Оптимизация документооборота в организации ООО "Райживсоюз" - Менеджмент и трудовые отношения курсовая работа
Главная
Менеджмент и трудовые отношения
Оптимизация документооборота в организации ООО "Райживсоюз"
Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
посмотреть текст работы
скачать работу можно здесь
полная информация о работе
весь список подобных работ
Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
1. Теоретические аспекты системы документооборота организации ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»
2. Организационно - экономическая характеристика ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»
2.1 Организационно-экономическая характеристика
2.2 Анализ действующей системы документооборота в ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»
3. Пути совершенствования системы документооборота в ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»
3.1 Совершенствование системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело»
3.2 Социально - экономическая эффективность предложенной системы документооборота
Документооборот в организации составляет основу управления. В Документах организации по подчетам ученых, сосредоточено до 85% всей необходимой информации. С документированием информации связана работа всего коллектива организации от обычного работника и до руководителя.
Документы являются важнейшей и необходимой составляющей абсолютно любой организации. В них дана информация по управленческой деятельности, по вопросам стратегического планирования и оперативного управления работой организации. С помощью документов до рабочих доносятся указания руководителей организации, а также происходит контроль и исполнение этих решений. Документы содержат полные сведения о деловой активности предприятия и его аппарате управления, доказательства выполнения его обязательств перед кредиторами или иными лицами.
Объектом исследования данной курсовой работы является процесс совершенствования документооборота в организации.
Предметом исследования данной работы является оптимизация документооборота в организации ООО «РАЙЖИВСОЮЗ», процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
Цель данной работы заключается в исследовании и изучении процесса документооборота, применяемого в организации ООО «РАЙЖИВСОЮЗ», а также разработка предложений по совершенствованию текущего документооборота.
Для достижения этой цели будет необходимо:
1. Дать определение понятия «документооборот», определить какие существуют виды документооборота, и какие функции они выполняют. Разобрать теоретические аспекты данной темы;
2. Дать полную характеристику организации (ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»), на основе которой будет выполняться данная курсовая работа;
3. Предложить методы совершенствования существующей системы документооборота организации, показать и доказать их экономическую эффективность.
Глава 1. Теоретические аспекты исследуемой проблемы
В современной компании система электронного документооборота (кратко - СЭД) становится обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.
С помощью СЭД повышают эффективность деятельности коммерческие компании, промышленные предприятия и государственных учреждениях. На базе технологии электронного дoкументооборота решают задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД - система электронного документооборота, хотя наравне с ней также используются САД - система автоматизации делопроизводства, СЭДО - система электронного документооборота и САДО - система автоматизации документооборота. [Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. 2011 г.]
Система электронного документооборота (СЭД) -- организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивает контроль над потоками документов в организации. [А. Назаренко 2011 г.]
Организация документoоборота -- это необходимые правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация дoкументооборота предусматривает направленное и рациональное движение дoкументов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в структуре организации, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. [Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. 2011 г.]
Документоoборот является важнейшим звеном в делопроизвoдстве, так как определяет не только необходимые инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В самом делопроизвoдстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, с общими целями делопроизвoдства - это информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
С нечеткой oрганизацией движения документов в организации, на данный момент связывают многие недостатки в документационной деятельности аппарата управления. Например, весь процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает в себя три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и дoстаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); необходимый контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).
Если разoбрать данный процесс по операциям, то он состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате организации из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических испoлнителей к специалистам, а затем -- к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают существенное влияние на весь процесс управления в целом.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации производства на предприятии и задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все больший и разнообразный спектр задач. На сегодняшний день разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с документацией и организационно - распорядительными документами органзвции, но и с различными внутренними документами: договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и другой различной документацией. СЭД также используется для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронной документацией: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и т. д. [Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. 2011 г.]
Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами любого формата.
Документооборот, или порядок движения документов на предприятии, можно разделить на следующие этапы:
1. Экспедиционная обрабoтка документов, поступающих на предприятие.
