Пребординг или предварительная адаптация: цели и содержание

Егор Глухов, специалист по управлению персоналом

От того, какие сотрудники придут в компанию, зависит много. С точки зрения кадровой безопасности, ключевыми моментами являются рекрутинг и адаптация персонала, однако, их не всегда достаточно. Все чаще HR-ы говорят о том, что должна существовать еще одна стадия работы с теми, кто приходит в организацию – когда по ним уже принято положительное решение, но официального оформления еще не произошло. Они еще не сотрудники, но уже и не кандидаты. Их уже не оценивают и не проверяют, но на работу они еще не вышли. Между тем, такое подвешенное состояние содержит в себе определенные риски для работодателя. Поэтому многие специалисты по управлению персоналом рекомендуют проводить специальные мероприятия по пребордингу – сопровождению будущего сотрудника, которые можно назвать предварительной адаптацией. Для понимания уточним происхождение термина, onboarding – это когда человек уже внутри компании, а preboarding – еще нет.

Что такое переходное состояние

Знаменитая шкала стресса Холмса-Рея содержит перечень событий, где самое стрессовое оценивается в 100 баллов. Перемены работы в списке нет, но есть близкие к нему ситуации: потеря работы, увольнение (47 баллов), реорганизация (корректировка) бизнеса (39 баллов), изменение характера работы (36 баллов). Для сравнения: уход сына или дочери из дома – 29 баллов, проблемы и конфликты с начальством – 23, перемены, связанные со сном и режимом дня – 16. Если же смене места работы сопутствовали другие обстоятельства, то уровень стресса увеличивается, так смена места жительства добавит 20 баллов, изменение условий жизни – еще 25 баллов и так далее.

Таким образом, человек в период трудоустройства находится в стрессовом состоянии. Для организации существенный риск кроется в том, что мы можем потерять будущего сотрудника по разным причинам. Довольно часто это происходит таким образом: человек в поиске работы рассылает резюме сразу в несколько компаний, и некоторые из них, в том числе и наша, приглашают его на собеседование. Пройдя интервью, он ждет результата и вот, одна из организаций сообщает ему о положительном решении и говорит дату выхода на работу. Кандидат на время успокаивается, но ровно до тех пор, пока не «проснется» другой работодатель и не пригласит на работу. И вот здесь у человека возникают муки выбора. Не факт, что он не откажется от нашего предложения в пользу другого. И чтобы этого не произошло, кандидата нужно «вести» - не терять с ним контакт с момента решения о приеме вплоть до этапа оформления.

Исключительное значение этапа пребординга в том, что он создает эмоциональную связь между будущим сотрудником и компанией. В дальнейшем, когда человек уже будет полноправным членом организации, у него будет договор, он будет получать зарплату и нести обязательства, отношения будут прочно скреплены, плюс появится коллектив и коллеги. Но пока этого не произошло, о будущем сотруднике надо заботиться. Забота на этом этапе похожа на то, как старшее поколение относится к собственным детям или внукам: молодежи дают столько тепла, сколько возможно, не требуя ничего взамен.

Цели и задачи пребординга

Компании по-разному проводят этот этап. Здесь можно выделить несколько направлений:

Знакомство с предприятием. Что-то человек уже знает о компании из СМИ, что-то слышал от бывших и действующих работников, но организацию все равно надо презентовать. Будущий сотрудник должен знать историю, направления деятельности и первых лиц еще до того, как приступит к работе. Надо опровергнуть ложные мифы и стереотипы и сформировать положительный образ предприятия, чтобы у человека была уверенность в правильности своего выбора. Можно дать ему буклет новичка, зарегистрировать на корпоративном портале, пригласить на специальное корпоративное мероприятие для новых сотрудников.

Знакомство с правилами. Если человек заранее знает, где его рабочее место, как добраться до работы, как одеваться, есть ли возможность пообедать, попить чаю или кофе, у него больше уверенности. Так что надо проинформировать его об этих важных вещах заранее, а на этапе адаптации onboarding в первый рабочий день просто показать, где что находится. Начало и окончание рабочего дня, дни выплаты зарплаты, порядок оформления – такие вопросы тоже лучше осветить до того, как человек придет на рабочее место.

Знакомство с коллективом. Необязательно называть конкретных людей, но можно сообщить, например, какой коллектив по составу – сколько всего человек работает в подразделении, кого больше – мужчин или женщин, какого они возраста. Возможно, надо добавить будущего сотрудника в групповой чат в мессенджере.

Знакомство с будущей работой. Озвучить должностные обязанности также лучше заранее. Конечно, о работе говорят на собеседовании, но довольно кратко и не всегда конкретно. Кандидаты часто стесняются задать уточняющие вопросы по разным причинам. Возможно им кажется, что руководитель занят, или они просто боятся глупо выглядеть. Когда их спрашивают: «Что бы вы хотели узнать еще?», они, как правило, молчат. Но буквально через пару часов после интервью у них появляется чувство, что они ничего не знают ни о компании, ни о сотрудниках. Чтобы развеять непонимание и неуверенность, стоит провести дополнительную беседу (возможно, дистанционно, чтобы не тратить время), либо попросить прислать письмо с вопросами на электронную почту. Последний вариант не очень желателен, так как люди все равно опасаются выглядеть смешными, беспокоить «глупыми вопросами» и т.д., поэтому лучше если инициатором будет работодатель (будущий руководитель, HR-специалист и т.п.).

