La secrétaire se touche en téléphonant

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La secrétaire se touche en téléphonant


Thème : Dynamic News par ThemeZee .
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Établir une relation verbale avec d’autres c’est communiquer. Puisque nous le faisons sans cesse, cela semble facile. Pourtant, de nos pensées à nos paroles, de nos paroles à l’intellect de nos interlocuteurs, le chemin est semé d’embûches. Les professionnels de la communication savent les difficultés liées à cette activité. Communiquer est un art.
Dans un contexte professionnel concurrentiel, la relation client est un élément indispensable. L’accueil téléphonique doit donc être géré de façon à proposer un accueil de qualité. Il s’agit de la vitrine de l’entreprise, du premier contact d’un client « physique » ou prospect avec votre structure.
Le dialogue passe par neuf niveaux, neuf filtres devrais-je dire tant les mots, les idées, sont parfois dénaturées. Connaître ces neuf niveaux est indispensable pour être efficace dans la réception d’appel téléphonique professionnel.
Au téléphone, le langage adopté est celui de chaque jour. C’est le langage courant. Le style ampoulé et le style populaire sont à proscrire. Quant au vocabulaire, en dehors de quelques conventions, c’est celui du bon sens.
Voici les expressions habituelles des personnes affectées à l’ accueil client ou à la réception d’appels téléphoniques professionnels .
Au téléphone, les phrases toutes faites sont fréquemment de formulation négative. Bien que cela ne change pas toujours la qualité des appels, il faut l’admettre, les tournures proposées dans la colonne de droite sont plus élégantes.
Parce que l’ accueil téléphonique est facteur de l’image d’une entreprise, il est indispensable d’accueillir vos clients ou usagers avec professionnalisme.
Pour aller plus loin, le CNFCE vous propose des formations sur l’accueil physique et téléphonique. .
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merci beaucoup pour ce vocabulaire conventionnel de la réception d’appel professionnel
Merci pour les éclaircissements sur l’accueil téléphonique.
Merci beaucoup pour ces conseils. Cela va beaucoup m’aider dans mon nouveau metier
Merci pour ces conseils cela va beaucoup m’aider dans ma nouvelle mission
merci pour ce vocabulaire.
c’est gentil
Je vous remercié de votre vocabulaire
Merci beaucoup pour vos conseils. J’en suis revie
Hay hay hay, merci pour les tuyaux !
Bonjour, je souhaiterais un conseil : avez-vous une autre expression que « je vous en prie » afin de remplacer « pas de problème » ou « pas de souci » lorsqu’une personne s’excuse auprès de vous? Merci par avance
Bonjour Mélanie, vous pouvez utiliser l’expression « rassurez-vous », l’idée étant d’utiliser un vocabulaire positif. Problème ou souci sont des mots noirs à éviter en effet. En fonction de votre contexte, restez sur un champ lexical positif.
Très bonne journée
Bonjour ‘ je suis ravis de partagè avec vous ces information qui est vraiment important est je souhite que vous donnè beaucoup des autre information èsprent que vous serait toujours dans le bonbon .
Bonjour ‘ mèlanie je pense que l’exprission ne t’en fait pas est parfait a la place de pas souci c’est plus politesse.
Ok merci beaucoup pour Les multiples conseils
Merci beaucoup pour ce tableau résumant les phrases correctes à utiliser lors de la réception d’appels téléphoniques. J’aimerais bien que vous nous fournissiez un tableau exhaustif d’expressions à utiliser soit à l’émission ou réception d’appels téléphonique. Je m’apprête à commencer le travail dans un centre d’appels et je n’aurais tellement besoin. Et merci par avance d’y répondre avec une grande clarté et bonne précision.
Cet article sera bientôt mis à jour, pour compter des expressions supplémentaires.
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– Qui dois-je annoncer ?- Pouvez-vous me rappeler votre nom ?
– Quel est l’objet de votre appel ?- C’est a quel sujet ?
– Quittez pas !- Bougez pas !- Un petit instant
– Un instant je vous prie- Merci de rester en ligne- Merci de patienter
– Excusez-moi de vous interrompre, mais je ne vous entends pas très bien
– Avez-vous déjà été en contact avec… ?
– Je vous écoute- En quoi puis-je vous aider ?
– Je vais voir si je peux le déranger
– Merci de rester en ligne, je vérifie si M.Chef a terminé sa réunion
– Il ne peut pas vous prendre maintenant
– M.Chef est en entretien. Puis-je prendre un message ?
– M.Chef est retenu.- Son rendez-vous se prolonge
– Rappelez dans un petit quart d’heure
– Rappelez-moi d’ici un quart d’heure
– Je lui transmets votre message dès son retour
– Je note / c’est noté- J’ai pris note
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La secrétaire est une employée qui s'occupe de la gestion correcte et ponctuelle des activités de secrétariat , sous ses différents aspects techniques et organisationnels.
C'est une profession qui demande de grandes capacités d'organisation et de précision , afin de coordonner les nombreuses activités de front-office et back-office , en évaluant et gérant les priorités et exigences exprimées par ses supérieurs et collègues .
Parmi les tâches les plus communes confiées à une secrétaire figurent la gestion du front office , la répartition des appels téléphoniques , la gestion du courrier papier et électronique, la rédaction et l'écriture de documents , la gestion et l' archivage des dossiers de nature administrative, la saisie des données comptables dans le système de gestion, la planification du calendrier des rendez-vous de la direction et/ou de ses collègues.
