Отчёты для супервайзера: KPI команды

Предлагаем вашему вниманию конспект выступления Марины Ивановой, руководителя центра дистанционного обучения «Системных Технологий», на вебинаре «Отчеты для супервайзера: KPI команды». Видеозапись вебинара доступна на YouTube: https://youtu.be/-02i7wgrNP4

Коллеги, добрый день!

Сегодня мы обсудим, как отчетность помогает супервайзеру в его работе.

Напомню, что рабочее место супервайзера состоит из мобильной и офисной части.

1. В мобильной части супервайзер может совершать визиты в точки, заменять сотрудников, проводить совместные визиты, полевое обучение, догоняющий аудит, заполнять анкеты и выполнять другие активности в полях.
2. Про офисную часть мы подробно говорили на вебинаре  «ST Супервайзер»: мониторинг и пробеги»: https://www.youtube.com/embed/pb1tJzu3A14

Отчетность есть и в мобильной, и в офисной части нашего комплекса. Сегодня мы с вами посмотрим, откуда берутся данные в отчетах, разберем дашборды и посмотрим, как супервайзер может облегчить себе работу.

Откуда же берутся данные в отчетах?

В единую центральную базу данных «ST Чикаго» стекаются все данные, которые мы получаем на проекте:

·     от сотрудников, работающих с приложением «ST Мобильная торговля»;

·     из учетных систем дистрибьюторов;

·     из корпоративных систем заказчиков, подключенных к «ST Чикаго»;

·     из каналов Modern Trade и E-com.

И, таким образом, когда мы смотрим какие-то отчеты, мы видим в них все данные, которые попали в систему из разных источников. И доступны вам по вашей области видимости.

На отчетах в «ST Мобильная торговля» мы останавливаться не будем. Это оперативная отчетность, которая доступна супервайзеру в реальном времени прямо в полях.

Подробнее мы разберем возможность быстро сориентироваться в показателях работы команды с помощью веб-части «ST Супервайзер».

 «ST Супервайзер»: Сводка

Откроем «ST Супервайзер» и посмотрим в раздел «Сводка».

Я авторизована как руководитель группы продаж, в моей оргструктуре 2 супервайзера, у каждого небольшая команда. Поэтому я могу видеть цифры своей группы продаж, обеих команд и каждого сотрудника.

Но, когда приложение откроет другой человек, например, супервайзер Плашников Иван, он увидит только данные своей команды.

Дашборды разбиты на наборы, для простоты мы называем их страницами. Я пронумеровала их, чтобы показать пример цепочки, которую может пройти супервайзер. Давайте пойдем по порядку.

1. Исполнение маршрута.

Здесь можно быстро понять, кто из агентов работал, кто нет, соблюдает ли команда маршруты и действительно ли сотрудники посещают точки.

Давайте посмотрим на первого супервайзера. Мы видим, что % выхода на маршруты его команды сегодня составил 50%.

Из 4 маршрутов работали на 2. Как узнать, кто не работал? Для этого смотрим ниже. Видим, что сам супервайзер, у которого тоже есть маршрут, не работал с МТ, и один из его агентов не работал.

Это и дает нам результат в 50%.

Из каждого показателя можно провалиться в отчет с данными, на основании которых он рассчитан. Например, здесь можно более предметно разбираться, а почему агент не работал. Возможно, у него сегодня отпуск или больничный.

Дальше идёт доля исполнения планового маршрута (за текущий месяц нарастающим итогом).

Мы видим, сколько посещений запланировано, сколько выполнено и долю исполнения. Можно посмотреть, как соблюдает плановый маршрут каждый агент.

Следующий показатель позволяет оценить долю визитов, при совершении которых агенты действительно были в точках.

Здесь тоже можно открыть отчет и предметно разбираться, а что же это за % визитов с нарушениями координат. Кроме того, этот показатель позволяет увидеть прогноз. То есть рассчитывает, как будут обстоять дела с нарушениями координат в конце периода, если все останется на текущем уровне.

Следующий показатель — доля дополнительных визитов, т.е. визитов, которые не входили в дневной маршрут.

Этот показатель тоже считает нам прогноз, и его тоже можно посмотреть в разрезе агентов. И отследить, например, агентов, у которых доля доп. визитов высока, если на проекте важно соблюдение планового маршрута.

Показатели настраиваются под конкретный проект. Возможностей для настройки периода много - последние N дней, месяцев, финансовый месяц и так далее.

Если супервайзера заинтересовал конкретный агент, он может посмотреть все показатели по нему. Выберем, например, Рощина Игната. И увидим, что все пересчиталось.