2. Предварительная прoверка и рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
3. Рациональное движение дoкументов внутри организации.
4. Обработка испoлненных и отправляемых документов.
Весь документoоборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении документами.
Документопoток (поток документальной информации) - это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
1) Гoризонтальные потоки - связывают организации одного уровня;
2) Вертикальные потoки - связывают организации различных уровней:
? Вoсходящие потоки - это документы, получаемые вышестоящими организациями от подчиненных организаций;
? Нисхoдящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. [Ермолаева Н. 2004 г.]
2. По отношению к процессу управления:
1) Вхoдящий документопоток состоит из 4-х типов документов:
? дoкументов вышестоящих организаций, директивных указаний, нормативных и методических актов. По видовому составу, к таким документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
? документы от подведoмственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных работ, отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов данный поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, актов;
? документы от не соподчинённых организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним. Основные виды таких документов - это письма (информационные, рекламные, гарантийные), договоры;
? обращения граждан - предложения, заявления или жалобы.
Входящие документы образуют три направления движения:
? руководству структурных подразделений;
Соотношение данных потоков неравномерно. Наибольшая часть документации попадает к руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество ненужной информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям. 2) Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых внутри самой организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.
Инициативные документы всегда значительно превышают по количеству группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю структуру управления. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций необходимых для согласования, визирования, подписания документов.
3) Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления организацией, не выходящие за ее пределы. К внутренним документам относятся организационные, распорядительные, информационно-справочные, а также плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования и личного состава. Маршруты движения этих документов являются наиболее нерегламентированными, что влечет за собой наиболее ощутимые потери времени на прохождении документов. [Ермолаева Н. 2004 г.]
В России рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50 - процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения, данный сегмент показал высокую устойчивость на фоне общего спада. Его снижение по данным за 2009 год составило не более 20--25%. В численном выражении объем рынка СЭД в России на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220--250 млн. долл.
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и организации и компании, как частные, так и государственные. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на муниципальные государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государственных учреждений стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса 2008 - 2009 года получил существенный импульс развития.
Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических барьеров при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции и казнокрадства. В качестве особенности реализации проектов СЭД в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности данных. Речь идет о построении (разработке) на базе существующих программных продуктов защищенных систем электронного документооборота, которые будут соответсвовать требованиям государственной безопасности.
Выбирая необходимую систему электронного документооборота, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Прежде чем выбрать СЭД, необходимо определить те цели, которые будет решать эта система.
Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные разработчики выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике, в структуре отечественного рынка, на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений данного процесса является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях системы электронного документооборота.
Стоит отметить, что ряд российских поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность товара) скорее рассматривается как форма ознакомления с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.
Одним из формирующихся трендов на рынке СЭД является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).
Enterprise content management (ECM) -- управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией на базе системы электронного документооборота.
В рамках концепции ECM СЭД рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонниками данного подхода являются в основном западные разработчики.
В России спрос на данные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты управления ECM - это управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами и другое.
Отличие технологии ECM от СЭД состоит в более глубокой проработанности вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.
В 2009 - 2010 годах в России началась реализация нескольких специальных государственных программ, связанных с организацией официального электронного сотрудничества между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения новейших информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует относить утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через глобальную сеть Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного электронного документооборота, которые стали первыми шагами на пути реализации государственной концепции «электронного правительства».
Необходимо отметить, что в России вопрос о нормативно - правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. На сегодняшний день, деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно - цифровой подписи (ЭЦП),а также ГОСТом и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями «об информационных технологиях». Можно сказать, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с бумажными документами, также имеются требования по обеспечению безопасности информационных систем. Главная проблема заключается в том, что в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.
