Наводим порядок на рабочем месте

Что создает беспорядок?

В моём представлении в основе лежит всего лишь одна ошибка - ошибка в систематизации принятия простых решений. Всякий раз, когда я оставляю вещи не на месте, это происходит от того, что я еще не решил, что с ними делать дальше. Таким образом, процесс организации сводится к системе автоматического принятия решений, куда что положить. У неорганизованных людей отсутствует всяческая система, или они используют одновременно несколько систем, поэтому в каждом случае они снова тратят время и силы на принятие решений. В конце концов, это становиться невыносимым, и беспорядок начинает увеличиваться. В долгосрочной перспективе организованным людям требуется принимать гораздо меньше решений. Быть организованным выгоднее, чем неорганизованным, поскольку неорганизованные люди действуют неэффективно и тратят впустую много времени.

Учимся организованности

Давайте рассмотрим пошаговый процесс организации вашего домашнего офиса от начала и до конца. Первый шаг – анализ. Как вы проводите время в своем офисе? Напишите список всех типов задач, которые вы здесь выполняете, затем создайте список функциональных зон, необходимых для вашего офиса. Если вы программист, задание не должно составить труда, если вы будете думать о нём как о разработке компьютерной программы. Если бы вам пришлось программировать машину для выполнения различных функций, то как бы вы организовали эти функции на отдельных модулях? В идеале, вам предстоит создать список четко определенных категорий, которые пересекаются как можно меньше.

Затем определите, какие вещи, материалы и оборудование нужны вам для каждой из категорий.

Итак, вы разделили материалы и оборудование своего офиса на зоны. Следующий шаг – определить место для каждой из зон в физическом пространстве офиса. В идеале, эти зоны должны пересекаться как можно меньше. Но некоторое пересечение их все-таки необходимо, особенно если вы используете компьютер для выполнения различных заданий. Уделите время, чтобы определиться с такой расстановкой мебели, которая наилучшим образом будет удовлетворять вашим нуждам.

Ключевым моментом этого этапа является представление о том, как должен выглядеть ваш идеальный офис. Сейчас забудьте о той мебели, которая у вас уже есть, перестаньте беспокоиться о том, сколько это будет стоить или сколько места потребует. Используя свое воображение, просто подумайте, чего бы вам хотелось на самом деле, если бы цена не имела значения. Запишите все свои мысли на бумаге и даже составьте краткое описание расстановки мебели в вашем идеальном офисе, отмечая, какая зона в каком месте комнаты будет располагаться.

Теперь, зная какая мебель необходима для обустройства вашего идеального офиса, проведите мозговой штурм на тему «как по максимуму воплотить этот идеал в реальность, не выходя за рамки бюджета и учитывая пространственные ограничения». Многим людям, по наследству достается старая мебель, которая не отвечает их сегодняшним потребностям. Если вам и «посчастливилось» чем-то владеть, это еще не значит, что такая «собственность» - наилучший выбор для вас на данном жизненном этапе. Не бойтесь заменить старую мебель чем-то более функциональным. В крупных магазинах товаров для офиса по доступной цене вы найдете великое множество мебели, которую необходимо собирать самостоятельно. Кроме того, многие из них предлагают бесплатную доставку. Если вы хотите непременно стол из красного дерева ручной работы, то вам придется выложить кругленькую сумму. Но если вам необходима базовая функциональная мебель, то, даже покупая все новое, вы можете обставить свой офис всего за пару-тройку тысяч рублей. Измерьте мебель и поиграйте со способами ее расстановки в своем любимом графическом редакторе. Или вырежьте мебель из бумаги, соблюдая масштаб, и поэкспериментируйте с ее расстановкой. Это гораздо проще, чем двигать мебель по комнате.

