Privacy Policy / Datenschutzerklärung

Neural Meeting Notes AI

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Privacy Policy “Neural Meeting Notes AI” App

Last Updated: March 24, 2025

This privacy policy explains how Neural Meeting Notes AI (the “App”, “we”, “us”, or “our”) collects, uses, and processes your data when you use our App or interact with it. Protecting your data is of utmost importance to us, and we aim to provide full transparency regarding what data we collect, how we use it, and your rights in relation to your data.

1. Data Controller

The responsible entity for data processing in accordance with data protection laws is:

Neural Software - Finn Körner

Niederembter Straße 13

Bergheim, 50126, DE

Email: neuralmeeting@gmail.com

2. What Data Do We Collect?

A. Data Stored Locally on Your Device

• Meeting Data: Transcriptions, uploaded files, and meeting notes are stored exclusively on your device.
• Settings and Preferences: Your chosen settings (e.g., language, transcription options) are also stored locally using system storage (e.g., UserDefaults or Keychain).
• No Cloud Sync by Default: Your data is not uploaded to any cloud service unless you explicitly use your operating system's backup features (e.g., iCloud backups).

B. Data Processed via External APIs

• Audio and File Processing: When you record audio or upload a file, your content is temporarily transmitted to:
• Whisper API (via OpenAI) for transcription.
• OpenAI API for generating summaries, tasks, or other meeting content.

These transmissions are:

• Temporary – used only during the processing time.
• Not stored – OpenAI does not retain the content.
• Not used for training – according to OpenAI’s API Data Policy.

C. Subscription Management via RevenueCat

• We use RevenueCat to manage subscription status (e.g., active or expired).
• RevenueCat generates an anonymous user identifier to verify access to premium features.
• No personal data, email, name, or payment info is ever stored by us.
• RevenueCat does not link any user to identifiable information.
• For more information, visit the RevenueCat Privacy Policy.

D. No Personal Accounts or Tracking

• No Accounts: The App does not require registration or sign-in.
• No Ads or Analytics: We do not show ads, track behavior, or use analytics services.
• No Sale of Data: We do not sell, share, or monetize your data in any way.

3. How Do We Use Your Data?

• Local Storage Only: All transcriptions, notes, AI chats and files are saved exclusively on your device.
• Temporary API Use: Audio and text data are sent securely to OpenAI services and processed in real-time only.
• No Persistent Storage: After processing is complete, no copy of your content remains on our servers or on third-party servers.
• Subscription Status: We use the anonymous ID from RevenueCat only to determine whether you have access to premium features.
• No Manual Access: We do not have access to the content of your meetings or your subscription identifier.

4. Your Rights

Depending on your country of residence, you may have the following rights:

• Right of Access – Request access to your locally stored data.
• Right to Rectification – Correct or delete data stored on your device.
• Right to Erasure – Delete all App data via the app or your device settings.
• Right to Object – Object to processing (though we do not process data beyond API requests).
• Right to Data Portability – Export or transfer your data using your device's functions.

Because we do not store any data centrally or maintain user accounts, exercising your rights happens directly through your device.

5. Data Security and Retention

• Encryption: Data transfers to OpenAI and RevenueCat are encrypted using HTTPS.
• Local-Only Retention: We do not store your data on any server.
• Short-Term Processing Only: Your content is held temporarily by the API provider (OpenAI) only for processing.
• Anonymous Subscription Verification: RevenueCat uses anonymized identifiers only.

6. External Links

Our App may include links to external services (e.g., OpenAI or RevenueCat policies). We are not responsible for the privacy practices or content of third-party websites or services.

7. Changes to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy occasionally. If we do, we will update the “Last Updated” date above and notify users within the App or via our website if major changes occur.

8. Contact Information

For any questions, concerns, or requests related to this privacy policy, please contact:

Email: neuralmeeting@gmail.com

Address: Finn Körner, Niederembter Straße 13, Bergheim, 50126, DE

Privacy Policy / Datenschutzerklärung

Neural Meeting Notes AI

24. März 2025

Englische Version wird zuerst dargestellt (Bitte scrollen Sie nach unten für die Deutsche Version):

Datenschutzerklärung für die App „Neural Meeting Notes AI“

Letzte Aktualisierung: 24. März 2025

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Neural Meeting Notes AI (die „App“, „wir“, „uns“ oder „unser“) Daten sammelt, verwendet und verarbeitet, wenn Sie unsere App verwenden. Der Schutz Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität. Wir möchten transparent darstellen, welche Daten wir erfassen, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Neural Software - Finn Körner

Niederembter Straße 13

Bergheim, 50126, DE

Email: neuralmeeting@gmail.com

2. Welche Daten erfassen wir?

A. Daten, die lokal auf Ihrem Gerät gespeichert werden

• Meeting-Daten: Transkriptionen, hochgeladene Dateien und Notizen werden ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.
• Einstellungen und Präferenzen: Ihre gewählten Einstellungen (z. B. Sprache, Formatoptionen) werden lokal auf Ihrem Gerät über Systemfunktionen gespeichert (z. B. UserDefaults oder Keychain).
• Keine Cloud-Synchronisierung standardmäßig: Ihre Daten werden nicht in die Cloud geladen, es sei denn, Sie aktivieren explizit Gerätesicherungen (z. B. iCloud).

