Пять советов для командных встреч и продуктовых совещаний

Вчера общался с продактом, который обмолвился, что каждую неделю он проводит две трехчасовые планерки со своей командой. Обычный b2b-стартап в области маркетинга, серия А, команда из 20 человек. На мой вопрос, что же они так усиленно обсуждают три часа подряд дважды каждую неделю он ответил: "планируем и анализируем неделю" 🥴

Ловите семь советов как проводить встречи быстро и главное, чтобы от них была реальная польза и результат.

А совещание точно нужно?

Мое отношение к частым совещаниям скептическое — 80% из них это пустая трата времени в непонятной попытке найти решение простейших вопросов коллективным разумом. В итоге вместо быстрого самостоятельного решения собираются консилиумы, где каждый участник вставляет свои 5 копеек (считая, что вставляет ценности минимум на миллион долларов) и в конечном счете, всё становится еще запутаннее и непонятнее.

Секрет по-настоящему необходимого совещания прост:

если его повестка состоит из цепочки решений, связанных друг с другом настолько, что их неверная реализация несёт в краткосрочной или среднесрочной перспективе реальный риск для продукта/бизнеса, то его нужно проводить

В большинстве других случаев, "важный вопрос" можно не менее эффективно решить по почте или Слаку (как коллективно, так и в индивидуальном порядке).

Если же совещания не избежать, то вот что поможет сделать его более продуктивным.

Повестка и цели совещания

Повестка = общая тема совещания (например, "сегодня обсуждаем воронку конверсии"). Цели = конечные итоги совещания (например, "набросать и утвердить кол-во экранов/действий до конверсии").

Повестка и цели совещания в приличных командах ставятся заранее (в идеальном мире — за неделю, в реальном — хотя бы за сутки), что не только помогает своевременно оповестить участников, но и позволяет им в спокойной обстановке прикинуть и выработать свои собственные и действительно продуманные решения, а не соглашаться с навязанными другими участниками вариантами уже во время совещания.

Хорошим тоном также считается не просто созданное в Google Calendar событие, в которое заинвайтили участников, а событие + ссылка на повестку, оформленную как задачу с подзадачами в таск-менеджере.

Такой формат позволит не только корректировать содержание совещания еще до его начала (если у вас еще небольшая команда и проект на ранней стадии, вы вообще можете разрешить любому члену команды напрямую добавлять пункты в повестку), но и позволит участникам встречи увидеть друг друга заранее, проговорив и попробовав найти возможные решения еще до совещания.

И да, уже на этапе формирования повестки и целей можно исключить из встречи лишних участников, сэкономив своё и их время.

Модерируйте совещание

Больше голов — больше идей — больше разброда и шатания на совещании. Модерируйте ход обсуждения и проверяйте, чтобы тема разговора не уходила от повестки, назначив на встречу модератора (обычно это сам продакт, либо ассистенты или секретари).

Еще один немаловажный момент — никаких телефонов или ноутбуков на совещании (кроме модератора). Жутко бесячая хрень, когда кто-то рассказывает важные вещи, а пару человек втыкает в экраны, внося дисбаланс в общий поток совещания.

Кидайте "якоря"

В обязательном порядке финализируйте и документируйте каждое обсуждаемое решение по каждому пункту совещания.

Это позволит избежать путаницы в будущем когда всплывет вопрос: “кто/когда/почему это придумал/решил/заапрувил” вы всегда будете знать, каким образом и почему данное решение было принято.

Контролируйте время

По собственному опыту скажу, что совещаться больше часа — непродуктивно, т.к уже на 40 минуте обсуждений у всех участников начинает вариться мозг. Через полтора часа все начинают думать, о том, когда же это всё закончится. Через два часа комната для совещания начинает превращаться в палату для психических больных после приема успокоительных — бессмысленные блуждающие взгляды в поисках здравого смысла.

Если совещание затягивается, а решений так и нет – не высиживайте, а назначьте новое совещение на этой же неделе, исключив из него вопросы, по которым уже найдено решение.

Частота совещаний

Я бы посоветовал не более 1-2 раз в месяц. Мне кажется, что месяц — идеальный период для постановки, реализации и трекинга любых результатов стартапа серии А с уже сформировавшейся командой.

Еще одно правило, к которому я пришел спустя 8 лет менеджерства — чем больше команда, тем реже должны проходить встречи. Или с её ростом вы хотите масштабировать и количество совещаний?

Меньше официоза

Встречи продуктовой команды могут выглядеть серьёзными (иногда даже чересчур), что влияет на общую атмосферу совещаний и отношение к ним. 

Найдите способы добавить немного беззаботности на встречи:

1. Поделитесь чем-то забавным, что недавно произошло в продукте.
2. Меняйте локации для совещаний (само собой, если это позволяет офис).
3. Шлифаните проведенное совещание ланчем или еще чем по-крепче (но не злоупотребляйте).

Как видите, ничего сложного. Стоит добавить каплю здравого смысла и немного организации и ваши совещания превратятся из комнаты пыток в весьма увлекательные и полезные встречи.