Приказ о создании номенклатуре дел
Приказ о создании номенклатуре делПриказ об утверждении номенклатуры дел - образец (2016)
=== Скачать файл ===
Прежде чем я приступила к созданию номенклатуры, я взяла штатное расписание, выяснила четкую структуру ВУЗа. На старую номенклатуру и не пыталась ориентироваться - она была убогая. За лет после последней номенклатуры у вас наверняка были подвижки в структуре, какие-то подразделения исчезли, какие-то появились новые. Поэтому и надо начинать с выяснения стурктуры. Например наша старая номенклатура была составлена на 26 подразделений. Я же сейчас над ней работаю и вижу: В старой номенклатуре, например, номенклатуры для всех Но это же не типовая номенклатура. У кафедр, конечно, дела есть похожие, Но есть и различные и мое мнение - нельзя сваливать в одну кучу. Люди не будут работать по типовой номенклатуре. Им надо все разжевать и в рот положить. Приказ был у меня не такой. ПОдобный приказ - это уже когда номенклатура сводная создана. Очень странно как и в моем случае своденую номенклатуру должна составлять Канцелярия. Наверняка у них в Положении о Канцелярии это и написано. К тому же им это сделать легче: Я сначала обошла большую часть подразделений и познакомилась со всеми, выяснила, кто и чем занимается, чтобы понять, какие примерно дела у них должны быть в номенклатуре, пообщалась с некоторыми проректорами. Изучила все нормативные документы ВУЗа, т. А приказ, с чего начала я:. По поводу индексов подразделений. Я это оставила на потом, так как в процессе разработки номенклатуры еще не все ясно. Я ее составляю с мая месяца, и вот еще несколько долгов от подразделений осталось. Ну, это те, которые за последние 30 лет разучились вообще подчиняться каким бы то ни было приказам. Тут вашей власти не хватит. Для этого и назначется человек, кто контролирует исполение приказа. Это я вно должен быть кто-то из проректоров или какйо-нибудь помощник ректора. И в этом приказе не навязывайте на себя большую ответственность - не надо ни в коем случае. Вы и так работу делаете за Канцелярию. А еще побольше общайтесь в вашим куратором из Центарльного архива, источником комплектования которого является ваш ВУЗ. Индексы подразделений я уже сделала, но об этом никто не догадывается, потому как картина полностью выясниться уже к конце. И когда вашей сводной номенклатурой будет доволен куратор из архвива, вот только тогда вместе с индексами, систему которых вы разработаете сами или посоветуетесь , сдаете это на утверждение сначала в Ц. До недавнего времени, я думала точно так же. Но недавно столкнулась именно с такой ситуацией- оказалось можно, только это надо отобразить в введении к номенклатуре. А я за двадцать лет работы всегда считала и считаю, что номенклатура — это святая обязанность архивариуса. А еще побольше общайтесь в вашим куратором из Центрального архива, источником комплектования которого является ваш ВУЗ. Даже если вы с куратором не согласны, все равно приходиться делать, как он считает нужным. Спорить и высказывать свои мнения пыталась по молодости. Потом поняла, что они этого не любят. Всегда думала, что вот это и есть первичный приказ при составлении номенклатуры. Индексы подразделений должны быть утверждены руководством, а мы можем только предложить. Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих организаций возникают вопросы по методике составления номенклатур дел. О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт. Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру. Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации. В этом плане номенклатура дел является более значимым документом для организационного и информационного обеспечения деятельности юридического лица, чем инструкция по делопроизводству, которая лишь организует ведение текущего делопроизводства. Одновременно, номенклатура является одним из инструментов информационной защиты организации, так как в ней фиксируются вся отраженная в документах информация. Для организации разработки номенклатуры дел целесообразно распоряжением приказом руководства организации создать временную рабочую группу. В нее в обязательном порядке должны входить руководители службы ДОУ, заведующий или ответственный за архив, представитель отдела правовой работы или юрист организации, должностное лицо, отвечающее за информационную безопасность организации. Исходя из конкретной ситуации, в эту группу могут войти представители от основных направлений деятельности организации. Этим же распоряжением руководителям структурных подразделений даются задания в конкретные сроки представить в рабочую группу списки всех документальных комплексов или документов, образующихся или которые могут образоваться в структурном подразделении направлении деятельности в следующем году. Эти списки в обязательном порядке должны быть завизированы руководителями подразделений, которые несут полную ответственность за порядок документирования деятельности структурного подразделения. В распоряжении также должно быть зафиксировано право обращения членов рабочей группы к руководителям подразделений и специалистам по вопросам, возникающим в процессе подготовки номенклатуры дел; указаны сроки предоставления проекта номенклатуры дел для рассмотрения экспертной комиссией ЭК организации и утверждения руководством. Если организация состоит в списке источников комплектования какого-либо государственного или муниципального архива, то при определении сроков утверждения номенклатуры дел должны быть определены сроки ее рассмотрения и согласования экспертно-проверочной комиссией ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. При составлении номенклатуры дел в обязательном порядке необходимо использовать основные правовые