Проект "Выжить в 2022": упражнение "Поиск золота на линии времени"

В предыдущем посте я высказала такую идею: а что, если компаниям, рабочим командам, посмотреть как на проект на весь свой 2022-й год? И применить к анализу этого проекта классический инструмент ретроспективы "Поиск золота на линии времени"?

Стоп! Что такое "ретроспектива" вообще? Ну а что в словаре пишут? "Взгляд в прошлое"? Так и есть. "Ретроспективой" называют итоговую рабочую встречу по проекту. И на встрече этой обсуждают, а что и как мы делали, - разбор такой, полётов. В рамках Agile/SCRUM это практикуют, - соответственно, в основном, для IT. Но нет никаких причин, почему бы не практиковать элементы ретроспективы и тем, кто никакого отношения к Agile или IT не имеет.

Вот я и предлагаю. Берём 2022 год. Вполне себе "проект": начало у него было, конец - тоже, скорее всего, будет. Компания создала за этот год какой-то объём товаров и услуг, затратила какое-то количество ресурсов.

Компания хочет в следующем году жить лучше? Это - важный вопрос.

Философия Agile (да я бы сказала, что и философия современного бизнеса в целом) исходит из того, что нужно стремиться к приращению качества. Качества ваших товаров и услуг, качества взаимодействия - качества работы команды, качества мотивации, качества коммуникации. Как бы, смысл, - переносить из проекта в проект, из года в год, одни и те же проблемы? Смысл - продолжать делать вещи так же плохо/медленно/дорого/неудобно, как и раньше? Нет смысла. Психически здоровый человек - такая конструктивная зверюшка, он хочет улучшать.

Соответственно, всё, о чём я напишу дальше, имеет смысл для компании, только если у её руководителей и сотрудников есть вот этот импульс, - сделать свою общую рабочую жизнь - продуктивнее и безопаснее, комфортнее и лучше.

Ретроспектива - средство для достижения этой цели. То есть, пользоваться средством нужно, если цель - для кого-то важна :)

Всё, это было интро. Переходим к сути.

Упражнение "Поиск золота на линии времени"

Даже не знаю, с чего начать, - с подготовки стены или с подготовки команды. Давайте со стены начнём :)

1. Вам нужна стена.

Большая длинная стена, на которую вы прикрепите много листов бумаги, - или большие доски, стоящие рядом друг с другом, - в общем, что-то, на чём вы будете делать примерно вот так:

...только применительно к вашему 2022-му году.

Ещё вам нужно много цветных стикеров (Много! Доступ к стикерам должен быть у каждого участника!) и цветные маркеры.

Заранее расчертите границы двенадцати месяцев.

2. Теперь про подготовку команды.

Команде нужно объяснить, что это всё и зачем (моё интро в помощь!) и обсудить с командой некоторые общие правила коммуникации. Например, предупредить, что вы будете говорить о вещах не всегда простых и лучше быть повышенно бережными и особенно деликатными друг к другу. И что ретроспектива не сможет решить все проблемы компании прямо здесь и сейчас. И что когда две точки зрения кажутся нам противоречащими, лучше не спорить, какая из них более правильная, а подумать вместе, как собрать больше данных по каждой из них, и что, тем не менее, спорщиков объединяет... В общем, обыкновенные правила человеческого общежития, так-то. Но лучше их проговорить. А ещё - сообщить людям, до скольки это всё и дадут ли кофе :)

А до скольки всё это? Ох, сложно сказать. От двух-трех часов, если вас немного (6-9 человек), и часов до четырёх-четырёх с половиной, если вас 12-15. Норм Керт, автор книжки "Ретроспектива проекта", утверждает, что и до двух дней бывало. Но, это перебор уже, мне кажется. Может быть, если человек 30 участвует, целый рабочий день.

Итак, подготовленная стена + подготовленная команда = начинаем упражнение.

3. Попросите людей объединиться в группы.

Может быть, по 3-4 человека - здесь оптимально. Если кто-то хочет работать в паре - так тоже можно. Раздайте стикеры. Можно сделать так, чтобы каждому человеку достались особенные, идентифицирующие, стикеры: Маше - розовые, Васе - зеленые, Пете - желтые, Ире - тоже зеленые, но у Васи - квадратики, а у Иры - кружочки. Это упрощает работу с уже готовой линией времени.

4. Что нужно делать?

