Процессная аналитика или Process Mining

Отрасли, где уже применяется: ритейл, горнодобывающая промышленность, металлургия, энергетика, фарма, телеком, банковские услуги

Изначальная проблематика:

• Высокие трудозатраты персонала на рутинные операции
• Неэффективное использование трудовых ресурсов
• Проблемы с реализацией целевых бизнес-процессов / соблюдением регламентов
• Высокая вариативность процессов и результатов
• Длительный рабочий цикл (например, от заявки до поставки), срывы сроков поставки
• Излишние объемы складских запасов (как компенсация неоптимальных процессов)
• Низкая прозрачность бизнес-процессов, большое количество узких мест

Функции:

• Подключение к источникам данных (программа работает с логами событий различных систем – ERP, CRM, SRM, TMS, WMS и проч.)
• Построение визуальной модели бизнес-процесса на основе реальных данных, в том числе с отображением возможных вариаций процессов (вот здесь начинается самое интересное!)
• Сравнение реального процесса с эталонным с выявлением отклонений (например, пропущенные шаги, несанкционированные действия, зацикливания шагов и проч.)
• Анализ эффективности процессов с выявлением узких мест, анализом вариаций и расчетом KPI
• Выявление некорректных вариантов реализации процессов и анализ из корневых причин
• Мониторинг процессов в режиме реального времени с уведомлениями и прогнозом времени завершения конкретного процесса
• Симуляция и анализ «что-если» (а что будет, если мы вот этот шаг согласования уберем?)

Нюансы внедрения:

• Для того, чтобы собрать цифровой след рабочих процессов, вам очевидно нужны системы, где этот след можно оставить
• Недостоверные или неполные исходные данные могут ожидаемо привести к искажению результатов анализа и формированию некорректных выводов
• В системах должны быть полные и последовательные логи событий, а для сквозной аналитики вам потребуются уникальные идентификаторы, используемые в разных системах (например, номер заявки на закупку)
• Наличие целевого процесса, с которым вы будете сопоставлять процесс реальный (если только вы не решили при помощи Process Mining запустить процесс аудита вашей бизнес-системы)
• Существенная зависимость результатов анализа от квалификации аналитика и его понимания особенностей бизнеса, а также вовлеченности и уровня участия функциональных экспертов
• Серьезное сопротивление со стороны сотрудников, которые могут воспринять систему как инструмент тотальной слежки

Полученные эффекты:

• Сокращение длительности цикла рабочих процессов от 20 до 50%
• Уменьшение количества несвоевременных поставок, сокращение объема складских запасов
• Снижение издержек благодаря устранению избыточных и повторяющихся шагов (кстати, у проектов по внедрению Process Mining в закупках отличные ROI – если забыли, что такое ROI, вот как раз наш пост на эту тему)
• Уменьшение количества ошибок со стороны исполнителей благодаря оперативной обратной связи
• Высокая прозрачность процессов в реальном времени, а также хороший потенциал для их оптимизации
• Возможности для раннего выявления мошенничества и разного рода нарушений
• Твердая основа для принятия управленческих решений по целому ряду вопросов:

o   Своевременность исполнения заявок

o   Эффективность закупочных процедур

o   Сроки согласования документов

o   Производительность сотрудников и др.

Следите за нами в телеграм Norbit SRM Закупки. Рассказываем об инструментах и сервисах для автоматизации закупок.