На сегодняшний день, деятельность разработчиков систем электронного документооборота практически не регулируется. Создавая программные продукты и реализуя проекты по внедрению СЭД, разработчики программ и поставщики обязаны, ориентироваться на следующие нормативные и правовые документы:
1. ГОСТ № 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
2. Федеральный закон от 10 января 2002 года, № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
3. ГОСТ № 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года, № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». [1,2,6,13]
При реализации проектов по внедрению систем электронного документооборота, в случае работы с персональными данными физического или юридического лица, необходимо руководствоваться следующими нормативно - правовыми актами: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 и Федеральный закон «О персональных данных».
Так как ГОСТы носят только рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои программы максимальную гибкость, чтобы на базе системы данного продукта можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами.
Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные принципы и подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор задач, которые должна выполнять СЭД, становится слишком субъективной задачей.
Правила и регламенты работы с документами могут быть различны не у предприятий и организаций не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний.
Рассмотрим девять наиболее распространенных в России систем электронного документооборота: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С: Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС -- Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).
Кроме этих программ, существуют и другие программы российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum).
Критерии, которыми пользуются покупатели программ электронного документооборота, помогут нам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности данных систем разбиты на семь функциональных контуров:
3. Управление потоками работ (Workflow) и контроль;
6. Поддержка бумажного документооборота;
Приведенные ниже критерии присущи всем рассматриваемым системам (и всем системам класса систем электронного документооборота, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать программы друг от друга. В целом, функциональные возможности всех СЭД совпадают, и лишь подробное акцентирование некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных систем.
Стоит заметить, что по всем приведенным выше системам имеется достаточно большая практика внедрения в организации. Эти системы используются сотнями фирм и предприятий для автоматизации своего документооборота. Кроме перечисленных систем, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения на российском рынке информационных технологий.
Если проанализировать системы электронного документооборота, которые появились не так давно и которые занимать лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были полностью реализованы ранее.
Если говорить о новых технических возможностях этих систем, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), разбора содержания документа и усовершенствования электронной безопасности документов. На данный момент, подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное -- спрос на нее в России до конца еще не сформировался.
Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные системы электронного документооборота с точки зрения их готовности решать реальные задачи на современном предприятии. В группу лидеров вошли такие системы как: «Directum», «DocsVision», «МОТИВ» и «ЕВФРАТ».
Исключение составила лишь система «ДЕЛО», которая также попала в группу лучших систем электронного документооборота. Результаты, полученные СЭД «Globus Professional», «PayDox», «1С: Документооборот», «Босс-референт», «ДЕЛО», показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются предложениями, ориентированными на решение лишь определенного круга задач электронного документооборота.
Хочется отметить, что, внедряя систему электронного документооборота сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых специфических условиях -- в условиях электронного документооборота. Но прежде всего, необходимо помнить одну деталь - чтобы выбрать наиболее подходящую для организации СЭД, необходимо определить круг тех задач, которые она должна будет выполнять.
документооборот организационный экономический электронный
2. Краткая организационно-экономическая характеристика предприятия. Анализ использования системы документооборота на предприятии
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»
Общество ограниченной ответственности "РАЙЖИВСОЮЗ" было зарегистрировано в городе Михайловске Шпаковского муниципального района Ставропольского края.
Полный адрес организации: почтовый индекс - 356240, Ставропольский край, город Михайловск, переулок базарный, дом 4.
Данная компания была зарегистрирована 1 октября 2002 года. Регистратором Межрайонная инспекция Министерства по налогам и сборам России по Ставропольскому краю. Директор организации - Симонова Евдокия Ивановна.
ООО «РАЙЖИВСОЮЗ» включает в себя закусочную - магазин «ДИВНЫЙ».
Основным видом деятельности организации является:
- Розничная торговля хлебом и хлебобулочными изделиями;
- Розничная торговля сахаристыми кондитерскими изделиями, включая шоколад;
- Розничная торговля мучными кондитерскими изделиями.
Основной отраслью компании является - розничная торговля.
Уставной капитал организации составляет 108 400 рублей. Учредителями данной организации являются Симонова Евдокия Ивановна и Симонова Ирина Владимировна.