 Теперь перейдем на следующую страницу

2. Результативность визитов

Первый показатель здесь — это Strike Rate команды, т.е. доля результативных визитов за текущий месяц. Визит считается результативным, если был создан заказ или отгрузка на сумму больше нуля.

И снова видим расшифровку по команде и возможность углубиться в данные агентов, у которых strike rate слишком низкий.

Следующие два показателя полезны компаниям, которые проводят аудит фотографий. Они принимают и отклоняют фотографии из фотоотчетов, опросных листов, задач и фотоподтверждений визитов.

И здесь мы видим общее количество отклоненных фотографий в этом месяце по команде. А ниже — этот же показатель уже по сотрудникам

Последние показатели дают возможность контролировать уровень заказа и отгрузки команды.

Мы видим средние заказы и отгрузки в текущем месяце, в прошлом и их отношение. Можем своевременно отследить общее снижение заказа/отгрузки или снижение у конкретного сотрудника. И можем посмотреть, по какому агенту это происходит и углубиться в его данные

Теперь можно посмотреть, как обстоят дела с OOS. Этот показатель будет полезен для оценки дохода, потерянного в результате аутофстока.

Поясню логику расчета.

Мы берем среднедневную продажу товара, который находится в состоянии OOS и умножаем её на период отсутствия товара. Это количество дней, которое прошло с момента последней отгрузки. Получаем сумму, которую можно считать потерянным доходом на сегодняшний день.

Эта формула настраивается с учетом бизнес-процессов компании.

Чем хуже ситуация у дистрибьютора, тем большую площадь он занимает в этом показателе. Если нажмем на название дистрибьютора, увидим, по каким категориям ситуация самая сложная. Также можно провалиться в отчет и посмотреть, по каким собственно товарам это происходит.

Дальше супервайзеру может быть полезно посмотреть на состояние клиентской базы.

3. Управление клиентской базой

Здесь выводится доля торговых точек, в которые в этом месяце были отгрузки. Также мы видим прогноз, детализацию по агентам и можем оценить, как кто работает со своей базой.

Остальные показатели в наборе будут полезны компаниям, которые ведут сопоставление точек дистрибьюторов и ЦО, распознавание адресов и геокодирование.

Тема управления клиентской базой обширная, в рамках этого вебинара мы не станем ее подробно разбирать.

Но здесь можно посмотреть и долю сопоставленных точек, и долю точек с распознанными адресами и координатами в разных разрезах.

4. Анализ динамики продаж

Эта страница для мониторинга выполнения планов продаж. Рассмотрим, например, общий план по продажам, в котором заданы KPI для агентов.

Этот план можно внести сюда, чтобы отслеживать факт, текущий % выполнения и прогноз к концу месяца. Таким же образом можно вывести все интересующие вас планы.

Следующие три раздела похожи: они содержат одинаковые показатели в разных единицах измерения. Можно анализировать продажи по количеству, весу и в деньгах.

Давайте откроем первый набор, который показывает количество. Сначала здесь можно сравнить продажи за текущий месяц и аналогичный месяц прошлого года.

Мы видим продажи в штуках в декабре 2022, продажи в штуках в декабре 2021, текущее значение и прогноз. Если сменить набор показателей, система покажет те же данные в весовом или денежном измерении.

Еще здесь можно увидеть:

·      годовую динамику;

·      сравнение продаж в декабре 22 / декабре 21 (гистограмма);

·      сравнение продаж по всем месяцам 22/21 (гистограмма);

·      сравнение продаж в декабре и ноябре 2022.

Следующий набор показателей позволяет сопоставить продажи текущего и прошлого месяцев в виде геоиндикатора.

Если сектор зеленый, значит продажи за текущий месяц равны или выше продаж прошлого месяца. Если красный - ниже.

Из любого показателя можно открыть отчет с подробной информацией о данных, на основании которых он был рассчитан.

Веб-отчетность: оперативные отчёты

Если вы нажмете на эту кнопку в показателе, отчет откроется в системе «ST Веб-отчеты». Попасть в неё можно из любого показателя, через наш портал продуктов или по прямой ссылке.

Здесь много разных отчетов, с помощью которых супервайзер может отвечать себе на вопросы о работе своей команды. Мы с вами остановимся на разделе «Оперативные отчеты».

Давайте начнем с того, как супервайзер может облегчить себе работу с отчетами, которые регулярно строит и смотрит.

