Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради - Государство и право дипломная работа

Главная

Государство и право
Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради

Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування. Діяльність Полтавської міської ради та її виконавчого комітету, робота з вхідними і вихідними документами у відділі загальних питань. Надання звітів про запит на інформацію.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
1.1 Поняття та структура документообігу
1.2 Шляхи раціональної організації документообігу
1.3 Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування
1.4 Законодавчо-нормативне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування
РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ У ВІДДІЛІ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
2.1 Характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету
2.2 Нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр
2. 3 Відділ загальних питань як основний структурний підрозділ організації загального діловодства
2.3.1 Організаційна структура відділу загальних питань
2.3.3 Організація роботи з вхідними і вихідними документами у відділі загальних питань
2.3.4 Аналіз документообігу у відділі загальних питань
2.3.5 Зв'язки відділу загальних питань з іншими відділами виконавчого комітету Полтавської міської ради
2.4 Особливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow»
РОЗДІЛ 3. ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ВДОСКОНАЛЕННЯ ЗВІТУ ПРО ЗАПИТИ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ У ПОЛТАВСЬКІЙ МІСЬКІЙ РАДІ
3.1 Законодавчо-нормативні акти про доступ до публічної інформації
3.2 Порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді
3.3 Порівняльна характеристика звітів про запит на інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України
3.4 Пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію
РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА У НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ
4.1 Міжнародне співробітництво у галузі охорони праці
4.2 Методи аналізу виробничого травматизму
4.3 Аналіз умов праці у відділі загальних питань
4.4 Аналіз пожежної безпеки у Полтавській міській раді
4.5 Розрахунок штучного освітлення у відділі загальних питань

Електронний документообіг запит інформація
Тема дипломної роботи має назву «Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради».
Актуальність обраної теми дипломної роботи полягає в тому, що останнім часом, у зв'язку із збільшенням документно-інформаційних потоків в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування, досить часто постають проблеми регулювання документообігу, його раціональної організації, а також проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютерних систем та техніки.
Організація документообігу - важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Документообіг та управлінська діяльність тісно пов'язані одне з одним. Від того, наскільки оперативно здійснюється рух, опрацювання документів та передавання на виконання, залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення. Недостатньо продуманий документообіг в установі спричинює зволікання у виконанні документів, знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділити увагу.
Організацію документообігу вивчали такі дослідники, як С. Сельченкова, Г. Беспянська, М. В. Комова, К. В. Тараканов, К. Гордієнко, та ін. Проблеми автоматизації діловодства та впровадження електронного документообігу досліджували Г. Асєєв, Ю. Мешков, С. Кулєшов, А. Філіпова, О. Матвієнко, М. Цивін. Питання щодо переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядуванння з'ясовували І. М. Олійченко, М. Кучеров, А. Вишневський, Е. Клепець.
Як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.
Сьогодні важко уявити собі роботу сучасних органів місцевого самоврядування без використання комп'ютерної техніки, периферійних пристроїв, локальної обчислювальної мережі, Інтернету та, безумовно, програмного забезпечення, завдяки якому ці технічні засоби набувають практичного значення - спрямовують документопотоки у відповідних напрямках з метою своєчасного надання, отримання і використання інформації. Таким чином, в органах місцевого самоврядування здійснюється автоматизація документообігу та поступово впроваджується електронний документообіг.
Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування почався з 2003 року, коли було прийнято закони України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронно-цифровий підпис», постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року «Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади», «Про затвердження порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності», та указ Президента України 2005 року «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій».
Об'єктом дослідження дипломної роботи є відділ загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.
Предметом дослідження є вхідні, вихідні та внутрішні документопотоки, які складають документообіг відділу загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.
Слід зазначити, що у даній роботі досліджується документообіг загального діловодства, оскільки діловодство за зверненням громадян є спеціальним і здійснюється в окремому порядку, зазначеному в Інструкції з ведення діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації, яка була прийнята Кабінетом Міністрів України від 14 квітня 1997 р.
Метою дипломного дослідження є комплексний аналіз організації документообігу у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.
