Організація діяльності служби діловодства дитячої юнацької спортивної школи № 2 м. Кривий Ріг - Бухгалтерский учет и аудит дипломная работа

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Організація діяльності служби діловодства дитячої юнацької спортивної школи № 2 м. Кривий Ріг

Нормативно-правова та законодавча база діловодства в Україні. Основні поняття документаційного забезпечення управління. Планування навчально-виховної роботи закладу освіти. Шляхи та методи удосконалення діловодства в дитячий юнацькій спортивній школі.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Діловодство - це галузь ведення службових і ділових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.
Недостатня вивченість проблем діловодства у закладах освіти значно знижує ефективність управлінської діяльності, сповільнюючи тим самим процеси модернізації освіти, підвищення його якості. Це обумовлює тему дипломної роботи: «Організація діяльності служби діловодства дитячої юнацької школи №2».
Об'єктивна необхідність проведеного дослідження викликана значним збільшенням обсягу документної інформації, що циркулює в суспільстві, в тому числі і в загальноосвітніх закладах, і недостатньо налагодженою системою роботи з нею.
Ефективне діловодство освітнього закладу надасть оперативну можливість зацікавленим особам отримати необхідну інформацію про систему освіти: порядок і умови здачі єдиного державного іспиту, зміст програм підготовки, відповідають певному рівню освіти, умовах його досягнення учням і т.п.
Мета дослідження - вивчити організацію діловодства в дитячий юнацькій спортивній школі і визначити методи вдосконалення системи діловодства.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
- Розглянути основні поняття документаційного забезпечення управління.
- Розглянути законодавче та нормативно-правове регулювання діловодства.
- Вивчити організаційно-розпорядчі документи, їх складання та оформлення.
- Визначити завдання, функції та структуру ДЮСШ № 2.
- Проаналізувати ведення документації загальноосвітнього закладу.
- Визначити основні напрямки вдосконалення діловодства в ДЮСШ №2.
- Визначити ефективність внесених пропозицій.
Об'єкт дослідження - організація діловодства в ДЮСШ № 2 м. Кривий Ріг.
Предмет дослідження - сучасний стан та оптимізація документаційного забезпечення управління ДЮСШ №2.
Дослідницькі методи дослідження: метод системного підходу, спостереження, об'єктивності, узагальнення, термінологічного аналізу.
Огляд літератури з теми дипломної роботи. Питання, що мають відношення до даної проблеми, висвітлені в ряді робіт таких авторів як, Бездрабко В., Іванова Т., Кузнецова Т., Журавський В., Дзвінчук Д. Блощинська В. Діденко А. та ін.
Теоретична і практична значущість дослідження. Дослідження дозволяє поглибити теоретичні уявлення в області вивчення проблем діловодства в загальноосвітніх установах, які можуть бути використані в управлінській практиці при організації процесу документаційного забезпечення управління та інформаційної безпеки.
Результати дослідження можуть використовуватися в діяльності загальноосвітніх установ при розробці програм підвищення ефективності документаційного забезпечення управління.
У першому розділі дипломної роботи розкривається зміст організації діловодства, законодавчо-нормативної база діловодства та надання освітніх послу.
У другому розділі описується організація діловодства в ДЮСШ №2 структура документації, вивчається система діловодства в названій установі, пропонуються шляхи оптимізації діловодства.
Третій розділ присвячений охорони праці в ДЮСШ №2: аналіз санітарно-гігієнічних умов праці; заходи по забезпеченню безпеки праці та виробничої санітарії; пожежна безпека в закладі.
Роль і значення нормативно-правової бази значно зросли останніми роками. Ділове документальне спілкування всіх рівнів стало здійснюватися за єдиними загальноприйнятими правилами. Фундаментальна обізнаність із документами, незалежно від організаційно-правовою форми, будується з урахуванням законодавчих і нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування й досвід роботи організацій.
Нормативно-правова база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх опрацювання, збереження та використання в поточної діяльності установи і діяльності служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти. Вона регулює правила оформлення документів; правила роботи з документами; забезпечення збереження документів; порядок передачі документів на архівне зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами[6;с 148].
Кожний суб'єкт господарювання, незалежно від форми власності, стикається у своїй діяльності з документацією. Це відбувається з моменту створення підприємства й закінчується його ліквідацією. Така велика кількість документації потребує грамотної організації діловодства. Для цього, перш за все, потрібно проаналізувати чинне законодавство, яке містить тлумачення понять і процесів діловодства. Потім вивчити випадки, коли тлумачення одних і тих самих понять у сфері діловодства суперечать або дублюють один одного, що потребує детального аналізу й пошуку шляхів вирішення.
Важливою умовою формування процесів діловодства є розроблення категорійно-понятійного апарату, що забезпечує порозуміння між науковцями та практиками, усунення розбіжностей у тлумачення термінів, досягнення певного рівня стандартизації й уніфікації вживаних понять.