С точки зрения безопасности, важно соблюсти баланс. С одной стороны, информировать нужно максимально подробно, а с другой, надо иметь в виду, что человек еще не стал работником официально, не отвечает за свои действия юридически, поэтому ему нельзя давать информации о системе информационной безопасности, клиентах, ценообразовании и т.п.

Удержание. Довольно часто бывает, что у будущего сотрудника есть трудности. К примеру, ему неудобно добираться до нового места, а может быть произошло форс-мажорное событие. Иногда на работе, откуда он собирается уходить, его начальник узнает об этом и угрожает осложнить увольнение, шантажируя тем, что позвонит будущему работодателю и даст плохую характеристику. Во избежание подобных эксцессов, с человеком надо поддерживать постоянный контакт. Будущий сотрудник может находиться в переходном состоянии до официального заключения договора довольно долго – иногда 2-3 месяца. За такой период времени произойдет все что угодно и компании надо вовремя отреагировать, чтобы не потерять работника.

Удержание на этапе пребординга важно по ряду причин. Компания уже рассчитывает на человека, подготовлено рабочее место, согласован функционал. Иногда, с целью снижения издержек, остановлен и набор кандидатов в резерв подбора, который ведется на случай, если основной кандидат по каким-то причинам не выйдет. Но если набор и не приостановлен, то тем, кто приходит на собеседование не отказывают, а сообщают, что их вакансия пока «заморожена», следовательно, вновь пришедшие будут продолжать поиск и рассчитывать на них в полной мере нельзя. Как правило, так и происходит и, если, вдруг, основной кандидат уходит, работу по вакансии приходится начинать заново.

Проверка. Будущего сотрудника нужно держать на контроле и с точки зрения безопасности. Вполне возможно, что за время, пока он ждет выхода на работу, произойдут новые обстоятельства. Как правило, необходимые проверки уже выполнены службой безопасности и HR-службой, но бывает, что человек пускается «во все тяжкие», поскольку его ничто не ограничивает. На своей «почти прошлой работе» он может устроить скандал, поругаться с коллегами, обмануть клиента, а то и совершить хищение.

Мероприятия пребординга и практическая реализация

Если в компании есть служба персонала, то целесообразно выделить специалиста именно по пребордингу, а не по адаптации, поскольку адаптация на рабочем месте (onboarding) – это другой процесс.

Менеджер пребординга составляет планы, создает презентационные материалы (информация о компании, история и т.д.), описывает и контролирует процесс предварительной адаптации. Он обзванивает будущих сотрудников, беседует с ними (можно не звонить, а, например, общаться в специальном чате), организует очные встречи при необходимости. Количество контактов зависит от того, сколько будущий сотрудник будет ждать выхода на работу. Мероприятия по предварительной адаптации могут выглядеть так:

В некоторых случаях менеджер по пребордингу решает и вопросы бытового характера. Так, если будущий сотрудник меняет место жительства в связи с трудоустройством, ему надо помочь с арендой или покупкой жилья и переездом. Или если вдруг выясняется, что не удается вовремя пройти медосмотр – нужно ускорить процесс (организовать его, к примеру, в поликлинике предприятия).

Как и любой бизнес-процесс, предварительная адаптация должна оцениваться с точки зрения эффективности. Поскольку основная задача – сохранить будущих сотрудников, то целесообразно применять для оценки такой KPI как «конверсия»:

K = Раб / Канд*100%, где

К – конверсия;

Раб – количество принятых работников (заключен трудовой договор) за период времени;

Канд – количество кандидатов, получивших положительное решение за период времени.

Таково основное содержание пребординга или предварительной адаптации. Конкретная реализация зависит от специфики компании, ее размера, сферы деятельности и численности.

Оперативно получайте самые важные и интересные новости из мира корпоративной безопасности, анонсы ключевых статей и мероприятий, подписавшись на наш канал в Telegram.

Адрес канала «Директор по безопасности» в Telegram: https://t.me/secdirector

Издательский Дом "Советник" – медиагруппа, специализирующаяся на практической информации в области безопасности бизнеса.

В активе ИД "Советник" журналы "Директор по безопасности", "Безопасность компании", специализированные пособия и бюллетени, отраслевые мероприятия.

Рекомендуем оформить подписку на наши издания:

В редакции на любой период с предоставлением полного пакета документов для бухгалтерии.

По тел.: +7(977) 953-20-53, +7(499) 404-21-71 или связаться с нами по

e-mail: podpiska2@s-director.ru или info@s-director.ru

Оформите подписку на 2023 год на наши издания "Директор по безопасности" и "Безопасность компании" по действующим расценкам.

К сожалению из-за неясной ситуации на рынке полиграфических услуг, цена может быть увеличена, но при оформлении подписки сейчас, это не повлияет на стоимость оказания услуг в будущем.

Подписка на доступ к электронным журналам станет оптимальным вариантом подписки на наши издания!

Ознакомиться с условиями ПОДПИСКИ

❗❗ Акция ❗❗

Если оформите годовую подписку "Доступ к электронным журналам", то уже сейчас сможете читать вышедшие номера за все года.

Пребординг или предварительная адаптация: цели и содержание

Report Page