Организация секретарского обслуживания в Уфимском многопрофильном профессиональном колледже - Менеджмент и трудовые отношения отчет по практике
Главная
Менеджмент и трудовые отношения
Организация секретарского обслуживания в Уфимском многопрофильном профессиональном колледже
Правовая основа секретарской деятельности. Изучение должностных обязанностей и условий труда секретаря. Повестка дня проблемного совещания. Организация проведения переговоров. Подготовка и оформление информации по организации командировок руководителя.
посмотреть текст работы
скачать работу можно здесь
полная информация о работе
весь список подобных работ
Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Секретарь - под этим словом часто скрываются разные функции, должности, степень ответственности. Эта профессия уникальна, к ней можно предъявлять чисто квалификационные требования, которые существуют для должностей, которые рассмотрены в настоящей работе. Профессия секретарь может стать пропуском в мир большого бизнеса, так как школа секретаря - это школа жизни предприятия, организации, компании, изучение характеров людей, понимание структуры организации. Секретари всегда владеют информацией, заключенной в документах, а управление в любой организации - это, прежде всего, информация. Современному руководителю нужен не только исполнитель или думающий помощник, но и профессионал в своем деле. Секретарю необходимо изучать основные направления деятельности профессионального специалиста, улавливать современные тенденции развития бизнеса в современных компаниях и формировать новый тип профессионального помощника - секретаря.
Я, Сайфуллина Гульфия Фанильевна проходила производственную практику по профессиональному модулю 02 Организационная деятельность в ГБОУ СПО Уфимском многопрофильном профессиональном колледже.
Цели и задачи производственной практики:
Основными целями производственной практики являются:
· Знакомство с реальной практической работой организации (учреждения); Изучение и анализ опыта организационно-правовых документов предприятия; Развитие навыков самостоятельного решения проблем и задач, связанных с проблематикой, выбранной специализации;
· Овладение методикой работы, применяемой в данной организации; Применение полученных в процессе обучения знаний для подготовки и последующего анализа в УМПК организационно-правовых документов.
Начинать совещание желательно с позитивной информации, положительных оценок.
Чтобы задать соответствующий эмоциональный тон обсуждению вопросов.
Презентация - специальное мероприятие, проводящееся по случаю открытия или создания компании, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании. Презентация выполняет ряд важных функций: информационную, убеждающую, позиционирование нового продукта на рынке и развлекательную.
Презентация может происходить на собрании рабочей группы, на заседании комитета, она может понадобиться в связи выведением товара на рынок, в ходе собраний совета директоров, на встречах с общественностью, на семинарах, при соискании вакансий, в ходе интервью средствам массовой информации, на пресс-конференциях.
Одна из важнейших функций презентации - информировать людей, которые пришли на нее, о новом продукте, товаре и т.д.
Презентация должна не только рассказать о новой продукции, но и убедить людей в том, что именно эта продукция им нужна, т.е. привлечь новых клиентов.
Позиционирование новой продукции на рынке.
Прием делегаций - существенная сторона деятельности секретаря референта.
Целью визита представителей других фирм может быть выяснение возможностей установления контактов; проведение переговоров; подписание документов; организация семинаров, ярмарок, выставок и т.п.
Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства с точки зрения протокола - самые существенные моменты, которые определяют уровень делегации и особенности ее приема. Др. словами, форма приема делегации зависит от цели визита делегации и статуса ее главы.
До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:
1) общую программу, предназначенную для гостей;
2) подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.
Общая программа включает в себя информацию по следующим вопросам:
- деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);
Встреча делегации требует от принимающей стороны проработки прежде всего таких вопроса, как:
- составление сметы по приему делегации;
- участие представителей прессы, радио, телевидения;
Порядок встречи делегаций. Встреча делегаций регламентирована определенными правилами. Глава встречающей делегации по статусу должен соответствовать главе делегации прибывающей. Другими словами, если прибывает глава фирмы, то его соответственно должен встречать глава принимающей фирмы. Глава принимающей делегации обычно прибывает на встречу в сопровождении 2-3 человек. Если гостя сопровождает супруга, то и глава принимающей фирмы должен быть с супругой.
Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны вручает цветы всем дамам, входящим в состав делегации.
Секретарь должен очень хорошо знать структуру организации, иметь представление о ее деятельности, знать распределение обязанностей между руководящими работниками.
Организуя прием работников своего учреждения, секретарь обязан проинформировать всех сотрудников о часах, предназначенных для приема руководителем по текущим вопросам. Ему необходимо знать также круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно.
К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именами и отчествами) список (справочник) всех работников организации.
Прежде чем войти в кабинет начальника, сотрудник должен спросить разрешения у секретаря. Входить в кабинет начальника без разрешения нельзя.
При приеме сотрудников по личным вопросам следует проявлять больше внимания и тактичности. Обычно приемы по личным вопросам относят на конец недели. В этот день руководители отделов, которые могут понадобиться шефу во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости помогать ему.
1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. П.
2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.
4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. П.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
Организация, фамилия, должность абонента, тел
Возможные и необходимые действия секретаря
Секретарь должен тщательно подготовиться к телефонному разговору: определить цель звонка ,что необходимо сказать; собрать Документы, материалы; уточнить факты, даты, имена, фамилии, адреса, номера телефонов, которые могут понадобиться; составить перечень вопросов, которые следует выяснить; записать основные положения предстоящего разговора, чтобы не упустить важные моменты в процессе беседы.
Надо определить оптимальное время для телефонного разговора. Оно должно быть удобным для собеседника и приемлемым для секретаря. Надо подумать и о том, когда проще дозвониться к абоненту. Считается, что лучшее время для деловых звонков - начало рабочего дня организации, учреждения, т.е. с 9 до 10 часов.
Добившись соединения по телефону с нужным абонентом, необходимо поздороваться и представиться (назвать свое имя и фамилию, должность, место работы), выяснить наличие или отсутствие адресата. Если трубку снял секретарь, то надо поздороваться, представиться, кратко изложить причину звонка.
Если при соединении произошла ошибка, следует извиниться, а не молча вешать трубку.
Если человека, которому осуществляется звонок, не оказалось на месте, необходимо попросить передать ему, что ему звонили, и сообщить, когда и по какому телефону ему можно связаться со звонившим в ближайшее время.
Если предстоит долгий разговор, нужно попросить у собеседника, располагает ли он достаточным временем, и , если нет, перенести разговор на другой день или час, который устраивает обе стороны.
Делая повторный звонок по какому-либо вопросу, необходимо обязательно назвать себя и напомнить содержание предыдущего разговора.
Когда у абонента телефон непрерывно занят и до него не удался дозвониться сразу, а вопрос, который надо обсудить, не терпит отлагательства, то рекомендуется использовать самый простой способ-набирать нужный номер непрерывно раз за разом, по возможности без пауз.
Считается неэтичным звонить на квартиру после 22 и до 9 часов утра. Если чрезвычайные обстоятельства вынуждают это сделать, необходимо обязательно попросить извинения и назвать веские причины звонка.
Не принято звонить домой незнакомым людям. В случае необходимости такого звонка следует объяснить откуда у звонящего их номер телефона, по чьей рекомендации он обращается.
В настоящей работе проведен анализ практической организации секретарского обслуживания предприятия ГБОУ СПО УМПК , выявление имеющихся недостатков и подготовка предложений по совершенствованию данного процесса.
Для достижения цели решены следующие задачи:
1. Проанализирована регламентация ДОУ, должностных обязанностей секретаря, нормативно-методической базы работы секретаря, правовая основа секретарской деятельности, условия труда секретаря.
2. Рассмотрена практическая организация работы секретаря в организации, обязательные функции секретаря.
