Organiser un évènement professionnel

Organiser un évènement professionnel

AEP

Vous êtes office manager ou bien assistante de direction et vous êtes en charge de l’organisation d’un évènement (inauguration, salon, soirée, conférence, congrès, cocktail, meeting…) ? Vous pouvez faire appel à une société travaillant dans le secteur de l’évènementiel afin de confier l’ensemble de l’organisation à des professionnels, ou bien vous pouvez décider de gérer chaque aspect de l’évènement en interne.

Le planning

Vous devez lister les tâches à réaliser, estimer leur durée, l’assigner à un membre de votre équipe, et établir un calendrier en partant de la date de l’évènement. Cette façon de faire consiste à créer un retroplanning : l’échéancier est construit à partir de la date de fin du projet.

La salle

Lorsqu’on souhaite louer une salle, il vaut mieux la réserver avec plusieurs mois en avance et prévoir le versement d’un acompte.

Le traiteur

Une partie significative de votre budget sera probablement allouée aux repas. Définissez le menu, les quantités, et faites faire des devis par plusieurs traiteurs.

La sécurité

La sécurité évènementielle est une composante essentielle de votre évènement et ne doit surtout pas être négligée. Vous devez faire appel à une société de sécurité privée qui étudiera le dispositif de sécurité le plus adapté à votre évènement, et vous fournira les agents de sécurité nécessaires pour réaliser le contrôle à l’entrée et assurer la sécurité physique ainsi que la sécurité incendie à l’intérieur.

L'accueil

La réception des visiteurs pourra être réalisée par des agents d’accueil (que pourra mettre en place une société de sécurité privée) ou bien par des hôtesses (fournies par une agence d’hôtes et d’hôtesses). Les hôtesses pourront noter la présence des visiteurs et gérer le vestiaire.

Le budget

Chaque composante de l’évènement (location de salle, traiteur, sécurité, accueil, installations, intervenants, aménagement, matériel, communication, transport…) a un coût. Planifiez bien votre budget évènementiel afin de ne pas dépasser l’enveloppe qui vous a été allouée. Essayez de n’oublier aucun élément !

La communication

Pour faire de votre évènement un succès, vous devez communiquer en interne et en externe (s’il y a des visiteurs en provenance d’autres entreprises) en vous y prenant à l’avance. Vous pouvez faire un emailing annonçant la date de l’évènement plusieurs mois à l’avance et permettant aux participants de s’inscrire. Utilisez les réseaux sociaux et les outils de communication de votre société. Vous pouvez mettre en place une newsletter et demander à ce que l’évènement soit mentionné dans la signature des collaborateurs de votre entreprise.