документы, определяющие деятельность организации устав. Следует иметь в виду, что в любой организации, независимо от вида деятельности и формы собственности, есть общие структурные подразделения или участки деятельности руководство, служба ДОУ, бухгалтерия, служба кадров, материально-техническое и хозяйственное обеспечение и т. Поэтому определение состава документов, формирование документальных комплексов и определение сроков их хранения для этих участков деятельности при разработке номенклатуры дел не должно вызвать у составителей особых вопросов и трудностей. В этом случае рабочая группа в обязательном порядке должна потребовать от руководителя структурного подразделения проведения систематизации документной информации, формирования первичных документальных комплексов по направлениям работы подразделения для внесения их в номенклатуру дел. Практика показывает, что наиболее применимы к формированию документальных комплексов дел такие принципы как: Зачастую возникают вопросы о включении в номенклатуру дел копий документов, прежде всего распорядительных. Иногда копия, например, приказа может стать основанием для формирования комплекса документов, отражающих его выполнение. В обязательном порядке в номенклатуру дел должны включаться документы, завершенные делопроизводством ликвидированных организаций, чьим правопреемником является организация, и документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации. Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации. Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя. В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении. Это делать необходимо не только для анализа документооборота, но и для решения вопроса об условиях и формате дальнейшего хранения документов, вышедших из текущего документооборота, в том числе передаваемой на архивное хранение. Росархивом и ВНИИДАД разработаны методические указания по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, которые могут вестись только в электронной форме. Они могут быть использованы и другими организациями. По предложенной методологии в электронной форме, без перевода на бумажный носитель могут вестись документы кратковременного 5 лет хранения и некоторые документы внутреннего документооборота. Еще раз необходимо подчеркнуть, что сроки хранения документов зависят от ценности практической, правовой, финансовой , отраженной в ней информации и не связан с видом носителя, который является лишь техническим средством сохранения и передачи информации. Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа реестры, кадастры, каталоги и др. Поэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае. Создание отдельных номенклатур дел для этих документов не целесообразно, так как может возникнуть путаница в учете дел и документов. Решение вопросов доступа к информации не является задачей номенклатуры дел, а решается другими нормативными документами. Существенно важным остался вопрос об установлении в номенклатуре сроков хранения дел документов. Здесь максимально должны быть использованы действующие перечни документов со сроками хранения:. Эти два нормативных документа вобрали в себя более 3 тысяч видов и разновидностей документов, установили сроки их хранения и во многом позволили снять остроту решения проблемы проведения экспертизы ценности и установления сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций. Постепенно разворачивается разработка и ведомственных перечней. Тем не менее, при документировании узко специализированных направлений деятельности организации, и особых видов деятельности не имеющих аналогов, вопросы установления сроков хранения для отдельных видов документов в номенклатуре дел остаются непростыми. Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом. Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания. Подчас они имеют определяющее значение. Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы. Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении. После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации. Для нас здесь важно следующее:. Надо учитывать, что номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела. Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:. Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января. Номенклатура дел на год должна быть разработана в последнем квартале года и введена в действие с 1 января года. Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов. Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:. Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании группы компаний. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:. Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы. Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу - изучить состав, содержание и количество всех документов. Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации. Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее - с документами структурных подразделений. Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел. Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов для формирования дел по корреспондентскому признаку и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации внутренняя и исходящая , включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц входящая. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года так называемые переходящие дела. Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров см. Обычно в качестве основы для определения структуры разделов номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними - наименования организаций или органов, действующих на общественных началах. В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф см. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы. Индексы дел - условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры см. Для обозначения индексов дел используются арабские цифры. Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Если номенклатура строится по производственной или функциональной схеме то есть по основным направлениям деятельности , индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например: Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов. В 3 графе указывают количество дел томов конкретного дела. Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части тома. Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного то есть календарного года, и эта графа заполняется в конце текущего года. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения документов - постоянные или временные 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, то есть больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в году, будет исчисляться с 1 января года. Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:. Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе. Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями. В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах. К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:. Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:. Свои особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию. При группировке в деле распорядительных документов, а также протоколов в заголовке указываются вид документа и автора, например: Заголовки дел, содержащие плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: Это связано с тем, что годовые и квартальные или месячные отчеты имеют разные сроки хранения. В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение шифр: После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом устав, положения, правила и т. Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов. За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами годовыми, квартальными, месячными , перепиской и другими документами. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них - месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов. Номенклатура дел организации ее еще называют сводной номенклатурой дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем и в обязательном порядке утверждается руководителем организации. Номенклатура дел организации должна пройти процедуру согласования. Она визируется руководителем архива или должностным лицом, ответственным за архив и должна быть одобрена экспертной комиссией ЭК организации. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно. После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов номенклатуры дел структурных подразделений. Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя. В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Сведения итоговой записи передаются в архив, о чем в номенклатуре ставится отметка с указанием должности лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных. К выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения по окончании года составляется такая же итоговая запись, но с отметкой о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации. В Примере 2 приведен образец оформления и заполнения номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней. Нужно обратить внимание на то, что в образце использован обычный шрифт для граф номенклатуры, которые заполняются сразу при ее составлении. Для граф, которые заполняются по окончании делопроизводственного года, использован курсив. В Примере 3 показано, как будет выглядеть номенклатура дел структурного подразделения и итоговая запись к ней перед началом делопроизводственного года. Сравнив эти два примера, можно увидеть, что формы данных номенклатур дел очень похожи. Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения. Разработка номенклатуры дел является одной из функций сотрудников бухгалтерии и директора организации при отсутствии оных. Она должна завершаться к концу 4 квартала отчетного года, быть единой для всего предприятия и его структурных подразделений и находиться в полном соответствии с налоговым и бухгалтерским законодательством, требованиями Росгосстата. Выбранная и разработанная номенклатура дел утверждается главным бухгалтером и допускается к применению с 1 января следующего за отчетным года. При присваивании делу определенного порядкового номера необходимо отталкиваться от кода подразделения и кода, присвоенному бухгалтерском отделу. В номенклатуру включаются все дела предприятия, их расположение должно соответствовать их важности и взаимосвязи между собой. Хранение дел может производиться в собственном архиве организации или архиве, сформированным фирмой-посредником. Это понятие отражает все единицы товаров, а также работ и услуг любого вида, которые организация может представить на рынке. А приказ, с чего начала я: Всем подрзаделениям создать проект номенклатуры и согласовать с зав. В этом же приказе назначаются ответственными за делопроизводство всех подразделений 3. Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание увеличение оклада. Образец приказа на временное исполнение обязанностей директора. Статья 17 ГПК РФ. Недопустимость повторного участия судьи в рассмотрении дела. Образец приказа о предоставлении отгула за работу в выходной день. Исправления в приказе о приеме на работу. БЛАНКИ Главная Главная Организация деятельности Составление приказа Кадровику в помощь Бланки утверждений Зачисление в штат Приказ директора образец Приказы об увольнении Приказ на предоставление отпуска Образец штатного приказа Новости Фото альбом Поиск Контакт.
Инструкция по использованию интерактивной доски
Институт медико социальных проблем инвалидности