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Le bilan d'intégration va très souvent intervenir en fin de période d'essai. Il va permettre de formaliser une prise de décision importante :
Le collaborateur est confirmé dans son poste.
Le collaborateur décide de quitter l'entreprise.
L'entreprise ne souhaite pas le confirmer.
Différents outils vont permettre d'effectuer un bilan de qualité et de prendre une décision mûrie, concertée et étayée par une réelle observation de ce début de collaboration.
Comme son nom l'indique, cette période permet à l'entreprise et au salarié de "tester" leur collaboration ; par contre, elle est régie par des règles juridiques très précises.
la période d'essai n'est pas obligatoire ;
elle sera précisée dans le contrat de travail ou la lettre d'engagement ;
sa durée varie en fonction du type de contrat de travail et de la catégorie professionnelle du salarié (cadre, non-cadre…) ;
elle peut être renouvelée , sous conditions ;
pendant la période d'essai, le contrat de travail peut être rompu librement par l'employeur ou le salarié sans obligation de motiver leurs raisons ;
des documents doivent être remis au salarié à son départ : son certificat de travail, une attestation destinée à Pôle emploi, son solde de tout compte ;
en fin de période d'essai, si aucune rupture n'a lieu, le contrat de travail se poursuit automatiquement et tout simplement !
Si vous avez fait un bon recrutement et un bon onboarding, ça ne devrait pas vous arriver… :soleil:
Dans le cas contraire, il est conseillé de recevoir le salarié et de lui expliquer clairement les objectifs non atteints. Ce sera beaucoup plus confortable pour vous si un suivi régulier a été effectué et que les incompatibilités ont été notifiées au fur et à mesure.
Sachez qu'aucune raison n'est à fournir en cas de rupture de la période d'essai, ni pour l'employeur ni pour le salarié.
Cependant, pour votre image employeur, faites les choses correctement et respectueusement ; pensez aussi à faciliter le départ de votre salarié, notamment en lui remettant rapidement son certificat de travail, une attestation destinée à Pôle emploi et son solde de tout compte.
Le rapport d'étonnement est très utile aux entreprises qui sont toujours prêtes à s'améliorer et se remettre en question !
Un nouveau collaborateur a un regard neuf sur tout ce qui l'entoure, il est riche de son expérience passée, dans des entreprises et des environnements différents. Il va s'étonner de choses nouvelles, de dispositifs étranges à ses yeux, comparer avec ce qu'il connaît déjà et forcément vous apporter un feed-back, une vision que nous n'avez plus, étant habitué à votre environnement. C'est l'occasion idéale pour collecter des avis externes, des idées neuves, observer votre vie d'entreprise à travers les yeux d'une personne qui découvre tout.
Dès le début de votre collaboration , quand vous présenterez le parcours d'intégration, vous informerez le nouveau collaborateur de votre démarche. Le RH est le bon interlocuteur pour effectuer le rapport d'étonnement concernant l'entreprise ; le manager peut lui aussi décider de solliciter son collaborateur pour revisiter le fonctionnement de son service.
Durant le second mois , vous pourrez lui transférer le rapport d'étonnement ou lui ouvrir l'accès à l'application si le rapport est digitalisé. Laissez-lui quelques jours pour le compléter et vous le retourner. En tout cas, indiquez un délai .
Vous y joindrez un message de remerciement , afin de stimuler la confiance et encourager la co-construction, lui confirmer tout l'intérêt que l'entreprise porte à ses avis, ses retours d'expérience et ses suggestions d'amélioration.
Une semaine plus tard , vous recevrez le collaborateur afin d'échanger sur le contenu du rapport, ses suggestions, ses étonnements, mais aussi sur son intégration de façon plus générale. Vous pourrez déjà discuter avec lui de la faisabilité de certaines propositions, des coûts éventuels et de la suite qui peut être donnée à certaines de ses idées. Valorisez sa contribution !
Dans les mois qui suivent, vous reviendrez vers votre collaborateur afin de lui communiquer les idées et suggestions qui ont été retenues et ont donné lieu à des améliorations de vos différents dispositifs internes. Avec un grand merci ! :ange:
Le rapport d'étonnement intégrera principalement des questions ouvertes , afin de stimuler l'expression du salarié ; les thèmes abordés seront :
le programme de sa première journée ;
les produits et services proposés ;
les moyens et méthodes de communication au sein de l'entreprise ;
ce qu'il changerait tout de suite s'il le pouvait.
En tout cas, évitez de mettre ce dispositif en place si vous n'avez pas les moyens d'enclencher le changement… Ou alors limitez les questions à votre zone de responsabilités, là où vous pouvez décider de faire évoluer les méthodes et les outils. Des micro-changements sont déjà des premiers pas intéressants que votre collaborateur appréciera.