Наукові дослідження й публікації свідчать про зацікавленість сучасних науковців цією проблемою. Отже, В. Бездрабко, Т. Іванова, Т. Кузнецова, Н. Кушнаренко, Ю. Палеха, Л. Піддубна, В. Савицький зробили вагомий внесок у вивчення цього питання. Для того, щоб правильно розуміти основні поняття діловодства, суб'єкту господарювання потрібне вміння орієнтуватися в базі законодавства України щодо діловодства (рис.1.1) [38;112]
Рисунок 1.1 - База законодавства України щодо діловодства
Нормативно-правову базу можна поділити таким чином:
? закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформатизації в цілому та діловодства (Закони України «Про інформацію» від 02.10.1992 р. № 2657-XII, «Про державну таємницю» від 21.01.1994 р. № 3855-XII, «Про національний архівний фонд та архівні установи» 24.12.1993 р. № 3814-XII, «Про електронні документи та електронний документообіг» 22.05.2003 р. № 851-IV, «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852- IV тощо);
? акти діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17.10.1997 р. № 1153, «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348, та «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893, Наказ Головного архівного управління «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» від 20.07.1998 р. № 41. До цієї групи також належать державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять», ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації», ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови», ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», ДСТУ 4423-2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процессами» та інші) [22];
? різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої й виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі «Примірної інструкції з діловодства» та «Інструкції з діловодства за зверненням громадян»[41];
? нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства», «Порядок роботи з документами в органах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції», «Інструкцію з діловодства в господарських судах України» та інші. Серед такого різноманіття правових актів суб'єкту господарювання потрібно визначитись, які з них регулюють питання, що входять до сфери його інтересів. Але перше, із чим стикаються майже всі підприємства, це документована інформація (документ), зафіксована на матеріальному носії з реквізитами, що дають можливість її ідентифікувати [8;217].
Контроль за виконанням службових документів та прийняттям рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складова частина діловодного процесу.
Мета контролю - сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - документаційна служба установи зі службою контролю виконання, яка входить до її складу. Контроль за строками фактичного виконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчих документів зосереджуються у документаційної служби установи і ведеться в канцелярії співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові, секретаріату, відділу листів (скарг) громадян, у структурних підрозділах - секретарями, інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів. Головними функціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю за строками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролю та веденням наступного (підсумкового) контролю.
Попереджувальний (поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа та здійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання, сигналізування спеціалістам, керівництву структурного підрозділу та установи про наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документом або дорученням.
Наступний (підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижневе, щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни у структурних підрозділах. Підсумки наступного контролю находять відображення у підсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання, які контролюються. Цей контроль в обов'язковому поєднанні із контролем попереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців, стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в установі тільки наступного контролю виконання документів не допускається.
Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Загальний відділ, а в структурних підрозділах - здійснюють працівники, відповідальні за їх виконання. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар [16;c 142].
Здійснення контролю за виконанням документів
Контроль за виконанням документів включає такі дії:
- постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
- перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівника про хід чи підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах;
- зняття виконаних документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
Контроль як одна із функцій управління включає в себе:
- контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;
- контроль за термінами виконання документів;
- контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.
Нормативними документами передбачено обов'язковий контроль за виконанням таких документів:
- постанови Верховної Ради України;
- доручення Комітетів Верховної Ради України;
- розпорядження Президента України;
- доручення Адміністрації Президента України;
- постанови Кабінету Міністрів України;
- розпорядження Кабінету Міністрів України;
- доручення Кабінету Міністрів України;
- звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;
- рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;
- звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;
- власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);
- вихідні документи, на які очікуються відповіді.
В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів.
До першого рівня контролю належать такі документи:
- постанови Верховної Ради України;
- розпорядження Президента України;
- постанови Кабінету Міністрів України;
- запити та звернення народних депутатів України [20;с 172].
Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання. До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання. Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів. Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації[20;с 75].
Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату[34;с 136].
Незважаючи на велику кількість нормативних документів, які регулюють діловодство в Україні, існують певні проблеми, що потребують урегулювання.
? Існування великої кількості нормативних актів, що дублюють визначення та деякі процеси діловодства. При цьому тлумачення одних і тих самих понять можуть відрізнятися, що вводить в оману суб'єктів господарювання.
? Різноманітне трактування норм законодавства призводить до нерозуміння правильного застосування правових актів. Наслідком цього є створення документів, не зумовлених діловою необхідністю, для підстраховки, про всяк випадок.
? Суперечності при застосуванні тих чи інших термінів діловодства змушують постійно звертатися до вищих установ за роз'ясненнями або дозволами щодо вирішення спірних питань.
? Відсутність єдиного нормативного акта, який би охоплював базові, основні процеси ведення діловодства для всіх суб'єктів господарювання[33].
