Образец делового письма на русском
Образец делового письма на русскомСкачать файл - Образец делового письма на русском
Тексты для дипломов и грамот \\\\\\\\\\\\\\\[12\\\\\\\\\\\\\\\]. Тексты для сертификатов \\\\\\\\\\\\\\\[2\\\\\\\\\\\\\\\]. Тексты рекомендательных писем \\\\\\\\\\\\\\\[5\\\\\\\\\\\\\\\]. Тексты деловых писем \\\\\\\\\\\\\\\[5\\\\\\\\\\\\\\\]. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов; если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается; если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу. От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя. Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле. Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда. Определитесь, кто должен ответить. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Написание ответа Начните с приветствия, это вежливо. Говорите с человеком на одном языке. Неформальный ответ на формальное письмо — неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным. Точность — указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла. Конкретность — из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст — это не сухость, а экономия времени и точность мысли. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Цитируйте текст оригинального письма. При полном цитировании если ваш ответ на все письмо в целом пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце! Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу. Вложения Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR — многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив zip, rar как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: Электронная подпись Ее наличие — полезно есть ваша контактная информация и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм. Подпись не должна превышать строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта. Имейте два варианта электронной подписи: Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение 'Уважаемый', которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: Кстати, в обращении к человеку слово 'господин' сокращать до 'г-н' нельзя. И ни в коем случае нельзя писать 'Уважаемый господин Смирнов А. Либо 'Андрей Петрович', либо 'господин Смирнов'. Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга — особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: А вот обращение 'Дамы и господа' является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию — например, новых буровых установок,— то по сложившейся практике используется общее для всех обращение 'Уважаемые господа'. В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины. Преамбула Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма. Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков. Основной текст Далее в 2х — 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья. Заключение Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в Приложения Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах — каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют. К началу Стандартные фразы деловой переписки Извещения Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду… Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение… Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято. Извещаем, что мы… Доводим до Вашего сведения, что… Сообщаем, что, к сожалению, не можем… Модели выражений, объясняющих мотивы Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма В соответствии с протоколом… В целях усиления охраны имущества… В ответ на Вашу просьбу… В подтверждение нашего телефонного разговора… В подтверждение нашей договоренности… В порядке оказания технической помощи… В связи с тяжелым положением… В связи с проведением совместных работ… В соответствии с письмом заказчика… Если автор — лицо юридическое, то действия передаются: От третьего лица единственного числа, например: Просим… Подтверждаем… Сообщаем… Если автор — лицо физическое, то действия передаются: От первого лица единственного числа, например: Довожу до Вашего сведения… Прошу… Ставлю Вас в известность… От первого лица множественного числа, например: Ваше предложение проект отклонено по следующим причинам… Напоминание Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны… Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны… Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет… Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает… Гарантии Оплату гарантируем. Интерпретация собственной позиции Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам. Возражений против конструкции не имеем. Мы не можем поставить Вам товары… в силу следующих причин: Заключительные слова Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом за допущенную ошибку. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное. Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется: В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться; навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: Лучше воспользуйтесь этикетными формулами 'Прошу Вас ответить до такого-то числа', 'Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении' намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа 'Предлагаю внимательно изучить…'. Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются: Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать. Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников. К началу Общие правила составления деловых писем Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Бланк Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес. Поля Деловое письмо обязательно должно иметь поля: Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку. Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу — увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки приглашения, поздравления, соболезнования и т. Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц. Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа. Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации и номер контактного телефона — рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах: Информационное письмо Информационное письмо — это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки например, всем клиентам компании могут вообще не содержать ручной подписи. Нередко информационные письма носят типовой характер. Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов,Также информационные письма могут содержать приложения. Письмо-запрос — служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письмо-ответ Письмо-ответ — это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным письмо-отказ или положительным. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа. Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Письмо-подтверждение Письмо-подтверждение — это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов — следует назвать их и т. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Гарантийное письмо Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора организации-отправителя , так или иначе затрагивающих интересы адресата. Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово 'гарантия' вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести. Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора например, директора организации подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения: Гарантируем… Гарантируем, что… Фирма 'Партнер' гарантирует… Просим выслать в наш адрес наложенным платежом вид гарантии … Оплату гарантируем… Настоящим гарантируем… Резюме Резюме — это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю. При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил: Представьтесь Цель Образование Опыт работы Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда? Надо ли указывать дополнительные сведения о себе? Нужны ли личные подробности? Адаптируйте резюме к требованиям работодателя Отношение к командировкам Наличие рекомендаций Сопроводительное письмо Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. А самое главное - резюме должно быть коротким: Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать - показатель высокого уровня общей культуры. Наличие фотографии на резюме приветствуется. Рекомендательное письмо Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке физическом лице или организации, предприятии, учреждении юридическом лице. Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического. Рекомендательное письмо обязательно должно содержать в себе следующую информацию: Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого. Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала. Сидоров Владимир Александрович работал в компании 'Вектор' с 12 марта г. Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера - в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством. Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества. Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично. Самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. Причины изменения места работы ухода из организации, перехода на другое место. Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. Краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена. Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали. Пресс-релиз Пресс-релиз — это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию произошедшему или предстоящему с целью максимального освещения данного события в СМИ. Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания: При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации; в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров — ответственных спикеров организации; пресс-релиз составляется на бланке организации; в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: Приоритетным способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу.
Как правильно писать деловые письма? Виды и структура делового письма
Как написать деловое письмо (образец)
Каталог файлов
О лицензировании медицинской деятельности 291
Чем поднять гемоглобин у собаки после операции