Общество ограниченной ответственности «РАЙЖИВСОЮЗ» насчитывает шесть человек рабочих и одного бухгалтера.
ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика): 2623011910
КПП (Код причины постановки на учет): 262301001
ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций): 01516929 ОГРН (Основной государственный регистрационный номер): 1022603021682 ОКФС (Общероссийский классификатор форм собственности): 16 - Частная собственность
ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственного управления): 4210014 - Организации, учрежденные юридическими лицами или гражданами, или юридическими лицами и гражданами совместно
ОКОПФ (Общероссийский классификатор организационно - правовых форм): 12165 - Общества с ограниченной ответственностью
ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований): 07658101
ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно территориального деления): 07258501 - Ставропольский край, Районы Ставропольского края, Шпаковский, Города районного подчинения Шпаковского р-на, Михайловск
Ниже приведены таблицы с показателями экономической деятельности организации.
Таблица 1 - Результаты работы за 2011 год. Финансовые отчеты (бухгалтерские показатели):
Итогo по разделу I - Внеоборотные активы
Итого по разделу II - Обoротные активы
Денежные средства и денежные эквиваленты
Итогo по разделу III - Собственный капитал
Уставный капитал (складочный капитал, уставный фонд, вклады товарищей)
Дoбавочный капитал (без переоценки)
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)
Итого по разделу V - Краткосрoчные пассивы
Прибыль (убытoк) до налогоoбложения
Изменение отложенных налоговых обязательств
Изменение отложенных налоговых активов
Совокупный финансовый результат периода
Результат от переоценки внеоборотных активов, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода
Результат от прочих операций, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода
Таблица 2 - Результаты работы за 2012 год. Финансовые отчеты (бухгалтерские показатели):
Итого по разделу I - Внеоборотные активы
Итого по разделу II - Оборотные активы
Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям
Финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов)
Денежные средства и денежные эквиваленты
Итого по разделу III - Собственный капитал
в т.ч. постоянные налоговые обязательства (активы)
Изменение отложенных налоговых обязательств
Изменение отложенных налоговых активов
Совокупный финансовый результат периода
Результат от переоценки внеоборотных активов, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода
Результат от прочих операций, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода
Таблица 3 - Результаты работы за 2013 год. Финансовые отчеты (бухгалтерские показатели):
Итого по разделу I - Внеоборотные активы
ИТОГО по разделу I - Внеоборотные активы
Готовая продукция и товары для перепродажи
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)
ИТОГО по разделу II - Оборотные активы
Собственные акции, выкупленные у акционеров
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)
ИТОГО по разделу III - Собственный капитал
ИТОГО по разделу V - Краткосрочные пассивы
Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг
Прибыль (убыток) до налогообложения
Чистая прибыль (убыток) отчетного периода
Постоянные налоговые обязательства (активы)
2.2 Анализ применяемой системы документооборота
Внедрение электронной системы документооборота является значимым шагом в сторону автоматизации работы организации. Оптимизация и упрощение процессов документооборота, возможность их контроля и мониторинга позволяют облегчить труд работников, снизить их трудозатраты и повысить эффективность труда на предприятии.
На данный момент в организации не используется специальной программы документа оборота. Основной программой для работы является 1СПредприятие.
Из - за небольших размеров организации и малого количества сотрудников, до сих пор используется бумажный документооборот.
Бумажный документооборот на сегодняшний день является уже «прошлым веком», но даже сейчас у него есть некоторые преимущества на электронным документооборотом:
1. Бумажный документооборот прост и понятен.
Он не требует обучения сотрудников специальным программам.
Бумажный документооборот не предусматривает наличие специальных лицензионных программ, антивирусов и прочего комплекса программ, которые будут стоить не малые деньги. Также нужно сказать, что обучение самого персонала стоит не дешево.
3. Беспрепятственность использования.
