Правила заполнения шаблонов

Все даты в формате даты

В Excel дата должны быть отформатирована именно как дата. Визуальная проверка не всегда помогает обнаружить записи, где дата отформатирована как текст, поэтому всегда используем фильтр в качестве проверки. Так выглядит применение фильтра к столбцу, где даты отформатированы как даты:

Excel формирует иерархию: год - месяц - день. Год можно раскрыть в месяцы, а месяцы в дни.

Если есть хотя бы одна запись, отформатированная как текст, она не войдет в эту иерархию. Фильтр будет выглядеть так:

AMS не запрещает импортировать записи, где дата в текстовом формате. Сбои при импорте не возникают. Но в этом случае система путает местами день и месяц: вместо 01.09 будет 09.01.

Поэтому формат даты нужно проверять всегда. Это самая распространенная ошибка.

Все названия строго как в системе

Как правило, во всех шаблонах требуются привязки к тем данным, которые уже есть в системе. Например, новые записи baseline из шаблона должны относиться к конкретной единице прогнозирования (ее название уже есть в системе), промо-ассортимент должен относиться к конкретной промо-акции (ее название тоже есть в системе) и т.д.

Название, которое уже есть в системе, лучше всегда копировать из нее. Ошибка импорта возникнет даже в том случае, если есть лишний пробел в названии после последнего символа.

Вспомогательные столбцы и вкладки

В ходе заполнения шаблонов может возникнуть потребность в дополнительных расчетах и дополнительной информации. Например, подтянуть названия SKU к EAN, подтянуть цены к EAN и посчитать GES, построить сводную таблицу по данным, заполненным в шаблоне и т.д.

Такие действия допускаются, но непосредственно перед импортом, нужно удалить все вспомогательные столбцы и дополнительные вкладки. В шаблоне должна остаться только одна вкладка и только те столбцы, которые выгрузились изначально.

Не оставляем пустые строки

Данные в шаблонах заполняются внутри таблицы Excel. В ней не должно оставаться пустых строк, как на иллюстрации ниже. Чтобы изменить границы таблицы, можно зацепиться за правый нижний угол и перетащить мышкой нижнюю границу таблицы вверх.

Что нужно и что не нужно заполнять

Как правило, при выгрузке шаблона из системы в него попадает множество лишних столбцов. Их можно просто удалить. Шаблон не перестанет от этого работать. Например, шаблон "Продукт ФАМ" (для заполнения матрицы ассортиментом) выгружается со столбцами "Имя", "Показать уведомление при делистинге", "Текст уведомления при делистинге" и "флаг интеграции" и др. Это лишние столбцы, которые не заполняются.

Но есть столбцы, которые удалять или не заполнять нельзя - это привязки. Нельзя заполнить ассортимент для матрицы и не указать название этой матрицы; нельзя заполнить ассортимент промо-акции и не указать ее название; нельзя не привязать строки baseline к единице прогнозирования.

Вот как выглядят в системе ни к чему не привязанные записи:

Такие записи будут централизованно удаляться.

Дробные штуки

В продуктах промо дробные штуки не допускаются - это приводит к ошибкам импорта.

В записях baseline могут быть дробные штуки.

Указание ответственного

Во всех шаблонах есть поле "Ответственный". Если его не заполнять, то система посчитает ответственным за импортируемые записи того, кто загружает шаблон. Потом удалить такие записи сможет либо тот же пользователь, либо администратор.

В ситуациях, когда координатор дивизиона загружает данные для других пользователей, нужно прописывать ответственного так же, как он назван в системе. Даже лишний пробел приведет к ошибке импорта.

"Битые" шаблоны

Один и тот же шаблон Excel можно использовать много раз, в отличие от динамического листа Excel.

Однако иногда шаблон перестает работать.

В этом случае надо либо перевыгрузить новый шаблон из системы, либо перенести данные в другой файл Excel с аналогичным шаблоном.