Описание архива организации
Описание архива организацииСоздание оптимальных условий хранения документов на бумажной основе в архиве организации
=== Скачать файл ===
Сегодня темой нашего разговора будет организация собственного архива в компании. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться документы? Словарь кадровика Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Федеральный закон от Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации. Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан. Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору. Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа. Совет Основные правила разрабатывались для архивов организаций — источников комплектования государственных или муниципальных архивов и по своему характеру являются рекомендательным документом, однако и любые другие организации вполне могут их использовать. Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. В ходе комплектования архива документами, учета архивных документов, обеспечения их сохранности и использования архивы организаций руководствуются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений? В соответствии с п. Это означает, что негосударственные организации могут создавать либо не создавать архив, но независимо от этого должны обеспечить сохранность документов. Каким образом можно это сделать? Сразу оговоримся, что, не создавая специального помещения для архивного хранения документации, обеспечить их сохранность в течение длительного времени практически невозможно. Поэтому если в вашей организации невозможно создать собственный архив, то для выполнения требований об обеспечении сохранности документов вы можете воспользоваться услугами государственного муниципального или коммерческого архива, заключив договор и передав документы на так называемое внеофисное хранение. Если у работодателя нет возможности создать архив, каким образом организовать хранение документов по личному составу, завершенных в делопроизводстве? В данном случае хранение документов по личному составу должно быть организовано в службе кадров. Конечно, будет правильнее, если у кадровиков найдется возможность разместить архивные документы в отдельном помещении или в отделенной, обособленной, части рабочего помещения. Смысл этого заключается в том, что, во-первых, архив кадровой службы должен быть отделен от текущей документации, во-вторых, в то помещение или ту часть помещения, где хранится архив кадровой службы, не должно быть доступа для посторонних, т. В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства секретариата. Все эти мероприятия позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии. Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях. В нашей организации давно обсуждается возможность создания своего архива, уже выделено помещение и начаты работы по его подготовке к хранению документов. А вот какие требования предъявля- ются к работникам архива? Всегда ли эти функции должен выполнять отдельный сотрудник, или должность архивариуса может совмещать, например, секретарь? Архивариус организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив. Он проходит инструктаж, а в необходимых случаях — стажировку в государственном архиве, куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение. Функции архивариуса может исполнять и сотрудник другого структурного подразделения. В данном случае эта работа для него будет являться совместительством. Ответ на вопрос о том, должен ли архивом заниматься сотрудник, чьей единственной обязанностью будет именно ведение архива, зависит от количества документации, оформляемой на хранение, и объема работы. В случае если организация крупная и архив в ней достаточно велик, рекомендуем внести в штатное расписание должность работника архива. Целесообразно также составить должностную инструкцию, указав виды работ, возлагаемых на работника архива, его права и обязанности. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы, и утверждается сотрудником архива. Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения. Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников, а также сторонних организаций. Процесс оформляется заказами требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. Форма заказа требования на выдачу документов сотрудникам организации. Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями п. Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении - положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива - на основании должностных инструкций. При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация как государственная, так и негосударственная не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ. Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов. Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ. Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы. В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы? Выбирая здание помещение , подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:. Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны. Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания помещения архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух. Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение. Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения. Конечно, исключения из правил могут быть: Особые требования предъявляются к электропроводке: Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать - я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива? Окончательное решение о пригодности того или иного здания помещения для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации. Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации как правило, сотрудников архива , пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт. Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы. Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов. Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп. Требования к температурно-влажностному режиму хранения документов. Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы термометры - для измерения температуры воздуха; психрометры - для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры - для измерения влажности воздуха. Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих специальные режимы хранения носителей, следует придерживаться рекомендаций производителя. В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Рекомендуется два раза в год в начале и по окончании отопительного сезона обследовать помещения хранилища и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи шкафы вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева. Сейчас наша организация оборудует архив. Мне поручили определить, какая площадь для этого потребуется. Подскажите, как рассчитать площадь для размещения архива? Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:. При подсчете нужно также учитывать: Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет. Порядок расположения документов в хранилище определяется планом схемой их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов - в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, так же как и архив головной организации и архивы филиалов , то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов. Примерная форма карточки постеллажного топографического указателя. Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов. Конечно, сотрудники архива структурного подразделения, например кадровой службы, могут помнить, в каком порядке размещены документы, и без указателей как правило, в этом случае документы размещаются по годам от наиболее ранних к более поздним. Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов организации установлена ст. Она возлагается на руководителя архива организации или сотрудника, отвечающего за ведение архива. В случае отсутствия лица, ответственного за хранение документов, отвечать за их сохранность будет руководитель организации. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Для Вас актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству. Ваш подарок при регистрации: Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более форм и образцов документов. О журнале Ввести код доступа. Должностная инструкция Персональные данные Гражданская оборона Рабочее время Кадровое делопроизводство и документы Оплата труда Трудовой договор Шаблоны Особенности труда отдельных категорий работников Увольнение Приказы Все тем. Рабочий стол кадровика Кадровый университет Образцы документов Запись на вебинары Прошедшие вебинары Судебные решения Производств. Кадровое делопроизводство и документы Ответственность Ответственность за нарушение трудового законодательства Локальные нормативные акты Взаимодействие с госорганами Хранение документов Акт Государственные внебюджетные фонды. Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Сегодня мы поговорим о том, как оборудовать собственный архив, а также о том, как обеспечить сохранность архивных документов в т. Вы пользуетесь профессиональной информацией! Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом. Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно. Номер журнала в подарок! Прочитайте полезные статьи по теме: Регулирование архивной деятельности Где закреплены правила ведения архивного дела в акционерных обществах? Уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Форма книги выдачи документов. Форма акта о выдаче дел во временное пользование. Так, основными задачами архива организации являются: Выбирая здание помещение , подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения: Нормы расстановки средств хранения Расположение средств хранения Нормы расстановки, см Расстояние между рядами стеллажей главный проход Расстояние проход между стеллажами 75 Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене 75 Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа обход 45 Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа шкафа Не менее 15 Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа шкафа в цокольных этажах Не менее При определении площади исходят из следующих данных: Таким образом, на одном стеллаже размещается: Форма карточки пофондового топографического указателя. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. FF 2px solid; width: Мобильная версия Рекламодателям Обратная связь Контакты Интернет-магазин Официальные представители. При клике отсылаем событие GA Click jQuery ' yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!