Privacy Policy / Datenschutzerklärung

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Privacy Policy „NeuralMail AI“ App

Last Updated: January 5, 2025

This privacy policy explains how NeuralMail AI (the “App”, “we”, “us”, or “our”) collects, uses, and processes your data when you use our App or interact with it. Protecting your data is of utmost importance to us, and we aim to provide full transparency regarding what data we collect, how we use it, and your rights in relation to your data.

1. Data Controller

The responsible entity for data processing in accordance with data protection laws is:

NeuralMail AI

Finn Körner

Niederembter Straße 13

Bergheim, 50126, DE

Email: neuralmailai@gmail.com

2. What Data Do We Collect?

A. Data Stored Locally on Your Device

1. Contact Information: Any names, email addresses, or other details you add to your contacts in the App are stored exclusively on your device.
2. Settings and Preferences: Your chosen settings (e.g., tones, emotions, styles, languages) are also stored locally on your device using Key-Value Storage and UserDefaults.
3. iCloud Synchronization: If enabled, your data (e.g., contacts and settings) can be synchronized via iCloud. This synchronization is managed through the Apple settings on your device. We do not directly store or synchronize any data.

B. Data Processed for Functionality

1. Email Content: The content you input for generating, summarizing, or improving emails is transmitted to the OpenAI API. These transmissions are:Temporarily processed.
2. Not stored permanently or shared beyond the required processing.
3. Used solely to provide the requested functionality.
4. More information about how OpenAI handles API data can be found in their OpenAI API Terms.

C. Data for Subscription Management

Through RevenueCat, we collect anonymized information about your subscription status (e.g., whether a subscription is active or expired). These details are necessary for enabling access to premium features. We do not store any payment information. For more information, visit the RevenueCat Privacy Policy.

D. Automatically Collected Data

To ensure the App’s functionality and security, the following data may be collected:

• Device Information: This includes your device type, operating system, App version, and IP address.
• These details are not used to identify individual users.

3. How Do We Use Your Data?

A. Local Data Storage

• All data stored locally (e.g., contacts, settings, and preferences) remains exclusively on your device.
• If iCloud synchronization is enabled, Apple manages the transmission of this data. We have no access to iCloud-synced data.

B. OpenAI API Data Processing

• Email content is temporarily transmitted to the OpenAI API to generate the requested results. OpenAI does not permanently store or use your data beyond the processing required to deliver results.
• Refer to OpenAI’s API Policies for more details.

C. Subscription Management

• RevenueCat processes your subscription information to provide premium access. We do not store any subscription or payment data.

D. Security and Debugging

• Automatically collected device information may be used to improve functionality, troubleshoot issues, and ensure the App's security.

4. Your Rights

Depending on your location, you may have the following rights concerning your data:

1. Right of Access: Request information about the data we process about you.
2. Right to Rectification: Correct any inaccurate data we hold.
3. Right to Deletion: Request the deletion of your data, unless prevented by legal obligations.
4. Right to Object: Object to the processing of your data unless required for contractual or legal reasons.

To exercise your rights, please contact us at neuralmailai@gmail.com

5. Data Security and Retention

• All data is stored locally on your device or synchronized via iCloud.
• Data transmissions to OpenAI and RevenueCat are encrypted.
• We do not store any data outside your device.

6. External Links

Our App includes links to third-party resources, such as OpenAI and RevenueCat privacy policies. We are not responsible for the privacy practices or security of external sites.

7. Changes to This Privacy Policy

We may update this policy from time to time. Updates will be published in the App and on our website.

8. Contact Information

For questions or concerns about this privacy policy, you can contact us:

Email: neuralmailai@gmail.com

Address: Niederembter Straße 13, Bergheim, 50126, DE

This policy ensures transparency and compliance with privacy regulations, covering all aspects of your App’s data handling.

Explanation of iCloud Synchronization

Apple’s Key-Value Storage automatically synchronizes settings and preferences via iCloud if the user enables iCloud in their device settings. You do not need to actively implement synchronization options within your App, but you may include a disclaimer that data synchronization depends on the user’s iCloud settings in the Apple environment.

Deutsche Version / German version: Datenschutzerklärung für die App „NeuralMail AI“

• Letzte Aktualisierung: 5. Januar 2025
• Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie NeuralMail AI (die „App“, „wir“, „uns“ oder „unser“) Daten sammelt, verwendet und verarbeitet, wenn Sie unsere App nutzen. Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und möchten transparent erklären, welche Daten wir erfassen, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben.