Таким чином, на сьогодні актуальна проблема - це перегляд всіх чинних визначень, понять задля їх узгодження. З метою уникнення понятійних колізій у подальшому, на нашу думку, законотворцям і розробникам держстандартів необхідно працювати узгоджено й залучити до розробки проектів нормативних актів відповідних фахівців та науковців.
Перспективами подальших досліджень виступає аналіз існуючих колізій, з подальшим їх урегулюванням шляхом прийняття єдиного нормативного акта, який регулював би ведення діловодства суб'єктами господарювання.
Одним із видів закріплення інформації є документ. Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій .
Переважна більшість дій, які здійснюються суб'єктами господарювання в процесі управління, відбуваються шляхом створення й використання різноманітних документів. Документ - це, насамперед, інформація, що записана на будь-якому матеріалі, що видана або отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою в організації для використання у своїй діяльності. Тому поняття документ є головним, центральним, базовим для документаційного забезпечення управління й підлягає регулюванню законодавством[39;с 151].
Так, документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
ДСТУ 4423-1:2005 тлумачить документ як зафіксовану інформацію або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця. Документ - інформація, що зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Документ - оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію й має, відповідно до чинного законодавства, юридичну силу. Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності. Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі[25].
Хоча інформаційна природа документа очевидна, саме поняття «документ» визначають по-різному, бо за основу визначення понять беруть різні критерії: мету створення документа, його зміст, форму, спосіб відтворення інформації, сферу використання документа і т.п.
Різноманітність визначень пов'язана, насамперед, з використанням цього поняття в різних сферах суспільного життя, зокрема в інформатиці, бібліотекознавстві, архівознавстві, музеєзнавстві та інших. Для адміністративно-правового регулювання важлива сфера документаційного забезпечення управління.
На думку Савицького В.В., з погляду використання в управлінській сфері найбільш вдалою є дефініція поняття «документ» за держстандартом ДСТУ 2732:2004, оскільки воно порівняно з усіма іншими визначеннями має великий обсяг[24].
Отже, визначення, подане в ДСТУ 4423-1:2005, є більш доцільним, оскільки відповідає міжнародним стандартам та останнім досягненням наукової думки, зокрема ISO 15489-2001 «Інформація та документація».
На думку Бездрабко В.А., ДСТУ 4423:2005 визначає основні риси службового документа: автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування, що додатково увиразнюють його ідентифікаційні риси. З цією думкою можна погодитись, тому термін, наданий ДСТУ 4423:2005, більш детально характеризує службовий документ і є більш сучасним[4;с 269].
Усі службові документи, створені згідно з нормами чинного законодавства, потребують реєстрації, організації контролю за виконанням, формування їх у справи, підготовки до зберігання, тобто організації діловодства (від старовинного «виробництво справ» - процес прийняття рішень на підставі документів).
Так, згідно з ДСТУ 2732:2004, діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. На відміну від визначення документа, тут спостерігається дублювання поняття діловодства. Це свідчить про те, що законодавець і провідні фахівці в галузі діловодсва прийшли до єдиного погляду на це питання. Тому його без застережень можуть застосовувати в практичній діяльності суб'єкти господарювання. Крім того, він може слугувати основою при створенні єдиного закону про діловодство[23].
Ще один процес, який використовується в практичній діяльності, - це створення документів, тобто документування управлінської діяльності. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Документування управлінської інформації - це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно. Тому єдине розуміння цього процесу дуже важливе для побудови діловодства на підприємстві[5;c 127].
Для розподілу документів за справами розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуть суб'єкти господарювання. Номенклатура справ - обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ - обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Дублювання термінів або деяка неузгодженість є природним явищем, оскільки з науково-технічним процесом змінюється розуміння різних процесів, у тому числі пов'язаних з діловодством. Підтвердженням цього є таке поняття, як керування документацією, - комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створювання та функціонування службових документів. Упровадження в Україні стандарту ДСТУ 44232005 «Інформація та документація. Керування документаційними процессами», підготовленого на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 «Інформація та документація», дещо змінив погляд на цей термін.
Тлумачення поняття «керування документаційними процессами», подане в ДСТУ 4423:2005, відрізняється від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанта records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423-1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміна, мотивуючи неадекватністю відображення змісту іншомовного терміна. Тому замість звичного «керування документацією», маємо модифіковану версію - «керування документаційними процесами». Останнє тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність[26].
Неузгодженість термінів зустрічалась і в минулому. Прикладом є те, що у 1970-1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміна «діловодство» на «документаційне забезпечення». Практичні студіювання поняття «документаційне забезпечення» згодом знайшло суттєве іменникове уточнення - управління як сфери його впровадження, що призвело до розширення терміна-словосполучення й утворення в прикінцевому варіанті «документаційного забезпечення управління».