Записать на карточках все значимые события и потом выклеить их в хронологическом порядке на линию времени. Почему в команде? Обсуждая, думая друг об друга - легче вспоминать. Но находить консенсус вовсе необязательно: то есть, если для Маши увольнение бухгалтера - важная вещь, и она - должна быть на стикере и на линии времени, а для Пети - увольнение бухгалтера - неважно, Маша может наклеить и без согласия Пети. Она так думает, она так чувствует, вот и всё. То есть, какие-то стикеры будут консенсусными, важными для всех, а какие-то - личными, субъективными. Ну и ладно.

Итак, в течение какого-то времени люди просто вспоминают, обсуждают, пишут и выклеивают. Все люди, все команды - на одну линию времени. Приблизительно соблюдая хронологию - для этого вы на листах границы 12 месяцев и расчертили. Препёстрая должна получиться в итоге штука - вот такая:

5. Так а события-то - рабочие?! Да!

Конечно, НЕ хронологию всех событий в мире вы создаёте в 2022-м году. Такие хронологии ведутся, НЕ они нам сейчас нужны.

Нас интересует хронология того, что происходило с вашей компанией.

Контракты, сделки, совещания, изменения, увольнения, выходы новых коллег, важные разговоры, сложные решения, расторжения договоров, повлиявшие санкции, найденные возможности... всё-всё-всё. Если это хотя бы одному человеку кажется значимым, это может быть на линии времени. Если человек хочет написать что-то на стыке личного и рабочего - пусть пишет. Если другие не согласны, что это важно, - оставьте человека в покое :) У вас - свои стикеры есть, свой маркер, пишите своё.

Это - история вашего коллективного рабочего 2022. В конкретных. Значимых. Событиях.

После того, как линия создана, все события записаны, все стикеры наклеены, пригласите всех участников пройти вдоль линии времени и всё прочитать. Дайте людям время: какие-то вещи их будут удивлять, какие-то - смешить. Отлично! Иногда можно здесь же, после чтения, объявить перерыв, - кто-то пойдёт за кофе, кто-то продолжит читать и обсуждать прочитанное с коллегами в свободном порядке.

6. Линия времени - готова. Будем искать на ней пять видов золота!

● Первый вид "золота": Что-то, что сработало хорошо, и что команда не хочет забыть.

Где-то сумели проявить ранее несвойственную вам смелость? Или заботу? От отчаяния применили комбинаторику и вышло ещё лучше, чем раньше? Встретили нового, важного для вас, партнёра, внедрили новую, внезапно высвободившую время, технологию? Все области работы подходят - ищите "золото" в коммерции, маркетинге, финансах, логистике или HR! Старайтесь разговаривать не лозунгами ("Командный дух!"), а описанием конкретных действий. Успех - ухватить за хвостик что-то, что вы действительно сделали под давлением обстоятельств или почти случайно, и даже не задумывались о том, какая это классная штука... пока не окинули сейчас ретроспективным взглядом свой 2022-й.

● Второй вид "золота": Что по-прежнему нас озадачивает?

Элегантная, лишённая демотивирующего эффекта, формулировка для "пока не получилось", "пока не сделали" :)

Назвать то, в чём вы пока не преуспели - важно для работы, плюс, это может дать сильную психологическую разгрузку, такое, немного смирение: да, мы действительно пока не решили эту задачку, это так.

Найти удачную формулировку пока нерешённой задачи = "золото". Такая формулировка может привести вас к практическим инновациям быстрее, чем вы думаете.

А почему вообще это называется "золото"?! Ну как :) Ценное. Драгоценное. То, чем мы оплатим наши будущие успехи, удовольствие и комфорт.

● Третий вид "золота": Что мы должны сделать по-другому в следующий раз?

Элегантная, лишённая демотивирующего эффекта, формулировка для "ошиблись", "накосячили" :)

Абсолютно безопасная. Попробуйте с людьми об их "ошибках" поговорить - они свои галстуки съедят, объясняя вам, почему это никакие не "ошибки" вовсе.

А "Что мы в следующий раз сделаем по-другому?" - это хорошо. Это изящно :)

Опять же, говорить можно про всё: клиенты, финансы, документы, организация, качество, логистика, большие вещи и мелочи, очевидные и неожиданно глубокие.

● Четвертый вид "золота": Что мы должны обсудить более подробно?

Это - ваша "парковочная станция". Сюда отправляются вопросы, по которым вы зашли в тупик, или бесполезно обмениваться мнениями, не собрав исследовательские данные, и так далее. Несмотря на то, что вы не готовы принять решение немедленно, найденный и точно сформулированный вопрос, заслуживающий более подробного обсуждения - это "золото". Тем более ценное, если сообщает о проблеме, которую вся команда сформулировала впервые...

Последний, пятый вид "золота": Чему мы научились?

