Плюсы и минусы аутсорсинга закупок

Аутсорсинг закупок и снабжения, к которому компании прибегают для решения непрофильных задач с помощью сторонних организаций или подрядчиков, становится все более распространенным явлением. Услуги внешних партнеров предусматривают ведение переговоров по контрактам, процесс подбора поставщиков, управление спецификациями и прочие функции. 

Делегирование решения задач, сопутствующих основному бизнесу, позволяет компании значительно экономить на обучении и содержании дополнительного персонала. В статье узнаете, в чем эффективность аутсорсинга.

Особенности современной системы закупок

Научные открытия и технологии преобразовывают нашу жизнь. В результате этих изменений появились следующие инновации:

• Сложные производственные процессы.
• Цифровые продукты.
• Высокотехнологичные материалы.
• Дорогостоящее мультифункциональное оборудование.
• Эксперты узкой специализации.

Преобразования напрямую отражаются на конкурентоспособности бизнеса и зачастую влияют на формировании уникального торгового предложения (УТП). Вследствие этого процесс снабжения предприятий изменился.

Ценность закупок, которые стали частью маркетинговой стратегии, возросла и вышла на другой уровень. Как закономерность перед предпринимателями встала проблема эффективного решения управленческих и методологических задач. Появилась необходимость эффективной организации процессов, сопутствующих основному бизнесу.

Чтобы быть успешным, предпринимателю желательно иметь полезные для аутсорсинга навыки:

• Организация прозрачных выборов лучших поставщиков.
• Контроль по исполнению договорных условий.
• Работа с нормативно-справочной информацией (НСИ) без актуализации.
• Анализ и оценка эффективности закупочного процесса.
• Ведение претензионных дел с минимальными затратами.

Успешность предпринимательской деятельности зависит от умения противодействовать коррупции и избегать финансовых рисков. Решение перечисленных вопросов приводит руководство компании к необходимости разработки специализированных практик:

• Организации централизованных закупок.
• Управления затратами.
• Оценки эффективности бизнеса.
• Разделения полномочий и ответственности в принятии решений.

Отечественный рынок стал полноценно применять аутсорсинг закупок не более 8–10 лет тому назад. Пионерами в этой отрасли стали крупные корпоративные центры обслуживания (ОЦО). Эти бизнес-структуры с собственным производством и сложной логистикой иногда насчитывали тысячи сотрудников и десятки юридических лиц.

Позже на внутреннем рынке был сформирован экспертный пул из десятка лучших провайдеров по закупкам и снабжению. Эти компании оказывают услуги как крупному российскому бизнесу, так и небольшим фирмам со скромным бюджетом.

Преимущество такого обслуживания — большой опыт работы, отличный консалтинг, автоматизированные процессы и минимальная стоимость шаблонных задач. Современные аутсорсеры выстраивают процесс закупок и снабжения в следующем порядке:

• Обрабатывают заявки в учетной системе.
• Проводят закупок на специальной электронной торговой платформе — ЭТП.
• Регистрируют контрагентов и вносят договоры в учетную систему.
• Формируют заказы для поставщиков.
• Оплачивают услуги.
• Контролируют исполнение заказов.
• Передают счета-фактуры юристам на случай возникновения возможных претензий.

Компании, которая предпочитает самостоятельно вести закупки, придется выполнять рутинную работу, не создающую стоимость для бизнес-структуры.

Такая деятельность не оставит времени для аналитики, прогнозирования, реализации маркетинговой стратегии. Кроме того, параллельно будет формироваться дополнительная нагрузка на бюджет, IT и HR-менеджмент. Решение подобных задач нуждается в обслуживании учетных систем с помощью высокотехнологичной автоматизации процессов и опытных менеджеров.

Большинству компаний гораздо выгоднее решать такие вопросы комплексно и с наименьшими затратами. Идеальный выбор в этом случае — услуга аутсорсинга, позволяющая предпринимателям не отвлекаться от основной деятельности, сконцентрированной на развитии бизнеса.

Плюсы и ограничения при аутсорсинге закупок

Компании, которые выбрали аутсорсинг, не могут окончательно решить для себя: действительно ли им нужна эта услуга или вполне можно обойтись без нее? По мнению экспертов, эффективность такого сотрудничества может быть успешной благодаря следующим преимуществам.

Экономия затрат

Собственные вложения компаний для решения непрофильных задач оказываются иногда недостаточными для обеспечения на рынке сильной позиции. Зато аутсорсеры, предоставляя услуги нескольким заказчикам, имеют возможность предложить предпринимателям выгодные цены, позволяющие значительно экономить финансы и время. Чтобы воспользоваться этими преимуществами, руководству компаний достаточно убедиться, что предложенные им варианты решения задач совпадают с собственными стратегиями.

Экспертный подход

Большой объем работ по оказанию услуг аутсорсинга позволяет провайдерам накопить достаточный опыт для создания на рынке сильных позиций. Возможность сторонних подрядчиков расширять свои знания и навыки в различных направлениях приносит бизнесу выгоду в тех сферах, где у компаний-заказчиков не хватает собственной компетенции.

Независимо от сферы деятельности провайдеры демонстрируют более высокий профессионализм в осуществлении закупок и снабжения. Это дает большие преимущества предпринимателям: работа выполняется с применением новейших технологий. Однако при этом нет нужды тратить средства на обучение и содержание дополнительного штата сотрудников. Выгода становится особенно ощутимой в процессе текущих сделок, когда нет нужды в «стратегических» закупках.

Экономия трудозатрат

Услуга аутсорсинга подразумевает оптимальное сочетание масштаба, стандартизированных процессов, низкозатратных локаций. Эти инструменты обеспечивают снижение расходов не только при выборе поставщиков. Отсутствие затрат на оплату труда, отпусков и больничных персоналу, строительство или аренду производственных помещений составляет значительную экономию средств.

