Метод P.A.R.A (TIAGO FORTE)

Представьте идеальную систему организации, которая поддерживает и улучшает работу, которую вы делаете, говорит однозначно, куда положить ту или иную информацию и где конкретно найти то, что нужно сейчас.

Систему, которая:

• Универсальная, которая охватывает все мыслимые типы информации из любого источника
• Гибкая, позволяющая работать с любым проектом или активностью, которой вы занимаетесь сейчас или в будущем
• Простая, не требующая времени на поддержание, организацию, каталогизацию
• Применимая на практике, интегрируемая бесшовно с менеджером задач и методологией управления проектами
• Кросс-платформенная, с возможностью использования с любым существующим или будущим приложением
• Ориентированная на результат структура, позволяющая делать значимую работу
• Модульная, позволяющая давать нужный уровень детализации в нужный момент и под конкретную задачу
• Меркантильная, в хорошем смысле, использующая результаты уже проделанной работы, а не требующая дополнительного времени

Система, которая будет описана ниже соответсвует всем этим стандартам. Несколько лет автор представлял ее большому количеству людей и получил множество подтверждений, что она работает.

P.A.R.A. — аббревиатура для Projects — Areas — Resources — Archives. Проекты, Зоны, Ресурсы, Архивы. 4 вернеуровневые категории, которые заключают все типы информации, с которой вы можете столкнуться в работе или жизни.

Проект: Серия задач, объединенных целью со сроком окончания. Примеры: составить план проекта, написать пост в блог, составить спецификацию продукта.

Зона ответственности: сфера деятельности со стандартом, который будет поддерживаться с течением времени Примеры: Здоровье, Финансы, Профессиональное развитие, Путешествия, Хобби, Автомобиль, Подчиненные.

Ресурс: тема или предмет постоянного интереса Примеры: формирование привычек, менеджмент проектов, Трансгуманизм, кофе, музыка, онлайн маркетинг, архитектура.

Архив: Неактивные предметы из остальных трех категорий Примеры: завершенные проекты или ставшие неактивными; зоны, которые вы не собираетесь больше поддерживать; ресурсы, в которых вы больше не заинтересованы.

Визуальное представление системы:

Мы выполняем задачи, которые естественным образом группируются в проекты, которые попадают под зоны ответственности

Например, вы пишите заметки для поста в блок, который связан с проектом «Запуск продукта Х», который входит в зону ответственности «Разработка продукта».

Проекты vs. зоны ответственности

Эти определения кажутся довольно простыми, однако необходимо сосредоточиться на различиях между проектами и зонами ответственности. После многих проб и ошибок, и наблюдений, как многие люди затрудняются в отличиях между ними, я считаю, что даже небольшие сомнения между этими категориями имеют глубокие корни и вызваны многими проблемами личной эффективности.

Проект имеет конкретную цель для достижения. И эта цель произойдет в определенный момент времени, у нее есть дедлайн или временной отрезок установленный вам извне или самостоятельно.

Зоны ответственности, напротив, имеют стандарт, который должен поддерживаться. И тут нет даты окончания или итога. Они требуют определенного уровня внимания все время.

Проекты всегда входят в Зоны ответсвенности, например:

• Пробежать марафон - это проект в зоне ответственности Здоровье
• Опубликовать книгу - это проект в зоне ответственности Писательство
• Отпуск в Тайланде - это проект в зоне ответственности Путешествия

Во всех этих примерах проекты имеют дату завершения, а для зон ответственности, напротив, заданы стандарты, которые поддерживаются без срока окончания

Составление списков

Даже незаметная путаница между этими двумя категориями может вызвать большие проблемы.

У многих людей зачастую в списке проектов можно увидеть такие пункты:

• События
• Отчеты
• Стратегическое планирование
• Исследования
• Выходные
• Профессиональное развитие

Видите здесь проблему? Ни один из этих пунктов не является проектом. Выходные когда-то заканчиваются? Или Профессиональное развитие в какой-то момент времени можно будет вычеркнуть из списка навсегда? Нет, это постоянные зоны ответственности, а не проекты.