Я бы делала между четвертым и пятым видом "золота" перерыв, и, может быть, что-то такое с телом... Потанцевать? Порисовать? Может быть, если на улице уже темно, здесь можно сделать в комнате приглушенный свет... а, если будете делать прямо под Новый год, включите гирлянду!... Может быть, первые четыре вида вы будете прорабатывать у флипчартов, а для пятого - сядете в круг? Или, может быть, и вовсе - сделаете такую практику как переходную к новогоднему празднику, - тогда, получится, что вы провожаете 2022-й, который вы очень хорошо помните и который вы очень хорошо поняли...

...потому что "Чему мы научились?" - это, как будто, резюмирующее, алхимическое "золото". Если бы вы приступили к этому вопросу сразу - ничего не вышло бы: были бы поверхностные формулировки, забыли бы многое важное...

Ну а после всей той работы, которую вы уже проделали - уроки, научения, могут получится искренние, в хорошем смысле слова сложные и глубокие.

И тогда вам останется только пообещать команде продолжить работу над совместным само-совершенствованием и продумать, как будут использоваться все, созданные вами вместе, материалы. Ну и выполнить, конечно.

7. Как - искать "золото"?

• Первый вариант: обсудить всем вместе все пять видов "золота" по очереди. Сработает, если вас немного. Кто-то один может записывать на флипчарт или в таблицу, выведенную на экран. В любом случае, анонсировать все пять категорий нужно сразу. Чтобы дать возможность участникам свободно перемещаться мыслью из одного направление в другое, и, говоря об успешном опыте, не забыть отложить в сундучок "в-следующий-раз-сделать-по-другому" или "нужно-обсудить-подробнее".

• Второй вариант: обсудить всем вместе, даже если вас много. Пять добровольцев стоят у пяти флипчартов (пять видов "золота"), и каждый фиксирует на своём флипчарте то, что к нему относится.

• Третий вариант: если вас не меньше 15 человек, объединить участников в пять команд, и попросить каждую команду найти свой вид "золота", записать свои идеи на лист флипчарта и потом всем вместе дополнить-обсудить.

• Четвертый вариант: если вас совсем много, так вы и World Cafe по этому вопросу можете устроить, правда? (не буду сейчас пояснять эту технику подробно; корректно для такой задачи её могут применить только опытные фасилитаторы, для руководителей без фасилитационного опыта такое усложнение себя не оправдает). Например, четыре команды для Cafe, каждая собирает свой вид "золота", пятый - на по-другому эмоционально окрашенное общее обсуждение.

Всё.

Я знаю, что многие команды предпочитают нанимать для этого фасилитатора (и в этом есть свои плюсы), но и руководитель может стать фасилитатором для своей команды - иногда так даже лучше. Руководитель, HR, внутренний тренер - модерировать эту работу может любой человек с опытом. Ну и, конечно, чем лучше ваша команда научена работать коллективно, тем легче всё пройдет и полезнее окажется, а, с другой стороны, нужно же с чего-то начинать.

Примечание для опытных: как вы видите, я не стала в этом сценарии объединять упражнение "Поиск золота" с упражнением "Эмоциональный сейсмограф". Почему? Да потому что примерно понятно, в какой части шкалы в 2022-м году находилась эмоциональная кривая - :( - и с работой это связано не напрямую. Смысл "Сейсмографа" в том, чтобы он показывал нам какие-то неочевидные закономерности, - мол, события все, как будто, хорошие, что же у нас настроение-то на нуле, - но, в 2022-м... ох. Понятно всё в 2022-м с настроением. Поэтому мой профессиональный выбор - не погружать людей в это ещё раз, и от эмоционального "взгляда в прошлое", их, как раз, по возможности избавить. Сейсмограф колебался от минус пяти до минус десяти. Давайте примем это как данность и будем искать "золото".

Закончить этот текст я хочу цитатой, с которой Норм Керт начинает свою книжку "Ретроспектива проекта". С этой же цитаты вы можете начать свою ретроспективу, наверное, она лучше всего объясняет, почему ретроспектива - нужна :)

"Ну вот, перед вами Винни-Пух. Как видите, он спускается с лестницы вслед за своим другом Кристофером Робином, головой вниз, пересчитывая ступеньки собственным затылком: бум-бум-бум. Другого способа сходить с лестницы он пока не знает. Иногда ему, правда, кажется, что можно бы найти какой-то другой способ, если бы он только мог на минутку престать бумкать и как следует сосредоточиться. Но увы - сосредоточиться-то ему и некогда."

А.А. Милн. Винни-Пух и все-все-все.

Удачи!