Основные преимущества электронного документооборота - Менеджмент и трудовые отношения курсовая работа

Главная

Менеджмент и трудовые отношения
Основные преимущества электронного документооборота

Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации. Основные цели, задачи и функции электронного документооборота, его нормативно-правовое обеспечение. Характеристика программ СЭД на российском рынке. Критерии их выбора.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Российское законодательство в течение последних нескольких лет начинает активно проявлять интерес к высоким технологиям. Однако пока мы идем с отставанием, по сравнению с рядом зарубежных стран, в области правового регулирования информационных технологий и документооборота в частности. Последним прямо настоящим прорывом было принятие федерального закона от 10 января 2002 «Об электронной цифровой подписи».
Кроме того, есть целый ряд ГОСТов. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», определяющий требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях, информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы; ГОСТ 28147-89 «Системы обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритмы криптографического преобразования»; ГОСТ Р 34.10-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма».
Кроме законов и государственных стандартов указанных в этой главе существует еще ряд постановлений, указов, писем, стандартов, для описания которых потребуется, наверное, отдельный выпуск журнала. Следует заметить, что работа в правом регулирования области информационных технологий продолжается и сейчас. Вводятся новые понятия («обладатель информации», «информационная технология», «оператор информационной системы» и другие), обеспечивающие однозначное толкование законодательных норм. За обладателем информации закрепляются исключительные права на определение доступа к информационным ресурсам и их использование Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - С.87 .
Таким образом подход к защите электронного документооборота должен быть комплексным. Необходимо трезво оценивать возможные угрозы и риски СЭД и величину возможных потерь от реализованных угроз. Как уже говорилось, защиты СЭД не сводится только лишь к защите документов и разграничению доступа к ним. Остаются вопросы защиты аппаратных средств системы, персональных компьютеров, принтеров и прочих устройств; защиты сетевой среды, в которой функционирует система, защита каналов передачи данных и сетевого оборудования, возможно выделение СЭД в особый сегмент сети. Комплекс организационных мер играют роль на каждом уровне защиты, но им, к сожалению, часто пренебрегают. А ведь здесь и инструктаж, и подготовка обычного персонала к работе с конфиденциальной информацией. Плохая организация может свести к нулю все технические меры, сколь совершенны они бы не были.
3.Но главной целью электронного документооборота является внедрение современных программно-технических средств для автоматизации процессов обработки
Среди решаемых здесь задач можно выделить:
· направленные на улучшение работы сотрудников;
· повышение исполнительской дисциплины;
· четкий и прозрачный контроль доступа;
· контроль исполнения и сбор отчетности по исполнению;
· направленные на повышение эффективности использования информации;
· сокращение времени доступа к документам;
· классификация документов, облегчающая их поиск;
· структурированное хранение связанных документов;
Среди функций можно выделить следующие:
· аутентификация пользователя и разделения прав пользования.
Преимущества от внедрения СЭД могут быть различными, от ожидаемых, до совсем неожиданных на первый взгляд. Условно можно разделить преимущества, получаемые компанией от внедрения СЭД, на три группы:
1. За счет переложения на СЭД выполнения части операций, увеличивается скорость и точность работы, что не могут не оценить клиенты компании.
2. Повышается мобильность компании в смысле адаптации к окружающему миру:
· компания имеет возможность быстрее менять свой курс движения, благодаря оперативной реакции на управленческие воздействия;
· благодаря своевременно предоставляемой качественной аналитической информации о ходе работ, качество этих управленческих воздействий оказывается на совершенно другом уровне.
3. улучшение взаимодействия сотрудников. В частности, с помощью СЭД без дополнительных усилий, исключительно благодаря регистрации документов и назначению заданий в электронном виде, секретарь получает этот отчет в течение нескольких секунд и пересылает его руководителю. Кроме того, половина атрибутов регистрационной карточки заполняется с помощью СЭД автоматически, заполнять остальную половину - одно удовольствие (надо только выбрать из справочника нужное значение); журналы регистрации формируются системой автоматически и доступны за любой период в любой момент по нажатию одной кнопки мыши; поиск документов вообще осуществляется другими сотрудниками самостоятельно Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес-кое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000 - С.166 .
