Організація документів архівів України - Менеджмент и трудовые отношения курсовая работа

Главная

Менеджмент и трудовые отношения
Організація документів архівів України

Поняття, основні завдання, функції та види архівів. Права і відповідальність. Аналіз комплектування архіву та вимоги до оформлення прийнятих справ. Методи вдосконалення складання та оформлення описів справ. Організація документів у межах архівного фонду.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Розділ 1. Поняття архіву. Основні завдання та функції архіву. Види архівів. Права і відповідальність архіву
1.3 Права і відповідальність архіву
Розділ 2. Аналіз комплектування архіву та вимоги до оформлення справ, прийнятих в архів
Розділ 3. Методи вдосконалення складання та оформлення описів справ. Організація документів у межах архівного фонду: порядок побудови схеми систематизації документів в фонді
3.1 Складання та оформлення описів справ
3.2 Організація документів у межах архівного фонду: порядок побудови схеми систематизації документів в фонді
3.3 Систематизація документів колекцій
3.4 Систематизація документів з особового складу
Архівний фонд України відповідно до Закону України “Про національний архівний фонд і архівні установи” являє собою історично сформовану і постійно поповнюється сукупність архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя людей, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне, культурне значення, і є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народу України.
До складу Архівного фонду включені всі документи, що представляють цінність для суспільства незалежно від форми власності.
Робота з розподілу документів між архівами і їх впорядкування всередині кожного архіву називається організацією документів у межах архівного фонду.
Об'єктом вивчення є - методика складання схем систематизації документів в межах архівного фонду.
Предметом вивчення курсової є процес документування (документаційного забезпечення), складання схем систематизації документів в межах архівного фонду.
Мета роботи: розкрити роль і значення складання схем та організації документів архівів України.
На сучасному етапі все більше архівів, як державних, так і недержавних організацій містять документи особистого походження та колекції, а їх систематизація має деякі особливості.
Розробка схеми систематизації справ фонду є важливим кроком для практичного здійснення наукової організації документів. Крім того, схема - це основа структури опису.
Практичне здійснення систематизації документів фонду може проводитися двома способами: безпосереднім (угруповання і розташування одиниць зберігання відповідно до схеми систематизації) або картковим способом.
При безпосередній систематизації одиниці зберігання фізично групуються за розділами і іншим, більш дрібним розподілам схеми і послідовно розташовуються з урахуванням зазначеного у схемі порядку.
Розділ 1. Поняття архіву. Основні завдання та функції архіву. Види архівів. Права і відповідальність архіву
Документи Архівного фонду України, віднесені до державної власності, до передачі на постійне зберігання, тимчасово, в межах строків, встановлених архівною службою, зберігаються в організації.
Відповідно до закону про архівний фонд України Національний архівний фонд України є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожної людини.
Документи Національного архівного фонду є культурними цінностями, що постійно зберігаються на території України абозгідно з міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, підлягають поверненню в Україну.
Юридичні та фізичні особи зобов'язані забезпечувати збереженість Національного архівного фонду та сприяти його поповненню.
Основними завданнями архіву організації є:
· Комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;
· Облік і забезпечення збереження документів;
· Створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
· Підготовка та передача документів, що відносяться до архівного фонду України, на постійне зберігання відповідно до термінів та вимог, установлених Законом України про архівний фонд та органами управління архівною справою суб'єктів.
Для організацій, що здійснюють тимчасове депозитарне зберігання документів Архівного фонду України, основні завдання архіву визначаються відповідно з угодами і договорами, укладеними ними з установами архівної служби.
З метою виконання основних завдань архів здійснює такі функції:
Ё Веде списки організацій та (або) структурних підрозділів організацій - джерел комплектування архіву;
Ё Приймає впорядковані документи структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;
Ё Перерахунок і збереження прийнятих в архів документів
Ё Створює і підтримує в актуальному стані науково-довідковий апарат до документів архіву;
Ё Організовує інформаційне обслуговування керівників до структурних підрозділів організації, здійснює використання документів за запитами організацій і приватних осіб, у тому числі соціально-правовим запитам громадян, веде облік і аналіз використання;
Ё Проводить експертизу цінності та здійснює комплекс організаційних і методичних заходів щодо передачі документів ні постійне зберігання,
Ё Здійснює перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;
Ё Організовує роботу по складанню номенклатури справ організації:
Ё Надає методичну та практичну допомогу структурним підрозділам у роботі з документами;
Ё Бере участь у розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;
Ё Бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби документаційного забезпечення управління, у тому числі в організаціях - джерелах комплектування архіву.
