MDM в закупках

👨‍💻 Алексей Кривосар, консультант в области автоматизации закупок (подробнее)

Чем дальше в лес...

Мы с вами уже обсудили, почему такая важная «особа» как MDM-система оказывается сироткой в корпоративном мире (Сиротка MDM) и зачем директору по закупкам необходимо обратить на нее самое пристальное внимание (Зачем директору по закупкам MDM). Сегодня поговорим о том, что видит директор по закупкам со стратегическим видением бизнеса, когда он смотрит на тот хаос, который царит в данных в отсутствии упомянутой системы.

Итак, напомню диспозицию: единой системы ведения данных нет, имеем несколько бизнес-единиц, каждая – со своим справочником, данные ведутся в формате «как выросло», дубликаты, номенклатуры-загадки и номенклатуры-мемы. Все по классике.

Что имеем в масштабе компании?

❗ Копятся складские неликвиды. У вас на складе есть необходимая «железяка», но в справочнике ее не находят, поэтому ее называет по-другому и закупают. Первая «железяка» продолжает лежать на складе... Идут годы, а она лежит. Теряет товарный вид, качественные характеристики и актуальность. И да, кстати, вы за нее заплатили – эти деньги заморожены. Возьмем еще кредит на оборотку?

❗ Складские площади используются неэффективно. У вас на двух, трех, четырех... полках лежат одни и те же «железяки», а ведь их можно было объединить на одной полке. А вот уже и складских помещений не хватает. Может быть еще один склад арендуем?

❗ Складские запасы не перераспределяются внутри компании. То, что может быть уже практически заросшим мхом неликвидом на складе одной бизнес-единицы, может быть нужно «еще вчера» на производстве в другой. Но они этой возможности не видят. Поэтому срочно закупают требуемую позицию втридорога и везут ее машинами-самолетами на участок, а пока везут, как могут, стараются избежать простоя линии. Может быть страховой запас создадим?... Конечно, у каждой бизнес-единицы свой!

❗ Огромные денежные и трудовые затраты на лишние закупки. Лишние закупки – это не только стоимость излишне закупленной номенклатуры (да, той самой, которая «инкогнито» уже лежит у вас на складе), это еще: стоимость доставки (растоможки? страхования? сертификации?), зарплаты закупщиков, юристов, бухгалтеров, логистов, складских работников, а также всех руководителей, которые где-то что-то по предмету этой закупки обсуждают, согласовывают или подписывают. И, конечно, время всех этих сотрудников, которое могло быть направлено на выполнение других, «настоящих» задач. Надо работать еще усерднее, а деньги заработаем?

❗ Информационный ад для планирования производства и продаж. Что мы закупаем? Что используем в производственном процессе? Что мы продаем? Мы знаем, но не до конца, всегда есть зазор, область неопределенности, человеческий фактор (кто-то уволился, забыл, ошибся). А каждая ошибка нам стоит упущенных возможностей и дополнительного напряжения сил всей компании. Может быть еще пару тренингов по эффективности проведем?

❗ Сложности для автоматизации передачи данных между разными системами. Систем много, каждая нуждается в данных для своего функционирования и выдачи необходимого результата. А данные эти носят зачастую сквозной характер. Здесь это предмет продажи или производства, в другом конце информационного ландшафта – это же предмет закупки, а в третьем – предмет учета. Вот и набиваем одни и те же данные раз за разом. Ну или в лучше случае загружаем-выгружаем по шаблону. Но все это чьими-то руками. Может откроем еще пару вакансий?

Думаю, что у меня получилось создать достаточно яркую и объемную картинку последствий недальновидности при работе с данными для компании. Чем больше и сложнее компания, чем больше и сложнее ее данные, тем серьезнее последствия.

Надеюсь, мне удалось добавить вам уверенности в том, что хаос в данных – это серьезная проблема, а также в том, что ей надо заниматься.

Ну и если вы все-таки решились за эту нетривиальную задачу взяться – один или с единомышленниками – приведенные мной примеры помогут вам в поиске и подготовке аргументов для вашего топ-менеджмента. Ведь проект по внедрению MDM-системы не будет быстрым, легким и дешевым, и без поддержки руководства вам не обойтись. Но он точно стоит вложенных в него инвестиций. При условии, что он грамотно реализован, конечно.