Les assistantes du patron

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Les secrets des assistantes personnelles des grands patrons
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Cet après-midi-là, le P-DG d’un grand groupe du CAC40 saute dans le mauvais train. Au lieu de prendre celui en direction de Paris, il se retrouve dans le TGV qui part pour Agen. Ça tombe mal, il a prévu un dîner très important dans la capitale. Alors il appelle son assistante pour lui faire part de sa mésaventure. Ni une ni deux, cette jeune femme débrouillarde arrête tout ce qu’elle est en train de faire au siège d’Aubervilliers. Elle repère vite la navette Air France Agen-Paris de 17h50 mais, après de rapides calculs, constate qu'il manquera un quart d’heure à son patron pour attraper cet avion. Une seule solution : retarder son décollage. Elle appelle sa copine assistante d’Augustin de Romanet, chez Aéroports de Paris (ADP), laquelle lui donne le portable d’une des trois assistantes du P-DG d’Air France. «Je ne sais pas comment elle s’est débrouillée mais mon patron a pu monter dans la navette pour arriver à temps à son dîner», nous confie-t-elle, encore amusée par son audace. Le comble ? Son patron n’a jamais su pourquoi l’avion avait eu du retard.
Pour les assistantes de direction, des missions impossibles comme celle-ci, c'est presque la routine. Elles sont payées pour cela : faire en sorte que la vie trépidante de leur cher P-DG ne connaisse aucun contretemps. Eux signent des contrats, ont des repas d'affaires, parcourent le monde. Elles assurent l'intendance, toujours dans l'ombre, avec le sourire, une voix ferme et diplomate. «Ce sont de vraies magiciennes, malheureusement peu connues et reconnues», s’exclame Virginie Deryckx, chasseuse de têtes spécialisée. D’autant que leur métier, très éloigné du stéréotype fantasmé dans les séries télé, varie fortement d’une entreprise et d’un patron à l’autre. «Je suis référente médicale, concierge, nounou, cheffe de chantier, “dogsitter”, déménageuse et même “wedding planner”», énumère l’une d’elles.
D’ailleurs, quel titre leur donner ? Même si secrétaire, du latin «secretarium» (lieu où conserver des secrets), est très adéquat, elles n’en veulent pas. Trop péjoratif. Du coup, les ressources humaines les renomment assistantes de direction, «executive assistants», «PA» (pour «personal» ou «private assistant», une variante plus privée), attachées de direction, cheffes de cabinet… «En dix ans, j’ai eu plusieurs titres alors que j’ai toujours fait le même boulot», s’amuse Sarah Lévy, depuis un an chez Buffalo Grill. Une chose est sûre, on n’entre pas dans le saint des saints de l'entreprise, on ne manie pas des informations ultraconfidentielles sans offrir toutes les garanties. D’expérience : la plupart ont plus de 45 ans. De compétence : un bac+3 à +5, l’anglais voire deux autres langues parlées couramment, une totale aisance avec Outlook, la suite Office ou les messageries cryptées. De séduction parfois : c'est triste à dire, mais il se trouve encore des dirigeants à réclamer des «blondes» de préférence «à gros seins». De qualités personnelles avant tout : «Elles ont surtout du savoir-être, explique Christine Velardo, une autre chasseuse spécialisée ; on attend d'elles un sens inné du service, de la rigueur et surtout de la discrétion.» Malgré les clauses de confidentialité souvent inscrites dans leurs contrats, ces femmes de l'ombre ont accepté de nous dévoiler les coulisses de leur métier. Le cœur parfois tremblant.