B. Datenverarbeitung über externe APIs

• Audio- und Dateiverarbeitung: Wenn Sie eine Sprachaufnahme starten oder eine Datei hochladen, wird der Inhalt temporär an folgende Dienste gesendet:
• Whisper API (OpenAI) für die Transkription.
• OpenAI API für die Zusammenfassung oder KI-gestützte Analyse Ihrer Meetings.

Diese Übertragungen sind:

• Temporär – nur während der Verarbeitung.
• Nicht dauerhaft gespeichert – OpenAI speichert Ihre Inhalte nicht.
• Nicht für das Training verwendet – laut OpenAI’s API Data Policy.

C. Abonnementverwaltung über RevenueCat

• Wir verwenden RevenueCat, um Ihren Abonnementstatus (z. B. aktiv oder abgelaufen) zu verwalten.
• RevenueCat erstellt eine anonymisierte Benutzerkennung, um den Zugang zu Premiumfunktionen zu prüfen.
• Es werden keine personenbezogenen Daten, Namen, E-Mail-Adressen oder Zahlungsinformationen gespeichert.
• RevenueCat kann keinen Nutzer persönlich identifizieren.
• Weitere Informationen finden Sie in der RevenueCat-Datenschutzerklärung.

D. Keine Benutzerkonten oder Tracking

• Keine Registrierung erforderlich – die App funktioniert ohne Benutzerkonto.
• Keine Werbung oder Analyse – wir verwenden keine Trackingdienste oder Werbeplattformen.
• Keine Weitergabe oder Verkauf von Daten – wir speichern, verkaufen oder teilen keine Nutzerdaten.

3. Wie verwenden wir Ihre Daten?

• Nur lokale Speicherung: Alle Transkriptionen, Notizen und Dateien verbleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät.
• Temporäre API-Nutzung: Inhalte werden ausschließlich zur Live-Verarbeitung an OpenAI-Server gesendet.
• Keine Langzeitspeicherung: Nach Abschluss der Verarbeitung verbleibt keine Kopie Ihrer Daten auf Servern von Drittanbietern.
• Abonnementprüfung: RevenueCat verwendet eine anonyme ID, um zu prüfen, ob Sie Zugang zu Premium-Funktionen haben.
• Kein manueller Zugriff: Wir haben keinen Zugang zu Ihren Inhalten oder Ihrer anonymen ID.

4. Ihre Rechte

Je nach Ihrem Wohnsitz haben Sie folgende Datenschutzrechte:

• Recht auf Auskunft – Sie können die lokalen Daten auf Ihrem Gerät einsehen.
• Recht auf Berichtigung – Sie können Ihre lokal gespeicherten Daten korrigieren oder löschen.
• Recht auf Löschung – Sie können Ihre Daten in der App oder über Geräteeinstellungen löschen.
• Recht auf Widerspruch – Sie können der Verarbeitung widersprechen (wir verarbeiten ohnehin nichts dauerhaft).
• Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie können Ihre Daten über die Funktionen Ihres Geräts exportieren.

Da wir keine zentralen Server oder Benutzerkonten verwenden, erfolgen alle Rechteausübungen direkt über Ihr Gerät.

5. Sicherheit und Aufbewahrung

• Verschlüsselung: Datenübertragungen zu OpenAI und RevenueCat sind per HTTPS gesichert.
• Lokale Speicherung: Wir speichern keine Daten auf Servern außerhalb Ihres Geräts.
• Kurzfristige Verarbeitung: Inhalte werden nur für die Dauer der Analyse verarbeitet.
• Anonyme Abonnementprüfung: Es wird ausschließlich eine nicht zurückverfolgbare ID verwendet.

6. Externe Links

Unsere App kann Links zu externen Diensten (z. B. OpenAI, RevenueCat) enthalten. Für die Datenschutzpraktiken externer Anbieter übernehmen wir keine Verantwortung.

7. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich zu aktualisieren. Bei Änderungen wird das Datum oben angepasst, und Sie werden innerhalb der App oder über unsere Webseite informiert.

8. Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zu dieser Datenschutzerklärung erreichen Sie uns unter:

E-Mail: neuralmeeting@gmail.com

Adresse: Finn Körner, Niederembter Straße 13, Bergheim, 50126, DE