Программы для управления юридическими проектами

У нас было 2 исполнительных производства, 75 судебных споров, 5 административных дел и гора счетов, актов и всего такого, а ещё отделы по налоговой, банктроной и арбитражной практике и две дюжины сотрудников. Не то чтобы это всё было нужно в юридической фирме, но раз начал, то иди в своей работе до конца...

Чтобы довести юридическое дело до конца, нужно суметь организовать документы, коллег, встречи, задачи, судебные процессы и общение с клиентами. Кому-то для этого достаточно блокнота и ручки, но многие едва ли справятся без специальных программ для организации задач и проектов.

Салют! Это обзор юридических таск-менеджеров. В него попали несколько сервисов от российских разработчиков:

• Jeffit
• Большая коллегия
• ProjectMate
• XSUD
• Ulogic

Юридические таск-менеджеры?

Так мы их будем называть в обзоре, для простоты. Если точнее, то речь идёт о программных системах управления юридическими проектами. Это больше, чем управление задачами, потому что такие сервисы помогают упорядочивать целые проекты и их составляюще: дела, людей, документы.

Есть множество проверенных универсальных решений, не привязанных по своей специфике к юридической работе. Например, Microsoft Teams, Trello, Asana, Битрикс24 и десятки других.

Так уж исторически сложилось, что эти программы создавались айтишниками для айтишников, и вероятно, они идеально раскрывают свой потенциал именно в проектах по разработке ПО. Применять их для организации юридических проектов тоже можно, однако понадобится немного творчества. Как правильно соотнести, но не перепутать судебные процессы и более глобальные клиентские проекты? Как лучше организовать работу над процессуальным документом в рамках процесса? Системы приходится подстраивать под особенности юридической работы. Благо, это вполне осуществимо.

Но что если использовать сервисы, изначально созданные именно для юристов? Выяснилось, что такие решения существуют, и даже среди российских продуктов есть из чего выбрать – в эту сторону и будем смотреть.

Посмотрим же, что нам предлагают разработчики.

Jeffit

Система не самая простая, хотя разобраться в ней нетрудно. Работа в ней начинается с пошаговых рекомендаций.

В Jeffit легко зарегистрироваться, чтобы всё потрогать и оценить.

Бесплатного тарифа нет, есть только пробный период на 2 недели.

В центре системы – дела. В качестве дела может быть большой проект, например, защита исключительных прав определённого клиента. В рамках дела могут быть различные производства (судебные, внесудебные, административные, исполнительные), назначенные сотрудники, задачи, мероприятия, документы, счета, акты и прочие.

Есть синхронизация с КАД Мой Арбитр. Данные о стороне спора подгружаются из ЕГРЮЛ.

В карточке дела можно указать "возможные исходы и последствия", вероятность удовлетворения иска.

К задачам прикрепляются файлы, контакты, назначаются ответственные, указываются сроки.

Заявлена функция учёта рабочего времени, к ней прилагаются автоматическое формирование счетов и оценка окупаемости проекта.

Для дела можно выбрать категорию, но получится не всегда. Скажем, есть категория "Арбитражные споры", есть "Защита авторских прав", а "Защиты товарных знаков" нет.

Можно давать доступ к делам для клиентов и общаться с ними прямо в системе. Так они смогут напрямую подгружать документы. С одной стороны, это может быть хорошей мерой для безопасности обмена информацией, а с другой – едва ли клиенты будут часто подстраиваться под вас и общаться с вами там, а не в Вацапе или имейлами.

Стоимость тарифов зависит от количества юристов в команде.

Попробовать Jeffit >

Большая коллегия

Большая коллегия выглядит как отличный вариант, чтобы начать знакомство с юридическими таск-менеджерами:

• простая регистрация
• есть бесплатный тариф
• простой и понятный интерфейс
• не перегружен функциями

Основным элементом системы являются карточки производств. Предполагается, что в качестве производства должно быть, например, судебное дело. Вы создаёте карточку производства и указываете все данные: номер дела, название, доверителя, если это необходимо – стороны процесса, ответственных сотрудников, исполнителей и прочее.