Час продемонстрував успішне входження цього терміна до наукової лексики, а ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів «делопроизводство» та «документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні й використанні.
Це лише деякі приклади тлумачення термінів діловодства серед багатьох, які зустрічаються в законодавстві. Важливим є не тільки процес діловодства, а й правильне розуміння базових понять. Навіть сумлінний громадянин, чи то директор, завідувач канцелярії, чи то працівник, починаючи займатися діловодством, звертається, насамперед, до нормативних актів, які регулюють ці відносини.
Саме тоді вони стикаються з різноманітними визначеннями термінів діловодства, якими рясніє законодавство. Деякі з них дублюються, інші суперечать один одному.
Управлінське документознавство як наукова дисципліна має досить молодий вік, незважаючи на те, що базується на найдавнішому об'єкті: управлінському документі, який пройшов багатовікову історію і залишається одним з найрозповсюдженіших видів документів до нашого часу[7;c 44].
Професор Мітяєв К.Г. запропонував вважати документознавство архівознавчою дисципліною, що може стати вступом до теорії і практики архівної справи. Він наголошував, що документознавство мусить бути науковою теорією, яка призначена розв'язувати проблеми загальної класифікації та історії розвитку різних видів документації[30;96].
Основним поняттям у сфері документаційного забезпечення управління, безумовно, є документ. Цей термін на території України був уведений на початку XVIII сторіччя. Тоді під ним розуміли доказ привілеїв, прав, угод. Відтоді смисл терміна «документ» принципових змін не зазнав.
У найбільш відомому варіанті документ ? це «матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання у часі й просторі».
Офіційне визначення документа в Україні таке:
Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
Первинний документ - це документ, що містить вихідну інформацію.
Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.
У процесі управління документ виконує такі функції: соціальну; правову; інформаційну; комунікативну; управлінську; облікову; культурну; історичну.
Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності.
Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів - листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити[31;c 147].
Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної та ефективної роботи органів внутрішніх справ шляхом якісного та своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, контролю за виконанням документів та здачею їх в архів.
Елементами діловодства є документування та документообіг.
Документування управлінської діяльності - це запис за установленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів.
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання (здачі в архів) або відправлення. Іншими словами, документообіг, тобто організація роботи з документами, являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх схоронності, передача справ до архіву.
Документування і документообіг взаємозв'язані, хоча виконуються різними категоріями службовців. Створюють і виконують документи фахівці - оперативний та інспекторський склад органів внутрішніх справ. Організовує роботу з документами допоміжний персонал (працівники канцелярій, секретаріатів).
Діловодство - це забезпечуюча функція управління. Завдяки діловодству в управлінській діяльності органів внутрішніх справ здійснюється процес оперування інформацією, без якого не можна виконати головні завдання, які поставлені перед органами внутрішніх справ: охорона громадського порядку і боротьба зі злочинністю. Саме це визначає місце і роль діловодства у системі функцій органів внутрішніх справ[43;c. 74].
Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв'язання питань (на основі колегіальності або єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу і визначається система
Організація діяльності служби діловодства дитячої юнацької спортивної школи № 2 м. Кривий Ріг дипломная работа. Бухгалтерский учет и аудит.
Доклад: План социальной рекламной кампании: женское курение
Договорная Дисциплина И Демократия Эссе
Настоящая Роскошь Сегодня Это Свободное Время Эссе
Реферат: Лихтенштейн
Курсовая Работа На Тему Социальная Теория К. Маркса И Русский Марксизм: Легальный Марксизм, Марксизм Г.В. Плеханова И Марксизм В.И. Ленина Как Различные Версии В Интерпретации Марксистского Идейного Наследия
Мини Сочинение По Драме Гроза
Реферат по теме История и этапы развития питания (традиции потребления в Древнем Риме, в средние века)
Реферат На Тему Зонная Модель Твердого Тела. Уравнение Шредингера Для Кристалла
Темы Эссе По Административному Праву
Контрольная работа по теме Политика, политическая власть и политическая система
Оформление Реферата Word
Реферат: Исчисление НДС по командировочным расходам
Практическое задание по теме Хронологическая таблица: Афанасий Афанасьевич Фет (1812-1892гг.)
Дипломная работа по теме Взаимосвязь самооценки старших школьников и уровня адаптации в системе межличностных отношений
Реферат На Тему Кардиогенный Шок
Сочинение На Тему Долгожданная Встреча
Реферат На Тему Основы Экспертной Деятельности
Курсовая работа по теме Тематическое и жанровое разнообразие специальных телепроектов АТН
Курсовая Работа На Тему Проект Разработки Моторного Участка
Что Будет Если Забыть Прошлое Сочинение
Виды недостач в торговле и отражение их в бухгалтерском учете - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа
Обитатели Мирового океана - Биология и естествознание презентация
Последнии достижения в области генетики - Биология и естествознание реферат