Бумага не требует наличия подключения к сети интернет, как и не требует электричества. В организации с электронным документооборотом при отключении света останавливается и весь рабочий процесс, организациям с бумажным документооборотом такая учесть не грозит.
4. Бумажный документооборот безопасен.
Электронный документооборот в отличии от бумажного является слабо защищенным. Электронные файлы могут быть нечаянно стерты или заражены вирусами.
Но при всех своих плюсах, совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная система бумажного документооборота устарела и имеет ряд определенных минусов, которые. Перечислим данные минусы:
1.Неизбежная потеря бумажных документов, следовательно, и информации;
2. Попадание документов и информации, которая находится в них, третьему лицу;
3. Накопление большого количества документов, назначение и источник появления которых не определен;
4. Большие затраты времени на подготовку и согласование документов руководством организации, как следствие - малая скорость обработки информации, а значит - медленная реакция руководства организации на новые воздействия; 5. Избыточность бумажного документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей документации, внутренних документов и на ознакомление с новыми документами; 6. Противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации руководящим должностным лицам, принимающим решения;
7. Бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных лиц, занимающихся исполнением этих документов;
8. Невозможность установления лиц, работавших с документами;
9. Непроизводственные затраты времени работников на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
10. Избыточные затраты бумаги на материалы и копирование для создания нескольких копий. [Пашков Д.В. 2004г.]
Как результат, система документооборот в организации ООО «РАЙЖИВСОЮЗ» является довольно устаревшей и не соответствует современным требованиям, но все же есть одна причина, которая позволяет данной организации на данный момент пользоваться бумажным документооборотом и не испытывать проблем.
Этой причиной является малый размер организации. На мой взгляд - это основной аспект при выборе вида документооборота. Конечно, небольшая организация тоже может действовать на перспективу и начать использовать электронный документооборот, но пока руководство устраивает и простейший бумажный документооборот, будут использовать именно его.
3. Пути совершенствования системы документооборота в ООО «РАЙЖИВСОЮЗ»
3.1 Совершенствование системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело»
Лучшая система электронного документооборота в Российской Федерации «ДЕЛО» зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная СЭД на отечественном рынке.
Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭО
Оптимизация документооборота в организации ООО "Райживсоюз" курсовая работа. Менеджмент и трудовые отношения.
Курсовая работа: Разработка внутрифирменного плана. Скачать бесплатно и без регистрации
Курсовая работа: Диалектная лексика в произведении М.А. Шолохова "Поднятая целина"
Контрольная работа по теме Высокоуровневые методы информатики и программирования
Окружающий Мир Сочинения Красота Воды Родного Края
Контрольная Работа 6 Класс Подобные Слагаемые
Как Писать Шапку Сочинения
Реферат На Тему Анализ Экономического Состояния Зао "Платежная Система "Белкарт"
Топик: European Union
Курсовая работа по теме Экономические аспекты экологических проблем в Республике Беларусь
Сочинение: Язвы армейско-офицерского мира и пути избавления от них. (по повести Куприна Поединок)
Коллективное Воспитание Пережиток Прошлого Эссе
Реферат: Предложение денег (или денежная масса)
Пенсионная Система Рф Курсовая
Реферат: Бездна
Дипломная работа по теме Проект расширения городской телефонной сети с пятизначной нумерацией путем установления АТСЭ на базе оборудования цифровой коммутационной системы 'Омега' НПО 'РАСКАТ'
Реферат: Бизнес-план создания предприятия в области международных грузовых перевозок
Реферат: Художественные изыскания советской поэзии 50-х - 80-х годов. Скачать бесплатно и без регистрации
Мини Сочинение Музыка В Моей Жизни
Сочинение по теме Человек и природа в лирике Ф.И. Тютчева
Толкование Норм Права Курсовая Работа
Амур білий - Биология и естествознание презентация
Применение оружия и специальных средств сотрудниками ФСБ РФ - Государство и право курсовая работа
Понятие недвижимости и сделок с ней - Государство и право дипломная работа