Dans certains cas, la secrétaire est également responsable de l' accueil des clients dans le bureau ou l'entreprise, dans un rôle proche de celui de la réceptionniste : elle surveille les accès, reçoit les visiteurs et les accompagne dans le bâtiment. Elle doit donc toujours faire preuve de gentillesse et cordialité , mais aussi soigner son image et porter une tenue adaptée à sa fonction.
Outre ces activités de secrétariat général ou ordinaire, les fonctions spécifiques de la secrétaire peuvent varier en fonction du contexte dans lequel elle travaille.
Il existe en effet différents profils professionnels spécialisés, dont les principaux sont les suivants :
Le travail d'une secrétaire est généralement effectué dans un bureau ou au front office , selon des heures de travail qui peuvent être celles d'un temps plein ou d'un temps partiel , selon son contrat. Il est souvent demandé aux secrétaires d'être flexibles quant aux heures de travail afin de répondre aux exigences du bureau, du dirigeant ou de l'entreprise. Elle doit aussi avoir de bonnes capacités de travailler en équipe et de gérer le stress , en particulier dans les bureaux où elle a de nombreux collègues, lorsqu'elle travaille pour un dirigeant très occupé ou un cabinet dont la charge de travail est importante.
Une secrétaire trouve du travail dans de nombreux contextes.
Les annonces « recherche secrétaire » sont publiées par tous les types d' entreprises (des petites et moyennes entreprises aux grandes multinationales), bureaux de conseil et cabinets professionnels , organismes publics et bureaux de l' administration publique , les écoles et instituts scolaires, agences de voyages, agences immobilières, hôtels, salles de sport et salons de beauté.
En quoi consiste le travail d'une secrétaire ?
Voici ce qu'elle doit savoir faire et quelques-unes de ses principales fonctions :
Un diplôme d'enseignement secondaire (comme un bac technique ) ou d'autres diplômes, de préférence commerciaux , sont généralement demandés pour devenir secrétaire . L' expérience dans des activités de front-office et/ou back-office dans le domaine administratif, commercial ou comme assistante de secrétariat constitue un titre préférentiel.
Pour les personnes non expérimentées, il existe des cours de formation professionnelle pour « chargé(e) du secrétariat » , ainsi que des possibilités de formations spécifiques qui peuvent enrichir le CV, comme par exemple :
Ces cours traitent de matières telles que l' économie d'entreprise, l'administration, la comptabilité, la gestion de la documentation . Ils permettent en outre d'acquérir des compétences informatiques de base , généralement pour l'utilisation de programmes de traitement de texte et des feuilles de calcul, du courrier électronique et des logiciels de gestion les plus répandus (par exemple les programmes d'archivage numérique ou CMS pour la saisie des commandes).
La formation est complétée par une excellente maîtrise de la langue écrite et parlée, et l'éventuelle bonne connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères .
Certaines compétences et qualités spécifiques sont requises pour exercer efficacement la profession de secrétaire :
La carrière d'une secrétaire compte différentes possibilités, qui changent beaucoup selon le contexte de travail.
Une secrétaire administrative ou comptable employée dans une grande entreprise peut par exemple, au fur et à mesure qu'elle acquiert des compétences dans le secteur de la comptabilité, de la finance et du contrôle, passer à des rôles de coordination et de programmation comme celui de responsable du secrétariat administratif .
Si elle travaille comme secrétaire d'un cabinet médical ou juridique, après quelques années d'expérience une secrétaire peut postuler aux offres d'emploi pour secrétaire dans des cabinets plus grands et prestigieux , qui garantissent de meilleurs salaires .
Une secrétaire qui fait preuve de grande fiabilité et de bonnes capacités d'organisation au poste de secrétaire de direction peut se voir confier le rôle d' executive assistant de manager de niveau de plus en plus élevé, jusqu'à devenir secrétaire de l'administrateur délégué du du PDG.
Les compétences techniques, en organisation, gestion, communication et relations nécessaires pour exercer toutes les fonctions d'une secrétaire peuvent être utilisées pour entamer une carrière dans les domaines de l' administration (par exemple comme employée administrative) ou de l' assistance clientèle , comme chargée du front-office ou réceptionniste.
Le travail de secrétaire est idéal pour les personnes très organisées, précises et ponctuelles . Il s'agit d'un rôle fondamental pour assurer que la routine quotidienne d'un bureau fonctionne bien et sans accrocs, en fournissant de l' aide à toute l'équipe et à la direction dans les fonctions opérationnelles, organisationnelles et administratives.
Les personnes qui souhaitent entreprendre cette profession ont généralement une inclination naturelle pour l'organisation et d'excellentes capacités de planification.
La secrétaire est en effet responsable de nombreuses activités liées à la correspondance, à la gestion administrative, aux archives, à la vérification des échéances, à la gestion des clients et des rendez-vous, ce qui rend son travail très dynamique .
Les compétences administratives, comptables et gestionnaires de la secrétaire lui permettent en outre de travailler dans des contextes très différents, ce qui rend la profession extrêmement versatile .



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Dialogue téléphonique entre la secrétaire et le client
Dialogue téléphonique entre la secrétaire et le client pour vous aider à communiquer avec un client
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