Première de leurs missions : la gestion de l’agenda. Pas une mince affaire : celui d’un P-DG peut contenir quinze rendez-vous dans une journée, en tête à tête ou en visioconférence, parfois sur plusieurs fuseaux horaires, agrémentés, quand il est en voyage, de déplacements saute-mouton à travers le monde, avec autant de réservations d’hôtel, de chauffeurs, de gardes du corps et de restaurants. Un vrai jeu de Rubik's Cube à chaque changement de programme. Christine Laforêt, qui a vu passer huit patrons dans le bureau à côté du sien chez Alcatel-Lucent Enterprise, a encore un coup de chaud en se rappelant l’agenda de Michel Combes. «Cet hyperactif avait une idée à la minute et déplaçait ses rendez-vous en permanence, c'était épuisant.» «Tout le monde me dit que c’est urgent, à moi de savoir convertir en trois heures, trois jours ou trois mois», explique Valérie Gadel, l’assistante de Jean-Paul Mochet chez Monoprix.
Maîtresses du temps, elles font donc aussi gare de triage, arbitrant entre tous ceux qui veulent accéder au patron. Un sacré pouvoir ! Il leur faut alors déjouer les tours des goupils, en interne comme en externe. «Il y a l’obstiné qui appelle cinq fois par jour, celui qui tente le passage en force sans donner d’objet de son appel, l’obséquieux, etc.», détaille Vanessa Chopard, qui a notamment assisté Delphine Arnault ou Gilles Pélisson. Il faut bien sûr savoir qui est bien en cour et qui ne l’est pas. Enfin, et c’est un sport quotidien, éconduire sans jamais blesser. «Nous sommes des menteuses professionnelles», avouent-elles en chœur. Beaucoup invoquent un voyage, d’autres s’accusent d’avoir superposé deux rendez-vous alors que leur patron, dans un bâillement, vient de leur dire : «Trouvez quelque chose, je ne veux plus le voir.» Pour lui, elles ouvrent aussi leurs yeux et leurs oreilles afin de rendre compte de l’humeur des troupes. «Mimi (le surnom de Myriam Jeudy, NDLR) me fait un compte rendu que les autres n’osent pas faire», nous confie le président d’Intermarché, Thierry Cotillard.
Nos Wonder Woman se méfient des mers un peu trop calmes. C'est souvent à ce moment que survient la tempête. Comme ce jour où Jean-Charles Naouri, sur le point de conclure un marché au Brésil, voit son BlackBerry tomber en rade. Le patron du Groupe Casino s’énerve. Dalila Lanouar est à 8.000 kilomètres mais c’est elle qui appelle le service informatique, fait configurer un nouveau portable et demande au technicien de sauter dans le premier avion pour apporter l'objet en main propre. «Les ennuis surviennent souvent pendant les voyages», confirme Christine Laforêt, qui se souvient d’avoir appelé le patron de Hertz Londres puis celui de Hertz Paris pour que la petite agence d’Aix-en-Provence accepte de louer une voiture à Michel Combes alors qu’il avait oublié son permis de conduire. «Elles doivent toujours trouver une solution, comme les concierges des grands hôtels», explique Christine Velardo.
Anges gardiens ou cerbères, les assistantes de direction enfilent parfois le costume d'agents de stars. Car les grands patrons ont aussi leurs petites manies. Jean-Charles Naouri (Groupe Casino) réclame un glaçon dans son champagne ; Mercedes Erra (agence de publicité BETC) ne parcourt son agenda et ses e-mails qu'une fois imprimés ; les dirigeants du fonds souverain qatari exigent des pièces climatisées réglées sur 21 degrés, pas plus, pas moins, etc. Les patrons veulent aussi tenir leur rang. Tous ou presque veulent être assis au premier rang des avions. Comme il n’y a que six places en première, cela oblige l’assistante à faire l'enregistrement dès que possible, à 23h30 s’il le faut. Certains demandent à être admis au Club 2000 d’Air France alors qu’ils ne sont pas les plus grands voyageurs ou exigent une carte de préfecture pour que leur chauffeur puisse emprunter les couloirs de bus. «Mon rêve était d’avoir un gyrophare mais je ne l’ai pas eu», s’amuse Jean-René Buisson, qui vient de quitter la présidence de la Sopexa. Chantal Gaemperle, DRH de LVMH, elle, demande qu’on réserve la place à côté de la sienne dans l’Eurostar pour ne pas être dérangée et y poser son sac monogrammé.
