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Accueil > Assistant administratif > Quelles compétences pour être une bonne secrétaire ?
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Une secrétaire ou assistante administrative a pour rôle de venir en aide à une entreprise, une équipe ou un.e Top Manager d’une grande entreprise. Il existe une idée commune selon laquelle c’est un travail facile que tout le monde peut faire. Au contraire ! Ces personnes sont bien souvent des éléments moteurs de la plupart des entreprises.
Par exemple, lorsque l’entreprise est en mauvaise posture, elle est souvent contrainte de réduire ses effectifs… C’est souvent dans ces moments-là, quand une société est à effectif réduit, que l’on se rend compte de l’importance des secrétaires.
Des qualités spécifiques distinguent une bonne secrétaire d’une excellente secrétaire. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les qualités qui sont très recherchées par les recruteurs et employeurs et qui distinguent une excellente assistante administrative !
La communication , l’écoute et la gestion des relations professionnelles sont des qualités recherchées par toutes les entreprises qui recherchent une secrétaire. L’une des raisons est que celle-ci sera probablement le premier point de contact des clients ou des utilisateurs. Afin de débarrasser la direction de toute pression inutile, l’assistant peut aussi répondre aux appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et apporter les premiers éléments de réponses aux clients. Ceci permet aux cadres supérieurs de diriger l’entreprise sans avoir à se charger de ces missions qui peuvent se révéler très chronophages.
Cependant, ce n’est pas non plus une mission qui est simple à effectuer. Les clients peuvent être très compliqués à gérer, surtout lorsqu’ils sont insatisfaits, mécontents ou bien complètement perdus. La secrétaire se doit donc d’avoir une très bonne capacité d’écoute, de compréhension et de réaction. De plus, les assistantes doivent être en mesure de relayer avec précision les messages et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication sont essentielles pour pouvoir assurer la mission.
Si une société fait appel à une assistante administrative ou spécialisée (comme une secrétaire de direction ou secrétaire bilingue ), c’est probablement parce que son activité est dynamique et assez intense. Le rôle d’une secrétaire est donc bien d’alléger l’administratif et les opérations quotidiennes de l’entreprise. En revanche, cela peut s’avérer délicat lorsqu’il y a un nombre incalculable de responsabilités à assumer.
Les compétences organisationnelles sont une autre qualité très importante d’une bonne secrétaire. Si elle ne sait pas définir les priorités et garder une trace de tout ce qui a été fait ou doit être fait, quelque chose peut glisser entre les mailles du filet, ce qui risque d’aggraver la situation pour l’entreprise. Qu’il s’agisse de classer des dossiers ou de planifier des réunions, une assistante administrative doit pouvoir être en mesure d’organiser les éléments de son environnement rapidement et efficacement !
Parallèlement aux compétences organisationnelles, la gestion du temps est cruciale pour les secrétaires. Bien que vous ne disposiez peut-être pas de suffisamment de temps dans la journée pour régler tout ce qui doit être fait, votre travail en tant qu’assistante administrative, est d’y parvenir ! La hiérarchisation des priorités et la capacité de gérer les éventuelles distractions vous aident à rester concentrée. Vous devez être capable de décider quand il est temps de passer d’une tâche à l’autre. C’est une compétence dont chaque entreprise a besoin lorsqu’elle fait appel à une secrétaire afin que son organisation soit optimale.
De plus, il est très important que les secrétaires soient bien conscientes des horaires de travail. Leur ponctualité doit être irréprochable, surtout en tant que bras droit de la direction. Même quelques minutes, ici et là, peuvent causer confusion, désordre ou mécontentement.
En raison de la quantité de responsabilités qui incombent à la plupart des secrétaires, une qualité primordiale que recherchent les employeurs est leur niveau de fiabilité . Les responsabilités et les heures de travail ne sont pas toujours bien définies pour ceux qui travaillent dans un bureau très occupé. Les employeurs veulent s’assurer que leurs assistants sont prêts à aller au-delà de leur fonction sans être submergés lors des situations d’urgence.
Les assistantes administratives doivent être fiables au quotidien, les managers doivent pouvoir leur faire confiance et être assurés que les missions sont correctement effectuées sans avoir à faire de la micro-gestion.
Les secrétaires sont également au cœur de toutes les conversations, transactions et autres communications qui circulent au bureau. Bien sûr, être au courant d’une abondance d’informations, possiblement confidentielles, implique de grandes responsabilités. Une bonne secrétaire sait qu’il ne faut pas divulguer d’informations concernant les clients, l’entreprise ou son employeur. Ce dernier se tournera plutôt vers une personne qui évite les commérages avec d’autres personnes au bureau.
Savoir comment orienter la clientèle est une qualité souhaitable dans pratiquement toutes les professions. Toutefois, pour les secrétaires, cela est particulièrement important car il se peut qu’elles traitent quotidiennement avec les clients. Quel que soit le niveau de qualification d’un assistant, s’il ne s’investit pas personnellement pour aider afin de garantir une réelle satisfaction, l’entreprise n’en tirera que très peu d’avantages.
Un assistant administratif doit savoir comment travailler et traiter avec les clients, comprendre leurs besoins afin de pouvoir y répondre convenablement. Une expérience positive avec la secrétaire ne pourra avoir qu’une incidence positive sur la réputation et l’image de l’entreprise.
Petit cadeau pour tout ceux qui ont lu jusque là ! 🙂
Les métiers du secrétariat ont été développés à mesure que les tâches administratives se multipliaient en entreprise. Savoir rédiger des comptes rendus comme prendre en charge des appels téléphoniques s’apprend. Le suivi administratif d’un cabinet médical demande des connaissances dans le domaine de la santé, alors qu’un assistant de direction aura des responsabilités managériales autres.
Il ou elle assure le bon fonctionnement administratif de la structure et est concerné par toutes les décisions relatives à son rôle de coordinateur en entreprise. De façon moins classique, il ou elle fait ce que son supérieur hiérarchique (directeur, chef de service , adjoints , comptables, etc.) n’a pas envie de faire, ne sait pas faire, ne veut pas faire ou simplement n’a pas le temps de faire. Une telle description n’exclut pas le fait qu’ils se partagent aussi certains domaines.
Il est envisageable d’externaliser la fonction. Le rôle d’une secrétaire administrative externalisée est d’autant plus stratégique quand une PME est en vitesse de croisière et que les fonctions supports sont toutes incarnées en interne. Pour les entreprises jeunes et en développement rapide, il est tout à fait envisageable de recourir d’emblée à une secrétaire de direction fournissant un ensemble de fonctions support.
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Chaque secrétaire a des logiciels différents selon ses activités. Les compétences informatiques font partie du quotidien de ses missions. Elle doit maîtriser des gestionnaires de tâches, d’agenda, de suivi des actions et de rétroplanning pour les exemples courants. En plus de la suite Office, Outlook, Dropbox, Skydrive ou Google Drive, citons par exemple Trello, Dashlane, Evenbrite, Canvas et Doodle.
Une bonne secrétaire est une personne de confiance, serviable, prévenante, ponctuelle et organisée. Elle doit savoir garder le secret sur les questions confidentielles. Elle sait se tenir à l’écart de tous les bavardages et ne jamais parler des affaires de l’entreprise. Ce trait suffit à la placer nettement au-dessus du niveau de la secrétaire moyenne.

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