотрудников
  2. Название фирм клиентов
  3. Выставленные счета
  4. Наименования продукции или услуг
  5. Номера контрактов

и др.

Как это сделать?

  1. Сначала нужно определить первичное место появления значения в справочнике. То место, где значение появляется в первую очередь. Для большинства случаев я создаю отдельный лист "справочники", куда сам ввожу значения. Но бывают случаи, когда это могут быть рабочие листы, например - выставленные счета.
  2. Определить области, куда эти значения будут вставляться - зависимые таблицы. И в этих ячейках нужно выполнить следующее: правой кнопкой - "проверка данных" - Правила: "Значения из диапазона" - выбрать диапазон, в котором перечислены значения справочника.

Рекомендации:

  • Соблюдать правило: "Один столбец - один справочник" - это позволит указывать в качестве справочника целый столбец, и значения этого справочника можно будет пополнять, не переживая, что они не попадут в диапазон
  • Не изменять значения справочника. Запомните, если вы измените значения справочника, то в остальных таблицах, где использовалось это значение, изменения не произойдет. Если очень нужно это сделать, то лучше воспользоваться сочетанием клавиш ctrl+H (меню "правка"-"найти и заменить) и в появившемся окне в поиске указать старое значение справочника, а в строке "заменить" указать новое и заменить его на всех листах. С удалением - логика та же.
  • В ячейках, где используются значения справочника (там, где нажимаем "проверка данных" и указываем, откуда брать данные), всегда выбирать опцию "Запрещать ввод данных" - это защитит вас от соблазна ввести те значения, которых нет в списке
  • Чтобы указать весь столбец целиком, у второй части диапазона не нужно вводить номер строки. Например: "A2:A". Если у вас на листе 1000 строк, то это значит то же самое, что и "A2:A1000"

Пробуйте на своих таблицах. Начав однажды работать со справочниками, вы поймете, насколько сильно это расширяет возможности учета и без них вы уже не сможете!

Пример, описанный в статье https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CNtdYEVGmbGI-EeQ0fMscZhgJlgBFGSpqDwwUCFR9sE/edit#gid=1982900654