1. Verantwortlicher

• Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:
• NeuralMail AI
• Finn Körner
• Niederembter Straße 13, Bergheim, 50126, DE
• E-Mail: neuralmailai@gmail.com

2. Welche Daten erfassen wir?

A. Daten, die lokal auf Ihrem Gerät gespeichert werden

• Kontaktdaten: Namen, E-Mail-Adressen und andere Informationen, die Sie in der App zu Ihren Kontakten hinzufügen, werden ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.
• Einstellungen und Präferenzen: Ihre ausgewählten Einstellungen (z. B. Töne, Emotionen, Stile, Sprachen) werden ebenfalls nur lokal auf Ihrem Gerät über Key-Value-Storage und UserDefaults gespeichert.
• iCloud-Synchronisation: Falls aktiviert, können Ihre Daten (wie Kontakte und Einstellungen) über iCloud synchronisiert werden. Die Verwaltung dieser Synchronisation erfolgt über die Apple-Einstellungen auf Ihrem Gerät. Es werden keine Daten von uns direkt gespeichert oder synchronisiert.

B. Daten, die zur Verarbeitung übermittelt werden

• E-Mail-Inhalte: Texte, die Sie zur E-Mail-Generierung, -Zusammenfassung oder -Verbesserung eingeben, werden an die OpenAI-API übermittelt. Diese Daten werden:Nur temporär verarbeitet.
• Nicht dauerhaft gespeichert oder weitergegeben.
• Ausschließlich zur Bereitstellung der gewünschten Funktionen verwendet.

C. Daten zur Verwaltung Ihres Abonnements

• Über RevenueCat erfassen wir anonymisierte Informationen zu Ihrem Abonnementstatus (z. B. aktives oder abgelaufenes Abonnement). Diese Informationen sind notwendig, um Ihnen Zugriff auf die Premium-Funktionen zu gewähren. Wir speichern selbst keine Zahlungsdaten.

D. Automatisch erfasste Daten

• Geräteinformationen: Um die Funktionalität und Sicherheit der App zu gewährleisten, können folgende Daten erfasst werden:Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version und IP-Adresse.
• Diese Daten werden nicht zur Identifikation von Nutzern verwendet.

3. Nutzung der Daten

A. Lokale Speicherung

• Alle lokal gespeicherten Daten (Kontakte, Einstellungen, Präferenzen) bleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät. Bei aktivierter iCloud-Synchronisation verwaltet Apple die Datenübertragung. Wir haben keinen Zugriff auf diese Daten.

B. Verarbeitung durch die OpenAI-API

• Ihre E-Mail-Inhalte werden temporär an die OpenAI-API gesendet, um die gewünschten Ergebnisse zu generieren. OpenAI speichert oder verwendet diese Daten nicht dauerhaft.
• Weitere Informationen finden Sie in der OpenAI API-Dokumentation.

C. Abonnementverwaltung

• RevenueCat verarbeitet Ihre Abonnementinformationen, um den Premium-Zugriff zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie in der RevenueCat-Datenschutzerklärung.

D. Sicherheits- und Fehleranalyse

• Geräteinformationen können verwendet werden, um die Funktionalität der App zu verbessern und Fehler zu beheben.

4. Ihre Rechte

• Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:
• Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie gespeichert haben.
• Recht auf Berichtigung: Sie können unrichtige Daten korrigieren lassen.
• Recht auf Löschung: Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten löschen, soweit keine gesetzlichen Pflichten dem entgegenstehen.
• Recht auf Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese nicht zur Erfüllung eines Vertrags oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

5. Sicherheit und Aufbewahrung

• Alle Daten auf Ihrem Gerät werden lokal gespeichert oder über iCloud synchronisiert.
• Die Datenübermittlung an OpenAI und RevenueCat erfolgt verschlüsselt.
• Wir bewahren keine Daten außerhalb Ihres Geräts auf.

6. Externe Links

• Unsere App enthält Links zu externen Ressourcen, wie z. B. den Datenschutzrichtlinien von OpenAI und RevenueCat. Bitte beachten Sie, dass wir keine Verantwortung für den Datenschutz auf externen Seiten übernehmen.

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

• Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Änderungen werden in der App und auf unserer Webseite veröffentlicht.

8. Kontakt

• Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie uns wie folgt kontaktieren:
• E-Mail: neuralmailai@gmail.com
• Adresse: Niederembter Straße 13, Bergheim, 50126, DE