ПОВЫШЕНИЕ ПРОДУКТИВНОСТИ
Используй календарь и список задач
Один из первых и наиболее часто упускаемых из виду способов повысить свою продуктивности — это целенаправленное использование календаря и списка задач.
Список задач поможет обозначить самые важные приоритеты, на которых следует сосредоточиться. Записав таким образом свои приоритеты, ты их конкретизируешь и приблизишь к реальности. Однако это половина уравнения.
Другая половина заключается в использовании календаря для планирования не только встреч и переговоров, но и для выделения времени на выполнения различных задач и проектов. Запись задач в календарь гарантирует, что ты будешь сосредоточен на том, чтобы справиться до обозначенной даты. Это гораздо эффективнее, чем просто записать задачи в столбик на бумаге.
Время для задач
Чтобы лучше понять, что такое планирование задач через календарь, взглянем на тайм-боксинг.
Ограничение времени выполнения задач означает обозначение определенного временного интервала в течение дня для работы над ними. То есть вместо того, чтобы работать над задачей до победного конца, ты просто берешь на себя обязательство работать над ней в течение четко определенного периода времени. Мы поговорим о группировании похожих задач ниже, но безусловно, можно объединить однотипные задачи вместе и определить им четкие периоды времени на выполнение.
Используй чеклист для систематизации рабочего процесса
При постоянном решении одних и тех же задач из недели в неделю, есть смысл создавать чеклисты. Это особенно полезно при работе со сложными задачами, которые включают множество различных шагов. В таких случаях чеклисты — фантастический инструмент, помогающий меньше думать и больше делать. Чем меньше микрорешений принимается в течение дня, тем больше энергии и ресурсов можно выделить на макрорешения, оказывающие наибольшее влияние на рабочий процесс и продуктивность.
Группируй однотипные задачи
Можно значительно повысить уровень производительности, группируя похожие задачи. Например, можно выделить время для ответа на все электронные письма и корреспонденцию. Или объединить все поручения и выполнить их за определенное время.
Спроси себя:
- Какие задачи я потенциально мог бы объединить вместе?
- Какие еще задачи я потенциально мог бы выполнять вместе с этой конкретной задачей?
- Какие задачи естественным образом дополняют друг друга?
Объединение задач таким образом потребует некоторой практики, однако со временем ты найдешь правильный баланс и разработаешь шаблоны рабочих процессов, которые помогут делать больше за меньшее время.
Сначала реши вопрос «больших камней»
«Большие камни» — это самые приоритетные действия. Это самые важные вещи, которые окажут наибольшее влияние на весь день. Это задачи, которые, если их оставить незавершенными к концу дня, они поставят тебя в тупик уже утром следующего. Однако важно понимать, что это не обязательно могут быть срочные задачи. Срочные задачи могут быть не важными, а важные задачи вполне могут быть несрочными. Важны задачи, которые принесут наибольшую долгосрочную отдачу. Это те задачи, на которых ты должен сосредоточиться.
Управляй срочными задачами, которые требуют твоего внимания, но приоритет всегда состоит в том, чтобы в первую очередь заняться «большими камнями». Спроси себя:
- Какие из моих задач самые важные?
- На каких наиболее приоритетных действиях я должен сосредоточиться сегодня?
- Над какой задачей я буду работать в первую очередь?
Ясность в отношении того, что является наиболее важным в начале дня, поможет сосредоточиться на правильных вещах. Всякий раз, когда ты отвлекаешься, просто напоминай себе о том, что именно важно сделать сегодня. Это поможет вернуться в рациональное русло.