Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов - Бухгалтерский учет и аудит реферат
Главная
Бухгалтерский учет и аудит
Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.
посмотреть текст работы
скачать работу можно здесь
полная информация о работе
весь список подобных работ
Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Возможность и длительность использования документов пре-допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка-кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го-сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
* отбор на временное хранение документов, не представ-ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
* выделение к уничтожению документов, не имеющих науч-ной ценности и утративших практическое значение;
* установление или изменение сроков хранения документов.
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв-ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Критерии оценки документов . Критериями оценки происхожде-ния являются: роль и место организации в системе государст-венного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.
Критерии оценки содержания -- значимость события, отра-женного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое на-значение, вид и разновидность документа.
Критерии оценки внешних особенностей документа -- это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.
1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно-сти которых созданы документы. В процессе деятельности обще-ства создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транс-портные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, коопе-ративные, акционерные, учебные и другие организации. Цен-ность комплекса документов, созданного в каждом из них, оп-ределяется значимостью этого учреждения в системе управле-ния, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор докумен-тов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
Документы личного происхождения, отражающие творче-скую, производственную деятельность государственных деяте-лей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.
2. Значимость содержания документов. В общем массиве до-кументации имеются документы, отражающие деятельность уч-реждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нуж-ные для текущей (оперативной) работы учреждения.
К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организацион-но-распорядительная документация учреждения и вышестоя-щих органов.
Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.
3. Время и место образования документов. Этот критерий яв-ляется важным для экспертизы. В истории нашего общества бы-ли периоды, насыщенные событиями особой важности. Это пе-риоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра-нение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учрежде-ниями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять ко-пии документов, особенно документов постоянного срока хра-нения. Это необходимо для их будущего использования.
5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформлен-ных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять до-кументы в процессе делопроизводства.
6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ -- это один из размноженных экземпля-ров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксероко-пий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учре-ждений передаются в разные архивы (например, фонд выше-стоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного -- в областном архи-ве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.
7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содер-жание квартальных планов и отчетов -- годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.
8. Физическое состояние документа. Этот критерий приме-няется в отдельных случаях. Если документ сильно повреж-ден, но имеет особую ценность, он должен быть реставриро-ван. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.
Экспертиза ценности документов проводится на основе пе-речней -- систематизированных списков видов и категорий до-кументов, содержащих нормативные указания о сроках их хра-нения. Перечни документов позволяют установить сроки хране-ния или возможность уничтожения многих управленческих до-кументов без их дополнительного изучения.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод-стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор-мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности доку-ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен-ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче-ской помощи подведомственным организациям создаются цен-тральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК -- совещательные органы. Они работают в посто-янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три -- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопро-изводство и состав документации данного учреждения. В со-став комиссии обязательно входит лицо, ответственное за ар-хив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.
Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и При-мерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться по-ложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной орга-низации, предприятия.
В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра-вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль-ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы-ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.
В соответствии с Основными правилами работы ведомст-венных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране-ние документов личного происхождения;
* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст-вующего архивного учреждения предложений об установ-лении и изменении сроков хранения документов;
* участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив-ных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и от-бору их на государственное хранение (перечней докумен-тов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, ин-струкций по делопроизводству и т.п.);
* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; мето-дическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;
* организация и проведение совместно со службой дело-производства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных под-разделений.
Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к госу-дарственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет кон-троль за сохранностью ценных архивных документов. Негосу-дарственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выде-лении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых ре-шения принимаются коллегиально большинством голосов. Прото-колы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:
* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
* изменении сроков хранения документов;
* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.
Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек-ретаря комиссии.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод-стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про-водит персонал структурных подразделений при участии сотруд-ников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактиче-ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку-ментов определяется их научная и практическая ценность и со-ответствующие сроки хранения.
Если при просмотре в делах обнаруживаются документы по-стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подле-жат перегруппировке: документы постоянного хранения отделя-ют от документов временного хранения.
Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хране-ния, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.
Наиболее полное и систематическое перечисление образую-щейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тща-тельно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть про-изведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.
В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере-дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хра-нятся централизованно службой документационного обеспече-ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку-менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку-ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, ут-верждает руководитель учреждения
Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.