Архіви організацій здійснюють прийом електронних документів (ЕД), забезпечують їх збереження, облік, відбір і використання, а також підготовку і передачу на державне зберігання. На зберігання передаються ЕД у складі фондів організацій - джерел комплектування архівів. Всі операції, що здійснюються з ЕД при передачі на архівне зберігання і в процесі зберігання (перезапис, конвертування в нові формати, стиснення та ін.), повинні бути задокументовані для забезпечення автентичності ЕД.
Залежно від компетенції (функцій) організації можуть створюватися такі види архівів:
Ё Центральний архів органу влади або органу влади суб'єкта України, який зберігає документи апарату органу влади, документи організацій безпосереднього підпорядкування та інших організацій, включених до списку джерел комплектування архіву, затверджений керівником органу влади,
Ё Центральний галузевий архів, який зберігає документи всіх організацій, віднесених до певної галузі, всіх рівнів підпорядкованості та незалежно від їх територіального розташування;
Ё Об'єднаний архів, який зберігає документи кількох організацій галузі, пов'язаних системою співпідпорядкованості або однотипних за профілем діяльності;
Ё Архів організації, що зберігає документи тільки даної організації та її попередників.
Залежно від складу документації, що підлягає зберіганню в архіві, можуть створюватися:
Ё Архів документації на електронних носіях.
Архіви, склад документів яких обумовлений способом запису інформації і носієм, можуть створюватися як самостійні одиниці або як структурні підрозділи в складі архіву організації.
1.3 Права і відповідальність архіву
Для виконання основних завдань та функцій архів організації має право:
Ё Вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі в архів документів у впорядкованому стані;
Ё Контролювати правила роботи з документами в структурних підрозділах і організаціях - джерелах комплектування архіву;
Ё Запитувати від структурних підрозділів та організацій джерел комплектування необхідні для роботи архіву відомості;
Ё Брати участь у заходах проведених архівною службою України, органами управління архівною справою та архівами, з питань архівної справи та документаційного забезпечення управління.
Архів спільно з керівником організації несе відповідальність за:
Ё Недотримання умов забезпечення збереження документів:
Ё Втрату та несанкціоноване знищення документів;
Ё Необгрунтовану відмову в прийомі на зберігання документів постійного зберігання та з особового складу підвідомчих організацій, при ліквідації організації або зміну форми власності;
Ё Порушення правил використання документів та доступу користувачів до документів, встановлених законодавством.
Розділ 2. Аналіз комплектування архіву та вимоги до оформлення справ, прийнятих в архів
Комплектування архіву організації - це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації, а також інших організацій, що є джерелами комплектування архіву.
Ё Визначення джерел комплектування архіву;
Ё Визначення складу документів, які підлягають прийому в архдв;
Ё Організація передачі документів до архіву.
Основними джерелами комплектування архіву організації є:
Ё Структурні підрозділи організації;
Склад документів, що підлягають передачі в архів організації відповідно до положення про нього комплектується справами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також справами по особовому складу.
Справи тимчасового зберігання з термінами зберігання до 10 років передачі в архів організації, як правило, не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах організації та після закінчення строків зберігання підлягають знищенню. Документи особистого походження в архів організації передаються на тимчасове зберігання за заявою їх власника з подальшою передачею в державний архів на постійне зберігання.
В архів передаються документи організацій-попередників, а також документи ліквідованих підлеглих організацій. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, за методичної допомоги і під контролем архіву організації. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
§ Складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів;
§ Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка діда).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається не проводити систематизацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати.
Документи, що становлять справи, підшиваються на протокол в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.
Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих палицях з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.
При наявності в справі непотрібних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається в справу. При наявності великої кількості таких документів останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис.
Наприкінці кожної справи підшивається чистий бланк листа - завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи (крім листа-завірителя і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті листа простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша.
Складений аркуш (формату A3, А2) розвертається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один аркуш.
Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті в справу конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.
Підшиті в справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі.
У випадках виявлення великої кількості помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерації аркушів старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер аркуша, в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається в справі.
При наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за державним архівом вживання літерних номерів аркушів.
Лист-засвідчувач складається у справі на окремому аркуші, в книгах - на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.
Лист-засвідчувач справи складається за встановленою формою, в якій вказуються цифрами до прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів), а також вказується наявність в справі типографських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі.
Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в лист-засвідчувач з посиланням на відповідний акт.
Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справу підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.
Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи і т.д.), а також для обліку справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидом документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документа.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, в якій містяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів та кількість аркушів внутрішнього опису.
Внутрішній опис підписується її упорядником, якщо справу переплетено або підшито без бланка внутрішнього опису документів, то складений за встановленою формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається новий підсумковий запис до внутрішнього опису і засвідчувальний напис справи.
Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 дет) зберігання та з особового складу складається і оформляється за встановленою формою, в якій зазначаються найменування організації, структурного підрозділу, індекс справи, архівний шифр справи, номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису справ, заголовок справ.
На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, в який справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.
При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи або при передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи зазначається нове найменування цієї організації або організації-правонаступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) береться в дужки.
Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів тощо.).
У тих випадках, коли справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тому (частини).
У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копійність. Справжність документів справи в заголовку не обмовляється.
На обкладинці справи зазначаються арабськими цифрами крайні дати справи: рік (и) заведення і закінчення справи.
Якщо в справу включені документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то під датами справи, з нового рядка робиться про це запис: "в справі є документи за... рік". Дати справи можуть не вказуватися на обкладинці справ, що містять річні плани і звіти, так як вони відбиваються в заголовках справ.
Крайніми датами справ, що містять організаційно-распорядчу, творчу та іншу документацію (протоколи, стенограми, листи, доповіді і т.д.), для яких точне датування має важливе значення, а також справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів справи, тобто дати реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу.
Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень тощо, то датою справи будуть точні календарні дати першого та останнього записів у журналі.
Крайніми датами справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого і останнього протоколів, що складають справу.
Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень тощо, то датою справи будуть точні календарні дати першого та останнього записів у журналі.
Крайніми датами справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого і останнього протоколів, що складають справу.
Крайніми датами особової справи є дати підписання наказу про прийом і звільнення особи, на яку ця справа заведена.
Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є кількість аркушів у справі, яка проставляється на підставі засвідчувального напису справи, і терміни зберігання справи (на справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно").
Розділ 3. Методи вдосконалення складання та оформлення описів справ. Організація документів у межах архівного фонду: порядок побудови схеми систематизації документів в фонді
3.1 Складання та оформлення описів справ
Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту.
Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання, справи з особового складу, справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).
Окремий опис являє собою перелік справ із самостійною валовою (порядковою) нумерацією.
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. За цим описом документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання. Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох примірниках і представляються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.
Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи:
Ё Порядковий номер справи (тому, частини) по опису;
Ё Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
Ё Кількість аркушів у справі (томі, частині);
Ё Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
Ё Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться опис під самостійним номері м),
Ё Порядок нумерації справ описі - валовий за кілька років; порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом;
Ё Графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
Ё При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
Ё Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.
У кінці опису: слідом за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних та пропущених номерів).
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.
На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.
На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи.
В річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ постійного зберігання, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів і заголовки справ, сформованих з документів, виділених із справ з тимчасовими термінами зберігання, що мали позначку "ЕПК", причому тільки після звірки їх зі зведеною номенклатурою за той же рік і перевірки правильності формування та оформлення справ. У необхідних випадках заголовки справ уточнюються, справи піддаються розшиванню й переформовування при виявленні, що справа сформована неправильно.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складається за встановленою формою. Першого річного розділу зведеного опису фонду присвоюється номер по листу фундації, всі подальші річні розділи числяться за цим номером до утворення закінченого опису. Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку. Заголовки додатково знайдених справ залежно від їх кількості можуть бути внесені в річний розділ під літерними номерами відповідно до прийнятої систематизації або в кінець річного розділу. Після внесення в опис записів про надходження або вибуття справ складається остаточний підсумковий запис, в якому вказуються також підстави внесених змін.
Внесення в річний розділ зведеного опису справ змін після затвердження його ЕПК архівної установи допускається тільки після ухвалення ЕПК, що затвердила цей розділ, відповідного рішення.
До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова і при необхідності покажчики, зміст, список скорочених слів, які складають довідковий апарат річного розділу опису.
В передмову включаються відомості про основні напрямки діяльності та структурі організації за період, що охоплюють справи опису, дається коротка характеристика змісту і повноти документів фонду, включених в розділ, вказується наявність справ, що виходять за хронологічні межі фонду, відзначаються найбільш типові групи справ як по різновидах документів, так і за змістом, дається коротка характеристика, що містить в описі інформацію про підвідомчі або вищестоящі організації, висвітлюються особливості формування, описів і систематизації заголовків справ, наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування ним.
Передмова підписується укладачем із зазначенням посади та дати складання передмови і завідуючим архівом організації (особою, відповідальною за архів).
Зміст складається, якщо в річному розділі зведеного описі справ є підрозділи, інші більш дрібні групи справ, довідковий апарат до розділу. В змісті перераховуються: список скорочень (що складається в необхідних випадках), назви всіх підрозділів і більш дрібних груп справ, включених в розділ, покажчики (якщо вони є).
Річний розділ зведеного опису справ складається в 4-х примірниках.
