La secrétaire est au travail
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Comment devenir Secrétaire ? Retrouvez ici les missions, formation nécessaire, rémunération de cette profession.
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Une / un secrétaire occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Jonglant entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité sont primordiales pour le bon fonctionnement de son service.
La secrétaire est la première interlocutrice d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Elle assure l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa mission est également administrative puisqu'elle est très souvent chargée de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.
Rôle de la secrétaire / comment réussir le travail de secrétariat :
La fonction de secrétaire nécessite une grande polyvalence. Rattachée à un chef de service ou à un responsable de son entreprise, une secrétaire va :
• accueillir et orienter les visiteurs ;
• gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de son entreprise et sa hiérarchie, et inversement ;
• recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;
• assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés ;
• tenir à jour l'agenda de son service et de sa hiérarchie ;
• préparer les déplacements de sa hiérarchie ;
• organiser des réunions, des colloques et autres meetings ;
• assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus.
La secrétaire est une employée "multitâches". Pour gérer au mieux son travail, elle doit être ordonnée et méthodique. Surtout, elle doit pouvoir intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités. Malgré son emploi du temps surchargé, elle doit être toujours disponible pour répondre aux urgences imposées par sa hiérarchie.
Pour rédiger courriers et comptes-rendus, une secrétaire doit maîtriser parfaitement le français écrit. Elle doit savoir écrire rapidement et surtout être capable de prendre des notes synthétiques lors des réunions auxquelles elle participe.
Une secrétaire est en contact permanent avec les employés et dirigeants de son entreprise ainsi qu'avec les personnes extérieures. Elle doit posséder d'excellentes qualités humaines pour rester toujours courtoise et souriante. Bonne communicante, elle doit savoir s'exprimer parfaitement en français. Dans certaines grandes entreprises ou cabinets d'affaires, la maîtrise de l'anglais parlé est souvent indispensable. Une troisième langue en rapport avec les activités de l'entreprise peut parfois s'avérer décisive lors d'une procédure de recrutement.
Le métier de secrétaire est généralement accessible aux jeunes diplômés. Toutefois, pour mettre un pied dans la profession, ces derniers devront souvent passer par des agences d'intérim et enchaîner les missions. Ce n'est qu'après quelques années d'expérience qu'ils pourront décrocher un poste fixe.
Une secrétaire peut voir sa carrière évoluer vers les postes d' assistante de direction ou d' assistante de gestion dans une PME-PMI .
Le métier de secrétaire est accessible par le biais de plusieurs formations. Le BEP métiers du secrétariat et le BEPA services spécialité secrétariat accueil permettent une qualification en deux années après la 3e. Toutefois, les recruteurs demandent généralement un diplôme de niveau bac à bac+3.
Les diplômes les plus recherchés par les recruteurs sont les suivants :
• le bac pro gestion-administration ;
• le BTS assistant de manager et le BTS assistant de gestion PME-PMI , qui sont recommandés pour les bacheliers de la filière STMG ;
• le DUT carrières juridiques , le DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) et le DUT gestion administrative et commerciale (GACO) ;
• la licence administration et gestion des entreprises .
Les postes de secrétaires à haute responsabilité sont globalement réservés aux titulaires de BTS et de DUT. Pour certains secteurs tels que le secrétariat juridique ou médical, une formation complémentaire représente un atout incontestable pour les candidats.
Pour les secrétaires , le marché de l'emploi a bien changé depuis quelques années. D'une part, les postes sont de moins en moins nombreux. Les indicateurs laissent à penser que cette tendance va perdurer dans les années à venir. D'autre part, leur niveau de qualification est de plus en plus élevé, au point que les BEP, qui permettaient d'entrer facilement dans la profession il y a dix ans, ne représentent plus que 20 % de la masse totale des secrétaires .
Secteurs associés au métier :
Audit, Conseil, Expertise ,
Informatique, Numérique et Réseaux ,
Social, Services à la personne ,
Matières associées au métier :
Management des organisations ,
Les autres métiers du secteur : Audit, Conseil,...
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Vous êtes ici : Accueil > Fiches métiers > Les métiers de l'Assistanat > Fiche Métier : Secrétaire / Assistant(e)
La Secrétaire est aussi appelée chargée d’accueil, assistante, assistante de direction. Le métier de secrétaire a su se rendre indispensable malgré l’avènement de l’informatique qui a fait craindre un moment la disparition de la profession. De la TPE à la multinationale, du secteur immobilier à celui de l’agroalimentaire, de la mairie à l’université, en passant par les médias, la première personne qui accueille un visiteur, l’oriente et répond à ses questions se trouve être l’assistant(e) où secrétaire. On compte près d’un million de professionnels qui occupent ce métier. Une secrétaire peut être polyvalente et spécialisée telle qu’une secrétaire comptable, une secrétaire médicale ou une secrétaire juridique. Elle peut également travailler en binôme avec un manager : on parle alors d’assistante de direction. La secrétaire travaille dans tous les types d’entreprises : privées, publiques ou même associatives.
Les fondamentaux du métier d'assistant(e)
Depuis quelques années, la professionnelle multi-casquette qu’est la secrétaire a gagné en responsabilités et est devenue une vraie collaboratrice pour son supérieur hiérarchique.
Le premier reflet d’une entreprise, c’est la secrétaire ! Elle y joue un rôle clé. Elle est son visage lorsqu’elle accueille des visiteurs, sa voix lorsqu’elle répond au téléphone, et bien souvent sa plume puisque c’est elle qui rédige les courriers et les mails. Elle représente également l’entreprise auprès des partenaires externes tels que les clients et les fournisseurs.
Dans le cadre de l’assistanat de la direction, la secrétaire est tenue de décharger son employeur de toutes les tâches administratives, considérées comme des tâches secondaires, pour le faire gagner en temps et en efficacité. Elle organise et gère toutes les actions liées au travail de ce dernier.
De façon générale, la secrétaire a dans son giron la gestion des tâches administratives telles que l’accueil des visiteurs, le standard, le courrier, la saisie de documents sur ordinateur, qui seront soigneusement triés et rangés. Il en est de même pour l’agenda et l’organisation des réunions et/ou des déplacements.
La chargée d’accueil a même un rôle lié à l’opérationnel, car ses notes confidentielles et les informations qu’elle regroupe sont susceptibles d’aider aux prises de décision de la direction. D’autre part, elle est le trait d’union aussi bien entre son supérieur et toutes les instances représentatives du personnel qu’entre l’entreprise et les interlocuteurs externes.
Les secrétaires ont vu leurs missions et leurs compétences s’élargir progressivement. Dans les petites entreprises, elles doivent souvent répondre à toutes les demandes, celles des clients comme des autres salariés, et organiser les commandes de fournitures. Plus l’entreprise est importante, plus les missions des secrétaires se spécialisent. Ainsi, par exemple, l’assistante de direction décharge son employeur des aspects administratifs et organise ses rendez-vous. La secrétaire comptable participe à l’élaboration des fiches de paie tandis que la secrétaire commerciale prospecte et soutient la force de vente. Quelle soit seule dans une petite structure, rattachée à un service ou une direction dans une plus grande structure, la secrétaire n’aura pas tout à fait les mêmes missions ni les mêmes exigences. Mais d’une manière générale, il y a des missions traditionnelles qui incombent systématiquement à toute assistante secrétaire.
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