Le DRH d’une entreprise du CAC 40 nous avait dissuadés : «Aucune secrétaire ne vous parlera car tous leurs patrons font de l’abus de biens sociaux.» Diantre ! L'ABS dont il est question, ce sont toutes ces petites ou grandes missions que les assistantes réalisent, à la frontière entre la vie professionnelle et la vie privée de leur protégé. Parfois, le «perso» occupe 50% de leur temps. L'entreprise ferme en général les yeux, considérant que le numéro 1 ne doit pas gaspiller son copieux salaire à résoudre un problème de dégât des eaux à la maison. «C’est un peu l’omerta, elles cautionnent pour que le chef se consacre à sa tâche, même si parfois le DRH met un peu le holà quand ça va trop loin», ose Caroline Meaudre, du haut de ses quarante ans de carrière, notamment chez PPR (aujourd’hui Kering) et Galeries Lafayette. Tout de même, on en découvre de belles chez nos dirigeants. L'un exige qu'on lui trouve pour le lendemain un sac Birkin de Hermès alors que le délai d’attente est habituellement de deux mois. Un autre envoie son assistante chercher son chien resté dans la maison de campagne en Italie. Un troisième la mandate pour aller acheter en Bretagne une maison… qui n’est pas à vendre. Plus cocasse, ce dirigeant qui demanda à son assistante de faire tourner sa Porsche dans le quartier pour recharger une batterie fatiguée.
Tous ces extras supposent bien sûr une relation de confiance absolue entre le boss et son bras droit en tailleur (de moins en moins, cela dit). Le code secret de la carte de crédit Black est bien sûr partagé. «Je fais partie de la famille, il n'y a plus vraiment de frontière», explique l'un de nos témoins, qui décide seule des cadeaux de Noël que le dirigeant fait à sa famille. «C’est parfois agréable de passer plusieurs jours à chercher un appartement dans Paris, mais il faut savoir doser pour ne pas se retrouver à porter les packs d’eau quand madame fait ses courses», nuance Agnès Coiry, qui a notamment travaillé chez Givenchy, Rochas ou Hersant. Il arrive que ces «private assistant» regrettent de ne pas savoir dire non ! L'une d'elles nous a ainsi expliqué comment elle contribue à égarer le fisc : interdiction de retirer de l’argent en France quand le patron – bien au chaud dans le XVIe arrondissement – est censé séjourner en Suisse.
Jusqu’où va l'intimité, la confidence ? Très (trop) loin. On n’épiloguera pas ici sur tous ces secrets inavouables qui permettent à ces miss Moneypenny de quitter leurs James Bond en ayant négocié deux ans de salaire pour se taire. L'appel SOS à 4 heures du matin du directeur artistique en «bad trip» après avoir abusé de la poudre blanche ; la double vie à gérer au millimètre pour que «la régulière» et «le sandwich» (ce sont les mots du dirigeant) ne se croisent pas ; le patron qu'il faut aller chercher au commissariat de police parce qu'il s'est fait arrêter au bois de Boulogne. Au bout d’un moment, ça lasse. Même si l'on se voit offrir un bracelet Cartier le lendemain pour tout oublier.
Que l’on se rassure, la plupart de nos grands patrons savent se tenir. Mais, qu’ils soient intègres ou malotrus, tous réclament un dévouement sans bornes de leur assistante, à la mesure de leur rythme de dingue. Les voilà punching-ball : «Nous sommes parfois la balle antistress», s’amuse Agnès Coiry. Ou alors maternelles : «Je disais à mes enfants de ne pas oublier leur goûter, et, une heure après, à mon patron de ne pas oublier son passeport», se rappelle une autre. Beaucoup font des journées de plus de 12 heures, et leur vie privée en pâtit, forcément. «J’ai déménagé quatorze fois pour suivre mes patrons, je n’ai plus de conjoint, jamais eu d’enfant, je n’ai même plus de chat ni de plante verte», rigole Frédérique Bus, qui a notamment travaillé pour le groupe Bic, B.Braun ou l’AS Monaco.
