Первичка в ресторане

Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учетном документе. Это требование статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.

Для каждого типа факта применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.

До 2013 года первичные документы нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Сейчас руководитель предприятия утверждает формы вместе с учетной политикой компании.

Исключение — кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются строго по унифицированным формам.

Первичные документы, или как мы говорим - первичка - должна содержать следующие обязательные реквизиты:

👉 Наименование документа

👉 Дата составления документа

👉 Наименование организации, от имени которой составлен документ

👉 Содержание факта хозяйственной жизни

👉 Измерители факта в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки

👉 Наименование должностей лиц, ответственных за факт и правильность его оформления

👉 Личные подписи этих лиц с расшифровкой

Компании могут вносить или убирать все другие строки и данные, исходя из своих информационных потребностей. Но так как почти все фирмы работают в программах 1С, то и выглядят первичные документы по всей стране одинаково.

Первичка должна составляться в момент совершения факта или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных документа фактам лежит на тех, кто его подписал. Я, как аутсорсер, отвечаю перед клиентом только за правильность обработки документа.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Она может быть составлена в электронном виде и подписана электронной подписью. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. И надеюсь, что за ним будущее, которое нам с вами налоговая в самое ближайшее время обеспечит.

Нужно еще отметить, что первичные документы составляются на основе оправдательных документов - тех, которые содержат информацию о факте хозяйственной жизни, но составляются не для бухучета, а для юридической фиксации факта. Это договоры, авансовые отчеты, чеки. Если они содержат все обязательные для первички реквизиты, то отдельных документов бухгалтеру не придется оформлять.

Какая первичка должна обязательно быть на предприятии общепита?

- накладные на поступившие продукты и товары, хозяйственные закупки, канцтовары;

- акты на предоставленные услуги;

- приходные кассовые ордера на все поступления денежных средств в кассу и расходные кассовые ордера на все выдачи из кассы;

- авансовые отчеты на выданные под отчет суммы;

- ТТК, заверенные подписями руководителя и шеф-повара;

- трудовые договоры с персоналом, оригиналы документов по охране труда и обработке персональных данных;

- акты списания, перемещения, переработки продуктов, ведомости инвентаризаций;

- акты реализации блюд.

Это минимум. Проверяйте, все ли из списка у вас оформляется и хранится.