Правила номенклатуры дел
Правила номенклатуры делСкачать файл - Правила номенклатуры дел
Купить систему Заказать демоверсию. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Различаются три вида номенклатур дел: Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Номенклатура дел организации сводная приложение 7 составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме приложение 8 , согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК ЭК организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура штатное расписание организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений например: Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений направлений деятельности. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел томов, частей. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок 'разные материалы', 'общая переписка' и т. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин 'документы', а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Термин 'документы' применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются 'переходящими' и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел томов, частей. Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовому, ведомственному , а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК ЭК организации. В графе 5 'Примечание' в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел томов , отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Открыть полный текст документа. Состав документов, подлежащих передаче в архив.
Порядок разработки номенклатуры дел
Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел , теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением или как же заполнить графы формы. Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы — это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства. Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию актуально особенно для крупных организаций. Индекс дела графа 1 состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, где, 01 — секретариат, 12 — любой номер дела в секретариате , где, 04 — юридический отдел, 25 — любой номер дела в юридическом отделе и т. Из названия заголовка графа 2 любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов. Элементы заголовка документов дела принято располагать в следующей последовательности:. Считается, что надо стремиться по возможности использовать большее количество элементов для формулирования заголовков. Ниже несколько типичных примеров. В заголовке принято делать указание на копийность документов в деле, тогда в примечании графа 5 сделайте отметку, где находятся подлинники. Посмотрите предыдущую статью — дела , в примере номенклатуры дел организации. Вы можете в работе использовать типовую и примерную номенклатуры дел если они есть для вашей организации. Первая имеет нормативный статус, вторая — носит рекомендательный характер и намечает примерный состав дел. Номенклатура дел не является догмой, поэтому в течение года заголовки дел допускается уточнять в процессе текущего делопроизводства при формировании дел. Учитывайте, что документы постоянного и временного сроков хранения нельзя помещать в одно дело. Поэтому для них надо предусмотреть разные заголовки. Если несколько временных сроков например, 1 год и 5 лет в одном деле, то принимается больший из них 5 лет. Для определения порядка расположения заголовков ориентируются по степени важности дел в каждом разделе и их взаимосвязью. Четкого правила не существует, поэтому допускается вариативность и разумный полет фантазии. Но можно дать общие рекомендации. Как точно не следует делать — в начало раздела номенклатуры дел помещать какой-нибудь журнал учета выдачи ключа от некого помещения, а в конце — приказы руководителя по основной деятельности. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера, на случай если будут появляться новые непредусмотренные дела в процессе ведения делопроизводства. При появлении таких дел их нужно вписывать, при этом саму номенклатуру дел не требуется снова утверждать. Количество дел графа 3 в процессе разработки номенклатуры дел не проставляется, заполнение происходит после завершения делопроизводственного года. Информация из третьей графы служит основой для составления итоговой записи суммируют по категориям о количестве заведенных дел в течение завершившегося года. При работе с перечнем документов для правильного определении сроков хранения необходимо учитывать примечания к ним и условия действия установленных сроков. Примечания к срокам надо переносить в составляемую номенклатуру дел в 5 графу. Посмотрите на образец в предыдущей статье: Временные сроки хранения в сторону уменьшения изменять нельзя , из практических соображений возможно их увеличение. При наличии типовой или примерной номенклатур дел сроки хранения переносятся оттуда без изменений в составляемую вами. Примечание графа 5 служит, чтобы делать любые необходимые отметки в процессе использования номенклатуры дел, например, указывают название перечня документов со сроками хранения, о наличии переходящих дел те которые продолжат формировать в следующем году или наоборот уже велись , о передаче дел и другие. Обратите внимание, это важно. В номенклатуру дел следует включать документы независимо от носителей информации — бумажных или электронных. При этом современные перечни документов при установлении сроков хранения не делают различий от вида носителя. Вы получили представление об основных этапах проведения работ. Изучив подробнее приведенный пример, вам теперь будет легче справиться с разработкой и оформлением номенклатуры дел своей организации. В дальнейшем я планирую составить образцы номенклатур дел некоторых отделов и разместить их на этом сайте. Если переходящее дело ведется с года, закрывается в середине , с середины открывается новое дело речь идет о должностных инструкциях, которые потеряли свою актуальность и были заменены новыми и снова переходят уже в год. Как отразить в графе 3 номенклатуры структурного подразделения, которое закрывает год по номенклатуре, количество заведенных дел. Надо ли указывать переходящее дело в год в гр. Верно ли будет указать в гр. В номенклатуре дел года в гр. В номенклатуре дел года учитывается одно переходящее дело. Может ли быть письмо для служебного пользования, если на титульном листе не стоит гриф ДСП? Если такой отметки грифа нет, то письмо не относится к документу для служебного пользования. Ограничивается доступ к документам, содержащим персональные сведения работников, сведения по гражданской обороне и др. Главная О проекте Контакты Содержание. Оформление номенклатуры дел организации Помещено в тему: Алена 09 02 Вера 02 03 Темы Архивное дело Описи дел Хранение и уничтожение документов Делопроизводство Документооборот Номенклатура дел Оформление документов Образцы документов Документы по кадровому обеспечению Информационно-справочные документы Образцы актов Образцы писем Образцы приказов и распоряжений Образцы протоколов. Полезное Номенклатура дел организации Образец номенклатуры дел организации Деловая переписка, бланк письма — правила написания деловых писем Как составить приказ по основной деятельности Как составить акт Образец протокола заседания Организация работы архива Уничтожение документов. Популярное Образец объяснительной записки Образец служебной записки Образец докладной записки Образец письма-просьбы Образец письма-запроса Как написать благодарственное письмо Образец распоряжения Справка с места работы Характеристика с места работы на сотрудника Рекомендательное письмо сотруднику Образец автобиографии Резюме для устройства на работу.
Разработка номенклатуры дел: классика жанра
Есенин зацелую допьяна изомну как цвет стих
Азитромицин инструкция по применению для детей отзывы
Номенклатура дел организации – составление и утверждение
Можно ли похудеть с помощью лимонов