L'objectif du bilan sera de formaliser la suite de votre collaboration. Deux axes au minimum seront à explorer : l'un côté manager, l'autre côté collaborateur.
Deux à trois semaines avant la fin de la période d'essai, vous rencontrerez le manager afin d'effectuer un bilan de l'activité de son nouveau collaborateur. Vous analyserez avec lui :
la qualité des tâches réalisées, l'atteinte des objectifs fixés ;
le comportement général au sein de l'équipe et dans l'entreprise ;
le développement des compétences et de la performance ;
la volonté de poursuivre la collaboration avec le salarié.
Vous déciderez donc ensemble de la titularisation du salarié dans son poste ou du renouvellement de sa période d'essai. Il sera important de lister les points forts du collaborateur, ses réussites, mais aussi les points d'amélioration et le plan de développement des prochains mois.
Le manager devra bien évidemment recevoir son salarié avant l'entretien avec le RH ou juste après. L'objectif sera de formaliser la suite de ses aventures au sein de l'équipe, de poser de nouveaux objectifs de développement et d'entendre aussi les retours que le collaborateur a besoin de partager avec son manager.
En tant que RH, vous rencontrerez le salarié durant un entretien individuel ; vous analyserez à la fois son vécu dans l'entreprise et sa vision de son évolution dans les mois à venir.
Des questions concrètes et ouvertes sont conseillées :
En quoi le poste correspond-il à vos attentes ?
Sur quelles missions ou tâches vous sentez-vous le plus à l’aise ?
Quelles sont les difficultés rencontrées ? Comment les avez-vous surmontées ? De quoi auriez-vous besoin ?
Comment se passe votre intégration dans l’équipe ? dans l’entreprise ?
Qui sont vos principaux partenaires dans l'entreprise ? Comment se passent les relations entre vous ?
Comment vous sentez-vous à l'issue de ces premiers mois ?
Comment peut-on contribuer à votre développement dans les prochains mois ?
Auparavant, vous aurez donc effectué le bilan de la première période d'activité avec le manager . Cela vous permettra de féliciter le collaborateur sur ses réussites mais aussi, parfois, d'attirer son attention sur des pistes de progrès qui sont attendues par son manager et par l'entreprise.
Montrer au collaborateur que vous avez fait le point avec le manager est toujours un bon point ; vous prouvez ainsi l'intérêt que vous lui portez et la bonne organisation en place dans l'entreprise !
Enfin, vous lui confirmerez la fin heureuse de sa période d'essai, vous le féliciterez et lui souhaiterez donc la bienvenue en tant que collaborateur, cette fois titularisé ! :magicien:
Si vous devez renouveler sa période d'essai, soyez clairs quant aux arguments qui vous ont amené à prendre cette décision : quels sont les points d'amélioration attendus, quels sont les éléments concrets qui vous ont amené à douter de sa capacité à occuper ses fonctions. Il est alors conseillé de le recevoir avec le manager, afin de fixer clairement les objectifs à atteindre durant la seconde partie de sa période d'essai et de réussir son intégration au sein de l'entreprise !
Le bilan de l'intégration accompagne souvent la fin de la première période d'essai .
Le rapport d'étonnement demandé au salarié permettra d'améliorer le onboarding et prouvera votre ouverture aux bonnes idées et au changement !
Le bilan d'intégration se fera d'abord avec le manager , afin d'évaluer la réussite dans le poste, les points d'amélioration et de préparer la prise de décision.
Le RH effectue ensuite le bilan d'intégration avec le salarié pour analyser ensemble son expérience dans le poste, dans l'entreprise, collecter ses suggestions et valider la poursuite de la collaboration.
Cette phase de bilan est importante pour tirer des enseignements et améliorer en permanence le processus d'intégration. Cela vous permettra aussi de confirmer avec le manager et le collaborateur la suite de la collaboration, les acquis, comme les points de vigilance.
Un bon dispositif de onboarding nécessite une préparation, une réflexion globale sur l'entreprise et une bonne coordination des différents acteurs. En tant que RH, vous devrez jouer le rôle de chef d'orchestre, concevoir le process, accompagner les managers mais aussi les collaborateurs, afin de responsabiliser tout le monde sur les enjeux de l'intégration d'un nouveau salarié.
C'est seulement à l'issue de cette période que vous pourrez vous dire : "Nous avons réussi ce recrutement ! C'est le bon collaborateur au bon poste." Le recrutement représente un investissement important pour une entreprise, en temps, en moyens humains et financiers. Ce sont des enjeux forts pour une équipe, un manager et parfois aussi la survie de l'entreprise. Un bon recruteur sera recherché pour toutes ces raisons.
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Consultante RH et coach -
Diplômée d'Ecole Supérieure de Commerce
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