Образец письма копия
Образец письма копияСкачать файл - Образец письма копия
Деловая корреспонденция или служебная переписка. Правила составления делового письма. Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов' принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта г. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД , - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности. Деловая переписка - это обобщенное название для разных по содержанию документов — служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др. Самым распространенным является служебное или деловое письмо. Служебные письма — это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом. Любое письмо при поступлении в организацию поступающее или направлении в стороннюю организацию отправляемое регистрируется в журнале регистрации электронной базе данных. При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале базе данных нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года. При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов. Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: В качестве адресата могут быть: В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения. При адресовании письма указывают: Инициалы должностного лица указывают перед фамилией. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово 'Копия' перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита 'Адресат' может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря. Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня г. Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: Обращением могут служить ученые звания: Далее — преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. Далее следует основной текст письма , где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса. Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа — прошу, предлагаю и т. Чаще первая форма — так как письмо отправляется от имени организации. Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать оптимальный вариант — страницы. Все остальные материалы оформляются приложениями к письму. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимо помнить о стандартных полях левое, верхнее и нижнее — не менее 20 мм , правое — не менее 10 мм. Параметры шрифта — от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial. Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы. Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес. В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного. Приложения — необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов: Проект договора на 5 л. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается. Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться. Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма. Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека. Принято выделять следующие виды деловых писем условное деление, можно встретить и другие деления. По тематическому признаку деловые письма разделяют на: Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа. В целях ознакомления с Направляю в Ваш адрес запрос о……. По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации…. Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: Информируем Вас о об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности. Доводим до Вашего сведения……. Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что….. Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……. Шаблонными фразами письма-напоминания являются: Ставим Вас в известность …. Считаем необходимым уведомить Вас…. Обращаемся к Вам с просьбой…. Просим Вашего содействия в…. Просим Вашего согласия на…. Сопроводительное письмо обычно начинается со слов: Просим руководствоваться… и т. Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает. В ответ на ваше обращение…. Рассмотрев вашу просьбу о….. Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования. Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам….. Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …. Для нас было огромным потрясением известие о …. Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …. Мы были глубоко огорчены, узнав о …. Нам трудно поверить печальному известию о …. По функциональному признаку деловые письма делятся на: По признаку получателя деловые письма делят на: По композиционному признаку деловые письма бывают: По структуре выделяют следующие деловые письма: Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем — соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska mail. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать. Чего делать не нужно. Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться. Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату. К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок. Деловая переписка — основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он — чиновник или работодатель. Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. В настоящее время понятие 'факсимильной подписи' законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает 'сделай подобное' и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия смотрите письма Минфина России от Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции. Алтай-Профи ООО 'ГрадИнфо' - профессиональное создание сайтов в Горно-Алтайске; Монтаж видеонаблюдения в Республике Алтай. Комитет по делам ЗАГС и архивов РА. Сведения о руководстве Структура комитета Контакты Законодательство Нормативно-правовые акты Комитета по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай Противодействие коррупции Публичная независимая антикоррупционная экспертиза нормативно-правовых актов Республики Алтай Обращения граждан История архивного дела Из истории органов ЗАГС Характеристика фондов Выставки Выступления, публикации Муниципальные архивы Мониторинг правоприменения Информационные системы Комитета Коллегиальные органы Нормотворческая деятельность Комитета Обзоры обращений в орган власти Экспертно-проверочная комиссия. Электронные услуги Формы, бланки, квитанции Электронный архив Открытые данные. Документы Сведения о вакантных должностях Кадровый резерв Контактная информация по вопросам замещения вакантных должностей Квалификационные требования к кандидатам Конкурсы на замещение вакантных должностей Порядок постуления на государственную гражданскую службу. Регламенты предоставления услуг и исполнения функций. Регламенты и стандарты Реестр услуг. Ведомственные целевые программы Информация о результатах проверок Годовые отчеты Ежеквартальные отчеты Планы Государственные задания Государственные закупки Проектное управление. Правила составления делового письма Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6. В реквизиты служебного письма входят: Герб или эмблема; Наименование организации; Справочные данные об организации; Гриф ограничения; Адресат; Регистрационный номер документа; Дата; Ссылка на индекс и дату входящего документа; Заголовок к тексту; Текст: Отметка о приложении; Подпись; Отметка об исполнителе. Организации Структурные подразделения организаций Должностные лица Физические лица В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения. Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай Документ не должен содержать более четырех адресатов. Заголовок к тексту В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Структура текста делового письма Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: Подпись Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Жуков 45 64 Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Принято выделять следующие виды деловых писем условное деление, можно встретить и другие деления. Стандартные фразы В целях ознакомления с Направляю в Ваш адрес запрос о…… По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации…. Информируем Вас о об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности Доводим до Вашего сведения…… Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что….. Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт…… - письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения; Шаблонными фразами письма-напоминания являются: В связи с… Учитывая… Ввиду… Исходя из… В целях… На основании… Согласно… В соответствии с… Текст просьбы: Направляем Вам… Высылаем Вам… Представляем Вам… Просим информировать… Просим возвратить… Просим подтвердить получение… Просим передать… Просим руководствоваться… и т. В ответ на ваше обращение… Рассмотрев вашу просьбу о….. Стандартные фразы; Выражаем благодарность… Выражаем глубокую признательность… - письмо-соболезнование — содержит сочувствие по какому-то поводу; Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам….. Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу … Для нас было огромным потрясением известие о … Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу … Мы были глубоко огорчены, узнав о … Нам трудно поверить печальному известию о … По функциональному признаку деловые письма делятся на: Письма-ответы — ответы на инициативные письма. Инициативные письма — составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Письма, требующие ответа письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение. Письма, не требующие ответа письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение. Циркулярные письма — письма, адресованные нескольким получателям одновременно. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю. Одноаспектные — рассматривают один вопрос. Многоаспектные — затрагивают несколько вопросов одновременно. Регламентированные — составляются по определенному установленному образцу. Нерегламентированные — содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца. Чего делать не нужно Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Об электронном документообороте Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы:
Сопроводительное письмо к документам
Повышение щелочной фосфатазы у детей причины
Структура гостиничного предприятия
Деловое письмо
Унифицированная форма т з штатное расписание
Атриум кинотеатр расписание сеансов
Два адресата - как оформить?
Индивидуальный стиль деятельности
Акт скрытых работ на штукатурку стен образец