Heureusement, les membres de cette petite corporation se serrent les coudes, et ont même leurs clubs, comme le Club Cimarosa à Paris, les «super nanas» à Monaco ou le Club des assistantes de direction, dans les Hauts-de-France. Le plus sélect, l’Agora des assistantes de dirigeants à Paris, regroupe une centaine d’assistantes, les plus gradées (la cotisation de 648 euros est payée par l’entreprise), toutes cooptées. Elles ont eu la gentillesse d’inviter Capital à l’un de leurs dîners mensuels. Au menu, échange de cartes de visite et petits dépannages entre amies. «Ici, c’est bienveillant, tout le monde comprend si l’on doit sortir de table en catastrophe parce que le téléphone sonne», résume Christine Huntzinger, «PA» de Charles-Edouard Bouée chez Roland Berger. Ce soir-là, on a bien repéré quelques hommes dans la salle : il s'agissait de représentants de divers prestataires (La Maison du chocolat, Easy-Booking, Luxaviation, etc.) venus vendre leurs services à ces femmes d'influence.
A vrai dire, elles sont rarement chouchoutées ainsi. Car en matière de reconnaissance, nos patrons sont plutôt avares de «merci». Alors pourquoi avoir choisi ce métier ? Bien sûr, il y a le salaire : entre 60.000 et 80.000 euros brut en moyenne (parfois beaucoup plus quand les P-DG sont très exigeants) avec 10.000, voire 20.000 euros de prime annuelle. Mais surtout la satisfaction d’être au cœur du pouvoir, de ne connaître aucune routine et de côtoyer des têtes très bien faites. «Je sais qui va être viré ou quelle entreprise on va racheter avant tout le monde», souffle l’une d’elles. Quand le courant passe, cela peut devenir l’histoire d’une vie. On ne compte plus les binômes qui ne se sont jamais quittés, même quand le patron changeait de poste : Monique et Maurice Lévy, Dalila et Jean-Charles Naouri, Sonia et Alain Afflelou… Ces assistantes n’arrivent d’ailleurs jamais à se trouver une remplaçante. Au moment de prendre sa retraite, Françoise Doisteau a épuisé plus de vingt postulantes avant de confier «son» Michel-Edouard Leclerc à Karima. Les autres, celles qui n’ont pas trouvé «le patron de leur vie», comme elles disent, se doivent d’être de vrais caméléons. «Le mimétisme est tel qu’on les voit changer de caractère en changeant de dirigeant», s’amuse le directeur des affaires sociales de L’Oréal, Ugo Ponchon.
Certains patrons restent, en revanche, d'éternels insatisfaits, quand ils ne sont pas tout simplement insupportables. Dans ce petit monde où tout se sait, on a vite fait de se passer les noms à risque, les ego surdimensionnés aux mille exigences : Philippe Starck, Alain Ducasse, Jean Todt, Mercedes Erra, Delphine Ernotte ou Frédéric Jousset ont ainsi mauvaise cote… Sans parler de Matthias Leridon chez Tilder, qui a épuisé plus d’une vingtaine d'assistantes, pour certaines parties en dépression nerveuse. Heureusement, les temps changent. Avec l’arrivée d’une génération de quadra rompus aux nouveaux outils numériques, qui savent commander un Uber ou prendre un rendez-vous sur Outlook sans l’aide de personne. Avec la montée de l'éthique dans les départements RSE des multinationales, qui fait aussi disparaître les mauvaises pratiques. «Je suis la seule du comex de L’Oréal à n’avoir qu’une assistante, Véronique Thon. Je voulais en faire un vrai bras droit qui comprend les sujets des réunions et m’aide à les préparer», explique Nathalie Roos, directrice générale de la branche produits professionnels de L’Oréal. Comme Véronique, de plus en plus d’assistantes participent aux grandes réunions, voyagent avec leur chef et donnent leur avis sur les hauts cadres, qui passent par leur antichambre. «J’ai même fait quatre ans de psycho en cours du soir pour mieux influencer les décisions de mes supérieurs», souffle Frédérique Bus (Bic, AS Monaco).
