«Поручить нельзя выгореть». Инструкция по делегированию для начинающих
О крутости этого навыка поют с каждой колокольни. Правда, первая половина информации — теория без жизненных примеров. Остальная написана в духе «как руководителю отдать дела подчиненным». Словно обычные люди не хотят эффективно управлять временем и финансами, а бизнесмен — не человек, которого после работы бесит гора грязной посуды. Вот что действительно нужно знать о делегировании, чтобы решить, подходит ли оно вам.
Как вообще понять, что поручить
Три рабочих способа на выбор: 👉🏽
- «Услышать себя». Каждый раз, когда появляются дела с пометкой «надо» и «должен», меняйте их в голове на «хочу» и «важно». Прочувствуйте разницу: Мне надо важно сходить к врачу. Я должен хочу записать сына на теннис. А все, что вам важно, но капец как не хотите делать, смело делегируйте.
- «Выжать все». Допилить и отправить статью, ответить новому заказчику, съесть что-то полезное, купить овощей, кофе и кошачий корм, полить лимон и розмарин, потренироваться, начать третий сезон «Любовь, смерть и роботы». Не ищите в списке логику, лучше составляйте свой, чтобы «очистить операционку» и расставить приоритеты. Пополняйте его даже на ходу: вспомнили, внесли в заметки, пошли дальше. Особенно то, от чего становится тревожно. И так неделю. А потом прикиньте: «Что бы я поручил в первую очередь, если бы ничего не мог делать сам?» Откалиброванное делегируйте. Именно оно не дает покоя и отбирает ресурс.
- «Сберечь кукуху принципом Парето». Согласно ему, важно не сделать 80% запланированного, а закрыть главные 20%. Вот почему можно стараться, каждый день выбиваться из сил, но стоять на месте. Нет фокуса на том, что ведет к мечте. Как проверить, правильно ли расставлены приоритеты? Напишите задачи на день. Уберите на второй план те, что не продвинут к цели. Например, расхламление — дело нужное, но на Байкал летом не соберет. Можно заняться этим после работы, либо делегировать поиск организатора пространства, устранив проблему.
Что мешает делегировать 🧐
😥 Менталитет и чувство вины. Тянете ношу молча, даже если валитесь с ног.
На самом деле. Никто не учил вас правильно расставлять приоритеты, нащупывать свой метод планирования, а зря. Делегирование — навык, который можно и нужно прокачивать, если хочется облегчить себе жизнь и быстрее добиваться целей.
👩🏽💻 Установка «Когда делают не себе, сделают плохо». Как может выполнить задачу рандомный работник? На отцепись. Заказать первый попавшийся товар без оглядки на отзывы, абы как заполнить документы. Платить сервису, а потом переделывать уже сделанную работу — не круто.
На самом деле. Сервис не заинтересован в том, чтобы терять клиентов от косяков работников. В NeedSupport — строгий отбор на этапе собеседования и ядреное тестовое. Сотрудник не допускается к работе, пока не пройдет обучение, где задания составлены на основе клиентских запросов. А дальше его зарплата зависит от того, как проявит себя в деле.
🔎 Сомнения, что найдут нужное. Например, выберут красивое, но дорогое платье. Или вместо тура с рюкзаками и палатками забронируют навороченный отель.
На самом деле. Вы и не должны составлять четкое ТЗ. Зато задача ассистента — задавать вопросы, чтобы нащупать, что вам нравится. Пришлите примеры платьев, либо выберите из того, что мы нашли и расскажите, какие и почему «не фонтан». Подумайте, чего ждете от путешествия, — поваляться с аперолем на пляже, лазить по горам или совершить культурный набег.
🤷🏽♀️ Нет ответственности за ошибку. Неверно заполнят таблицу, а разгребать вам.
На самом деле. Хотим работать вдолгую, а значит несем ответственность за факапы. В NeedSupport качество контролирует целая команда, которая собирает обратную связь, чтобы неприятная ситуация не повторилась, решает спорные вопросы в вашу пользу. В случае с таблицами мы понимаем, что это популярный и важный запрос, потому учим ребят работать с большим массивом данных.
😨 Страх утечки информации. Дать постороннему человеку доступ к личным данным — ну такое. А если на вас оформят кредит или передадут внутрянку конкурентам?
На самом деле. Все ассистенты подписывают договор о неразглашении. То есть без вашего согласия сервис не имеет права публиковать никакую информацию. Дополнительно можно подписать NDA между клиентом и сотрудником, который выполняет задачу.
🧠 Нет гарантии, что у ассистента есть компетенции. Без опыта грамотно не оформить документы, не найти хорошего мастера по ремонту и не забронировать рейс. А гуглить и самому можно, зачем платить за это?
На самом деле. То, с чем вы столкнулись пару раз, мы анализируем каждый день. А чтобы оперативно решать такие задачи, в сервисе работает команда с разным набором скиллов. Одни сотрудники с юридическим образованием. Другие месяцами составляли базу проверенных профи по ремонту. Третьи — бывалые путешественники.
Как делегировать правильно
Советы, как давать задачи ассистентам, чтобы сотрудничество работало на ваш результат.
✔️ Больше конкретики. «Красивая», «инновационное», «самые крупные», «масштабный», «популярное». Проверяйте ТЗ на слова, который каждый понимает по-разному. Это помогает лучше понять вас, быстрее решить вашу проблему.
✔️ Держите в голове, что хотите увидеть. Какой измеримый результат важно получить? Например, задача «мне нужны кроссовки». Одного клиента устроит, если найти пять вариантов, которые точно есть в наличии, а другому надо доставить их до квартиры. Чувствуете разницу?