И проблема кроется не в семантике.

Есть три критически важных вещи, которые вы не сможете сделать, пока не разобьете зоны ответственности на четко сформулированные проекты.

1. Вы не можете предсказать протяженность ваших обязательств

На изображении слева находится список зон ответственности.

"Найм сотрудников" - дает ли это представление об объеме работы или принятых обязательствах? Нет. Ведь работа в этом направлении может занимать как несколько минут в день, так и полный рабочий день или любое другое значение между ними.

Справа же список связанных проектов. И он дает намного лучшее представление об объеме работы и степени вовлеченности в нее.

2. Вы не можете связать текущие усилия с вашими долгосрочными целями

Для работников умственного труда самое большое бутылочное горлышко — вставать по утрам. Умственная работа требует не только времени и усилий, но и вовлеченности и креативности. По этой причине личная мотивация — это главная проблема, которая затмевает остальные.

Представьте психологический эффект от того, что ваш список проектов изо дня в день, из месяца в месяц, из года в год не меняется. Зоны ответственности ведь меняются крайне редко, верно? Не важно, как тяжело вы работаете, сколько лет вы этим занимаетесь, а список ваших обязательств становится только больше и тяжелее.

Сложно представить себе более эффективный способ, чтобы убить мотивацию человека.

Разбивая зоны ответственности на маленькие проекты, как на картинке справа, вам список проектов будет меняться каждую неделю.

Это создает обновление, эффект движения и окончания дел, чтобы поддерживать мотивацию. Это создает новизну, что является, по последним исследованиям, важнейшим фактором мотивации.

Вы всегда можете разбить обязательства на более мелкие проекты. И не важно, что результатом будет "гипотеза подтверждена" или "результат получен". Нет никакой стандартизированной структуры или единицы работы. Вам не нужно согласовывать с руководством или кем-то еще свои проекты и результаты их выполнения.

3. Вы не знаете, делаете ли вы прогресс по отношению к своей цели.

Разделение зон ответственности на проекты также может выручить при подведении итогов отчетного периода, заявить о своих успехах на работе. А также создаст полезный ресурс в виде отдельных законченных проектов с вложениями и нужной информацией.

Проекты и зоны ответственности требуют совершенно разных подходов к мышлению, инструментов и методов. Проекты требуют четкой фокусировки на результатах, игнорирование отвлекающих факторов. Зоны же требуют осознанности, баланса, потока, общения с людьми.

Написание книги, которое длится месяцами - не проект.

Похудеть на 10 кг - не проект, потому что не закладывает механизма для поддержания достигнутого результата.

Есть простое упражнение. Нужно перечислить свои проекты и сопоставить их со своим списком целей.

Большинство обнаруживает, что не все их проекты можно сопоставить с целями. А если проект не имеет цели, то обычно это называют "хобби". Если у вас нет обязательств или четко сформулированного результата, то вы делаете это просто для развлечения.

А если у вас есть цель без соответствующего проекта, это называется "мечта". Вы можете очень сильно, всем сердцем желать ее осуществления, но без активного проекта никакого прогресса в ее достижении не происходит.

Нет ничего неправильного с хобби и мечтами. Напротив, они очень важны. Но пожалуйста, не надо их путать с проектами и целями. Нужно отдавать себе отчет в том, что важно, а что нет, чтобы без угрызений совести отказываться от того, что не важно.

Начните с определения своего списка проектов

Суть сводится к простому принципу:

Определи свои проекты, или они определят тебя.

Вас будет постоянно мотать из стороны в стороны, вы будете вовлекаться в чужие проекты, а когда вам предложат помочь с вашими, вы даже не будете знать, какие у вас есть проекты.