Зазначена мета досягається шляхом вирішення таких завдань:
вивчення сутності документообігу, шляхи його раціональної організації;
виявлення проблем переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування;
характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету;
дослідження діяльності відділу загальних питань, аналіз документообігу;
виявлення особливостей роботи автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow», переваги та недоліки впровадження цієї програми;
надання пропозицій щодо удосконалення форми звіту про запити на публічну інформацію у виконавчому комітеті Полтавської міської ради.
Практичне значення дипломної роботи полягає у можливості використання наданих пропозицій щодо удосконалення поданої у роботі форми звіту про запити на публічну інформацію у діяльності управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.
Наукова новизна полягає у спробі здійснення комплексного аналізу організації документообігу у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.
При написанні дипломної роботи застосовувалися такі методи: науковий аналіз і синтез, метод описання, метод вимірювання, метод порівняння та узагальнення, історичний метод, метод опитування, класифікаційний метод, понятійний, метод дослідження документальних потоків, статистичний метод.
Структура дипломної роботи складається зі вступу, огляду літератури (розділ 1), аналітичних досліджень (розділ 2), проектно-рекомендаційної частини (розділ 3) та охорони праці (розділ 4), загальних висновків, переліку використаних літературних джерел та додатків. Загальний обсяг дипломної роботи становить 118 сторінок, у тому числі: основний текст на 101 сторінках, 65 використаних джерел на 6-ти сторінках, 12 додатків на 17-ти сторінках.
У першому розділі розглянуто теоретичні основи вивчення документообігу, шляхи його раціональної організації, а також з'ясовано яким чином впроваджується електронний документообіг в органах місцевого самоврядування, проаналізовано законодавчо-нормативну базу, що регламентує діяльність органів місцевого самоврядування.
У другому розділі подано загальні відомості про діяльність Полтавської міської ради та виконавчого комітету, нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр., представлено організаційну структуру відділу загальних питань, визначено основні завдання відділу, вимоги до посадових осіб відділу загальних питань, зв'язки з іншими структурними підрозділами, порядок організації документообігу та аналіз документопотоків відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради. Також у роботі проаналізовано особливості та можливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow», переваги його впровадження.
Третій розділ присвячено дослідженню закону України «Про доступ до публічної інформації», основні положення нормативних актів, які регулюють питання виконання закону, забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації, затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію. У даній роботі визначається порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді, оскільки діловодство за запитами на інформацію здійснюється в окремому порядку. Здійснено порівняльну характеристику звітів про запити на публічну інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України, проаналізовано форму звіту у Полтавській міській раді. Надано пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.
У четвертому розділі висвітлені зв'язки міжнародного співробітництва України у галузі охорони праці, теоретично розглянуті методи аналізу виробничого травматизму. Зокрема, проаналізовано умови праці працівників у відділі загальних питань, забезпечення пожежної безпеки у Полтавській міській раді, а також розраховано штучне освітлення у відділі загальних питань.
РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
1.1 Поняття та структура документообігу
Поняття «документообіг» і «діловодство» часто вважають синонімами. Втім, вони хоча й пов'язані одне з одним, однак не тотожні. З'ясуємо сутність цих понять.
Термін «діловодство» в усному мовленні з'явилося у ХVІІ ст. та означало сам процес вирішення справи - «діло (справу) вирішувати». Оскільки при вирішенні будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуте до мовлення, прийняте рішення, уже в ХVІ ст. вживається слово «діло» як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше слово «діло (справа)» зафіксоване в документах у 1584 році.
Термін «документообіг» з'явився в літературі у 1920-ті роки. В той час була заснована методика обстеження рухів документів, а також розроблена технологія їх доставки. Термін документообіг визначає рух документів і їх величину (кількість), і тому в нормативних документах у 1960-ті роки значну увагу приділяли не руху документів, а окремим технічним операціям, які виконувалися в процесі його руху: прийняття, відправки, реєстрації і т.д. [29, с. 9].
У Національному стандарті «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) подано таке тлумачення: діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами. Отже, діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архівного підрозділу (архіву) установи.
Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання. [20, с. 2, 8].