Построение и отчеты по расписанию

Возьмем для примера отчет «Работа агента на маршруте» и посмотрим с его помощью работу команды за прошедший день.

Для начала просто нажмем «Построить». Откроется раздел «Последние отчеты», в котором появляется строка с нашим отчетом и его статусом.

Отчеты бывают разные, в том числе очень объемные. Чтобы не тратить время на ожидание, можно запустить построение и заняться другими задачами. п позже вернуться и открыть готовый отчет.

Эта запись остается здесь. Если вам нужно вернуться к отчету позже или в другой день, не нужно запускать построение заново. Вы можете обращаться к готовому столько раз, сколько нужно.

Если данные в отчете еще могут меняться, например, отчет строится за текущую неделю, достаточно нажать «Пересчитать отчет». Это быстрее, чем искать отчет и запускать его построение.

Можно сделать еще удобнее. Если вы регулярно смотрите какой-нибудь объемный отчет, построение которого занимает время, можно настроить расписание обновления. И тогда каждый день, например, в 9 утра, вас будут ждать актуальные сведения.

А еще можно отправлять рассчитанные по расписанию отчеты на почту в виде вложенного Excel-файла или сохранять их в папку.

Любой отчет можно строить в веб-интерфейсе или в Excel. Выбирать что-то одно не обязательно, можно пользоваться и тем, и тем под разные задачи.

Откроем сначала этот отчет в интерфейсе веб-отчетов. Для этого нажимаем «Готово».

Адаптация отчётов и создание шаблонов

В этом отчете много разной информации о действиях агентов на маршруте, и, если строить его по умолчанию, он не даст вам быстро готовых ответов.

А вопросы к нему можно задавать разные. Например, как быстро понять, сколько времени ваши сотрудники провели на маршруте за прошедшую неделю.

Давайте адаптируем отчет под такой вопрос.

1. Откроем список полей, уберем лишнее, оставим дату, начало и конец создания, сотрудник и длительность.
2. В область фильтров добавим «Действие». Применим изменения.
3. Теперь отфильтруем действия по значению «Работа на маршруте», оно как раз и отвечает за длительность рабочего дня.
4. Раскроем данные отчеты и увидим итог - длительность по каждому агенту из команды за этот день.

Чтобы каждый раз не выполнять эти действия, можно сохранить представление (набор колонок и фильтрацию) как шаблон отчета.

Давайте сделаем это. Шаблон готов.

Теперь находим снова отчет «Работа агента на маршруте», в поле «Шаблон» выбираем наш новый шаблон и строим отчет в нем.

В разделе «Последние отчеты» появляется новая строка. Открываем – и сразу видим ответ на вопрос про длительность рабочего дня.

Это, конечно, простой пример: шаблон может быть более многозадачный, их вообще может быть любое количество.

Вы можете выбрать для себя полезные отчеты, настроить основные шаблоны, а потом просто обращаться к ним здесь. Будет достаточно обновлять данные и менять при необходимости параметры, строить каждый раз не потребуется.

Экспорт в Excel

Мы можем экспортировать отчет в классическую сводную таблицу Excel. Некоторые отчеты выгружаются с поддержкой PowerPivot.

Есть одна особенность выгрузки в Excel, которая может быть вам полезна.

Каждый отчет выгружается в специальном шаблоне. Администратор системы может настроить его под нужды проекта. Например, дублировать лист со сводной таблицей, настроить в них подходящие представление с использованием графиков, и использовать вместо стандартного шаблона Excel.

Теперь давайте рассмотрим несколько примеров конкретных отчетов, которые помогают супервайзеру в его работе.

Полезные шаблоны

Давайте вернемся к отчету «Работа агента» на маршруте и посмотрим, какие тут еще можно сделать полезные шаблоны.

На примере шаблона «Мерчандайзинг не создавался» посмотрим отчет, подсвечивающий визиты, во время которых не создавались обязательные документы. Это может быть и другой тип документа: например, заказ, фотоотчет или опрос.

·      Мы можем посмотреть на посещения в разрезе точек: когда они посещались, сколько длились посещения.

·      Или выделить информацию о перемещениях агентов между точками по расстоянию и длительности.

·      Или посмотреть общую картину по работе агентов, отследить действия по порядку, от начала рабочего дня до его окончания, акцентируя внимание на отклонениях.

·      Или посмотреть среднее время, которое агенты проводят в точках и в перемещениях между ними.

·      Или подсветить что-то касающееся оформления документов, например, суммы ниже заданного предела.