«ЕВФРАТ-Документооборот» - система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Разработана компанией Cognitive Technologies, полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000.Система предназначена для автоматизации документооборота в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях.
Сегодня с программными продуктами для автоматизации документооборота и делопроизводства линейки «ЕВФРАТ» работают более полумиллиона пользователей по всей России.
Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:
· регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):
o регистрация нового документа на основе существующего;
o автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
· присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
· связывание документов перекрёстными ссылками;
· сканирование и распознавание документов:
o поддержка потокового сканирования;
o распознавание «на лету» (Drag&Recog);
· работа со словарями и справочниками:
o поддержка иерархических словарей и справочников;
· постановка документов на контроль:
o назначение контролера и ответственного по документу;
· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:
o настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
o автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:
o использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;
· подготовка и печать журналов и отчетов:
o формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
o возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
o возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;
o экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
· автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.
Таким образом функциональность системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:
· автоматизировать регистрацию документов и заданий;
· обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
· осуществлять мгновенный поиск информации;
· контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
· проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
· организовать долговременное хранение документов организации;
· обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:
· разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
· криптографического шифрования и применения ЭЦП;
· протоколирования действий пользователей в системе.
В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:
· встроенный модуль просмотра и печати; технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);
· технология морфологического анализа текста;
· механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
· встроенные средства взаимодействия удаленных серверов
Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:
· АРМ «Пользователь» -- рабочее место для доступа к системе;
· АРМ «Администратор» -- рабочее место настройки и администрирования системы;
· модуль «Графический дизайнер маршрутов» -- инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
· модуль «Дизайнер форм» -- средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
· модуль «Менеджер журналов и отчетов» -- инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
· средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей;
· модуль «Почтовый клиент» -- средство работы с сообщениями электронной почты.
Стандартная конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие настройки:
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов:
Шаблоны журналов, справок и отчетов:
· общий журнал по потокам документов
· отчёт о выполнении документов по потокам
· отчет по документам, которые надо выполнить
· отчёт по поручениям, которые надо выполнить
· общий отчёт по потокам документов
Таким образом система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, продуктивность работы отдельных сотрудников и подразделений в целом, улучшить исполнительскую дисциплину, сократить время исполнения поручений, повысить оперативность получения необходимой информации, качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии. Также по оценкам отечественных экспертов («Парламентская газета», 25.12.2002), внедрение электронного документооборота в государственных структурах способно на 15-20% сократить расходы на бюрократический аппарат и на 25-30% - непосредственно аппарат. Баскаков, М.И.. Современное делопроизводство / М. И. Баскаков. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2007.- С.155
Данная система разработана компанией «АйТи». «БОСС-Референт» ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний.
В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:
· анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка;
· реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота;
· автоматизация работы с корреспонденцией;
· наработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины:
· обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам:
· обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.
В результате внедрения «БОСС-Референт» организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными.
Внедрение системы обеспечивает создание единого управленческо-информационного пространства организации, поддержку установленных организацией регламентов работы с документами, поручениями и информацией, существенное повышение качества внутрикорпоративного взаимодействия.
Главными результатами внедрения системы являются:
Систему электронного документооборота, построенную на основе «БОСС-Референта», можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:
· «железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо»
· технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой
· система «БОСС-Референт», представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.
В дополнение к системе электронного документооборота «БОСС-Референт» предлагаются программные продукты, необходимые многим организациям для реализации бизнес-процессов документооборота и делопроизводства, среди них:
Обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота «БОСС-Референт».
Система «БОСС-Референт» интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.
Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.
Программа «Дело» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Движение документов происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
· обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов;
· обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах;
· предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование»;
· поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизации;
· позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»);
· имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
Основной функцией программы «Дело» является обеспечение полного жизненного цикла документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими и исходящими документами:
1. Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
2. Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
3. Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
4. Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
5. Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
6. Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
7. Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.