М.П. Бобильова в роботі «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» не згодна зі стандартним визначенням документообігу. Вона каже, що воно стосується тільки документообігу в рамках однієї організації. А в сучасних умовах при використанні можливостей електронного документообігу, в тому числі між організаціями, межі поняття «документообіг» розширюється [53, с. 9].
Начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світлана Сельченкова у статті «Документооборот: принципы организации и анализ» порівнює систему документообігу зі свого роду «кровоносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якій функціонує апарат управління. Вона зауважує, що система управління безпосередньо впливає на документообіг, що він вторинний. Але водночас саме документообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити [56, с. 23-24].
На нашу думку, найбільш суттєвим є поняття документообігу за стандартом ДСТУ 2732:2004, тому що воно визначає проходження етапів документа, його рух від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.
Отже, поняття «документообіг» вужче за поняття «діловодство». Разом з тим документообіг є основною складовою діловодства.
М.В. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).
Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів:
а) вхідні - надходять з інших (вищих) інстанцій;
б) вихідні - створені в установі для надсилання адресатам за її межами;
в) внутрішні - створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі [28, с. 30-31].
Г.В. Беспянська у навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє інші документопотоки. Перший поток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий - документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій потік входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим організаціям [21, с.41-43].
В.А. Кудряєв у підручнику «Организация работы с документами» наводить схожу класифікацію документопотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що й Г. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважливішу характеристику документообігу - його обсяг [54, с. 256].
Цікаво зауважити, що в навчальному посібнику «Информатика» під редакцією доктора технічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки є невіддільними від інформаційних, так як будь-який документ несе в собі певну інформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на прості - симплексні (направлені від одного створювача до одного споживача) та складні - мультиплексні (направлені від декількох створювачів декільком споживачам).
Документально-інформаційні потоки можуть йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматися з низьких рівнів вверх. Також, як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційні потоки можуть функціонувати між елементами одного рівня ієрархії (горизонтальні потоки).
Можна зазначити, що з точки зору інформатики, потік документів - це дещо ширше поняття, ніж документопотік з точки зору документознавства. Але він також поділяється на мікропотоки, які виділяються по видам, типам документів, мовам їх написання та ін. [52, с.32]
Документопотік - це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. [20, с.44].
На думку Сельченкової С., у документообігу будь-якої установи виокремлюють такі документопотоки:
вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ), які за змістом поділяються на:
ініціативні (які, у свою чергу, поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані для відома);
листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.
документи, створені в установі. Поділяються на 2 групи:
внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише у її межах;
вихідні, які після створення надсилають в інші установи.
Усі документи, створювані в установі, поділяють на:
ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені на виконання завдань вищих органів);
складені у відповідь на отримані запити.
Вихідні документи поділяють на такі, що потребують відповіді, і ті, що надіслані для відома, інформування [38, с. 15].
Таким чином, документи установ можна вивчати за документопотоками, і кожному потоку притаманні певні особливості проходження та опрацювання .
М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів:
напрямок потоку (визначається пунктами відправки й призначення);
обсяг потоку (кількість документів, які проходять за одиницю часу);
структура потоку (визначають різновидами документів, авторством);
режим потоку (періодичність руху документів через пункти обробки) [28, с.31].
Обсяг документообігу - це сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік) [23, с. 50].
Залежно від обсягу документообігу установи умовно поділяються на 4 категорії:
I - з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;
II - з обсягом документообігу від 25 тис. до 10 тис. документів на рік;
ІІІ - з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;
IV - з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік [34, с. 9].
З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства [24, с.21].
1.2 Шляхи раціональної організації документообігу
Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділити особливу увагу. Запроваджена в установі система управління великою мірою позначається на організації документообігу [38, с. 12-13].
Так зазначається і в навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової: «правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом».
Організація документообігу - це правило, у відповідності з яким відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи такі етапи роботи з документами: приймання документів; обробка; реєстрація; розгляд документів керівником та винесення резолюції; направлення на виконання; контроль виконання; відправка вихідної кореспонденції [28, с. 51].
Теоретичні розробки і багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.
На думку А. Сельченкової, раціональна організація документообігу повинна передбачати:
прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);
скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);
раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць;
розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків [38, с.13].