После того как вы расставили мебель, разместите оборудование, материалы и необходимые для каждой зоны мелочи. Определив, на какие зоны следует разбить офис, вам, возможно, захочется иметь дополнительные принадлежности для удобства. Никогда не храните вещи в местах, только следуя распространенным стереотипам. Храните их как можно ближе к тому месту, где вы будете ими пользоваться. Хранение вещей в неудобном месте легко приводит к беспорядку. Например, вполне возможно, что вы постоянно теряете ручки только потому, что вам их некуда положить в том месте, где вы ими пишете. Позвольте своим функциональным нуждам определять планировку офиса.

Сейчас у вас есть прекрасный дизайн-проект для вашего офиса, и вы распланировали зоны для каждого вида деятельности. Но что же делать с существующим беспорядком? И как сделать так, чтобы он больше не возвращался? Решение в том, чтобы понять причины его возникновения и создать простые системы для обработки сущностей. Груды хлама обычно образуются просто потому, что вы не знаете, что делать со всеми этими бумажками, заметками и стикерами или потому, что вы так и не нашли времени, чтобы принять все необходимые решения, что делать со всем, что записано на этих клочках бумаги.

Сортируем хлам

Рассортируем все предметы из вашей груды хлама. Для этих целей расположите на полу несколько коробок и начните раскладывать предметы по коробкам. Ключевой момент в том, чтобы сортировать предметы так, как имеет смысл с функциональной точки зрения. Задайте себе вопрос: при каких условиях будет использоваться тот или иной предмет, и разбейте вещи по группам в соответствии с похожими условиями их использования. Если сейчас у вас возникнет мысль, на первый взгляд кажущаяся здравой, - немедленно разложить вещи по местам, не спешите. Существует веская причина накопления беспорядка. Ваша текущая задача – найти ее и разобраться с ней, даже если вы знаете, что где должно лежать.

Теперь, когда вы рассортировали хлам, возьмите одну коробку и взгляните на ее содержимое. Задайте себе вопрос: почему эти вещи превратились в хлам? Скорее всего, это произошло потому, что у вас нет работающей системы обращения с вещами подобного рода. Может быть, у этих вещей попросту нет определенного места? Или место, которое вы выделили для их хранения, настолько неудобно, что проще оставить их лежать где попало? Например, если вам нужно подшить документы, у вас может не быть папки для них или имеющаяся папка глубоко запрятана в недрах шкафа. Задайтесь вопросом: при каких условиях каждая из этих вещей не превратится в хлам? Ответ на этот вопрос даст вам понимание, как не дать беспорядку вернуться.

Найдите место для каждой вещи

Перебирая по порядку коробки, определяйте место для каждого предмета. Куда вы положите эти старые уведомления из банка? Куда отправятся наброски этого плана? Перебирая вещи из коробки для мусора, отметьте для себя, чем вы не пользуетесь. Если вы определите подходящее место для каждого предмета, вероятность того, что вы будете класть вещи на место, возрастает многократно. Один раз определив подходящее место для каждой вещи, вы обнаружите, что порядок в вашем офисе поддерживается как бы сам собой.

Подберите подходящие контейнеры. Чтобы понять, какие контейнеры можно приобрести, совершите прогулку по местному магазину офисных принадлежностей или поищите в интернете. Старайтесь покупать нужные контейнеры для хранения, такие как ящики или полки, сразу, как только обнаружили в них необходимость. Беспорядок образуется в тех случаях, когда у вещей нет своего места, либо хранение организовано неудобно. Осознайте свои настоящие потребности, а не боритесь с ними. Если у вас слишком маленький книжный шкаф, то не пора ли заменить его чем-то повместительнее? Или, может, стоит взять корзину для мусора побольше, или даже поставить несколько в разных зонах вашего офиса, если ваша корзина постоянно переполняется?

Продуктивность работы в самоорганизующемся незахламленном пространстве гораздо выше. Если беспорядок не дает вам отдыхать и наслаждаться работой – уделите время и определите точно, что, где и почему будет лежать. Когда вы будете в состоянии моментально сообразить, куда какой предмет положить (и делать это будет удобно), вы сможете целиком сфокусироваться непосредственно на своей работе.