Ошибки в системе адаптации персонала
HR & рекрутеры
Подходы к адаптации в HR системе должны постоянно обновляться с учетом требований рынка, развития корпоративной культуры компании и HR-тенденций в целом. Адаптация – уникальный процесс, по которому можно оценить уровень кадрового менеджмента в организации. Мы расскажем вам о том, как избежать ошибок при адаптации молодых специалистов, которые допускают многие работодатели.
Ошибка #1
Все адаптационные мероприятия направлены на нового сотрудника. Зачастую ситуация складывается таким образом, что:
· новый сотрудник пришел на должность, которую не прочь были бы занять другие члены команды. Отсюда – ревность, обида со стороны коллег;
· сотрудник пришел, по мнению многих, на все готовое, большинство из старожилов говорят: "Со мной так не возились". Это так называемая офисная дедовщина;
· новичка представляют как "звезду", "надежду" и "новый взгляд". У старых сотрудников появляется защитная реакция, которая связана с желанием обезопасить свою компетентность. Особенно это касается работников старшего возраста;
· вопросы новенького нередко раздражают старожилов, так как на половину из них нет четкого объяснения. Ведь часто бывает, что многие, возможно, даже нелогичные вещи сложились исторически;
· сотрудники не знают о новичке ничего, поэтому вполне естественно, что возникает любопытство, порождающее различные слухи.
Как правильно поступить
На самом деле начинать нужно с команды. HR-специалист обязательно должен побывать в отделе, куда придет новый сотрудник, и пообщаться с коллективом, ответить на вопросы, рассказать всем о программе тренингов, инструктажей, бесед и т.п., что предстоит новичку, и "включить" коллектив в эту систему. На наставника и неформального лидера следует возложить особую роль – профессиональное и социальное покровительство. Можно также в первые две недели назначить "негласное" дежурство: по очереди приглашать новичка ходить вместе на обед.
Старожилы должны быть настроены на то, чтобы мотивировать нового сотрудника задавать как можно больше вопросов. Команду также нужно убедить в том, что новые знания об опыте других компаний – это расширение профессионального кругозора, поэтому порекомендуйте сотрудникам расспрашивать новичка об особенностях бизнес-процессов его предыдущих компаний. Это отличная возможность обменяться опытом.
Ошибка #2
Процесс адаптации превращается в формальную процедуру и сводится к заполнению бланков, которые благополучно "оседают" в HR-отделе.
Как правильно поступить
В этих действиях не будет ошибок, если им предшествовали следующие события:
· в первые дни работы HR-специалист сообщает сотруднику, как проходит процесс оценки результатов испытательного срока: какие формы заполняются, какие критерии лежат в основе оценки, когда и в каком порядке будет проходить обсуждение;
· непосредственный руководитель четко разъясняет должностные обязанности сотрудника, индивидуальное задание на период испытательного срока, правила, нормы и стандарты поведения в офисе;
· новый сотрудник понимает, что он также будет сам оценивать себя и обсуждать с руководителем возможности улучшения своей работы.
Если сотрудник делает что-то не так – он первым должен узнать об этом. Причем от своего непосредственного руководителя и не через месяц работы в компании, а намного раньше.
Таким образом, подведение итогов испытательного срока – это не только заполнение бланков, предоставленных кадровой службой. Это трехсторонний процесс: активное взаимодействие руководителя, менеджера по персоналу и нового сотрудника. Как результат этого процесса – комментарии руководителя и HR-а – рекомендации, заявки (например, на дополнительное обучение). А также сведения о самооценке сотрудника, уровне самокритичности, его пожеланиях по дальнейшему обучению и развитию. Обсуждение с сотрудником результатов и возможностей совершенствования его деятельности – знак уважения его как личности.
Ошибка #3
HR говорит новичку: "Это ваша должностная инструкция. Подпишите". Такой подход может означать только то, что инструкция формальна и может подойти под любую профессию, стоит лишь изменить несколько слов. В этом случае лозунги о приветствии инициативы, конструктивном диалоге и вовлеченности сотрудников в общее дело звучат несколько фальшиво и неубедительно.
Как правильно поступить
Чтобы избежать этой ошибки, необходимо, чтобы в первые дни работы непосредственный руководитель обсудил с новичком все пункты его должностной инструкции. У них должно быть одинаковое понимание того, что означает та или иная фраза, не должно быть расхождений в терминологии. Если должность новая, то целесообразно дать неделю-другую на обкатку содержания должностной инструкции или, как вариант, дать возможность сотруднику подготовить свой проект на основе корпоративного образца. Участие сотрудника в составлении, редактировании или хотя бы обсуждении своей должностной инструкции с непосредственным руководителем до момента ее подписания – проявление уважения и пример двустороннего сотрудничества.
Ошибка #4
Информационный шквал, или программа "узнай все за один день".
Первый день на новом месте всегда изнурителен. И едва ли вы облегчите жизнь новичку, попросив его в течение одного дня заполнить все документы и пройти вводный электронный курс. Усвоить такое количество информации, пожалуй, способен лишь мифический идеальный сотрудник, который все записывает и никогда, слышите, никогда не жмет "далее", не прочитав весь текст до конца, так как понимает, насколько он важен.