Depuis quelque temps, les soirées qui ont le plus de succès à l’Agora sont celles où les assistantes invitent leurs patrons, qui se déroulent deux fois par an. L'an dernier, une quarantaine de dirigeants, ceux de Nespresso, Veolia, AstraZeneca, TF1, Scor, Galeries Lafayette…, avaient devisé gaiement dans les locaux de Microsoft à Issy-les-Moulineaux. Cette fois encore, ces magiciennes avaient tout organisé pour que la soirée se déroule sans anicroche. Au moins étaient-elles sûres ce soir-là que leur portable ne sonnerait pas.

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Debbie Bosanek s'est retrouvée dans la loge de Michelle Obama pendant que le président des Etats-Unis prononçait son discours sur l'état de l'Union. Transformée en icône depuis que son patron, le milliardaire Warren Buffett, s'est indigné de bénéficier d'un taux d'imposition inférieur au sien, cette femme a connu, fin janvier, bien plus d'un quart d'heure de célébrité. Un comble quand la qualité la plus recherchée chez une secrétaire - pardon, une assistante -est sa discrétion.
« Discrète, efficace et invisible » , précise-t-on même à propos de cette femme de l'ombre, absente des organigrammes. Pourtant, le pouvoir de l'assistante de direction est bien réel : c'est elle qui connaît le mieux le grand patron. « A tel point que nous allons la voir pour lui demander si c'est le moment adéquat pour lui parler ou pour savoir comment il serait susceptible de réagir sur tel ou tel point » , témoigne le bras droit d'un important PDG. Le truchement de l'assistante est primordial si l'on espère croiser, l'air de rien, le « big boss » dans un couloir ou bien lui faire passer en toute discrétion un message. « Le rôle de Lauren, mon assistante clef, est d'instaurer une relation de convivialité positive face aux demandes multiples » , explique Arnaud Vaissié, PDG et cofondateur d'International SOS. « Autrement dit, elle représente un point d'entrée; elle doit servir de filtre, mais de la façon la plus souple possible car je privilégie toujours le contact direct... Je reconnais que la tâche n'est pas facile » , concède-t-il.
Sphère personnelle Pas facile non plus de gérer des emplois du temps à rallonge. Guillaume Pepy ne passe pas une semaine sans se rendre dans un autre pays d'Europe. « Je confie mon agenda serré, de 7 h 30 à 20 heures, à deux assistantes » , explique le président de la SNCF. « C'est Lauren qui planifie au cordeau et réorganise à tout bout de champ mon emploi du temps articulé entre Londres, Paris et Singapour » , reconnaît Arnaud Vaissié. Ces assistantes sont si indispensables qu'elles en viennent à former avec leur patron des binômes indéboulonnables. « Nombre de grands dirigeants demandent à prendre un nouveau poste, accompagnés par leur assistante », confirme Diane Segalen, fondatrice du cabinet de chasse de têtes Segalen & Associés. Viviane Cladera ne dit pas le contraire, elle forme avec Michel Pébereau, le président d'honneur de BNP Paribas, un binôme professionnel d'une longévité record de... trente-huit ans.
L'assistante est d'autant plus essentielle qu'elle a aussi la haute main sur une partie de la sphère personnelle du dirigeant. Elle seule sait dégager la plage de temps nécessaire à une affaire privée. Car les outils technologiques ont beau faciliter l'autonomie du patron, ils ne le déchargent pas de toute intendance, comme le fait une assistante. Mais qui est cette perle rare ? Une femme (dans 98 % des cas) qui a l'intelligence des situations ainsi qu'une fine connaissance et la mémoire de l'entreprise. « El
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