Таких примеров может быть еще много. Давайте теперь перейдем к информации о продажах, которую можно получить из отчета «Консолидированные продажи»

Консолидированные продажи.

Этот отчет выводит данные за большой период времени. Обычно отчеты за длительные периоды строятся на базе OLAP-кубов, но не у всех супервайзеров есть к ним доступ.

Давайте построим этот отчет, например, за текущий год.

У отчета ссылочная структура, сначала мы видим данные помесячно. Возвраты, отгрузки, отгрузки с учетом возвратов.

Дальше мы можем провалиться в месяц или данные, которые нас заинтересовали. Например, если мы выберем ноябрь, откроется подчиненный отчет, в котором уже по датам ноября можно посмотреть нужные значения.

Допустим, нас заинтересовало какое-то конкретное число месяца, и мы можем посмотреть информацию по отгрузкам в этот день.

Открывается еще один подчиненный отчет, в котором можно посмотреть, из чего складывались отгрузки в этот день. Например, в разрезе типов точек, брендов и товаров.

Шаблон отчета можно настроить любой.

В этом случае это уже подчиненный отчет «Поточечные продажи», в котором можно видеть продажи в разрезе любых интересующих данных: сотрудников, точек, товаров и так далее.

Так мы видим продажи в разрезе руководителей по каналам сбыта, типам точек и и их названиям. Можем добавлять информацию по сотрудникам, товарам, ценам, классификаторам и так далее.

Учёт рабочего времени

Теперь давайте посмотрим, как супервайзеру оценить общую картину за период и понять, кто из сотрудников работал, а кто нет и по какой причине.

Для этого можно использовать «Табель учета рабочего времени.

Чтобы информация в нём была полной, в «ST Супервайзер» в разделе «Календарь сотрудников» можно отмечать причины, по которым сотрудники не работали.

Рабочие дни система отмечает автоматически по активности агентов, они помечены галочками. А если день отмечен кружком, значит сотрудник в этот день не работал.

И здесь можно отметить причину: отпуск, больничный, отгул, прогул и т.д.

Я открыла отчет в веб-интерфейсе, чтобы с помощью готовых шаблонов быстро показать, на какие вопросы он может отвечать, но вы можете выгружать его и в эксель, информация и там, и там будет одинаковая.

Здесь можно повторить вид календаря сотрудников.

Или вывести сводную информацию, сколько за период было рабочих и нерабочих по разным причинам дней. Или подсветить какие-то отклонения, например, подсветить красным цветом рабочие дни, которые длились менее 8 часов.

Дневной маршрут

Теперь я хочу показать ответ на вопрос с прошлого вебинара - а где можно развернуто посмотреть по каждому дню количество точек, которые входят в дневные маршруты.

На этот вопрос поможет ответить отчет Дневной маршрут. Он показывает:

1. точки, которые есть в территории агента, но сейчас не входят в его дневной маршрут.
2. точки, которые в маршрут входят в разбиении по номерам недели и дням.

А если вас интересует сводное количество, например, чтобы можно было посмотреть в отчете общее количество точек в маршрутах по дням и неделям, можно настроить и такой шаблон.

Этот отчет показывает маршруты такими, какие они есть на текущий момент, но маршруты меняются, и, если вам нужно посмотреть, каким был маршрут в какой-то интересующий день в прошлом, вам будет полезен отчет Запланированный маршрут.

Его можно построить за интересующую дату или период и посмотреть, а какие точки тогда были в дневном маршруте на интересующий день.

Последние на сегодня два отчета касаются анализа OOS и уровня запаса.

Это отчеты Анализ остатков по дистрибьюторам и Анализ остатков по товарам.

В начале мы рассматривали показатель OOS. Потерянный доход, который показывает общую ситуацию по дистрибьютору и категориям товара, а в отчете

Анализ остатков по дистрибьюторам можно посмотреть общую картину запаса по интересующему дистрибьютору

Он показывает уровень запаса в таких разрезах: OOS, низкий запас, высокий запас, нормальный запас, товары без продаж и неактивные товары с продажами.

И здесь же мы можем посмотреть подробную информацию уже по товарам

Здесь эти же разрезы, и в каждый можно погрузиться. Например, по каким товарам OOS, по каким низкий запас и так далее.

По товарам с низким уровнем запаса можно еще, например, посмотреть, на сколько дней хватит этого запаса с учетом текущих среднедневных продаж.

И здесь же мы можем посмотреть подробнее продажи по интересующему товару, открывается подчиненный отчет «Поточечные продажи», в котором видно, куда и когда этот товар продавался.