Как правильно поступить
Волшебного рецепта успеха здесь нет. Программа адаптации — один из самых комплексных типов обучения, поэтому ее невозможно пройти и хорошо усвоить за один день или даже за неделю. В идеале она должна занимать не более двух часов рабочего времени в день, и длиться 2–6 месяцев. Такой формат снимает давление с новичков ("ты должен знать все и сразу") и дает им достаточно времени, чтобы усвоить информацию, задать интересующие вопросы и начать применять полученные знания в работе.
Ошибка #5
Адаптация – это дело менеджера по персоналу и, в крайнем случае, – непосредственного руководителя. Это довольно распространенный стереотип. Однако сотруднику в процессе выполнения работы придется сталкиваться с гораздо большим количеством людей. И будет лучше, если вы представите нового человека всем, с кем он будет взаимодействовать.
Как правильно поступить
Чем с большим числом сотрудников познакомят новичка, тем больше у него будет возможностей понять специфику работы в вашей компании, взаимоотношений в коллективе, с сотрудниками. HR-у следует внести в адаптационную программу расписание встреч, которые, в зависимости от должности нового сотрудника, могут занимать от 15 минут до часа. Сотрудник должен побывать в каждом структурном подразделении компании, с которым ему придется взаимодействовать в дальнейшей работе. Благодаря таким встречам он узнает, чем занимается тот или иной отдел, каков порядок работы, а также получит информацию о новых проектах и познакомится с коллективом. Будущим коллегам всегда найдется, что обсудить, разъяснить, обучить, проинструктировать.
Ошибка #6
Стереотип: новый сотрудник вряд ли сможет предложить что-то интересное в первые дни работы. А зря… Недооценка способностей новых сотрудников может лишить вас многих интересных предложений.
Как правильно поступить
Нужно сразу включать новичка в работу и привлекать к принятию решений. Компании, в которых проводится анкетирование сотрудников через два–три месяца их работы, серьезно подходят к диагностике корпоративной культуры. Это хорошая возможность выявить проблемы, лежащие, казалось бы, на поверхности. Новые сотрудники еще могут взглянуть "свежим" взглядом на действительность, сравнить компанию со своими предыдущими работодателями (возможно, даже конкурентами), внести предложения, задать руководству те вопросы, на которые они пока не получили ответа.
Совет В первый рабочий день нового сотрудника обязательно получите от него обратную связь, дайте ему возможность поделиться впечатлениями. Для новичка это будет хорошей поддержкой в незнакомой среде, а вам позволит уже на начальном этапе спрогнозировать возможные проблемные моменты и вовремя на них отреагировать.
Ошибка #7
Программа адаптации должна включать в себя только хорошо отлаженные технологии. Многие HR-ы боятся предлагать эксперименты новичкам, чтобы лишний раз их не смущать. Однако как раз с новыми работниками можно попробовать новые методы работы.
Как правильно поступить
Многие новшества, которые отдел персонала хотел бы внедрить, можно «обкатывать» на новичках в качестве пилотных проектов. Новые работники компании не знают, как было раньше, поэтому если вы их убедите, что принято вносить предложения по улучшению программы, которую они сами прошли, – в творчество будут вовлечены и они.
Ошибка #8
Неправильная постановка задач на время испытательного срока. Часто можно увидеть, как новым сотрудникам ставят задачи, исходя из опыта работы сотрудников с большим стажем работы на данной должности: "если наши сейлы выполняют план, значит и новенький должен его выполнять в первый месяц работы. Иначе зачем он нам в команде?".
Как правильно поступить
Многие знают технику постановки задач по SMART. Но лишь немногие используют ее на практике. При постановке задач новым сотрудникам (и не только новым) добивайтесь, чтобы каждая задача была конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной по времени.
Ошибка #9
Время, потраченное на адаптацию нового сотрудника, не должно превышать период испытательного срока. Если по условиям трудового договора испытательный срок завершен, это вовсе не означает, что сотрудник успешно адаптировался в компании.
Как правильно поступить
При разработке программы адаптации нужно учитывать специфику работы и индивидуальные качества работника. Так, например, в повышенном внимании со стороны сотрудников службы персонала и со стороны непосредственного руководителя нуждаются выпускники вузов. Ведь у них еще нет опыта работы, им нужно усвоить огромный объем информации. Кроме того, значительно больший срок для того, чтобы полностью освоиться в должности, требуется руководителям подразделений и топ-менеджерам. Так как на этих сотрудниках лежит ответственность за принятие решений, им необходимо как можно лучше узнать специфику бизнеса и корпоративной культуры компании. Что не всегда можно сделать за два–три месяца, которые обычно длится официальный период испытания.
Новая работа – это всегда стресс для человека. Задача службы персонала, линейного руководителя, наставника – сделать этот процесс более комфортным, понятным и эффективным.
Адаптация — это нечто большее, чем требования HR-отдела или список основных ценностей компании. Это возможность рассказать историю своей компании. Возможность оказать теплый прием, учить и учиться самим. Ваша программа адаптации сформирует отношение ко всей дальнейшей деятельности, так почему бы не произвести хорошее впечатление и сразу избежать многих ошибок?