Річні розділи, якщо вони не є закінченим описом, що не підшиваються і не переплітаються, вони повинні зберігатися в папках з клапанами і зав'язками.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання підлягає розгляду організації, після чого у разі узгодження в кінці розділу ставиться гриф "Погоджено" із зазначенням номера протоколу ЦЕК (ЕК) і дати засідання, на якому він був розглянутий. Схвалені річні розділи прямують на розгляд архівної установи відповідно до термінів, встановлених графіком представлення описів справ на розгляд ЕПК архівної установи, але не пізніше ніж через 2 роки, а центральним архівом міністерства - через 4 роки після завершення діловодством справ, включених в розділ, представляються чотири його екземпляра.
Після затвердження річного розділу ЗПК архівної установи розділ затверджується керівником організації, потім перший примірник річного розділу зведеного опису як контрольне передається в державний архів, інші залишаються в організації.
Кілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, число заголовків справ в яких досягло чотиризначної цифри, вважаються закінченим архівним описом.
В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються справи постійного зберігання (до 200 справ) опис вважається закінченим, якщо в неї включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.
Кожному закінченому опису присвоюється номер. Закінчений опис має самостійну нумерацію заголовків справ, до неї складаються підсумковий запис і засвідчувальний напис. Підсумковий запис і засвідчувальний напис до закінченого опису складаються так само, як до річного розділу зведеного опису справ.
При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведених описів справ, вилучаються.
Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису є титульний аркуш.
На титульному листі закінченого опису справ постійного зберігання зазначаються:
Ё Назва опису, яка включає вказівку категорії документів (постійного, тимчасового зберігання, з особового складу і т. д.), що містяться в справах, заголовки яких включені в опис;
Ё Крайні дати справ, включених в опис.
Перед назвою фонду на титульному аркуші залишається місце для написання повної назви державного архіву, в якому постійно зберігатимуться справи даної організації,
До закінченого опису обов'язково складаються зміст і передмова, а також покажчики і список скорочених слів за наявності останніх в річних розділах.
Закінчений опис разом з титульним листом і довідковим апаратом до неї вкладається в тверду обкладинку і переплітається.
В річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання складається за встановленою формою. Порядок заповнення граф опису, нумерації заголовків справ розділу, складання підсумкового запису і засвідчувального напису до розділу має аналогічний порядок.
Систематизація заголовків справ в річному розділі зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання відповідає систематизації заголовків справ в зведеній номенклатурі справ за цей же рік.
При необхідності до річного розділу цієї описи складаються зміст, список скорочених слів.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується в двох екземплярах і схвалюється спочатку ЦЕК (ЕК) організації, а потім затверджується її керівником.
Річний розділ зведеного опису справ з особового складу має встановлену форму. Порядок заповнення граф, форми опису, нумерації заголовків справ розділу, складання підсумкового запису і засвідчувального напису до розділу в аналогічному порядку.
Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ з особового складу систематизували по номінальній ознаці в наступній послідовності:
Ё Накази (розпорядження) з особового складу;
Ё Картки з обліку особового складу (за відсутності окремого опису таємних справ);
Ё Особисті справи (за відсутності окремого опису особистих справ) (Додаток 1);
Ё Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі;
Ё Непотрібні трудові книжки (за відсутності окремого опису);
Зазначені ви
Організація документів архівів України курсовая работа. Менеджмент и трудовые отношения.
Контрольная Работа 7 Кл Алгебра Макарычев
Доклад по теме Лабруст, Пьер Франсуа Анри
Сочинение: Ранняя лирика Маяковского
Мордкович Контрольные Работы Ответы
Отчет По Практике Повара В Кафе
Титульный Лист Реферата Институт
Реферат: Китайская грамота мимики и жестов
Дипломная работа по теме Правовое регулирование занятости и трудоустройства населения
Уставный Капитал Курсовая Работа
Лечение Орви Реферат
Реферат: Усилители постоянного тока. Скачать бесплатно и без регистрации
Курсовая Работа На Тему Экономический Анализ Затрат На Производство, Включаемых В Себестоимость Продукции
Реферат: Авиация. История зарождения. Скачать бесплатно и без регистрации
Как Написать Сочинение 9.3 Огэ
Курсовая работа по теме Анализ бухгалтерского баланса 'Ишимское' ОПХ
Реферат по теме Тыловое и техническое обеспечение
Сочинение Про Биографию По Английскому Языку
Курсовая Работа Правовая Нормативно Правовой Акт
Государственный Кадастровый Учет Курсовая
Государственный И Муниципальный Кредит Реферат
Кризисы в развитии организации - Менеджмент и трудовые отношения курс лекций
Процессуальный статус руководителя следственного органа в уголовном процессе - Государство и право курсовая работа
Стилистика. Эпитеты в русском языке - Иностранные языки и языкознание контрольная работа