✔️ Отвечайте на вопросы. Ассистенты уточняют информацию не потому что тупые, а чтобы вы могли воспользоваться плодами их работы. И вам, и им нужна не красиво оформленная табличка, а решенная проблема.
✔️ Делитесь опытом. Особенно, если даете профильную задачу. Может, в этой сфере вы работаете 15 лет. Подскажите, где лучше искать, скиньте источники, которым доверяете. Давайте держать курс на плодотворное сотрудничество, а не перепроверять друг друга.
✔️ Расставляйте приоритеты. Поставили пять задач, распишите, какие из них более важные, и их надо сделать в первую очередь.
✔️ Если в одной сфере не зашло, поручите в другой. Вместо рабочей задачи дайте бытовую или связанную с досугом.
✔️Давайте обратную связь. Сотрудничаете давно, но есть пара нюансов? Не держите в себе, говорите, если что-то не нравится, это очень важно. Чем лучше наш сервис знает клиента, тем эффективнее решает его задачи.
В каких ситуациях делегируют наши клиенты ✍🏽
«Хочу положиться и забыть». Опробовать сервис удаленных помощников и впредь не отвлекаться на поиск сотрудников. Обычно обращаются те, кому хватило случаев, когда деньги хотят все, а работать никто.
«Устала ругаться и паниковать». Пара из России пытается пожениться в другой стране. Все сложно — почти, как в личной жизни тех, кто ставил такой статус себе во «ВКонтакте». Нужно записаться в консульство, заполнить заявление и только после этого подать прошение на регистрацию брака. Хорошо, когда в бюрократические войны вступает другой. Тот, кто с холодной головой уточнит противоречивую информацию, разберется в сложной терминологии, дозвонится до приемной и в конце концов победит.
«Не уверен, что сделаю сам, а надо». Многие плохо знают рынок блогеров для рекламы. Начинают искать, натыкаются на любителя ботов и забивают. И соцсети тем временем простаивают.
«Не хочу этим заниматься». Хорошо бы в пятницу доработать, сесть на самолет и до этого смотреть в сети только фотки пляжа. Только бы не оформлять медстраховку, бронировать нормальный отель на семью с двумя детьми, покупать билеты, гуглить уютные кафешки и воевать с мужем за экскурсии — с профессиональным гидом или кондером и баром в автобусе.
«Догнать двух зайцев». Зачем фрилансеру терять нового клиента, если можно отдать рутину и «закрыть» обе задачи?
«Задолбалась балансировать». Когда женщина не согласна на что-то одно: либо садик с 9 до 18, но работа, либо тень былой себя, но рядом с ребенком. Можно расширить возможности, а не жертвовать. Например, найти частный сад рядом с домом или детский центр с коворкингом.
«Неподъемная задача, даже боюсь начинать». Переезд в другую страну с крупной собакой. Две пересадки в разных странах, у каждой свои правила, от размера переноски до времени регистрации. Делегирование обезопасит от форс-мажоров.
«Это отнимает уйму времени». Контролировать третьих лиц, особенно курьеров с доставкой важных документов. Оформлять акты по шаблону. Мониторить тот самый купальник по выгодной цене. Ищите собственные «ловушки времени» и с легким сердцем отдавайте сервису, чтобы в это время заниматься чем-то приятней.
«Сапожник с сапогами». Что делегировали сервису работники NeedSupport и с какими сложностями сталкивались 🤌🏽
🙇🏽♀️ Лея, ассистент.
Не знала, как составить ТЗ:
«Попросила ребят узнать стоимость доставки крупногабаритного груза из одного города в другой, пока сама занималась сбором 200 кг вещей. Хотя я сама ассистент, с первого раза объяснить, что хочу, не вышло. Когда ты погружен в это, даже в голову не приходит, что другой не знает того же. Кажется, ну все же логично. Это нормально, просто будьте к этому готовыми и отвечайте на уточняющие вопросы. Так вы помогаете себе».
💆🏽♀️ Оля, руководитель сервиса.
Считала, что свое надо делать самой:
«Долгое время я не давала что-то глобальное, в чем реально нужна была помощь. Думала: «Ну как ты не можешь, это ведь важно!» Такие мысли добавляли чувства вины и фрустрации. Когда поняла, что дела так и стоят на месте, хотя работала по 80 часов в неделю, начала с малого. Сперва бытовуха: узнать, как быть с линолеумом, который сожрала собака, найти клининг на два дня в неделю, сделать подборку веганских кафе неподалеку. Потом доверила личное: записаться на тренировки по боксу и йоге, найти проверенного ветеринара. Чем чаще практиковалась делегировать и доверять рутину, тем легче становилось. Появилось время лишний раз принять ванну с масками и погулять с мужем без ноющей тревоги. Если вам тоже не дают покоя незавершенные гештальты, научитесь делегировать».
🙋🏽♀️ Александра, ассистент.
Боялась отпустить ситуацию:
«Попросила подобрать в Краснодаре отель, чтобы средняя цена, с парковкой и поближе к достопримечательностям. А еще найти самые вкусные кафе и рестораны города. Было сложно положиться, даже зная, как все у нас устроено. А вдруг найдут не то? Или не успеют к отпуску? Постоянно мониторила, переживала. В сервисе есть правило — присылать промежуточный результат по задачам. Это помогло. Когда знаешь, что про тебя не забыли, успокаиваешься. Но чтобы на самом деле сэкономить время и ресурс, делегируя, переключайтесь и не пытайтесь все контролировать».
Есть трудности в делегировании? 🙃
Напишите нашему менеджеру: Саше Дмитриевой
Подберем вам задачу, поможем избавить голову и руки от рабочего или бытового геморроя, портящего настроение и ворующего время жизни.