Работа с внутренними документами организации:
1. Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
· создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
· изменение проекта с хранением предыдущих версий;
· регистрация документа, созданного на основе проекта.
2. Формирование поручений по документам;
3. Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
4. Контроль прохождения и исполнения документов.
5. Управление доступом к документам.
6. Создание и хранение шаблонов документов.
Обеспечение информационной безопасности достигается путем:
1. Разграничения прав доступа пользователей к документам:
· каждому пользователю определяются: права по грифу доступа;
· права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать;
· набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
2. Протоколирование действий пользователей.
3. Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.
Таким образом «Дело» - первая на российском рынке СЭД промышленная система, обеспечивающая возможность полноценной работы с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» система «Дело» позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба. ЭЦП в системе при соблюдении требований законодательства юридически является аналогом собственноручной подписи. Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства. В системе осуществляется подписание и проверка ЭЦП файлов, прикрепленных к РК, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации. Данное решение основано на разработках ведущих отечественных производителей средств криптографической защиты информации. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - С.182 .
Примером внедрения данной системы выступает компания «КОРУС Консалтинг» В ситуации, когда традиционные методы государственного управления и контроля показывают свою неэффективность, а управленческие функции все более явно переходят к крупным корпорациям, возрастает влияние глобальных и локальных сообществ на мировую политику и экономику. Сегодня на рынке побеждает более динамичная и открытая компания, готовая к изменениям организационно и технологически. В отраслевой секции Телекоммуникационную отрасль отличает высокая степень использования различных информационных систем, доступность каналов связи и серьёзная потребность в ускорении бизнес-процессов. Можно остановиться на опыте использования систем электронного документооборота как инструмента управления бизнесом. Этот опыт сформировался на основе внедрений систем электронного документооборота в крупных телекоммуникационных компаниях. Отдельно было выделено влияние систем электронного документооборота и проектов по их внедрению на бизнес-процессы. В частности, разработка политик и регламентов в процессе внедрения способствует совершенствованию бизнес-процессов, их стандартизации. Таким образом, сам проект внедрения выступает в роли катализатора совершенствования бизнес-процессов. Данная система была интегрирована в корпоративную информационную среду страховой компании. В докладе были озвучены особенности автоматизации документооборота в страховых компаниях и полученные в ходе внедрения результаты.
Основные решения «КОРУС Консалтинг»: Рабочее место руководителя, Электронная библиотека и Нормативно-распорядительный документооборот.
Рабочее место руководителя: решение предназначено для минимизации «бумажного» документооборота и повышения оперативности назначения и контроля задач, распоряжений и совещаний. «Рабочее место руководителя» - эффективный инструмент для повышения результативности и оперативности принятия управленческих решений.
Электронная библиотека: решение предназначено для организации электронного хранилища документов, автоматизации процессов создания, хранения, учета электронных копий и каталогизации документов, поиска и выдачи электронных и бумажных копий архивных документов.
Нормативно-распорядительный документооборот: решение разработано для автоматизации процессов подготовки, согласования и утверждения (подписания) нормативно-распорядительных документов, подготовки и проведения совещаний, выдачи поручений; технической поддержки функций контроля исполнения. Решение обладает широкими возможностями поиска документов, подготовки справочных и отчетных данных.
4. КРИТЕРИИ ВЫБОРА ПРОГРАММ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием.
Инфраструктура современного предприятия состоит из множества взаимосвязанных подсистем, которые в совокупности предъявляют многочисленные требования к системе электронного документооборота. Именно поэтому проектирование СЭД целесообразно начинать с анализа организационной структуры предприятия, направленности и прозрачности информационных потоков, принципов отчетности. Важным является разработать систему, которая позволяла бы отслеживать все стадии жизненного цикла документа, сформировать маршрут его движения с ведением протоколов действий пользователя и определением прав доступа к документу.
Критерии выбора СЭД в общем можно разделить на две важнейших группы:
· требования к программному обеспечению
Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам. Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования.
Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:
1. Идентификация пользователей и работа в системе
2. Организация хранилища документов
Рассмотрим каждый из разделов более подробно.
1.Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции - аутентификацию и авторизацию. Аутентификация - это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.
В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы - аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.
К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление.
2.Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных - это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности.
3.Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов.
Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция.
4. Делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами - рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы.
Развитие автоматизированных систем явилось для отечественного документоведения фактором, стимулирующим расширение документоведческих исследований и интеграцию со смежными областями знания: информатикой и документалистикой. Появление новых носителей информации, способов записи, чтения, хранения и поиска информации послужило толчком к развитию новых направлений научной работы. Результаты научных исследований и накопленный практический опыт легли в основу идеи разработки типовой автоматизированной системы документационного обеспечения управления. В результате к концу 80-х годов был создан проект системы, рекомендованной к внедрению. Этот проект охватывал все организационно-технологические аспекты работы с документами на основе комплексного применения организационной и вычислительной техники.
За первые два десятилетия автоматизации ДОУ отечественное документоведение показало высокий уровень теоретической и методической подготовленности к решению сложнейших междисциплинарных задач, что позволило в короткий срок преодолеть путь от ручных методов работы с документами до построения проектов больших документальных систем. Однако их внедрение в практику сдерживалось недостатком компьютерной техники и новых информационных технологий, соответствующих мировому уровню.
Стандартные и хорошо зарекомендовавшие себя отдельные технологии в этих условиях служат основными звеньями автоматизированных систем управления документацией. Современные технологии управления документацией позволяют применить на практике систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации, содержащейся в документах на основе разнообразных технических средств, постоянно совершенствующихся в ходе научно-технического прогресса. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.
Соединение отдельных информационных технологий в систему дает возможность построения автоматизированных систем управления документацией (АСУД) в организациях. В целом АСУД с точки зрения полноты охвата технологии обработки информации могут быть автономными, прикладными и комплексными. Тип АСУД определяется существом используемой идеологии (клиент-сервер, интранет, workflow, groupware и т.п.), а также ориентацией на существующие традиции делопроизводства или на применение принципиально новых решений.
Несмотря на обилие АСУД на информационном рынке, не решены вопросы их выбора, оценки и классификации. В главе дано обоснование деления АСУД на три класса в зависимости от их функциональных возможностей и сформулированы общие требования к ним. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, число пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998 - С.53 .
Для выбора типа автоматизированной системы управления документацией необходима разработка соотв
Основные преимущества электронного документооборота курсовая работа. Менеджмент и трудовые отношения.
Тетради Под Дождем Сочинение
Нумерация Отчета По Практике
Контрольная работа по теме Система человеческих ресурсов в организации
Отчет Практики Логистика
Реферат: Эпоха Просвещения как эпоха торжества рационализма
Реферат по теме Виробничі етапи гончарства
Контрольная Работа По Устному Народному Творчеству
Оценка Эффективности Организационной Структуры Реферат
Лошкарев Мгимо Диссертация
Реферат: Динамика знаний и убеждений
Реферат: Анализ конкурентоспособности предприятия сферы услуг 2
Темы Курсовых По Тгп
Экспертиза алкогольной продукции
Организация Компьютерных Ремонтов Презентация Цели Курсовая
Дипломная работа: Проектирование, разработка и внедрение БД ИС в экономическую деятельность предприятия (на примере ГП "Алушталифт")
Сочинение: Астафьев
Дипломная работа по теме Реконструкция цеха по производству глицерина мощностью 100 т/сутки в городе Красноярске
Контрольная Работа 6 Класс Обществознание Человек Личность
Реферат: Про господарські товариства
Реферат Про Фиалку
Выявление отклонений психического развития у детей первого года жизни - Медицина курсовая работа
Заключение под стражу как мера пресечения в уголовном процессе - Государство и право дипломная работа
Характеристика Приобского месторождения, методы его разработки - Геология, гидрология и геодезия курсовая работа