3. Выделены недостатки практической организацию работы секретариата подготовлены аргументированные выводы и предложения.
В результате проведенного исследования необходимо сделать выводы:
1. Практическая организация секретарского обслуживания предприятия заслуживает высокой оценки, которая основана на: четких принципах взаимодействия сотрудников секретариат со службой ДОУ предприятия; качественной работе секретарей с официальными документами, информацией.
2. Документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем. Структурное подразделение секретариат четко выполняет задачи по взаимодействию с участками канцелярии и другими подразделениями предприятия
Изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом условий деятельности. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря. Работа с посетителями в приемной. Ведение деловых бесед. Организация переговоров, собраний, деловых встреч. курсовая работа [60,6 K], добавлен 24.06.2010
Понятие делового общения. Характеристика основных видов деловых контактов. Подготовка и проведение совещания. Особенности проведения телефонных бесед и переговоров. Организация международных переговоров. Заключение сделок в деятельности руководителя. реферат [31,0 K], добавлен 09.03.2016
Роль секретаря в системе управления. Правовые основы секретарской деятельности, нормативно-методическая база делопроизводства. Организация работы, функции и условия труда секретаря, должностные обязанности, деловые и личные качества, этикет в работе. курс лекций [147,7 K], добавлен 08.05.2014
Организация деловых переговоров. Планирование деловых встреч. Назначение ведущих переговоров. Подготовка к коммерческим переговорам, протокольные рекомендации. Тактика ведения переговоров, оформление их результатов. Ведение переговоров по телефону. контрольная работа [29,4 K], добавлен 07.11.2010
Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной. курсовая работа [143,5 K], добавлен 15.09.2013
Деловые и личностные качества секретаря-референта. Обязанности секретаря по документному обслуживанию. Социальный портрет и направления деятельности секретаря "Идел-Пресс". Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления. дипломная работа [345,4 K], добавлен 03.03.2011
Научная организация труда руководителя, рабочее место руководителя и его рациональная организация. Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации. Требования к организации рабочего места руководителя и к проведению встреч. реферат [66,8 K], добавлен 25.01.2010
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .
© 2000 — 2021
Организация секретарского обслуживания в Уфимском многопрофильном профессиональном колледже отчет по практике. Менеджмент и трудовые отношения.
История Болезни На Тему Височная Криптогенная Эпилепсия, Всд, Надсегментарный Уровень, Смешанный Тип, Пермонентнопароксизмальное Течение, Венозная Церебральная Дисфункция
Сочинение Баян 9 Класс
Реферат по теме Філософсько-теологічна система Томи Аквінського і сучасність
Реферат: Семевский, Михаил Иванович
Курсовая Работа Управление Организационной Культурой
Реферат: «Капричос» Франсиско Гойи
Анализ И Характеристика Видов Мотивации Реферат
Доклад: Исследование электрической цепи переменного тока при последовательном соединении
Реферат по теме Администрирование контрактов в управлении проектами
Статья На Тему Український Національний Рух Напередодні Першої Світової Війни
Лирика Фета Сочинение
Контрольная Работа На Тему Особенности Применения Различных Наглядных Средств По Развитию Зрительного Восприятия Дошкольников С Нарушениями Зрения
Реферат: Разработка бизнес-плана магазина бытовой техники МБТ
Реферат: Класс хвойные род тис
Метод Реферат
Реферат по теме Обряды жизненного цикла и традиционные системы воспитания детей у разных народов мира
Реферат: Рекламная деятельность на товарном рынке. Скачать бесплатно и без регистрации
Математика 4 Класс Контрольная Работа С Ответами
Курсовая работа: Проблемы и методы принятия решений. Скачать бесплатно и без регистрации
Сочинение Простого Лета
к вопросу о мотивации персонала в сфере культуры - Менеджмент и трудовые отношения реферат
Гомер "Илиада" - Литература презентация
Вещественные доказательства в уголовном процессе - Государство и право курсовая работа