В рамках производств складывается иерархия элементов:

• процессы – например, досудебная стадия или первая инстанция
• процедуры – комплексные задачи внутри процессов: подготовка и подача искового заявления, ознакомление с материалами дела, проведение переговоров
• действия – конкретные шаги в рамках процедур: анализ судебной практики, написание искового заявления, встреча с клиентом

К карточке действия можно прикреплять документы и файлы, назначать сотрудников, указывать сроки.

Заметно, что система сфокусирована на управлении именно судебными процессами.

Среди заявленных функций интересно выглядят уведомления прямо в Телеграме и таймер учёта рабочего времени.

Бесплатного тарифа хватит для самозанятого юриста/юристки либо для теста Большой коллегии. Стоимость платных тарифов зависит от количества сотрудников и сотрудниц в команде и дополнительного функционала. В плане «Бизнес» есть функция шаблонов производств для быстрого создания однотипных проектов. Опробовать её можно бесплатно сразу после регистрации в течение нескольких дней.

Попробовать Большую коллегию >

ProjectMate

Начиная отсюда, обзор становится менее детальным, потому что следующие сервисы не позволяют просто зарегистрироваться и попробовать систему – нужно оставить контакт и дождаться звонка менеджера по продажам и только тогда получить доступ.

ProjectMate обещает весь джентльменский набор функций: работу с проектами, учёт времени, отслеживание активности сотрудников. Обещают синхронизацию с КАД Мой Арбитр, интеграцию с календарём Microsoft и 1С:Бухгалтерией, выставление счетов с учётом почасовой ставки юристов, обмен документами и другие функции.

Складывается впечатление, что в ProjectMate акцент сделан на отслеживание бизнес-процессов: таймшиты и выставление счетов заявлены как основные модули системы.

Дизайн интерфейса может показаться устаревшим, однако на этот фактор следует смотреть в последнюю очередь.

Бесплатной версии нет. Есть тарифы «Локальная» и «Облачная», причём вторая выглядит намного функциональнее и ненамного дороже.

Сайт ProjectMate >

XSUD

XSUD – это сервис от Группы Актион, которая выпускает юридические журналы и делает другие юридические продукты.

Из презентации на сайте узнаём, что система позволяет:

·       подгружать данные с КАД Арбитр, ГАС Правосудие, ФССП, ЕРП и ЕФРСБ

·       создавать карточки дел и проектов

·       обмениваться документами между сотрудниками

·       формировать календарь судов и других мероприятий с напоминаниями

·       делать аналитику дел

·       следить за загруженностью коллег, чтобы одни не прохлаждались, а другие не выгорали

Интерфейс выглядит приятно.

Для начала работы с сервисом также нужно оставить заявку и ждать ответа от отдела продаж.

Минимальная стоимость – от 195,000 рублей (в год или в месяц – непонятно).

Сайт XSUD >

Ulogic

Ulogic – это система от компании Юрайт, построена на базе Битрикс24.

Простой регистрации нет, нужно связываться с менеджером. На сайте продукта есть впечатляющая презентация. Судя по видео, в системе сделан упор на аналитику процессов и автоматизацию.

Заявлено, что это «единственное LegalTech решение интегрированное со всеми внешними судебными источниками данных (КАД.Арбитр, ГАС "Правосудие", ФССП и ЕФРСБ и прочими) и сервисом скоринга контрагентов "Контур.Фокус"». Всё это должно упростить заполнение данных, автоматизировать создание карточек и документов.

Любопытно звучит заявленная функция распознавания документов: загружаешь в систему скан документа, робот распознаёт его и сразу указывает его реквизиты – ручками заполнять ничего не нужно.

Автоматические шаблоны документов на основе внесённых и подгруженных извне данных имеются.

Учёт рабочего времени – в наличии.

Календарь, задачи, напоминания и прочее – всё есть.

Сколько этот мощный продукт стоит – неизвестно, придётся звонить менеджеру по продажам. Сама по себе услуга внедрения системы – от 100,000 рублей.

Сайт Ulogic >

Заключение

Очевидно, юридические таск-менеджеры нужно тестировать на практике в реальной работе – только так вскроются все недостатки, и можно будет оценить их критичность.

Однако уже издалека видно, что разные сервисы сильно отличаются по своим мощностям и аудитории. Если на Ulogic имеет смысл засматриваться только средним и крупным юридическим фирмам, то условная Большая коллегия более универсальна в силу своей минималистичности.

• Подписывайтесь на телеграм-канал Lawread!