Правила оформления и составления деловых писем
Правила оформления и составления деловых писемСкачать файл - Правила оформления и составления деловых писем
Деловая корреспонденция - это способ взаимодействия различных структур, от эффективности которого зависит многое: В современном мире сложно представить компанию, изолированную от внешней среды. Каждая организация стремится наладить эффективное взаимодействие со сторонними структурами, клиентами, вышестоящими органами, и подчас это взаимодействие и есть ключ к успеху фирмы. Одним из инструментов коммуникации служит деловое письмо как особый вид корреспонденции, включающий в себя большое число разновидностей официальных оперативно-информационных документов, используемых для решения текущих и перспективных задач управления. Деловое письмо выполняет ряд важнейших функций, через которые наиболее полно можно представить значимость этого документа в деловом мире. Прежде всего следует отметить информационную функцию - письмо содержит сведения, факты, информацию различного рода. Реализация данной функции в полном объеме зависит не только от количества и качества информации, но и от способа ее подачи, четкости формулировок, отсутствия двусмысленности и подтекста. Организационная функция реализуется, когда документ создается с целью организации, координации деятельности людей. В этом случае от логичности, структурированности текста документа зависит как процесс, так и результат этой деятельности. Содержание сведений, являющихся доказательной базой при рассмотрении спорных ситуаций, выявляет юридическую функцию письма. Грамотно оформленные документы служат гарантией разрешения профессиональных, коммерческих и других споров и конфликтов и, следовательно, являются основой стабильного развития компании. Коммуникативная функция обеспечивает связи организации с внешней средой, поддержание необходимых контактов, взаимодействие с реальными и потенциальными партнерами и клиентами. Выделение указанных выше функций позволяет сделать вывод, что деловое письмо является важным элементом делопроизводственной системы в частности и управления организацией в целом. На практике секретарю и офис-менеджеру приходится сталкиваться с большим количеством корреспонденции, создавать письма различного содержания и для различных целей. Наиболее распространенными являются следующие разновидности писем:. Вне зависимости от разновидности делового письма, применяемого в каждом конкретном случае, существуют определенные правила структурирования и оформления текста, ориентация на которые позволит создать грамотный документ, свидетельствующий о высоком профессионализме работников компании. Прежде всего следует отметить важность соблюдения структуры делового письма. Зачастую при создании документа автор не задумывается о таком моменте, как деление информации на смысловые блоки составные части. В итоге особенно в случаях многоаспектности письма информация может подаваться хаотично, что вызовет трудности в понимании адресатом послания. Структура письма - это скелет, который позволяет изложить проблему логично и последовательно. Деловое письмо условно состоит из трех частей. Первая - описание мотивов, причин, побудивших автора к созданию письма. В этом блоке часто приводятся ссылки на факты, события, указываются справочные и регламентирующие документы. Первая часть по своей сути является вводной, подготавливающей адресата к основным сведениям. Это основной информационный блок, который отражает позицию автора по рассматриваемому вопросу. Важность этой части обуславливается стремлением не просто донести сведения, но и в большинстве случаев побудить адресата действовать или мыслить в нужном для автора направлении. В настоящий момент наблюдается значительный рост цен, в связи с чем предложение требует актуализации. ООО 'Строй-Интер', ООО 'Д-бюро'. Третья часть посвящена формулировке ожидаемого результата, описанию вероятных исходов события при принятии предлагаемого или альтернативного решения, констатации соглашения или отклонения предложения и пр. Следует отметить, что в некоторых случаях письма могут содержать только первые две части или, например, только вторую часть описанной структуры. Это может быть осознанное опущение одного из блоков, и в этом случае функции отсутствующей части могут быть перераспределены между существующими. Или же некоторая часть структуры письма может отсутствовать в связи с нехваткой фактического материала. Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6. Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6. Наиболее типичными для делового письма, независимо от его разновидности, являются реквизиты: Следует отметить, что в ГОСТ Р 6. Деловое письмо - документ двухуровневой структуры, где одним из уровней выступает смысл, та информация, которую передает автор, а вторым - форма графическое выражение смысла, пространственное распределение информации и пр. При этом форма, являясь второстепенным аспектом, несет важную функцию воздействия на адресата. Учитывая, что деловое письмо всегда имеет цель организационную, информационную, коммерческую , для ее достижения не стоит упускать из виду данный, казалось бы, формальный, параметр. Отличительной особенностью деловой корреспонденции является использование выражений-клише, характерных для документов языковых формул. Подобная практика имеет свои плюсы: Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом Одновременно с этим письмом высылаем. По получении документов просим сообщить об этом по факсу Просим извинить нас за задержку с ответом Рассчитываем, что наши замечания будут учтены Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств. Приведенные в качестве примера формулировки не являются исчерпывающими: В завершение хотелось бы отметить, что упорядочение работы с деловыми письмами от момента создания документа до его отправки за пределы компании — дело трудоемкое. Тем не менее усилия в этой области окупаются достаточно быстро, так как рациональный маршрут движения деловых писем и соблюдение делопроизводственных норм и требований способствуют снижению физических и эмоциональных нагрузок, повышают эффективность рабочего процесса и свидетельствуют о высоком уровне компании. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. PRO Делопроизводство Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта. Подписка на рассылки По вопросам подписки: Читайте в электронном журнале Все краски офисного лета для секретаря! Ввести код доступа О журнале. Делопроизводство Документооборот Архивное дело Деловой этикет Секретарь руководителя Законодательство Документационное обеспечение Системы делопроизводства Система документооборота Электронный документооборот Документы делопроизводства Регистрация документов Оформление документов Экспертиза ценности Деловые переговоры Все 59 тем. Высшая Школа Секретаря Вебинары Архив вебинаров Документы Образцы. Приведем примеры вводной части письма, объясняющей мотивировку написания письма: Таблица1 Разновидность Языковые конструкции делового письма Вводная часть Основная часть Завершающая часть 1 2 3 4 Письма-запросы В соответствии с протоколом от Просим предоставить информацию в срок до В случае непредставления информации будем вынуждены обратиться в Выражаем уверенность, в том, что Просим Вас не задерживать ответ. Гарантийные письма В связи со сложной экономической ситуацией Гарантируем возврат кредита в сумме Сопроводительные письма В связи с Вашим запросом. Доводим до Вашего сведения В ответ на Ваш запрос ставим Вас в известность. Ожидаем Вашего согласия одобрения, подтверждения К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество товара не удовлетворяет требованиям Подписка на новости Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Мероприятия Проверь свои знания и приобрети новые Посмотреть. Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Почему важно соблюдать правила оформления документов Как развить творческий интеллект Как подготовить руководителя и коллег к своему отпуску: Читайте в электронном журнале Секреты эффективного взаимодействия с руководителем Вам поручили создать архив: Диаграммы в MS Excel: Новости партнеров В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал 'Справочник секретаря и офис-менеджера' Подписка со скидкой! Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. При клике отсылаем событие GA Click jQuery ' yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.
Форум
Выбор ниши , бизнес идеи , поиск стартового капитала. Пошаговые инструкции, помощь юриста. Бухгалтерия , полезные советы , кредиты и лизинг , энциклопедия. Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами например, представителями гос. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем на бумажном носителе , так и электронных посланий. Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации или инструкции по делопроизводству. Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить. Впрочем, ГОСТ года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов когда они указываются по центру. Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант. Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу. Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета о чём пойдёт речь ниже , излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично. Одно из главных правил написания деловых писем гласит: Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами. В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:. Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Всегда обращайте внимание на тон послания. Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Попробуйте сперва предоставить убедительные не надуманные объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:. В идеале ещё перед обоснованием отказа — в самом начале письма — следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе — зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью? Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении — это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение. Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета — все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности. Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах. Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: Как защитить деловую репутацию компании при публикации недостоверных отзывов негативного характера в интернете. Принимаем на работу водителя: Форма Т-2 — личная карточка работника: Франшиза АЗС, или Достойное партнерство. Что делать при отзыве лицензии у банка: Круглогодичное выращивание огурцов как высокодоходный бизнес. Как рассчитываются отпускные, или Сколько стоит отдых работника. Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Все права на тексты принадлежат администрации сайта dezhur. Сайт может содержать контент, не предназначенный для лиц младше 18 лет. Как правильно писать и оформлять деловые письма Автор статьи: Онлайн-помощь эксперта Бухгалтерские вопросы.
Реферат: Оформление деловых писем и других оперативно - и справочно-информационных документов:
Славянская кукла оберег своими руками
Деловое письмо: правила оформления и порядок работы
Как быстро отрастить щетину парню
Можно ли месячных цыплят кормить пшеницей