Для раціоналізіції документообігу слід розробляти схеми документообігу (див. Додаток А), графіки та оперограми, які додають до Інструкції з діловодства установи [38, с. 14; 33, с. 24-25].
В установах, які мають структурні підрозділи, документообіг зазвичай організовують за схемою, поданою у Додатку А.1, а в невеликих установах застосовують схему, наведену у Додатку А.2.
Складання маршрутних схем на окремі потоки (групи документів) допомагає з'ясувати такі питання:
через які структурні підрозділи (яких виконавців) проходять певні групи документів;
у якій послідовності рухається документ;
скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ (до того ж виконавця);
які операції здійснюються у кожному структурному підрозділі (кожним виконавцем) [38, с. 14].
В установі також складають графік документообігу на кожен структурний підрозділ, який дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»: від створення або одержання до виконання або надсилання. Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації, у якому фіксуються усі дії, здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій). Однак назви граф та їх кількість у графіках документообігу різних структурних підрозділів будуть різними, адже етапи роботи з документами різного призначення, з якими працюють відповідні структурні підрозділи, різні.
В системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Його розроблюють для кожного документа на підставі Графіка документообігу, за допомогою якого він «мандрує» по установі. Маршрут містить перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризуватися такими параметрами:
код відділу і табельний номер відповідальних працівників за обробку певного технологічного процесу;
очікуваний статус документа в системі документообігу (що планували?);
набутий статус документа в системі документообігу (що отримали?);
шлях та ім'я файлу, пов?язаного з поточним станом документа.
Зазвичай маршрут документа відтворюють у табличній формі. [33, с. 24-25].
Оперограма - це організаційний документ, що регламентує процес опрацювання вхідних або вихідних документів, складений за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців. Графічний спосіб дає можливість встановити логічні зв'язки між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст [38, с.25].
Взагалі правила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграють дуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Бикової «Основные правила организации документооборота предприятия», значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому [55, с. 6].
1.3 Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування
Сьогодні правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається двома законами України, прийнятими у 2003 році: «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».
Питання застосування органами державної влади положень зазначених законів регламентуються постановами Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року: «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» № 1452 і «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453.
Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовують для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа [3, с.3; 38, с.159].
Електронний документообіг (Electronic Document Management, EDM) - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [3, с.3; 38, с.165].
Електронний документообіг суттєво підвищить рівень ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Тому Microsoft разом з партнерами пропонує два поетапних програмно-методологічних рішення в сфері організації документообігу органів державної влади і місцевого самоврядування:
автоматизоване діловодство для паперового документообігу (під автоматизацією діловодства розуміють передачу трудомістких ручних операцій комп'ютерній техніці, рух документів і їх обробка в пунктах обробки, всі стадії життєвого циклу документів);
електронний документообіг і діловодство.
Подібний поетапний підхід дозволить плавно підвищити ефективність роботи органу влади, виключивши можливість дезорганізації його діяльності [40].
На виконання Указу Президента України № 1497/2005 «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформа-ційних технологій» [9] необхідно до 2010 р. забезпечити впровадження в органах виконавчої влади та інших державних органах систем електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису. У нещодавно прийнятому в першому читанні проекті Закону України «Про Загальнодержавну програму впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифро-вого підпису» передбачаються два етапи виконання цього завдання:
І етап (2008-2009 рр.) - розробка проектів норма-тивно-правових актів і нормативних документів у сфері послуг електронного цифрового підпису, електронного документообігу і архівного зберігання електронних документів; створення засобів і захищених носіїв ключів електронного цифровогопідпису для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.
ІІ етап (до 2011 р.) - впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях [8, с.6].
Уже кілька останніх років впровадження систем електронного діловодства та електронного документообігу в органах державної влади України ставиться як одне із головних завдань для підрозділів діловодства та для підрозділів з інформаційних технологій. Тому на сьогодні існує вже певний досвід реалізації таких завдань на всіх рівнях державного управління.
Сучасні науковці - О.П. Голобуцький та О.Б. Шевчук [22], І.В. Клименко та К.О. Линьов [26], власне самої проблеми впровадження систем електронного документообігу в органах державної влади не торкаються, а лише описують ці системи при розгляді питань впровадження систем та технологій електронного урядування.