После подшивки документов и нумерации листов произво-дится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*
При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведе-ний по номенклатуре дел:
* полное наименование организации с указанием ее подве-домственности;
* наименование структурного подразделения;
* делопроизводственный индекс дела, состоящий из ин-декса структурного подразделения и номера дела по но-менклатуре;
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомст-венный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:
* номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);
* архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, пре-дусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архи-ва и организации. Этот архивный шифр проставляется в ве-домственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хране-ния и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреж-дения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвер-жденных руководителем организации.
Наименование организации должно указываться в имени-тельном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название бе-рется в скобки, новое дописывается под ним.
Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его за-головок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится об-щий заголовок дела и заголовок каждого тома.
Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание докумен-тов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид до-кументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, от-ражающий содержание документов.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих до-кументов. Например: Приказы директора предприятия по про-изводственным вопросам № 1--78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1--20.
Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Прика-зы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1--56. Копии.
К заголовку составляется аннотация, если в деле содержат-ся документы, имеющие справочное значение, документы, ко-торые могут служить предметом самостоятельного поиска, осо-бо ценные документы, наличие которых не может быть опре-делено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по марке-тинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.
Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото-рой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты докумен-тов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) са-мого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль-ных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней запи-сей в журнале.
Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слу-чае под датой делается об этом запись: «В деле имеются доку-менты за... год(ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел, со-держащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
Если дело начато в одной организации, а закончено в дру-гой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа-цию и дата окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание коли-чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла-туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч-нем документов с указанием сроков хранения или после уточне-ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по-стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качествен-ное и своевременное составление описей дел структурных под-разделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж-дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель-ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю-чать в себя следующие элементы:
* порядковый номер дела (тома, части) по описи;
* заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
* число листов в деле (томе, части);
В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд-ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж-дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза-цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под-разделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной опи-си дел организации.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред-назначенный для последующей передачи в государственный ар-хив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы-вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст-венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
* все время должна работать в фоновом режиме антивирус-ная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;
* каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса;
* результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе.
В целом, хранение документов в электронной форме позво-ляет не только кардинально ускорить поиск необходимой ин-формации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.
Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов. реферат [53,7 K], добавлен 12.06.2014
Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов. реферат [19,3 K], добавлен 12.10.2014
История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение. курсовая работа [569,9 K], добавлен 06.12.2010
Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза. реферат [18,5 K], добавлен 20.09.2010
Задачи, порядок проведения экспертизы ценности документов. Организационные мероприятия проведения экспертизы. Оперативное хранение документов. Хранение документов в структурных подразделениях организаций. Оперативное хранение машиночитаемых документов. контрольная работа [22,5 K], добавлен 11.09.2008
Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации. презентация [1,9 M], добавлен 22.02.2010
Систематизация и учет документов в организации. Индекс и заголовок дела, количество единиц хранения. Формирование и оформление дел, сроки хранения. Организация оперативного хранения документов. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами. дипломная работа [40,2 K], добавлен 20.10.2010
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .
© 2000 — 2021
Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов реферат. Бухгалтерский учет и аудит.
Реферат: Анализ кредитоспособности и ликвидности предприятия
Сочинение Про Маму 4 Класс Небольшое
Сочинение На Тему Моя Любимая Передача
Готовые Сочинения 8 Класс
Дипломная работа по теме История как предмет философского исследования
Курсовая работа по теме Особливості перекладу фразеологічних одиниць сучасної німецької мови
Сочинение О Книге Горе От Ума
Дневник По Практике Автомеханика
Рефераты: Биржевое дело.
Изменение Курсовой Стоимости Акции
Реферат по теме Экологическое картографирование
Общение Виды Общения Эссе
Пособие по теме Зарубежный опыт государственного и муниципального управления
Контрольная работа: Проблематика в романе Г. Бёлля «Глазами клоуна». Скачать бесплатно и без регистрации
Доклад: Николай Комолятов
Реферат: Обер-президент
Курсовая работа: Методика аппликационных работ с разными материалами в школе
Реферат: Школа человеческих отношений, подходы к управлению
Реферат по теме Концепция эффективности работы школы
Курсовая работа по теме Основные принципы избирательного права
Цитология эукариотических водорослей - Биология и естествознание курсовая работа
Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета - Бухгалтерский учет и аудит реферат
Поражение электричеством. Правила расследования несчастных случаев на производстве - Безопасность жизнедеятельности и охрана труда контрольная работа