Если более конкретно, то вы должны определить свои проекты и сделать это не в какой определенной программе или утилите. Напишите их на пустом листе бумаги или в чистом документе.

Это позволит вам размножить свой список проектов и использовать его в любой программе:

Скорее всего вам понадобится несколько программ, чтобы выполнять ваши проекты. Софт развивается очень быстро и едва ли найдется универсальная программа, лучшая во всем.

Не старайтесь выбрать одну платформу. Сформулируйте свой список проектов и распространите его на все инструменты, которые используете в работе. Лучше всего, чтобы проекты имели абсолютно идентичные названия везде, чтобы было проще найти нужную информацию.

Люди обычно используют разные организационные схемы в каждой программе, которую используют. Это заставляет эти схемы придумывать и напрягать мозг, чтобы запомнить их когда переключаешься между программами.

В примере выше список проектов идентичный во всех программах

Метод P.A.R.A. делает систему логичной для централизации и приспосабливаемой для децентрализации.

3 ключевые принципа:

1. Магический номер 4 — ограничивает количество категорий, чтобы сохранять рабочую память
2. Повторять задачи\проекты в разных программах
3. Отделять задачи от прочей информации, не требующей действия

Первый принцип говорит также о том, что вся иерархия должна иметь не больше 4 элементов во всех измерениях: ширине (P.A.R.A.) и глубине (Приложение — стопка — блокнот — заметка).

Число 4 названо "магическим" из-за исследования, которое показывает, что это естественное ограничение для количества элементов в любых когнитивных процессах.

Если четко придерживаться этого принципа, то получится избежать двух грехов заорганизованности: слишком много категорий и слишком много уровней иерархии.

Второй принцип P.A.R.A. повторять задачи\проекты в разных программах

Третий принцип P.A.R.A. усиливает различия между информацией, которая требует действий и не требует. Это позволяет фокусироваться на той информации, которая действительно важная для выполнения задач.

Суть заключается в использовании метода Поэтапное раскрытие (progressive disclosure), который используется в UX дизайне, когда пользователю показывается только та информация, которая нужна ему в настоящий момент. Это позволяет снизить когнитивную нагрузку, с которой все время борются работники умственного труда.

Например, в ежедневной погоне за выполнением задач, можно фокусироваться только на первой колонке, обращать внимание только на материалы связанные с текущими проектами.

Для того, чтобы посмотреть на ситуацию более широко, например, во время еженедельного обзора, вы открываете папку с информацией о Зонах ответсвенности. Это более глубокий уровень самоанализа, который показывает, соответствует ли ваше текущее положение дел тому, какие обязательства вы на себя взяли в каждой зоне ответственности. Если нет, то существует ли проект, привычка или ритуал, который нужно начать, остановить или изменить?

Для еще более широкого горизонта, возможно, во время проведения месячного обзора, вы можете расширить скоуп и включить еще и Ресурсы. Есть ли какие-то новые интересы, которыми вы хотите заняться посерьёзнее? Или те, которые можно забросить, или перезапустить? Дают ли ваши текущие проекты возможность заниматься связанным интересом.

Раздел «Ресурсы» это то место, где происходят «исследования». Записные книжки в этом разделе должны содержать самую объективно важную информацию, которую можно использовать, когда вы ищите материалы для статей в блог, для рекомендаций другим людям или для рабочего проекта. Коллекция автора ниже довольно хорошо показывает его интересы с указанием количества замёток в каждом из блокнотов.

И, наконец, Архив — портфолио законченных проектов, которые не находятся в активной фазе, но содержат потенциально полезный материал для переиспользования и переработки в будущих проектах. Возможность найти и использовать заметки, слайды, коммерческие предложения и другие материалы сэкономят громадное количество времени, что особенно важно, когда занимаешься фрилансом.

Кроме переиспользования материалов, Архив также может использоваться для ретроспективы проектов, годовых обзоров или подготовки резюме и отчетов, когда нужно вспомнить все свои достижения.