З метою більш реального відображення ситуації впровадження електронного документообігу в органах державної влади слід розділити поняття «система електронного документообігу» та «система електронного діловодства». Повноцінна система електронного документообігу повинна забезпечувати саме циркуляцію електронних версій документів на всіх адміністративних рівнях, а система електронного діловодства здійснює лише обіг інформації про документ (реєстраційних карток). Більш того, обов'язковим атрибутом та показником ефективної роботи систем електронного документообігу є наявність електронного цифрового підпису.
Двойленко І.В. запевняє, для впровадження систем електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису вже створені певні засади, а саме, напрацьований досвід впровадження систем електронного діловодства, що на сьогодні реально функціонують у всіх органах влади.
Для того, щоб процес впровадження СЕД в організації відбувався більш успішно, необхідна передусім активна позиція керівництва упродовж усього процесу. Повинні бути розроблені та доведені до співробітників відповідні накази та розпорядження, які зобов'язують їх працювати із засобами СЕД. Перехід до системи електронного документообігу має бути послідовним. Повинен бути розроблений план впровадження СЕД у ділові процеси організації, а також налагоджений контроль з боку керівництва за його реалізацією. На етапі підготовчої роботи слід знайти співробітників, які допомагатимуть іншим освоювати нову технологію.
На загальнодержавному рівні слід виробити єдині принципи, формалізувати формати та стандарти для систем електронного документообігу. Тим самим будуть створені достатні передумови для переходу до загальної системи електронного урядування [39].
Основні проблеми розвитку та впровадження електронного документообігу розглядали сучасні науковці в різних аспектах: С. Кулешов досліджує функції електронного документа у системі електронного документообігу. Ю. Мєшков розглядає міжнародний дозвіл впровадження електронного документообігу. П. Марченко аналізує проблеми зберігання електронних документів, Л. Філіпова здійснює термінологічний аналіз сфери електронного документообігу, а окремі питання впровадження електронного документообігу розглядають у навчальному посібнику О. Матвієнко і М. Цивін. Досить широко Г. Асєєв досліджує методології документообігу, загалом електронного.
Послідовність впровадження електронного документообігу, на думку авторів, має бути такою:
І етап (початковий) - впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД). В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа. Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі.
II етап (розширений) - створення «образу» електронного документообігу за допомогою сканування документів. Цей рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати «образом електронного до
Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради дипломная работа. Государство и право.
Движение И Здоровье Реферат
Реферат: Mill Essay Research Paper Over time the
Курсовая работа: Аренда недвижимого имущества. Скачать бесплатно и без регистрации
Конспекты лекций: Аграрное право.
Курсовая работа по теме Разработка базы данных ER-методом для заданной области
Курсовая работа по теме Молекулярно-генетические методы для выявления генов устойчивости пшеницы
Реферат: Labovian Theory In Poe Essay Research Paper
Реферат: A Little information about Turkmenistan \english\
Реферат: Інтерфейси автоматизованих систем управління
Реферат На Тему Игровые Технологии В Системе Образования Студента
Реферат: Экономика Китая, её характеристика и проблемы
Реферат по теме Принцип построения и опыт практической реализации экологических информационных систем
Шаблон Для Ворда Курсовая По Госту
Слова Помощники Для Сочинения
Контрольная Работа На Тему Принятие Христианства. Виды Наказаний По Соборному Уложению
Реферат: Матричные структуры в управлении современными компаниями
Эссе По Демократии Обществознание
Отчет По Производственной Практике Пдн
Реферат: Социальные функции физической культуры
Учебное пособие: Методические указания по выполнению контрольной работы для самостоятельной работы студентов Vкурса по специальности 080507 (061100) «Менеджмент организации» (первое высшее образование)
Учёт и аудит операций с основными средствами (на примере филиала в РМ ОАО "Ростелеком") - Бухгалтерский учет и аудит дипломная работа
Состав и порядок операций на забалансовых счетах - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа
Рід Centaurea L. у флорі Чернівецької області - Биология и естествознание курсовая работа