Процесс закупок и снабжения за счет услуг аутсорсинга становится бесперебойным, так как в нем задействованы рабочие ресурсы сторонней организации. Высвобожденные финансовые средства, рабочее время, открытые площадки и помещения, дорогостоящее оборудование можно использовать в основной деятельности компании. Например, для расширения бизнеса, внедрения новых маркетинговых стратегий.

Управление спросом и спецификациями

Значительная доля экономии средств, составляющая до 40–50% от общей суммы, обеспечивается аутсорсером методом изменений внутренних факторов — оптимизацией спецификаций или управления спросом. Такой подход обеспечивает устойчивую в долгосрочной перспективе выгоду. Однако для получения стабильных результатов необходимо непрерывное и максимально тесное сотрудничество бизнеса со сторонним партнером. Ставшие распространенным явлением транзакционные закупки значительно повышают эффективность сделки при полной гарантии соблюдения нормативных требований.

Риски и ограничения аутсорсинга

Несмотря на все преимущества, обеспеченные привлечением сторонних партнеров и разделением производственных процессов на внутренние и внешние, всегда существуют риски для компаний-заказчиков. Например:

• Утечка конфиденциальной информации. Это прямая угроза для безопасного и успешного ведения бизнеса. Защитить компанию от чрезвычайных ситуаций можно с помощью грамотно составленного договора. При этом в соглашении нужно четко прописать определение конфиденциальной информации. Одновременно нужно оговорить ответственность субподрядчика на случай ее разглашения.
• Отсутствие достаточного опыта для продуктивной работы с провайдерами. В этом случае руководителям бизнеса сложно определиться с выбором сторонних партнеров, не испытав их в деле. Эксперты рекомендуют не спешить с заключением договора. Прежде чем подписать этот документ, желательно сделать пробную проверку аутсорсера на практике.
• Издержки в процессе использования наемного персонала. Такие риски возникают при отсутствии должного контроля со стороны руководства компании. Чтобы исключить подобную ситуацию, нужно четко оговаривать в трудовом договоре временные рамки, которые нужны для совершения определенной деятельности. Для эффективного контроля рабочего процесса нужно составлять производственные планы на неделю или квартал, а по истечении этого срока требовать отчет о проделанной работе.
• Банкротство компании, поставляющей услуги аутсорсинга. Такой риск можно свести к минимуму, если до заключения договора есть возможность досконально изучить деятельность стороннего партнера. Желательно, чтобы организация-подрядчик была масштабной и имела позитивный опыт сотрудничества с другими компаниями. Значительным плюсом для аутсорсера можно считать наличие большого и хорошо обученного штата персонала, необходимого для обеспечения качественной работы.
• Отсутствие четкого регламента для аутсорсинга. Эксперты считают, что этот процесс формально не регулируется законодательством. Относительно небольшой опыт отечественных компаний затрудняет регламентирование процесса в рамках Гражданского или Трудового кодекса. Решением этой проблемы может быть применение зарубежного опыта. Для примера можно рассмотреть деятельность компании ИКЕА, которая не имея собственного производства и логистики, успешно развивается за счет сторонних организаций.

Для успешного решения основных задач, предпринимателю желательно придерживаться определенных правил:

1. Постоянно мониторить рынок и периодически анализировать информацию на предмет принятия новых решений. Это связано с необходимостью безошибочно определять наиболее эффективного провайдера, услуги которого приведут компанию к получению максимальной финансовой и технологической выгоды.
2. Желательно, чтобы аутсорсер, который ведет закупки, выбирал оптимальных поставщиков из большого количества претендентов. При этом компании, оплачивающей услуги провайдера, придется контролировать этот процесс вовремя и в полном объеме, как того требует функция OTIF (англ. On Time in Full).
3. Не стоит отказываться от анализа конкурентной среды. Исследование деятельности соперников помогает определить перспективы развития собственного бизнеса на фоне общих тенденций развития рынка. Кроме того, изучение конкурентной среды дает возможность выявить сильные и слабые стороны противника, а также узнать потребности и ценности целевой аудитории (ЦА).
4. Пользуясь аутсорсингом закупок, нужно отслеживать этот процесс и настаивать на своевременном выполнении этой процедуры. Опытные провайдеры в период пиковых нагрузок используют возможность привлечения дополнительных ресурсов.
5. Основываясь на соглашениях SLA и OLA, обязательно указывать в договоре приоритетность каждой задачи, сроки решения и сокращение расходов на оказание услуг. При этом важно соблюдать договоренности об ответственности бизнеса перед аутсорсером.

Аутсорсинг закупок имеет целесообразность практически для любой предпринимательской деятельности. Чтобы бюджет компании и сроки реализации текущего проекта стали приоритетными, нужно определить, что лучше:

• Проведение быстрого апгрейда или экономия на нем?
• Повышение дисциплины закупочного процесса или его прозрачность?
• Исключение коррупционных факторов или отказ от непрофильных задач?

Большое значение для аутсорсинга закупок имеет ответственный выбор поставщиков услуг, главные достоинства которых составляют:

• наличие собственной экспертизы,
• успешные кейсы,
• гибкий подход к внедряемым сервисам и ценообразованию.

Немаловажны и указанные в договоре гарантии качества, ответственность провайдера за конечный результат.

Заключение договора с провайдером вовсе не означает, что компания, которая заказала услугу аутсорсинга, полностью отстраняется от этого процесса. Важно контролировать деятельность стороннего партнера и через эффективные каналы взаимодействия управлять переданным ему ресурсом.

Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness